Закупочная логистика Основные факторы определяющие решения о

Закупочная логистика

Основные факторы, определяющие решения о закупке ресурсов производственного предприятия, представляются тремя основными группами: ресурсными, закупочными и поставщика. • Ресурсные факторы представляются, прежде всего, производственно-технологическими, техническими, эксплуатационными и другими характеристиками ресурсов, а также их ценами (ценовыми пределами, соотношениями и условиями). • К этой группе факторов следует отнести такую важную для промышленной среды составляющую, как содержание и условия пред- и послепродажного обслуживания. • Закупочные факторы представляются условиями и надежностью, ритмичностью и временем поставок, объемами (размерами) заказа, условиями платежа и др. • Факторы поставщика представляются его конкурентоспособностью — конкурентным потенциалом в целом и его отдельными составляющими, а также организационно-правовым статусом поставщика.

Процесс приобретения (покупки) материально-технических ресурсов — товаров производственного назначения представляется следующей принципиальной последовательностью: • • 1) выявление, осознание, определение, анализ и формулирование потребности в ресурсах; 2) определение состава, структуры, объемов, свойств и характеристик требуемых ресурсов, оценка уровня их эффективности (продуктивности) и конкурентоспособности; 3) определение источников покрытия потребности в материально-технических ресурсах и поиск, изучение и сравнительный анализ поставщиков ресурсов; 4) формирование портфеля, рассмотрение и анализ предложений поставщиков, участие в презентациях и демонстрациях и проведение предварительных деловых встреч и переговоров с поставщиками; 5) сравнительный анализ и оценка предлагаемых ресурсов (ресурсных факторов), условий закупки (закупочных факторов) и поставщиков (факторов конкурентоспособности и в целом конкурентных потенциалов поставщиков); 6) принятие решений о структуре и объемах приобретаемых ресурсов, условиях их закупки, структуре поставщиков, содержании и форме хозяйственных связей с поставщиками; 7) формирование заказов, заключение сделок и оформление контрактов (договоров) о покупке (поставке) ресурсов.

Производственную фирму как промышленного покупателя отличают: • — производный (от последующего потребления) характер спроса; • — корпоративный характер спроса; • — профессиональный уровень спроса и компетентности специалистов, осуществляющих закупки.

Корпоративная природа и профессиональный уровень покупателей материально-технических ресурсов обусловливают, в свою очередь, следующие особенности, определяющие организацию деятельности по закупке: • — покупатель, как правило, не единственное лицо, а определенная совокупность специалистов со своими функциями, правами, ответственностью и взаимосвязями; • — покупатель неоднороден: содержание деятельности отдельных специалистов, их квалификация, уровень компетентности, заинтересованности, мотивация и т. д. различны; • — покупатель, несмотря на профессионализм, в силу человеческой природы каждого из специалистов подвержен психологическому влиянию.

Совокупность основных факторов влияния на покупателей представляется следующими группами факторов: • — внешних (факторов окружающей среды); • — внутренних (организационных факторов предприятия: стратегией, целями, политикой, организационной структурой, управлением и др. ); • — межличностных (статусом, функциями и полномочиями, степенью объективности позиции и оценки, аргументированностью и др. ); • — индивидуальных (факторов отдельного специалиста: возрастом и опытом, образованием, должностью и служебным положениям, квалификацией, уровнем доходов, личностными качествами, возможностью риска и др. ).

Функциональная модель организации процесса закупки ресурсов

• • Пользователи — лица, использующие те или иные свойства ресурса в своей функциональной деятельности. Их структура и степень участия в общем процессе определяются структурой, характеристиками и свойствами самих ресурсов. Консультанты — лица, дающие квалифицированные рекомендации и оказывающие влияние на подготовку и выбор решений по различным вопросам функциональной деятельности, связанной с закупкой материально-технических ресурсов. Технические специалисты — лица, принимающие участие и оказывающие влияние на подготовку и принятие решений в части, главным образом, технических (конструкторских и технологических) требований, предъявляемых к приобретаемым ресурсам. Функциональные работники и менеджеры играют роль своего рода фильтров как в части организации и координации функциональной деятельности и взаимоотношений в процессе закупки ресурсов между отдельными группами субъектов, так и между ними и поставщиками, оказывающих в основном косвенное, информационного характера, влияние на процесс закупки. Лица, принимающие решения, обладают не только реальной, но и формальной властью и ответственностью принятия окончательных решений по закупке ресурсов предприятием. Применительно к закупке особо важных и ценных ресурсов это право остается за высшим руководством фирмы. Коммерческие работники (собственно покупатели) обладают реальными и фактическими полномочиями и ответственностью подготовки, принятия и реализации решений о закупке ресурсов в соответствии с распределенными функциональными обязанностями и основными стадиями собственно коммерческой деятельности по закупке ресурсов.

