Zarządzanie zmianami istota funkcji kontroli PZ dr Magdalena

Zarządzanie zmianami, istota funkcji kontroli PZ dr Magdalena Kaczkowska-Serafińska m. kaczkowska-serafinska@vistula. edu. pl

KONTROLA • To taka regulacja działań w organizacji, która sprawia, że jakiś założony element wyniki organizacji pozostaje w możliwych do przyjęcia granicach. • To regulowanie działań organizacji w taki sposób, aby ułatwić osiąganie celów.

Kontrola jak ster statku, utrzymuje ruch organizacji we właściwym kierunku

Organizacja pozbawiona skutecznych procedur kontrolnych raczej nie ma szans na osiągnięcie swoich celów, a jeśli nawet je osiągnie to nie będzie o tym wiedziała!

CELE KONTROLI Przystosować się do zmian w otoczeniu Ograniczać kumulowanie się błędów Minimalizować koszty Radzić sobie ze złozonością organizacji

Cel 1 – przystosować się do zmian • Gdyby można było ustalać cele i natychmiast je osiągać, kontrola byłaby niepotrzebna. • Miedzy założeniami a ich wykonaniem duży obszar do zmian.

Cel 2 – ograniczenie kumulowania się błędów • Pojedynczy drobny błąd a skumulowane małe błędy • Odpowiedni system kontroli jakości

Cel 3 – radzenie sobie ze złożonością organizacji • 1 produkt a wiele produktów • Fuzje firm, skomplikowanie procesów

Cel 4 – Minimalizowanie kosztów • Zmniejszanie kosztów, pobudzanie produkcji • Jakie zagrożenia?

Dziedziny kontroli Kontrola zasobów rzeczowych Kontrola zasobów ludzkich Kontrola finansowa Zarządzanie zapasami, Kontrola jakości Kontrola sprzętu Dobór pracowników Szkolenia, rozwój Ocena wyników Zarządzanie zadłużeniem Zarządzanie należnościami Regulowanie rachunków

Szczeble kontroli Koncentruje się na ocenie skuteczności wkładu strategii organizacji w osiąganie jej celów Koncentruje się na procesach, przy wykorzystaniu których organizacja przekształca zasoby w produkty i usługi Zajmuje się badaniem, w jakim stopniu elementy struktury organizacji służą celowi, do jakiego zostały przewidziane. Zajmuje się zasobami finansowymi organizacji

Etapy procesu kontroli

Ustalenie norm • Kryterium, będące podstawą pomiaru i oceny wyników. • Jakie np……. ? • Normy powinny być zgodne z celami • Jeśli Uczelnia chce dążyć do umożliwienia tworzenia własnej marki Studentom - Brand Yourself – to jakie normy? • Ustalenie wskaźników

Mierzenie wyników działania • Czynność stała i powtarzalna • Dzienna, miesięczna, roczna ocena np. sprzedaży • Handlowcy

Porównanie wyników z normami

Ustalanie potrzeby korygującego • Po ocenie wyników z normami, należy podjąć 1 z 3 działań: - Utrzymanie statusy quo - Skorygowanie odchylenia od normy - Zmiana samej normy (zbyt wysoka, zbyt niska)

Cechy skutecznej kontroli 1. Integracja z planowaniem 2. Elastyczność 3. Dokładność 4. Terminowość 5. Obiektywizm

• http: //www. youtube. com/watch? v=Bni 1 l. TMu. Tpg przyszłość wg Microsoftu

ZMIANA • nieuchronny i nieunikniony element funkcjonowania wszystkiego • turbulentne otoczenie • zdolność do permanentnego adaptowania się • czynnik konkurencyjności- umiejętność szybkiego identyfikowania się zachodzących w otoczeniu zmian i szybkiej reakcji • to celowe, świadome przejście od jednego stanu do innego, jednoznacznie odmiennego

Sukces możliwy jest dzięki rozwojowi, a rozwój to nic innego, jak ukierunkowana, wartościowa pod jakimś względem zmiana.

