Южно-Уральский государственный университет Международный факультет Документооборот, администрирование и офисные технологии Преподаватель: Ботов Сергей Геннадьевич
Структура курса 1. Эволюция делопроизводства и офисных технологий. 2. Современные офисные технологии. 3. Управление документами в организации 4. Принципы организации документооборота 5. Автоматизация основных процедур работы с документами 6. Автоматизация процедуры создания или исполнения документа 7. Современные технологии автоматизации бизнес – процессов делопроизводства. 8. Подходы к внедрению систем электронного документооборота 9. Обзор рынка современных систем электронного документооборота. 10. Система электронного документооборота Евфрат Документооборот.
Структура курса 1. Эволюция делопроизводства и офисных технологий n n Эволюция компьютерных предприятий. n 2. История делопроизводства. Классификация ПО. Современные офисные технологии n 3. Самостоятельные доклады студентов по предложенным темам. Управление документами в организации n Документ - основной объект системы управления n Свойства и функции документа, носители документа n Системы документов n Стандартизация и унификация документов n n Нормативные акты и инструктивные материалы в области управления документами. Политика предприятия в области управления документами.
Структура курса 4. Принципы организации документооборота n n n Понятие документооборота. Документооборот как технологический процесс. Потоки документов и их состав. Характеристики и объем документооборота. Состояние современного документооборота, основные проблемы и трудности. Деловая процедура. Процедуры обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Маршрут движения документов. Схема документооборота. Автоматизация движения документов. Шаблоны маршрутов.
Структура курса 5. Автоматизация основных процедур работы с документами n n n n Технология работы с документами. Содержание основных процедур работы с документами. Автоматизация процедур получения и передачи входящих и исходящих документов. Автоматизация процедуры регистрации документов. Электронные регистрационные формы. Автоматизированный контроль исполнения документов. Виды и формы контроля. Электронный архив. Информационно-справочная работа по документам.
Структура курса 6. Автоматизация процедуры создания или исполнения документа n n n n n Реквизиты документа: постоянные и переменные Требования Государственных стандартов к составу реквизитов документов и их оформлению. Расположение основных реквизитов на документе. Автоматизация создания документов. Виды форм (бланков) документов и их реквизиты. Электронный документ. Реквизиты электронного документа. Электронная цифровая подпись. Шаблоны и формы электронных документов Пример построения документооборота в ЮУр. ГУ
Структура курса 7. Современные технологии автоматизации бизнес – процессов делопроизводства. n n n n n Бизнес – процесс и его участники. Документооборот в бизнес - процессе. Управление движением документов. Автоматизация процедур документооборота. Прием электронных документов. Технология массового ввода бумажных документов в информационную базу данных. Хранение электронных документов. Аутентификация пользователей и разделение прав доступа. Технология Workflow. Базовые концепции.
Структура курса 8. Подходы к внедрению систем электронного документооборота n n n n n Выбор системы электронного документооборота, критерии выбора Бизнес – требования к системам электронного документооборота. Требования к надежности системы. Требования к организации хранения документов. Возможности организации работы с документами. Требования к программному обеспечению Методика внедрения ЭДО. Проблемы внедрения ЭДО. Оценка затрат и эффективности от внедрения ЭДО. 9. Обзор рынка современных систем электронного документооборота. 10. Система электронного документооборота Евфрат Документооборот.
Структура курса Практическое изучения работы в системе ЕВФРАТДокументооборот 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Установка системы и основные настройки для предприятия. Создание документа. Регистрация нового документа. Постановка документа на контроль. Задание маршрута прохождения документа. Исполнение документа. Контроль исполнения документа. Поиск документов. Операции по согласованию документов. Выполнение согласования документа. Работа с Дизайнером маршрутов Задания для освоения сетевой работы в системе «Евфратдокументооборот» . Освоение системы «Евфрат-документооборот – Архивариус» .
