บทเรยนท 1 ลกษณะของระบบบญช ความหมายและความสำคญของระ บบบญช ลกษณะสำคญและสวนประกอบ ของระบบบญช

บทเรยนท 1 ลกษณะของระบบบญช ความหมายและความสำคญของระ บบบญช ลกษณะสำคญและสวนประกอบ ของระบบบญช -

ระบบบญช อะไร คอ

ความหมายของระบบบญช ระบบการจดเกบขอมล อนประกอบดวย แบบฟอรมเอกสารหรอเอกสารตาง ๆ บนทกทางการบญช รายงาน ตลอดจนวธการ และอปกรณตาง ๆ ทไดนำมาใช ในการรวบรวมขอมลเกยวกบกา รดำเนนงานและการเงนของกจกา ร

ความสำคญของระบบบญช ในภาวะปจจบนระบบบญชมความ สำคญมาก โดยเฉพาะธรกจขนาดใหญ มการแบงสวนงานหลายสวน และมพนกงานเปนจำนวนมาก การมระบบบญชทเหมาะสมจะทำใ หการมอบหมายงานและควบคมงานกระท ำไดงาย เพราะระบบบญชรายงานผลงานแตละสว นใหถกตอง ชวยใหธรกจสามารถรายงานผลการ

“ระบบบญชทด จะนำขอมลทางบญชจากทกฝายทเกยวของ มายงแผนกบญช ” แผนกขาย แผนก จดซอ แผนก คลงสนคา แผนก บญช แผนก บคคล แผนก ผลต แผนก บรหาร

ตวอยาง กระบวนการซอสนคา หนาราน จดทำใบขอซอ Supplier ฝายจดซอ จดทำใบสงซอ (PR) หวหนาทำการอนมต (PO) จดเตรยมสนคา และออก Invoice Supplier ทำการจดสงสนคา + บญช ไดรบเอกสารการซอ และบนทกบญชซอ คลงสนคา ตรวจนบสนคา และบนทกรบสนคา

ตวอยาง กระบวนการขายสนคา ลกคา ฝายขาย บนทกใบรบคำ สงซอ ฝายสนเชอ ฝายคลงสนค า (SO) ทำการตรวจสอบวงเงนสนเชอ ดงใบรบคำสงซอทผานการ อนมตขนมาทำการจดหยบสนคา เพออนมตใบรบคำสงซอ Request ฝายคลงสนค า หนวยงานบญ ช บนทกขอมลใบแจงหน เพมหน และลดหนขาย (Direct) (DN/CN) ฝายคลงสนค า ยนยนปรมาณการหยบสนคา จดหยบสนคาตามใบหยบสนคา เพอนำขอมลไปสรางใบแจงหน โดยอตโนมต

ตวอยาง กระบวนการจายเงน หนวยงาน ฝายบญช ตรวจสอบใบขอเบกจาย แลว ทำการอนมต หนวนงานตางๆบนทก ใบขอเบกจาย บนทกใบสำคญจาย ฝายการเงน พมพเชค Request บญช ไดรบเอกสารการจายเงน และบนทกบญช ฝายการเงน ตดจายเชคเมอ เจาหนมารบเชค

1. 1. 2 สวนประกอบของระบบบญช

. 1เอกสารทางบญช • แบบฟอรม แบบพมพ ทใชงานประจำวนของกจการและใช เปน หลกฐานในการลงบญช เชน • เอกสารการขาย : ใบกำกบสนคา บลขายสด • เอกสารการซอ : ใบสงของ • เอกสารการจายเงน : ใบสำคญจาย ใบเสรจรบเงน • เอกสารการรบเงน : ใบเสรจรบเงน • เอกสารการโอนเงน : สำเนาใบโอนเงน

. 2สมดบญชและบญชแยกป ระเภท

สมดบญชและบญชแยกปร ะเภท (ตอ (

การสรปผลและรายงาน • รายงานงบการเงน เชน งบดล งบกำไรขาดทน งบกระแสเงนสด • รายงานการวเคราะหงบการเงน อตราสวนทางการเงน • รายงานยอดขายประจำเดอน ประจำไตรมาส ประจำป • รายงานคาใชจายเปรยบเทยบงบประมา ณคาใชจาย • รายงานตนทนการผลต • รายงานลกหนคงคาง