Схема исследования рынков закупок

Задачи заготовительной логистики могут быть сформулированы следующим образом: • • • — определение потребностей в материально-технических ресурсах; — установление рациональных хозяйственных связей с поставщиками; — планирование и организация материально-технического обеспечения производства; — организация закупок и завоза материально-технических ресурсов; — организация хранения материалов и подготовка их к производственному потреблению; — организация материально-технического обеспечения цехов и других подразделений предприятия; — управление производственными запасами на складах предприятия; — разработка программ экономии материальных ресурсов и контроль за их выполнением; — контроль за исполнением сметы затрат на снабжение; — контроль за кредиторской задолженностью поставщикам и принятие мер по ее сокращению; — разработка и выполнение согласованных с другими подразделениями планов-графиков движения материальных ресурсов.

Трансакционные операции в сфере купли-продажи

Определение потребности в материальных ресурсах осуществляется следующими методами: • 1) по торговой марке; • 2) по аналогу; • 3) по спецификации (физических или химических характеристик; сырья и метода производства; функций); • 4) по инженерной схеме; • 5) по образцам; • 6) путем сочетания двух или более методов.

Обстоятельства, при которых описание по торговой марке обязательно: Аргументы против осуществления закупок товаров под торговой маркой: • • — многообразие коммерческих предложений поставщиков; • — зависимость от торговых марок ограничивает количество потенциальных поставщиков и лишает покупателя возможности получения более низкой цены или даже сырья улучшенного качества от конкурентов. • • — производственный процесс является коммерческой тайной или изделия охраняются патентом, спецификации не могут быть предоставлены; — покупатель не может предоставить спецификацию с достаточной точностью; — закупаемое количество так мало, что составление спецификации покупателем неоправданно дорого; — по причине расходов или ряду подобных причин контроль качества покупателем невыполним; — потребители отдают, пусть негласное, предпочтение конкретной торговой марке.

Традиционными преимуществами покупки по спецификации являются: • 1) свидетельство того, что потребность и способ ее удовлетворения были тщательно обдуманы и изучены; • 2) установлен стандарт для оценки и контроль поставленного сырья, что предотвращает проволочки и расходы, которые повлекла бы неадекватная покупка; • 3) существует возможность закупки одинакового товара из различных источников снабжения; • 4) существует потенциал для справедливой конкуренции; • 5) продавец будет нести полную ответственность за исполнение заказа, если элементы этой ответственности определены покупателем.

Недостатки покупки по спецификации: • • 1) существует много изделий, для которых практически невозможно составить адекватные спецификации; 2) хотя в долгосрочной перспективе может достигаться экономия, с применением спецификации растут прямые расходы; 3) спецификация желаемого товара может не превосходить характеристик стандартной имеющейся в наличии готовой продукции; 4) в сравнении с закупками по торговой марке при закупках по спецификации прямые расходы возрастают также ввиду необходимости контроля того, что товар отвечает спецификации; 5) небрежность при составлении спецификации может вызвать у снабженцев ложное чувство безопасности; 6) чрезмерно подробно составленные спецификации иногда приводят к нежеланию возможных поставщиков предоставлять расценки в ответ на запросы; 7) если спецификации не описывают функцию и область применения изделий, ответственность за адаптацию изделий к области их применения будет целиком лежать на покупателе; 8) минимальные значения спецификаций сырья, установленных покупателем, как правило, будут максимальными критериями для поставщика при обеспечении сырьем.

Процесс нормирования организуется в следующей последовательности: • 1) определение объекта нормирования (вида нормируемого сырья, материалов, топлива и энергии) и наименований нормативных показателей; • 2) определение исходной базы нормирования (виды оборудования, режим их работы, требования к качеству производимой продукции и т. п. ); • 3) изучение влияния реальных производственных условии на расход материальных ресурсов с учетом прогрессивной технологии и организации производства; • 5) расчет первичных нормативных показателей на основе данных исходной базы нормирования, результатов наблюдений и замеров, осуществляемых на этапе изучения влияния производственных условий; расчет групповых и других укрупненных и усредненных нормативных показателей; рассмотрение (анализ или экспертиза) проектов нормативных показателей; их утверждение.

• Состав нормы расхода — это перечень элементов, обращающих норму расхода материальных ресурсов на производство продукции (работ).

