Заполнитель Автоматизации процесса заполнения документов
Электронный документооборот Документы, распечатанные на принтере, 100% существуют и в электронном виде. Электронные документы всё чаще используются в документообороте. Преимущества использования электронных документов в отличие от бумажных, очевидны: ■ нет человеческого фактора и опечаток ■ многократное ускорение работы ■ возможность делать шаблоны ■ различные форматы загрузки данных ■ множество средств обработки. Для удобной работы с электронными документами используется специализированное программное обеспечение.
Программа «Заполнитель» ■ Уникальный инструмент автоматизации процесса конвертирования электронных данных во внутренние документы программ «Альта-Софт» ■ Дружественный и понятный интерфейс ■ За несколько простых операций можно сформировать большие многотоварные документы ■ Поддерживает различные распространённые форматы электронных файлов ■ Поддерживает систему Drag&Drop и копирование из буфера обмена
Роль «Заполнителя» Список программ компании «Альта-Софт» , способных получать данные от «Заполнителя» . Для каждой программы перечислены документы и графы, в которые можно экспортировать данные «Альта-ГТД» : - Инвойс - ДТ и другие документы; - Дополнения к документам - ЭД-2 документы - Документы для Предварительного Информирования (ПИ) - Документы СВХ «Такса» - заполнение списка товаров «Артикул» - создание инвойсов, обновление базы «Альта-ПИ» - документы для Предварительного Информирования «Альта-Логистика-ВЭД» - создание инвойсов «Сайт ФТС «Сбор статистических форм» - загрузка статистических форм на сайт ФТС.
Давайте познакомимся Мы специально разработали простой и интуитивно понятный интерфейс и разбили его на блоки. Таким образом весь необходимый функционал всегда под рукой. 1. Главное меню программы 2. Выбор документа и программы для экспорта 3. Закладки с полями заголовка документа или в виде таблицы 4. Панель управления столбцами и таблицей 5. Присвоение полей для каждого столбца 6. Табличная часть документа 7. Строка статуса 8. Кнопка «Готово» – всего одна кнопка для экспорта 9. Приёмное окно – для переноса данных из других программ по технологии Drag&Drop
Загрузка из разных форматов «Заполнитель» поддерживает самые распространённые форматы электронных файлов: ■ XLSX ■ ODS ■ TXT ■ DBF ■ XML Использование готовых данных значительно повышает скорость и надежность процесса заполнения электронных документов.
Выборка документов ■ Все документы сгруппированы по группам и по важности ■ У каждого документа есть список «обороток» ■ Для быстрого выбора документа, можно воспользоваться поиском
Управление столбцами Разработана система управления столбцами в табличной части. На стадии редактирования данных можно: ■ Вставлять и удалять столбцы или строки ■ Дублировать данные в столбцах ■ Копировать, вырезать данные через буфер обмена.
Заголовок документа Поля, относящиеся к заголовочной части документа, можно заносить в отдельной закладке «Заголовок документа» . Это увеличивает скорость и удобство заполнения данных и уменьшает вероятность ошибок.
Фильтр полей Неиспользуемые поля в разных документах можно отключить через диалог «Фильтр полей» .
Назначение столбцов ■ Все поля находятся в одном всплывающем меню (достаточно нажать левую клавишу мыши над нужным столбцом и выбрать поле в открывшемся всплывающем меню) ■ Все поля удобно сгруппированы в подменю ■ Встроен диалог быстрого поиска полей
Запоминаем назначенные столбцы ■ В любой момент можно сохранить назначенные столбцы в файле или в выпадающем списке, чтобы затем быстро восстановить данные ■ Дополнительно есть возможность сохранить не только столбцы, но и таблицу целиком вместе с назначенными заголовками ■ Полученный таким образом файл можно отправить по электронной почте
Склейка текста Есть возможность «склеить» несколько столбцов в одно поле. И добавить текст между ними: Например, три столбца «Номер» , «Дата» и «Тип Документа» можно склеить в осмысленный текст: Документ № 123 от 30. 05. 2012. Еще имеется возможность добавлять текст «ДО» и «ПОСЛЕ» столбцов, например, если следует добавить осмысленный текст к полю. Также можно учитывать следует ли добавлять текст при пустом или заполненном полях.