วธการตาง ๆ ทกำหนดใหบคคลทกำหนดให ปฏบตงานในระบบ • บคคลเปนองคประกอบทสำคญท สด • เปนบคลากรในองคกรท กอใหเกด กจกรรมทางการคา ทกกระบวนการ เชน พนกงานแตละแผนก • เปน บคลากรทเกยวของกบการจ ดทำบญช เชน สมหบญช • เปน ผบรหารทมอำนาจสงการ เชน กรรมการบรษท ผจดการ

เครองมอและเครองจกรทใช ในการปฏบตงาน • • เครองคำนวณ เครองคดเลข เครองคอมพวเตอร เครองบนทกเงนสด (Cash register machine) โปรแกรมบญชสำเรจรป เครองสแกนบารโคต เครองถายเอกสาร เครองพมพเอกสาร (printer)

ประเภทของงานวางระบบบญ ช • การวางระบบบญช คอ การจดใหมระบบบญชในองคกร ซงอาจเปนการวางระบบบญชการเงน หรอบญชบรหารซงครอบคลมไปถ งระบบบญชตนทนดวย แลวแตลกษณะของธรกจ

ประเภทของงานวางระบบบญ ช • งานวางระบบแบงตามลกษณะของการให บรการ – วางระบบบญชใหม • วางระบบบญชในกจการทตงขนใหม • วางระบบบญชใหม ในกจการทตงขนมานานแลว – วางระบบบญชเพอขยายใหครอบคลมถ งกจกรรมทเกดขนใหม (วางเฉพาะสวนงานใหม ) เชน การวางระบบเฉพาะสาขาทเปดใหม – วางระบบบญชเพอปรบปรงบญชท ใชอยในปจจบนเฉพาะสวน

ประเภทของผวางระบบบญช • สำนกงานบญช หรอ ผสอบบญช • หนวยงานภายในธรกจ คอ แผนกบญช แผนกตรวจสอบภายใน • นกบญช • บรษทจำหนายโปรแกรมสำเรจรปทาง การบญช

สำนกงานบญช ผสอบบญช หรอ • สำนกงานบญชหรอผสอบบญชม ประสบการณอยางกวางขวาง • มความเปนกลางในการวางระบบ • มความชำนาญในอตสาหกรรมแตละประเ ภทโดยเฉพาะ หนวยงานในธรกจ • รจดออนและขอบกพรองของกจการเ ปนอยางด • ทราบวากจการมความสามารถทจะปฏ บตตามระบบทวางไวไดเพยงใดดวย

บรษทจำหนายโปรแกรมสำเรจร ปทางการบญช • สามารถชวยวางระบบไดบางดาน โดยเฉพาะดานทเกยวของกบโปรแกร มหรออปกรณทไดนำมาจำหนาย • แตการใหวางระบบทงหนวยงานอาจไม เหมาะสม

ประเภทของผวางระบบบญช • เปนผเชยวชาญทางบญช และ มประสบการณดานการวางรประบบบ ญช ในธรกจหลากหลายประเภท – ความรวชาการ • ความรดานบญช • ดานการบรหารธรกจ • ดานกฎหมาย • ดานเครองมอชวยตาง รปแบบธรกจ ๆ

ความรทจำเปนสำหรบการวางระบบ • ระบบงานประจำสำนกงาน • การจดสายงานของแผนกบญชในกจการใ หญและเลก • หลกการและวธปฏบตเกยวกบกา รตรวจสอบ เพอทจะทำใหรายการทบนทกพ รอมตรวจสอบไดทนท มวธการตรวจสอบซงกนและกน

ประเภทของผวางระบบบญช - ความสามารถสวนตว • การประยกตหลกทฤษฎใหสอดคลองก บการปฏบต • การคนหาขอเทจจรง การแกไขปญหา • การถายทอดความร แนะนำใหผอนเขาใจงาย • การจงใจใหผอนคลอยตาม สำหรบการวางระบบกจการขนาดใหญ อาจตองใชทมง ความชำนาญหลายดานมารวมมอกน ระบบจงจะมควา

ลำดบขนตอนในการวางรปแบบระบบบ ญช การวางรปแบบระบบบญชใหม มลำดบขนตอนดงน. 1การสำรวจและวเคราะหองคกร. 2การรางและออกแบบระบบบญชใหม. 3การนำระบบบญชใหมออกปฏบต. 4การตดตามผล