Первым элементом нормы является чистая масса изделия (полезный расход), т. е. полезное потребление материальных ресурсов на производство продукции или объем работ (без учета каких-либо отходов и потерь). • Определяется количеством материальных ресурсов, вещественно входящим в готовое изделие, составляющим окончательную массу изделия и характеризующим его конструкционную материалоемкость. • Расход полезный для формирования подетальных и поузловых норм расхода конструкционных материалов в машиностроении определяется по чертежам деталей и узлов, актам взвешивания деталей, данным полной конструкторской спецификации, а для поиздельных норм расхода — по сумме полезных расходов деталей и узлов. • С экономических позиций важнейшим оценочным показателем является материалоемкость. Материалоемкость — это величина материальных затрат в общих затратах на производство единицы продукции или выполнение единицы работы (т. е. норма расхода материальных ресурсов в стоимостном выражении).

Второй элемент нормы расхода — суммарные технологические отходы и потери (учитывает дополнительные материальные затраты, обусловленные особенностями технологических процессов производства работ). • • • • Отходы технологические — это остатки исходных материалов, которые нельзя использовать для изготовления тех деталей, при производстве которых они возникли. По характеру возможного их применения отходы классифицируют как: — используемые (возвратные) и неиспользуемые (безвозвратные); — устранимые и трудноустранимые. Возвратные отходы — это остатки материальных ресурсов, которые могут найти применение на данном предприятии. Неиспользуемые (невозвратные) отходы — отходы, которые не годятся для производственного потребления в качестве исходного материала, но могут найти применение как вторичные ресурсы (стружка, металлолом, макулатура и т. д. ). Трудноустранимые технологические отходы — отходы, возникновение которых обусловлено техническим уровнем технологического оборудования и качественными характеристиками сырья и материалов. Они неизбежны даже в условиях рационального использования материальных ресурсов. Устранимые отходы — возникают при нарушении технологической дисциплины, научной организации труда, требований стандартов и т. д. по следующим причинам: — неисправность технологического оборудования, несоблюдение технологии производства, правил транспортировки и хранения; — применение материалов, не являющихся наиболее экономичными для изготовления данного изделия; — неоптимальный и нерациональный раскрой материалов; — применение сырья и материалов, не отвечающих требованиям нормативных документов, определяющих их качество и технический уровень; — брак.

• • • Потери — это та часть материала, которая не может быть использована на данном этапе технического развития производства. К ним относятся, например, потери металла на угар, на травление; потери лесоматериалов, связанные с припусками на усушку, и т. д. В зависимости от причин образования потери технологические подразделяются на трудноустранимые и устранимые. Трудноустранимые технологические потери являются неизбежными. Устранимыми потерями считаются потери технологические, вызванные отступлением от установленных рецептур, технологии и т. п. Для различных видов материальных ресурсов состав монологических отходов и потерь различен. Это связано как с назначением материальных ресурсов в производстве, так и с особенностями их обработки и потребления. Следует отдельно сказать о потерях вследствие естественной убыли. Норма естественной убыли — утвержденная в установленном порядке предельно допустимая величина потерь продукции или товара от естественной убыли при соблюдении необходимых защитных мер и правил транспортирования и хранения.

Третий элемент нормы — прочие организационно -технические отходы и потери материальных ресурсов, обусловленные причинами, не зависящими от технологического процесса. • Например, концевые отходы металла, связанные с поставкой немерных и некратных его размеров, потери химикатов с промывными водами, уносом в вентиляцию и т. д. • На размеры данного вида потерь и отходов основное влияние оказывают организационно-технические факторы производства.

На решение производить, а не покупать, влияют следующие факторы: Инвариантные причины закупать товар у внешних поставщиков: • — объем производства продукции слишком мал или никто из поставщиков не заинтересован в ее продаже; • — требования к качеству продукции настолько специфичны, что поставщики не могут обеспечить их выполнение; • — низкая загрузка производственных мощностей; • — сохранение технологических секретов; • — стремление исключить зависимость от внешних поставщиков и т. п. • — предприятие не обладает должным опытом производства; • — решение предприятия производить продукцию может отрицательно отразиться на его отношениях с потребителями и поставщиками (бывшими и существующими); • — сложность идентификации истинных расходов на производство и т. п.