Co w firmie może się zmieniać?

„Każda istotna modyfikacja jakiejś części organizacji, a także trwała korekta lub modyfikacja stosunków między celami, zadaniami, ludźmi, aparaturą i zasobami w czasie i przestrzeni niezależnie od jej charakteru i skutków. ” T. Kotarbiński

• http: //www. youtube. com/watch? v=7 XODJZBmg z 4 • Jak zarządzać gdy są zmiany?

Co wpływa na pojawianie się zmian? 1. Charakter zasobów ludzkich 2. Technologia 3. Wstrząsy ekonomiczne 4. Konkurencja 5. Trendy społeczne 6. Polityka światowa

Organizational Development • Szacunek wobec ludzi • Zaufanie i wspieranie • Wyrównanie władzy • Konfrontacje • Uczestnictwo

ETAPY CYKLU ZARZĄDZANIA ZMIANĄ 1. Określenie potrzeb strategicznych 2. Zgoda i zaangażowanie kierownictwa w proces zmiany 3. Określenie stanu bieżącego 4. Określenie wizji przyszłego stanu organizacji 5. Uzgodnienie struktury organizacji 6. Stworzenie planu zmian 7. Realizacja i koordynacja planu zmian 8. Osadzenie nowego systemu w organizacji

MODEL K. LEWINA • ODMROŻENIE, ZMIANA, ZAMROŻENIE

ROZMROŻENIE – jak to zrobić? • Zwiększenie sił napędowych • Zmniejszenie sił hamujących • Kombinacja dwóch pierwszych

PROCES ZMIANY PLANOWEJ wg M. Bartnickiego Zmiana planowania obejmuje siedem etapów: rekonesans – przedsiębiorstwo zaczyna odczuwać potrzebę pomocy i w związku z tym potrzebę kontaktu z doradcą. wkroczenie – nawiązany zostaje kontakt z doradcą. Ustala się oczekiwania, cele i metody badania. diagnoza – na tym etapie formułuje się cele zmiany. Diagnoza obejmuje takie elementy jak: problem postrzegany przez przedsiębiorstwo, cele przedsiębiorstwa, zasoby posiadane przez doradcę. planowanie – analiza informacji pomocna przy zaplanowaniu wprowadzenia zmiany skutecznie i ekonomicznie. realizacja – wprowadzenie projektu zmiany stabilność i ocena – następuje utrwalenie zmiany oraz ocena jej efektów. zakończenie – oznacza opuszczenie przedsiębiorstwa przez konsultanta.

WDRAŻANIE ZMIAN WG KOTTER’A 1. Podaj niepodważalny powód tego, że zmiana musi być wprowadzona natychmiast. 2. Utwórz koalicję, dysponującą dostateczna siłą, żeby pokierować zmianą. 3. Stwórz nową wizję, wyznaczającą kierunek zmiany i strategie jej realizcaji 4. Przekaż nową wizję całej organizacji 5. Upełnomocnij innych do działania zgodnie z tą wizją, usuwając bariery na drodze do zmiany oraz zachęcają ich do podejmowania ryzyka i twórczego rozwiązywania problemów 6. Zaplanuj, twórz i nagradzają krótkookresowe „wygrane”, które przesuwają organizację w kierunku nowej wizji. 7. Konsoliduj uprawnienia, ponownie oceniaj zmiany i wprowadzaj niezbędne korekty do nowych programów. 8. Wzmacniaj zmiany, wykazując związki miedzy nowymi zachowaniami a powodzeniem organizacji.

