ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ И УПОРЯДОЧЕННОСТИ Выполнила Кострова Анастасия гр

ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ И УПОРЯДОЧЕННОСТИ. Выполнила: Кострова Анастасия, гр. 225

Понятие информации и её значение Все коммуникации в организации основаны на получении» обработке» передаче и хранении данных. Данные — это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. Упрощенческая информация - это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения Данные о процессах и явлениях Для общего пользования Информация о требуемых процессах и явлениях Для конкретного специалиста или организации

В современном обществе уровень развития организации определяется не только обеспеченностью сырьем, материалами, оборудованием, финансами и т. д. , но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет эта организация. В любой организации существует информационная среда управления, которая включает: собственно информацию; средства технического обеспечения — компьютеры, телефоны, факсы и др. ; применяемую технологию; организацию документооборота; персонал, занятый управлением информационной средой

Уровни развития составляющих ИСУ (информационная среда управления) должны взаимно соответствовать, при этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс. При большом несогласовании составляющих ИСУ другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.

Основная задача ИСУ — доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время. Если соответствие элементов в ИСУ будет нарушено, то вся система саморазрушается и начинаются трудности, доводящие до отторжения информации. Рано пришедшая информация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительской стоимости. Организационная сторона формирования ИСУ очень важна. Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом ИСУ? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, а не специалист по информатике, знакомый с элементами теорий управления или организации (как это часто и бывает).

Работа с документами без подписей и печатей, высокий престиж делового слова характеризуют высокий уровень управленческих отношений. Задача придания характеристикам управленческой информации измеряемый вид еще не решена. Обычно информацию разделяют на два больших класса: объективную, овеществленную в товаре; субъективную, отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожительство и т. д. ; информация о конкуренте: прайс-листы на продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т. д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.

Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т. д. ). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале. Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочностью, недостоверностью — это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности.

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационная связь).

Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем: отделить ценную информацию от «шумов» ; выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Важное значение имеет работа со слухами. В типичный перечень тем для слухов входит следующая информация: предстоящие сокращения; новые дисциплинарные и экономические меры наказания; изменения в структуре организации; грядущие кадровые перемещения и повышения; I подробности споров руководителей; подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основных метода: воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной бытовой информации; информирование работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т. д. На ряде японских фирм введена должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и тд. Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.

При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий их участники не всё однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее неправильно и даже наоборот (рис. 4. 2). И даже каждый человек в течение рабочего дня непременно находится в областях А, Б и В. Представьте себе, что руководитель вызвал на совещание группу специалистов. В начале совещания руководитель может находиться в области В, а специалисты в областях А и Б, т. е. в течение 24 минут (8 часовх5%) руководитель будет воспринимать информацию от специалистов не так как нужно. Какое он может принять решение? В 5% Б 20% А 75% Диаграмма восприятия информации среди участников собрания А — доля работников, которые все правильно понимают (75%). Б — доля работников, которые не все правильно понимают (20%). В — доля работников, которые понимают все наоборот (5%).

Экономическая информация — это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

Существуют выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации — это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня: информационная избыточность — повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений; субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение; недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации — это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%). Достоверность зависит от следующих факторов: организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации; время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

Достоверность получаемой информации целесообразно разделить на три информационные категории: информационные сообщения, получаемые из источника, о котором вы собираете информацию (информация собирается из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия: каталоги, проспекты, рекламные сообщения, статистическая отчетность, сведения о финансовой деятельности; высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и личных контактах); информация, полученная из независимых источников (такую информацию, можно получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием; в государственных контрольных); информация, полученная из неофициальных источников (информация получается из неофициального общения, называется слухами. Она считается ненадежной информацией, но тем не менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации). Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях: нулевой — информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики; средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) — ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса; высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) — имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения; сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) — связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации — соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80 -100%); нормативный (50— 80%); низкий (менее 50%).

Открытость информации — возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации: секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т. п. ; конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства); публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

Для того, чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности. Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией.

Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде. В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления: информационный обмен с окружающей средой; коммуникации внутри организации.

Информационный обмен с окружающей средой включает: входную информацию; выходную информацию. Входная информация включает следующие виды информации: информацию о структуре рынка (маркетинговая информация); информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций; информацию о социально-экономическом состоянии общества. Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность – это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации и больше вероятность ее устойчивого функционирования (самосохранения). Следствия из закона: 1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация. 2. По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экспоненциально — гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы. 3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Закон действует в трех вариантах: Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. , не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация скорее всего будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку. Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Выявив цель, производят сбор необходимой информации. На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц. Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, по которым нужная информация может быть найдена. Целесообразно в качестве одного из признаков использовать показатель ценности информации, в этом случае особо ценная информация всегда может быть «под рукой» .

Закон информированности-упорядоченности требует от руководителя создания и развития источников информации, организации повышения квалификации сотрудников, внедрения передовых информационных технологий. Кроме того, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность, достоверность), руководитель имеет возможность создания качественного информационного ресурса организации.

Спасибо за внимание!