Аргументами в пользу размещения всех заказов на приобретение товарно-материальных ресурсов у одного источника являются: • • • 1) предварительные обязательства, успешные отношения в прошлом или существующий в настоящее время долгосрочный контракт с предпочтительным поставщиком может исключить саму возможность разделения заказа; 2) поставщик может быть монополистом; например, эксклюзивным обладателем конкретных патентов или процессов и поэтому единственным возможным источником поставок; при таких обстоятельствах у покупателя нет выбора при том условии, что удовлетворительной замены поставщику нет; 3) данный поставщик настолько удовлетворяет критериям качества продукции, услуг или стоимости, что нет необходимости в покупках у другого поставщика; 4) объем заказа может быть настолько мал, что нецелесообразно его делить между несколькими поставщиками; 5) концентрация закупок может привести к скидкам или понижению ставок тарифа на фрахт транспорта, что в другом случае могло быть невозможным; 6) поставщик будет более уступчивым и заинтересованным, если у него будут все заказы покупателя; 7) простота планирования поставок; 8) возможность более эффективного использования информационных технологий; 9) взаимодействие с одним поставщиком предполагает меньшие затраты; 10) наличие одного источника снабжения — первый шаг на пути к партнерству.

Аргументы в пользу нескольких источников снабжения: • • • 1) верность традиции использования более одного поставщика, особенно для критических поставок; 2) знание того, что у него есть конкуренты, побуждает поставщика предлагать хорошую цену и условия обслуживания; 3) повышается гарантия снабжения; в случае возникновения пожара, забастовки, выхода из строя оборудования или несчастного случая, который может произойти с любым поставщиком, поставка изделий (сырья) будет осуществлена из других источников снабжения, по крайней мере, частично погасив дефицит; 4) покупатель обладает возможностью вести бизнес с многочисленными поставщиками; 5) уменьшается зависимость поставщика от покупателя; 6) большая степень гибкости в связи с возможностью задействования неиспользуемого потенциала поставщиков; 7) даже в случае тесных и согласованных отношений с поставщиками возможно иметь запасные договоренности; 8) стратегические вопросы, такие как гарантированность снабжения, могут потребовать многочисленных источников снабжения; 9) наличие правовых ограничений; 10) недостаточная мощь для удовлетворения текущих и будущих потребностей покупателя; 11) потенциальных новых или будущих поставщиков можно проверить с помощью пробных заказов, в то время как другие источники снабжения получат основную долю текущих заказов.

• Практика гласит, что поставщик не должен вести более 20— 30% своего бизнеса с одним клиентом. • Существуют следующие методы разделения заказа среди поставщиков: равномерное разделение заказа и размещение большей части заказа у предпочтительного поставщика, а остальной части — у одного или более источников снабжения.

Переменные, учитываемые принятии решения о закупке: • • • • • время выполнения заказа; нестабильность времени выполнения заказов; доля (процент) своевременных доставок; доля (процент) продукции, имеющейся в запасе; удобство размещения заказа/коммуникации; возможность экспедирования; простои, вызванные ошибками продавцов, неполной нагрузкой и/или запоздалой доставкой; надежность продукции; удобство технического обслуживания продукта и пользования им; недостатки продукта из-за повреждений его деталей или некачественных материалов; отказ принять доставленную продукцию из-за ее несоответствующего качества; техническая спецификация; услуги технического характера и обучение (профессиональная подготовка пользователей), предлагаемые продавцом; конкурентные цены; конфиденциальность при взаимодействии с торговыми представителями; прошлый опыт взаимодействия с продавцом; общая репутация продавца; финансовые условия; обслуживание покупателя после совершения им покупки и т. п.

Формальная оценка поставщиков • • • Объектами формальной оценки надежности поставщиков выступают их технические возможности, производственный или дистрибьюторский потенциал и финансовое состояние. Учитывается размер и географическое положение потенциального поставщика. Технический и производственный потенциал определяют возможности поставщика выполнить требуемые условия поставки, которые в агрегированном виде включают цену, количество и качество товара, сервисные услуги. Оценке, помимо документальных подтверждений пределов таких возможностей, подлежат опыт осуществления им аналогичных поставок, объем его производственных мощностей, наличие у него необходимых машин и оборудования, а также квалифицированных кадров. Если потенциальный поставщик является дистрибьютором, то объектом исследования выступают его дистрибьюторские возможности. Наряду с квалификацией персонала оценке подвергаются: стратегия дистрибьюции, политика формирования и поддержания запасов, сервисные услуги и конкурентоспособность. Видение покупателем финансового состояния потенциального поставщика открывает обширное поле для коммерческих переговоров, акцент при этом может, в частности, делаться на предоставлении поставщиком скидок. Финансовое состояние предприятия выражается в соотношении структур его активов и пассивов, т. е. средств предприятия и их источников. Его анализ проводится на основе исследования динамики абсолютных и относительных финансовых показателей. Балансовый отчет за последние 1— 5 лет, показывая долгосрочную рентабельность, на практике служит основным доказательством устойчивости финансового положения потенциального контрагента. Особое место при анализе финансового состояния потенциального поставщика отводится оценке в общем случае отделимых от него нематериальных активов: авторских прав, договоров (контрактов), патентов, франшиз, лицензий, технологий (методов и формул) и т. п. Неотъемлемым элементом анализа финансового состояния предприятия служит оценка такого нефинансового показателя, как деловая репутация предприятия. Репутация предприятия (на местном, региональном или государственном уровне) утверждается на основе осведомленности клиентов и общественности о надежности предприятия, качестве продукции и обслуживания, уровне цен на товары (услуги), кредитоспособности по отношению к поставщикам и банкам.