Информационные материалы 1. 2. 3. 4. 5. Сайт компании «Электронные Офисные Системы» www. eos. ru. Сайт мероприятия DOCFLOW www. docflow. ru. Журнал «BYTE» . Сайт издания www. bytemag. ru. Журнал «IT-Спец» . Сайт издания www. itspecial. ru. Сайты многих компаний-производителей систем ЭДО, например Cognitive Technologies (http: //www. cognitive. ru) 2. Directum (http: //www. directum. ru) 3. Up. Scale Soft (группа компаний "Оптима", http: //www. optimaworkflow. ru) 4. ……………… 1. 6. 7. 8. Документация на пакет «Евфрат-документооборот» Книги и полезные статьи по делопроизводству, обычному и электронному документообороту. (на общем файл-сервере). Материалы по делопроизводству ЮУр. ГУ с сайта www. susu. ac. ru
Темы докладов 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Копировальное и прочее оборудование для тиражирования. Принтеры, плоттеры. Сканеры и обзор полезного ПО с ними связанного. Презентационное и мультмедийное оборудование. Презентационное и мультимедийное ПО. Облачные технологии. Безопасная работа в офисе. Коммуникационное оборудование и средства связи. Обзор ПО для организации обмена данными. ПО для архивации данных, файловые менеджеры, обслуживание системы, работа с CD-DVD. ПО для работы с графикой. Современные офисные пакеты. Обзор форматов электронных документов и ПО для работы с ними. Технологии и ПО для перевода бумажных документов в электронные. Функциональные обязанности системного администратора. Электронно-цифровая подпись. Системы штрихкодирования и RFID меток.
Эволюция делопроизводства n Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. n История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления. n Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство.
Эволюция делопроизводства На Руси деловые документы появились в Х веке. XI век - свод законов Киевской Руси «Русская правда» . XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов. Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Вид документа – свиток. Тип документов – грамоты, наказы, приговоры, челобитные, отписки. При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу. В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т. е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.
Эволюция делопроизводства В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т. е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины. В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний", согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений. В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.
Эволюция делопроизводства С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново. К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов. В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.
Эволюция делопроизводства В 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма. В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70 -80 -х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70 -х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.
Эволюция компьютерных предприятий Схема эволюции компьютеризации и делового программного обеспечения
Эволюция компьютерных предприятий Схема ВЦ с централизованной вычислительной архитектурой Персональные компьютеры позволили автоматизировать рабочее место любого сотрудника предприятия Пример одноранговой сети
Эволюция компьютерных предприятий Сеть с выделенным сервером Клиентские и серверные приложения могут быть установлены на одном компьютере, а могут и на разных машинах, объединенных по сети
Эволюция компьютерных предприятий Современные предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью глобальной сети Интернет Локальные(LAN), городские (MAN) и глобальные(WAN) сети
Классификация ПО Системное ПО Операционные системы — общего назначения, реального времени, сетевые ОС, встраиваемые Загрузчик операционной системы Драйверы устройств Программные кодеки Утилиты Программные средства защиты Криптошлюзы Средства аутентификации Средства мониторинга и аудита Сканеры защищённости Средства разграничения доступа Системы криптографической защиты, шифрования и ЭЦП Антивирусные программы Антиспамовые программы Межсетевой экран Инструментальное ПО Средства разработки программного обеспечения — среды разработки (в том числе RAD), SDK Системы управления базами данных (СУБД) — реляционные (например, DB 2, Informix, Interbase, Firebird, Microsoft SQL Server, My. SQL, Oracle Database Postgre. SQL), обьектноориентированные, иерархические, сетевые.