STRATEGIE WPROWADZANIA ZMIAN Empirycznoracjonalne Normatywnoreedukacyjne Siły i przymusu Ludzie racjonalni Nie przeczy się racjonalności Siła fizyczna W interesie jednostek Zachowanie zdeterminowane przez kulturowe i społeczne normy Poprzez perswazję Nakłanianie

ZACHOWANIA NA STRATEGIE Podporządkowanie - nie jest w stanie przeciwstawić się presji - Nie jest to dobry sposób - Nie ma wewnętrznego przekonania o potrzebie zmiany Identyfikacja - Chęć identyfikacji ze źródłem władzy (podziw) - Długotrwała lub krótkotrwała Internalizacja - W pełni akceptuje zmianę

2 GŁÓWNE STRATEGIE EWOLUCYJNA REWOLUCYJNA Stopniowo przygotowuje Wcześniejsze się w niej organizację przygotowanie do zmian zbędne Osoby zatrudnione czynnie uczestniczą Zmiany narzucone odgórnie Element zaskoczenia

3 POZIOMY ZMIAN • P. indywidualny • P. zespołowy • P. organizacyjny Która zmiana odgrywa najważniejszą rolę?

AGENCI ZMIAN Osoby pracujące z członkami organizacji, pomagając im w zidentyfikować problemy i stworzyć własne rozwiązania • Katalizator • Dawca rozwiązań • Znawca procesu • Kolekcjoner zasobów • Innowator • Adaptator • Maruder

2 PODEJŚCIA DO ZMIAN • NIE LUBIĄ ZMIAN • CIESZĄ SIĘ ZE ZMIAN

ŹRÓDŁA OPORÓW WOBEC ZMIAN • Indywidualne • Organizacyjne

• Indywidualne Przyzwyczajenia Bezpieczeństwo Czynniki ekonomiczne Lęk przed nieznanym Selektywne przetwarzanie informacji

• Organizacyjne - Bezwładność strukturalna - Ograniczony zasięg zmiany - Bezwładność grupowa - Zagrożenia dotyczące wiedzy specjalistów - Zagrożenia dotyczące ustalonych układów władzy - Zagrożenia dotyczące ustalonych podziałów zasobów

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 1. Edukacja i komunikacja

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 2. Partycypacja

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 3. Pobudzanie emocjonalnego zaangażowania wobec zmiany

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 4. Bezstronne wprowadzanie zmian

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 5. Dokooptowanie („przekupieni” kluczowa rola w podejmowaniu decyzji o zmianie)

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 6. Wyszukanie ludzi akceptujących zmiany

PRZEZWYCIĘŻANIE OPORÓW WOBEC ZMIAN 7. Wymuszanie (bezpośrednie groźby lub siła)

• http: //www. youtube. com/watch? v=U 5 pl. G 7 Zd. Fy A • Co oznacza? • Proszę zapisać to co najlepiej według Was określa innowacyjność

INNOWACYJNOŚĆ • Każda innowacja wiąże się ze zmianą, lecz nie każda zmiana wiąże się z nowymi pomysłami • to nowy pomysł zastosowany w celu zapoczątkowania lub ulepszenia wyrobu, usługi lub procesu

ŹRÓDŁA INNOWACJI • Strukturalne • Kulturowe • Dot. Zasobów Ludzkich

• Strukturalne - Mniejsze zróżnicowanie pionowe, mniejsza formalizacja i centralizacja sprzyjają elastyczności, dostosowywaniu się, twórczej wymianie myśli. - Dłuższy staż kierowniczy – przynosi wiedze jak wykonywać zadania i osiągać pożądane wyniki - Wolne zasoby sprzyjają innowacjom. Można pozwolić sobie na zakup innowacji, ponoszenie kosztów ich wprowadzania i poniesienie kosztów niepowodzenia - Intensywna komunikacja między różnymi jednostkami.

• Kulturowe - Nagradzają za sukcesy i niepowodzenia - Karanie za błędy zabija innowacyjność, chęć to podejmowania prób - Niepowodzenia są naturalnym produktem ubocznym wkraczania na nieznane tereny!!!

• Dotyczące zasobów ludzkich - Pewność zatrudnienia - Promotorzy zmian - Duża wiara w siebie, wytrwałość, energia i skłonność do podejmowania ryzyka - Inspirują i pobudzają do działania innych wizją możliwości danej innowacji oraz wiarą w swoją misję - Duża autonomia działania ułatwia inicjowanie i wdrażanie innowacji w organizacjach.