Занятие 1 1 Основные понятия и определения в

Занятие 1. 1. Основные понятия и определения в области делопроизводства, положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов. 2. Виды документов и их классификация. 3. Правила оформления управленческих (организационно -распорядительных) документов. 4. Распорядительные документы образовательного учреждения и правила их оформления

q Основные понятия и определения в области делопроизводства, положения по документированию управленческой деятельности. q Унификация и стандартизация документов.

• Делопроизводство — это отрасль деятельности, • обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Документационное обеспечение управления (ДОУ) связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе (тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень)

Отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ» • ДОУ охватывает всю документацию организации и в • значительно большей степени позволяет использовать информационно технологическую составляющую в работе с документами; Делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно распорядительную документацию. Делопроизводство – техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Современное делопроизводство включает два процесса: • обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование; • организацию работы с документами, т. е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.

• Документирование (от лат. dоситепtuт — • доказательство) — это процесс создания и оформления документа, «запись информации на различных носителях по установленным правилам» ( Государственный стандарт). «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации» (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20. 02. 1995 № 24 ФЗ (ст. 5)

Организация работы с документами • обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» .

Документооборот • «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» (ГОТС Р 6. 30 2003)

Технология работы с документами • • • прием и первичная обработка документов; их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация; информационно справочная работа; исполнение документов; контроль исполнения документов; их отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов

Информация • Любое управленческое решение всегда базируется • на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные» , «сведения» , «показатели» . Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

Требования к управленческой информации • своевременность • • • полнота (релевантность) оперативность достоверность точность адресность доступность для восприятия человеком

Документ зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» ) • Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующим государственным стандартам, принято называть документацией. •

Реквизиты • это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. ). Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме документа. Информация, зафиксированная на материальном носителе только тогда становится документом, когда она обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов (их количество установлено законодательными и нормативными актами).

Официальные документы • созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Служебные (управленческие) документы официальные документы, используемые в текущей деятельности организации (Государственный стандарт).

Классификация документов ( в соответствии с их назначением) • • • регламентация деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др. ); распорядительная деятельность (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др. ); накопление и обобщение информации (отчеты, акты, доклады и др. ); передача информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др. ) документы коллегиальных органов управления

Юридическая сила документа • свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления

Должностные лица, выпускающие документ, обязаны: • соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; • издавать документы только в пределах своей компетенции; • соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Степень подлинности документов Разделение в управленческой практике документов на § черновые; § беловые; § подлинники; § копии

• Черновой документ, изготовленный • • • рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

• Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. • Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Дубликат документа повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т. д. ).

Система организационно распорядительной документации (ОРД) • совокупность определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления, отражающих организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Организационно-распорядительные документы письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Системы документации • Функциональные (реализуются через комплекс (систему) документов, характерных только для конкретной функции управления). • Отраслевые. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

Основные направления совершенствования документации • унификация • стандартизация

Унификация • приведение чего либо к единой системе, форме, • • единообразию. Унификация предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов сис темы с использованием, как правило, формуляра образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Стандартизация • процесс установления и применения • стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов» ; нормативно технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Виды стандартов • • • международные (региональные) стандарты (ГОСТ); государственные стандарты РФ (ГОСТ Р); стандарты отраслей (ОСТ); стандарты предприятий (СТП); стандарты научно технических, инженерных обществ и других общественных объединений (СТО).

Унифицированная система документации (УСД) • это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Действующие УСД унифицированная система организационно распорядительной документации; • унифицированная система банковской документации; • унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; • унифицированная система отчетно статистической документации; • унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; • унифицированная система документации по труду; • унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; • унифицированная система внешнеторговой документации. На каждую УСД разработан государственный стандарт • .

Унифицированная форма документа (УФД) • это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Унифицированная система организационнораспорядительной документации (УСОРД) • является системой документации, применяемой в любой • • организации, учреждении, предприятии, регламентируется ГОСТ Р 6. 30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов.

Проблемам делопроизводства и информации посвящены • • Основы законодательства Российской Федерации об • • • Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07. 1993 № 5341 1; • Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21. 07. 1993 № 5485 1 (с изм. и доп. от 06. 10. 1997); • Федеральный закон «Об обязательном экземпляре докумен тов» от 29. 12. 1994 № 77 ФЗ; • Федеральный закон «Об информации, информатизации и за щите информации» от 20. 02. 1995 № 24 ФЗ; • Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от 10. 01. 2002 № 1 ФЗ. Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. , 2006)

Классификаторы • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

ОКУД предназначен для • • регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в предприниматель ской деятельности; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов

Структура кода в ОКУД

ОКУД • Класс форм (первый и второй знаки) означает принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД, подкласс форм (третий и четвертый знаки) — общность содержания множества форм документов и направленность их ис пользования. Регистрационный номер (пятый, шестой и седьмой знаки) является номером унифицированной формы документа внутри подкласса. Контрольное число (восьмой знак) представляет собой результат определенной последовательности арифметических действий над всеми цифрами кода и служит формой контроля информации, содержащейся в нем, т. е. если код записан или введен верно (это можно проверить программным путем), то в итоге преобразований должно получиться контрольное число.