Классификация ПО Прикладное ПО Офисные приложения Текстовые редакторы Текстовые процессоры Табличные процессоры Редакторы презентаций Корпоративные информационные системы (MRP, MRP II, ERP) Бухгалтерские программы Системы CRM Системы SCM Системы Управления проектами (Project Management) Системы автоматизации документооборота (EDM-системы) Системы управления архивами документов (DWM-системы) Корпоративный портал Системы проектирования и производства Системы автоматизированного проектирования (САПР, CAD-системы) CAE-системы CAM-системы PDM-системы PLM-системы АСУТП (Системы SCADA) АСТПП (Системы MES) Системы логистической поддержки изделий Системы анализа логистической поддержки (LSA-системы) Системы создания ИЭТР (IETM)
Классификация ПО Системы обработки и хранения медицинской информации Система передачи, обработки, хранения и архивации изображений Радиологическая информационная сеть (РИС) Госпитальная информационная сеть (ГИС) Научное ПО Системы математического и статистического расчёта и анализа Системы компьютерного моделирования Прочие системы Геоинформационные системы (ГИС) Системы поддержки принятия решений (СППР) Клиенты для доступа к интернет-сервисам: электронная почта веб мгновенная передача сообщений чат-каналы IP-телефония P 2 P обмен файлами потоковое вещание Банк-клиент Мультимедиа Компьютерные игры Музыкальные редакторы Графические редакторы Видео редакторы Мультимедиа проигрыватели
Управление документами в организации 1. Основные определения Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Информация - совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса. Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения. Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др. ). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Управление документами в организации 1. Основные определения (продолжение) Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Документы выполняют ряд важных функций: • информационную: являются носителем и источником информации; • управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; • правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели; • коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами; • учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; • социальную, культурную и историческую
Управление документами в организации 1. Основные определения (продолжение) Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационнораспорядительной документации. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Управление документами в организации 1. Основные определения (продолжение) Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.
Управление документами в организации 1. Основные определения (продолжение) Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур). Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Управление документами в организации 1. Основные определения (продолжение) Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота- число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период. Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение. Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.
Управление документами в организации 1. Основные определения (продолжение) Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения. При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел — отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.
Управление документами в организации 1. Стандарты документооборота 1. 2. 3. 4. 5. 6. ГОСТ Р 6. 30 -2003 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО -РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» . Федеральный закон от 20. 02. 95 № 24 -ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”. Федеральный закон от 27. 12. 02 № 184 -ФЗ “О техническом регулировании”. ГОСТ Р 51141 -98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93.
Управление документами в организации • серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис; • письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал; • неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма; • письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства; • неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.
Управление документами в организации
Управление документами в организации • оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис; • подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса; • адресовано именно нашей организации; • зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем; • доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо. • известно, на чье имя писать ответ
Управление документами в организации Целесообразность применения реквизитов документа Состав реквизитов документа Пример Обоснование Примечание ЗАО "Прогресс" Позволяет установить организационно-правовую форму и наименование организации-автора документа Реквизит, придающий документу юридическую силу Справочные данные об организации Весенняя ул. , д. 65, Москва, 123456. Тел. : (095) 123 -45 -67, факс: (095) 123 -45 -68. E-mail: progress@progress Указывает средства коммуникации, которыми располагает организацияавтор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней Код организации (реквизит 04) ОКПО 0224578 Основной государственный номер юридического лица (реквизит 05) ОГРН 1037700480795 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) ИНН/КПП 7706022150 / 772001001 Наименование организации (реквизит 08) Идентифицирующие признаки организации-автора. Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе
Управление документами в организации Целесообразность применения реквизитов документа Дата документа (реквизит 11) 20. 04. 2004 Позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организацииавтора за достоверность информации и подлинность документа. Обеспечивают ведение организацией-автором информационно-поисковой и справочной работы Реквизит, придающий документу юридическую силу Регистрационный номер документа (реквизит 12) № 01 -20/527 Адресат (реквизит 15) Генеральному директору ЗАО "Каскад" Б. В. Морозову Обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки О приобретении офисной мебели Позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организациейавтором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа) Заголовок к тексту (реквизит 18)
Управление документами в организации Текст документа (реквизит 20) Отметка о наличии приложения (реквизит 21) Подпись (реквизит 22) Отметка об исполнителе (реквизит 27) Текст Основной реквизит документа. Позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора Реквизит, придающий документу юридическую силу Приложение: в 1 экз. Дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов Коммерческий директор (подпись) Е. П. Грачев Позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, полномочным принимать решения Реквизит, придающий документу юридическую силу Л. М. Трушина 765 -43 -21 Позволяет установить лицо, являющееся автором текста документа. Дает возможность оперативно регулировать возникающие вопросы, обращаться за дополнительной информацией и уточняющими сведениями
Управление документами в организации ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД) ЗОНА ДОКУМЕНТА – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
Управление документами в организации
Управление документами в организации Вывод Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6. 30 -2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает локальный (собственный) нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д. ), регламентирующий стандартные правила оформления организационнораспорядительных документов. Рекомендация Целесообразно включить в организационный документ формуляры или унифицированные формы документов, образцы, примеры и т. д. В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.