Способы установления контактов между потенциальными контрагентами при инициировании коммерческой сделки покупателем: • — направление потенциальному или уже известному продавцу заказа; • — направление запроса производителю интересующих импортера товаров; • — объявление торгов с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов; • — направление возможному производителю коммерческого письма о намерениях в ответ на рекламу или информацию; • — направление потенциальному экспортеру коммерческого письма о намерениях вступить в переговоры в ответ на его предложение; • — направление потенциальному поставщику безоговорочного акцепта его предложения.

При выявлении эффективности закупок важно определиться с критериями эффективности. В качестве таковых могут быть рекомендованы следующие параметры: • • • • 1) критерии разработки базы поставщиков: • результаты деятельности по прошлым поставкам; • требование к поставщикам иметь надежные программы качества и делать акцент на постоянное • улучшение качества поставок; использование программ по постоянному • улучшению качества поставок; сертификация основных поставщиков; • обязательства поставщиков по долгосрочному • выгодному ценообразованию; финансовое/управленческое состояние • поставщиков и их состояние в плане трудовых • ресурсов; поддержка и интерес поставщиков к долгосрочным • договорам; • 2) критерии эффективности затрат: • переговоры о цене, приводящие к экономии средств; • использование метода увеличения прибыли путем консолидации объемов закупок; расходы на перевозку; применение принятой стратегии; 3) критерии эффективности логистической структуризации: использование информационных систем; точный, своевременный и эффективный сбор информации; эффективная связь между отделами предприятияпокупателя; использование электронного обмена данными; 4) критерии эффективности логистической организации: бюджеты отделов и реальные расходы; использование критериев оценки постоянного улучшения организации закупок; 5) критерии оценки управления базой поставщиков: контроль результатов поставок; число поставщиков жизненно важных для предприятия; 6) критерий оценки результатов: оценка лицом, принимающим решение (топ-менеджером), которому подчиняется отдел закупок, результатов его деятельности.

Хозяйствующие субъекты в процессе прямого взаимодействия на коммерческих переговорах проходят несколько последовательно осуществляемых этапов: • — подготовка к проведению коммерческих переговоров; • — достижение договоренности о проведении коммерческих переговоров и согласование условий их проведения; • — коммерческая беседа; • — завершение коммерческих переговоров; • — анализ итогов коммерческих переговоров.

Сравнение процессов закупок, основанных на традиционном и логистическом подходе Признаки сравнения Материально-техническое обеспечение традиционный подход логистический подход Основные цели при заключении контракта Минимум закупочной цены, разовые закупки Долгосрочный контракт, высокое качество поставки, оптимальная цена Основные критерии при выборе поставщика Низкая цена, приемлемые условия поставок и качества продукции Надежность поставок, высокое качество продукции Количество поставщиков Возможно множество источников поставки Единственный по каждому виду материальных ресурсов по длительному контракту Параметры поставок Мелкие размеры партий, частые поставки Большие размеры партий, редкие поставки

Сравнение процессов закупок, основанных на традиционном и логистическом подходе Признаки сравнения Материально-техническое обеспечение традиционный подход логистический подход Технология и организация транспортировки График вывоза составляет поставщик. Контролируется своевременность отправки График поставок составляет получатель. Контролируются надежность поставок Контроль входного потока Организует покупатель Входной контроль исключается при гарантиях поставщика Оформление очередного заказа Требует времени и согласований. Изменение параметров поставки вызывает необходимость оформления нового заказа Время и размер заказа согласуются оперативно. В компьютерных сетях возможно безбумажное оформление Упаковка товара Упаковка каждого вида товара может быть индивидуальна. Универсальная кодировка отсутствует Упаковка унифицирована и стандартизирована. Универсальная кодировка (штриховое кодирование и пр. )