การสำรวจขนตน - สำรวจขอมลขนตนแลว เพอทำใหทราบถงความตองการของฝายบร หาร นำเสนอโครงการวางรประบบเปนรายงานการวเ คราะหแนวทางในการออกแบบระบบบญช เพอใหลกคาตดสนในตกลงใหมการวาง รประบบบญช ขอมลทนำเสนอมดงน. 1วตถประสงคและขอบเขตของงาน 2. กำหนดระยะเวลา

(1 การสำรวจเพอศกษาลกษ ณะของกจการ การสำรวจและวเคราะหองคกรโดยละเอยด โดยมการจดบนทก สรางแผนผง กระดาษทำการตาง เพอนำมาวเคราะหระบบการทำงานตาง ๆ ซงมรายละเอยดเกยวกบ. 1 รปแบบธรกจ : เจาของคนเดยว หางหนสวน บรษท 2. ผงการจดสายงาน : ผงโครงสรางองคกร 3. รายการทางธรกจ : ลกษณะธรกจ - ซอมาขายไป - ธรกจผลต -

(1 การสำรวจและวเคราะหองค กร. 3รายการคาของธรกจ เพอศกษาปรมาณรายการคาทเกดข น และรายละเอยดของรายการคา -ผลตภณฑของกจการ : ชอสนคา รปแบบ ชนด ขนาด หนวยนบ ราคาตอหนวย ประเภทผลตภณฑ แนวโนมผลตภณฑ ตรายหอ - นโยบายของกจการ -กระบวนการผลต : ทตงโรงงาน จำนวนแผนก ขนตอนผลต เครองจกรในการผลต แผนผงโรงงาน ชนดของตนทนและวตถดบ - วงเงนทใชในการลงทน : มการใชทนเจาของหรอการกยมภายนอก

(1 การสำรวจและวเคราะหองค กร. 5เอกสารทางบญช สมดบญช ผงบญช และรายงานตาง ๆ การสำรวจถงเอกสารทไดจดทำเพ อการบนทกบญชและรายงานการเงน ตาง ๆ ในขณะนวามความเพยงพอ สอดคลองกบกฎหมาย และตรงตามความตองการของกจการหรอ ไม ตลอดจนเครองมอและเครองใชในระ บบบญชตลอดจน ระบบการควบคมภายในของกจการ

(2 การรางระบบบญชใหม วธการวางรประบบบญชใหม. 1 การกำหนดเอกสารทางบญชและแบบฟอรมท ใชสำหรบรวบรวมขอมลในกจการ ซงตองครอบคลมกจกรรมทกดาน. 2การกำหนดสมดบญช. 3 การกำหนดรายงานซงตองนำเสนอฝายบร หารและบคคลภายนอก. 4การกำหนดวธการปฏบตงาน

(3 การนำรประบบบญชออก มาใช • • นำระบบบญชทออกแบบเรยบร อยแลว เสนอตอผบรหารอนมตใหนำ มาใชจรง เตรยมความพรอมของเอกสาร เครองมอ และบคลากร ดงน 1. จดเตรยมสมดบญชและเอกสารไว ใหพรอม 2. จดหาเครองมอทางการบญชใหเพ ยงพอ

(4 การตดตามผลและวางรประ บบบญช • การตดตามผลและการวางรประบบบญ • ช เปนขนตอนสดทายหลงจากทก จการไดมการนำระบบบญชใหม ไปปฏบตไดสกระยะหนง ซงอาจเปนหลงจากนนประมาณ – 3 เดอน วธการตดตามผล 1. ตดตามผลการใชเอกสารการบญชแล ะสมดบญชและรายงานตาง ๆ 2. การวเคราะหตนทนของระบบ 1

งานชนท (10 คะแนน) 1 Big Job • ศกษาระบบบญชของธรกจทนกศก ษาสนใจ โดยศกษาองคประกอบของระบบบญชท ง 5 องคประกอบอยางละเอยด • นำเสนอขอมลพรอมตวอยางประกอบ จดทำเปนรายงานและนำเสนอในชนเร ยน • ธรกจทนกศกษาเลอกตองเปนประ เภทธรกจทไมซำกน ไมเปนธรกจสาขา สวนราชการ ธรกจเจาของคนเดยว

บทเรยนท 1 ลกษณะของระบบบญช ความหมายและความสำคญของระ บบบญช ลกษณะสำคญและสวนประกอบ ของระบบบญช —