Принципы организации документооборота Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки документов: • входящих (поступающих из других организаций), • исходящих (отправляемых в другие организации), • внутренних (созданных и действующих в пределах организации). Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = Увх. + Уисх. + Увн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
Принципы организации документооборота Движение входящих документов Схема движения входящих документов
Принципы организации документооборота Экспедиционная обработка документов Проводится экспедицией или секретарем. Основные функции экспедиционной обработки: 1) Проверка правильности доставки, оформления, сохранности и целостности вложений, читаемости всех листов. 2) Вскрытие и уничтожение конвертов. 3) Проставление даты поступления и, если необходимо, учетного порядкового номера. Предварительное рассмотрение. Сортировка. При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы: 1. Документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ; 2. Документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации. Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ Например: Проекты документов, Поздравления, Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции и т. д. Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т. д. Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т. д. ). Прейскуранты (прайс-листы). Финансовые документы (подлежат учету в бухгалтерии).
Принципы организации документооборота Распределение • Зарегистрированные документы распределяются на две группы: 1) документы, которые должны быть представлены руководителю (с точки зрения важности содержания, сложности и новизны поставленных вопросов, авторства (государственные и вышестоящие организации), срока исполнения) + все необходимые сопутствующие материалы. 2) документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности. • Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. • Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией. • Периодически руководителю дается обзорная справка (о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение. Перераспределение. На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т. е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.
Принципы организации документооборота Движение исходящих документов 1. Составление проекта документа и его изготовление; 2. Согласование (визирование); 3. Подписание; 4. Утверждение (если необходимо); 5. Регистрация; 6. Экспедиционная обработка; 7. Сортировка по способам отправки; 8. Отправка. Изготовление • Документ должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р 6. 30 -2003 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов. • Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста). • Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица. • Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией или при ее отсутствии секретарем.
Принципы организации документооборота Экспедиционная обработка В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления: • наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ); • наличие печати (если она необходима); • наличие даты и регистрационного номера; • правильность адресации; • наличие всех страниц и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Сортировка После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки: • документы, отправляемые по почте; • документы, отправляемые по факсу; • документы, отправляемые с курьерами.
Принципы организации документооборота Отправка Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А 4 не складывают. Вся корреспонденция должна быть отправлена заказными письмами. Движение внутренних документов Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
Принципы организации документооборота РЕГИСТРАЦИЯ Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно! И у каждого типа потоков (входящие, исходящие и каждый вид внутренних) - свои системы порядковых номеров. Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Существует три вида регистрационных форм: • журнал регистрации, • регистрационно-контрольная карточка и • системы электронного документооборота.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота Журнал регистрации входящей корреспонденции Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09, 10 реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т. д. ). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30. 09. 99 директору) и перераспределения, т. е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Принципы организации документооборота Журнал регистрации исходящей корреспонденции Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т. д. ). В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.