Удаление по ключевому столбцу Часто в исходном электронном документе помимо таблицы с данными о товарах присутствует некая заголовочная и итоговая информация. Например, в нашем случае – это поле «Наименование группы» (Электроника и Расходные материалы). Чтобы отфильтровать такие строчки, был придуман механизм «ключевой столбец» . Если есть такие столбцы, они помечаются как «ключевые» . Строчки, у которых заполнены только ключевые поля, при экспорте данных отсекаются.
Вычисляемые поля В некоторых таможенных документах имеются сложные поля, например 31 -я, 44 -я графы ДТ. Разделы, состоят из разнообразной информации. Например, раздел 1 графы 31 содержит: наименования, артикулы, торговую марку, страну и т. д. Для этого «сложные» графы, такие как 31 и 44, разделены в «Заполнителе» на меньшие составляющие: наименование, торговая марка, упаковка. Это позволяет точно назначать заголовки в случае когда в исходном электронном документе данные разнесены по разным столбцам. Затем при помощи строк формирования можно задать, как именно будет собираться «сложная» графа из своих составляющих.
Экспорт электронных данных из программы «Заполнитель» в программу «Альта ГТД» выполняется всего по одной кнопке «Готово» .
Экспорт в другие программы Экспорт электронных данных из программы «Заполнитель» возможен также и в другие программы «Альта-Софт» .
Экспорт документа Стат. Форма Есть возможность выгрузить документ «Статистическая форма учета перемещения товаров в рамках ТC» напрямую на сайт ФТС (сбор стат. форм).
Макросы Для регулярной обработки однотипных электронных документов в программе «Заполнитель» можно создавать макросы. Макрос – это сохраненная последовательность действий в программе, которую можно выполнять за одну команду.
Анализатор В «Заполнитель» данные из файлов загружаются «как есть» без изменений. Но при выгрузке с данными можно проводить различные манипуляции. Например: ■ Удалять лишние пробелы, причем не только справа или слева во фразе , но и между символами пунктуации, удалять двойные пробелы и. т. д. ■ Преобразовывать денежные и целочисленные поля к удобочитаемому виду ■ Разделять дробные части числа ■ и т. д.
Приёмное окно Приёмное окно предназначено для получения текстовых данных, «перетаскиваемых» методом Drag&Drop в программу «Заполнитель» . Контекстное меню (на панели задач) позволяет прятать/показывать окна программы. Например, при «перетаскивании» в «Приёмное окно» удобно спрятать «Главное окно» , чтобы оно не всплывало поверх исходного электронного документа. Маленький секрет: Картинку в приёмном окне, можно заменить на любую свою. Для этого достаточно скопировать картинку в формате BMP в папку с установленной программой «Заполнитель» . Затем выбрать эту картинку в настройках.
Настройки программы В программе «Заполнитель» существует множество полезных настроек. Некоторые из них: ■ Загружать DBF файлы в кодировке cp 866 или win 1251 ■ Игнорировать любые Юникодные символы (иероглифы, значки и пр. ), кроме кириллических символов ■ Брать из XLS числа, округлённые форматом ячейки ■ Автоматически формировать текстовое дополнение при заполнении 31 графы ГТД ■ Преобразовывать многострочный текст в ячейках таблицы в одну строку ■ Предупреждать о повторяющихся строках в таблице ■ Помнить от 4 до 10 последних открытых файлов ■ Преобразовывать все буквы в ПРОПИСНЫЕ ■ и т. д.
Заполнитель+ Программа «Заполнитель+» предназначена для компаний с автоматизированным документооборотом и позволяет переносить данные из MS Access, MS SQL Server, Oracle и пр. Для извлечения данных из базы используется стандартный язык SQL-запросов.
Послесловие Для заполнения данных о товарах в документах «Альта ГТД» для «Windows» наиболее эффективно использовать программу «Заполнитель» совместно с документом «Инвойс» .
Скачать презентацию Заполнитель Автоматизации процесса заполнения документов Электронный документооборот
c01cf2a4a481bc601a59fe0b9c2c5ec1.ppt