“Хаттың түрлері” • • • Жазулы реті: 1. Баяндау хат 2. Ілеспе хат 3. Ұсымыс хат 4. Кепіл хат 5. Өтініш хат 6. Қызметтік хат 7. Жолдама хат 8. Сенім хат 9. Түсінікхат 10. Іскерлік хат
Баяндау хат – ақпаратты анықтамалық түрдегі құжат. Хатты жазушының қандай да бір сұрақты немесе дәлелдемені баяндау кезіндегі өзінің ұйымның басшысына немесе жоғарғы кәсіпорынға жазған шешімдері мен пікірлері болуы мүмкін. Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттары ақпараттық және есептік болып бөлінеді. ІШКІ БАЯНДАУ ХАТТЫҢ деректемелері (реквизиттері): - құрылымдық бөлімнің аты – құжаттың авторы: - құжаттың түрі – БАЯНДАУ ХАТ: - уақыты, нөмірі ( міндетті түрде емес): - мекен – жайы: - бұрыштамасы: - мәтіні: - қосымшасы (егер бар болса): - қол қою: - орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.
Ілеспе хат адресатқа құжатпен бірге оны орындау жөніндегі қосымша түсінік беруді талап ететін жағдайда жазылады. Онда негізгі құжат не үшін жіберілді, онымен не істеу керек және оны қанша мерзімде орындау қажеттігі көрсетіледі. Ілеспе хаттың мынандай түрлері жиі кездеседі: — мағлұмат үшін; — уағдаластық бойынша; — келісу (ақылдасу) үшін; — қарау үшін; — жауап беру үшін; — Сіздің хатыңызға орай; — шара қолдану үшін; — қайтаруды сұраймыз
Ұсыныс хат– қызметкерді белгілі бір қызметке ұсыну жөнінде басшыға жазылған хат. Ұсыныс хаттың құрылымы: • бланктің штамп реквизиттері; • мекеменің толық аты; • мекеме басшысының қызметі, аты-жөні, тегі • мәтін • ұсыныс хат иесінің қызметі, қолы, аты-жөні тегі. Штат бірлігін көбейту туралы • (қала) қаласы (лауазымы) (аты-жөні) • Экономика және бюджетті жоспарлау басқармасына берілген (жыл) жылға арналған штаттық кесте жобасында мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімінің бөлінуі қаралмаған. • Мұның себебі (жыл) жылға арналған штаттық бірлік өсімінің қаралмағандығы болып отыр. Білім және спорт қосымша бөлімін құру үшін мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімін бөлудің есебінен үш қосымша бірлік қажет. Берілген штат саны есебінен бөлім құру әрбір қызметкердің жұмыс көлемі лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленгендіктен және штаттық бірлікті қысқарту қызметкерлерге қосымша жүктеме түсіретіндіктен мүмкін болмай отыр. Қазіргі уақытта аппарат бойынша маман тапшылығын ескерсек, жоғарыда аталған жайттар жағдайды күрделендіруі мүмкін. Осыған байланысты Сізден штат кестесін үш бірлікке көбейту туралы мәселені шешуді өтінеміз. (лауазымы) (аты-жөні)
Өтініш – жазбаша, ресми түрде баяндалған, өтіну, өтініш білдіру, сұрау туралы ресми құжат. Өтініш мәтінінде жұмысқа алу туралы үміткердің тілегі баяндалады, мамандығы, кәсібі, біліктілігі мен өзі сұрап отырған қызмет түрі көрсетіледі. Өтініш қолмен жазылады және төмендегідей деректемелерден тұрады: қабылдаушы (кімге); авторы, автордың мекен жайы; құжаттың түрі (өтініш); мәтіні; өтініш иесінің қолы; жазылу мерзімі. Өтініште «кімнен» деген үлгідегі көрсеткіштер жазылмайды, сондай-ақ «Сізден өтініп сұраймын» , «алдын ала рахмет айтамын» , «соған қоса» және т. б. архаизмдер қолданылмайды. Өтініш А 4 форматтағы қалыпты қағаз парағына толтырылады. Өтініш жазылатын негізгі жағдайлар: - оқуға түсу; - жатақханадан орын сұрау; - сынақ, емтиханды қайта тапсыруға рұқсат сұрау; - академиялық демалыс сұрау; - сырттай бөлімге ауысу; - басқа жоғары оқу орнына ауысу; - отбасы жағдайына байланысты демалыс сұрау; • жұмысқа қабылдау; • жұмыстан босату: • басқа жұмысқа ауыстыру; • кезекті демалыс сұрау; • кезектен тыс демалыс сұрау; • материалдық көмек сұрау; • жалақыны көтеру туралы өтініш айту және т. б.