Принципы организации документооборота Журнал регистрации внутренних документов Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т. д. ). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27. Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т. д. Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01 -20/156, где: 01 -20 - номер дела по номенклатуре дел; 156 - порядковый регистрационный номер. Например: СЗ-5 -125, где: СЗ – индекс вида документа (индекс служебной записки), 5 – индекс подразделения (Управление сбыта), 125 – порядковый номер
Принципы организации документооборота Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников. (Типовые регламенты федеральных органов власти - 2005 год). Выделяют два вида контроля: – контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручения и осуществляемый, как правило, самим руководителем организации / структурного подразделения; – контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Принципы организации документооборота Контроль за исполнением поручений Основные этапы контроля за исполнением поручений: 1. Постановка поручения на контроль. 2. Проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей. 3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения. 4. Снятие поручения с контроля. 5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений. Способы контроля за исполнением поручений: – ручной способ, который осуществляется с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки; – автоматизированный способ, который может использоваться с применением программных продуктов (MS Excel, MS Access, СЭД). Кто будет контролировать? Наиболее рационально контроль за поручениями высшего руководства, в том числе руководителей вышестоящей организации, возложить на службу ДОУ (секретаря), а контроль за поручениями руководителей подразделений – на сотрудников этих подразделений, ответственных за ведение делопроизводства.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота Основные этапы контроля за исполнением поручений Для первого этапа: постановка поручения на контроль нужно регламентировать следующие процессы: 1. Перечень поручений, которые подлежат контролю. (ДОУ – руководители структурных подразделений – вышестоящие руководители). 2. Типовые сроки исполнения поручений. 3. Срок, в течение которого информация о поручении заносится в регистрационно-контрольную форму. 4. Правила заполнения регистрационно-контрольной формы: какие сведения должны вноситься в РКФ при постановке поручения на контроль и кто обязан осуществлять данные действия.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота Для организации второго этапа проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей необходимо определить и затем регламентировать следующие процессы: 1. Период времени, в течение которого поручения должны передаваться исполнителю. 2. Форму передачи исполнителю информации о поручении и документа, на основании которого создано поручение. 3. Сотрудников, ответственных за передачу поручений исполнителю. 4. Каким образом будет подтверждаться факт получения исполнителем поручения.
Принципы организации документооборота Для организации третьего этапа предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения необходимо регламентировать следующее: При ручном способе контроля : 1. Обязанность контролера формировать напоминания о контрольных поручениях. 2. Сроки подготовки напоминаний, форму напоминания и способ передачи напоминаний исполнителям. 3. Обязанность исполнителя своевременно представлять контролеру информацию о ходе исполнения поручения, а также ответственность исполнителя за правильность предоставленной информации. 4. Обязанность контролера вносить полученную информацию о ходе исполнения поручений в регистрационно-контрольные формы и срок, в течение которого он должен это делать. 5. Обязанность ответственного исполнителя подготавливать докладную записку на имя руководителя в случае невозможности исполнения поручения к установленному сроку, время подготовки данной докладной записки и ее содержание.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота Для организации четвертого этапа Снятие документа с контроля необходимо регламентировать следующее: 1. Порядок предоставления руководителю отчета об исполнении его поручения и подготовленных в процессе исполнения документов. 2. Обязанность контролера вносить в регистрационно-контрольную форму информацию о снятии поручения с контроля и итоговые сведения об исполнении, а также срок выполнения данной работы. 3. При необходимости – обязанность контролера доводить до исполнителей информацию о снятии поручений с контроля, а также срок выполнения данной работы. 4. Обязанность оформления на документе реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и сотрудника, обязанного осуществлять данную функцию.
Принципы организации документооборота Для организации пятого этапа Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений необходимо регламентировать следующее: 1. Обязанность контролеров формировать отчеты об исполнении поручений и предоставлять их руководству. 2. Период формирования отчетов об исполнении поручений. 3. Перечень отчетов об исполнении поручений, а также их форму.
Принципы организации документооборота
Принципы организации документооборота
Скачать презентацию Южно-Уральский государственный университет Международный факультет Документооборот администрирование и
ЭДО и ОТ.ppt