Іс қағаздары • • • Іс қағаздары — адамның күнбе-күнгі өмірінде жиі қолданылатын ресми құжаттар. Іс кағаздары, яғни ресми құжаттар: өтініш, өмірбаян, хаттама, міндеттеме, бұйрық, жарлық, қаулы, қолхат, анықтама, сенімхат, акт, шарт, қатынас, мінездеме. т. б. Бұлар бір түрде, біркелкі қалылтасқан үлгі бойынша жазылады. Сондықтан олар ресми құжаттар деп аталады. Бұлардың бәрін бірдей деп те айта алмаймыз. Аздаған айырмашылықтары да бар. Сондай айырмашылық іс қағазының кімге арналғаны, не үшін жазылғаны, жіберілетін жері және адамы, жазылғанның мазмұнына, соған орай тілек-мақсат, қорытынды пікір, ұсынысталаптарға байланысты жазылады. Іс қағаздарын дұрыс, сауатты қазақша жаза білу үшін мынадай міндеттер қойылады: — көп жаттығу; — айтатын, жазатын мәселені егжей-тегжейіне дейін білу; — жазатын мәселені жалаң, жаттанды, желөкпе сөздермен жазудан аулақ болу; — өз ойыңдағыны жүйелі баяндау; — жазатын ойыңды рет-ретімен баяндап, терең үғындыру қажет, т. б. Демек, күнделікті өмірде іс қағаздырының керек болмайтын жері жоқ. Сондықтан әр адам іс қағаздырын өз тілінде және қазақша сауатты жаза білуі керек. Хат басқару байланысыкың негізгі құралы болып табылады. Хабар-ошар алысу мекеме құжаттары жалпы көлемінің 80 процентін құрайды.
Сенімхат • • • • Сенімхат (ағылш. warrant; power of attorney; proxy; — сенім білдірушінің өз атынан өкілдік ету үшін екінші тұлғаға берген жазбаша уәкілдігі. С. жазбаша нысанда және нотариаттық куәландыру арқылы жасалынады. Егер сенімхат мүлікті басқару үшін және нотариаттық куәландыруды талап ететін мәміле жасауға берілсе, оны міндетті түрде нотариат куәландыруға тиіс. Сенімхаттың мерзімін сенім білдіруші өзі белгілейді, бірақ заң бойынша ең ұзақ мерзім — 3 жыл. Сенімхатта мерзімі көрсетілмесе, толтырылған күнінен бастап 1 жыл мерзімге жарамды болып саналады. Сенімхат мынадай әрекеттер жасау үшін берілуі мүмкін: 1) мәміле жасау; 2) акционердің атынан қоғамның жиналысына қатысу; 3) белгіленген уақыт ішінде сенім білдірушінің атынан әрекет ету; 4) сенім білдірушінің мүліктік кешенін басқару, т. б. Сенімхат мына негіздер бойынша тоқтатылады: 1) мерзімінің өтуі; 2) көзделген әрекеттің орындалуы; 3) Сенімхат беруші тұлғаның cенімхат күшін жоюы; 4) Сенімхат берілген адамның одан бас тартуы; 5) Сенімхат берілген заңды тұлғаның таратылуы; 6) Сенімхат берген не алған адамның қайтыс болуы немесе әрекет қабілеттілігі жоқ, шектеулі не хабар-ошарсыз кетті деп танылуы.
Іскерлік хат • • • • Іскерлік хат – кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады. Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн. Қызметтік хаттар – бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу үшін жасалады. Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық (наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т. б. болады. Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т. б. тұрады. Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған. Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламация хатқа қоса берілетін акті, анықтама және т. б. түріндегі құжаттармен расталуы тиіс. Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады. Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті түсіндіру сұралады. Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі 1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы бланктен айырмашылығы онда кәсіпорынның почталық және банктік деректемелері болады. 2. Қызметтік хаттың құрамынадай деректемелер кіреді: — адресат; — күні; — құжаттың индексі; — мәтіннің тақырыбы; — мәтін; — қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);