Характеристики ИСМ Базовые элементы интегрированных систем

Характеристики ИСМ

Базовые элементы интегрированных систем • Оптимальная работа, использование и развитие интегрированных систем менеджмента связаны со знанием ряда данных, которые сгруппированы посредством совокупности так называемых основных элементов: общих, определяющих и элементов управления

Основные элементы, которые описывают любую ИСМ Формирование ИСМ Необходимость ИСМ ОБЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ Структура ИСМ Параметры ИСМ Аспекты ИСМ ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ Измерения ИСМ Подтверждение ИСМ Управление ИСМ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Формирование ИСМ • Интегрированные системы менеджмента могут формироваться спонтанно, создаться сознательно или быть комбинацией этих двух видов.

Спонтанное формирование ИСМ • Данный вид формирования является следствием естественного развития любой успешной организации. • Существует три основных типа: 1. Развитие исключительно внутри самой организации; 2. Развитие путем интеграции двух организаций; 3. Их комбинация Формирование ИСМ ОБЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ

Сознательное формирование ИСМ • Подразумевает наличие руководства, способного планировать, внедрять и развивать интеграцию и связывать проекты, процессы и системы между собой; • Особое внимание уделяется тому, чтобы каждая подсистема качественно выполняла свои достижения нужного уровня элементов общей интегрированной системы менеджмента; • В этом случае при возникновении ИСМ оптимально используются все ресурсы, минимизируются расходы и достигаются максимальные результаты.

Комбинация двух • Комбинация двух заранее приведенных видов ИСМ встречается чаще всего; • Никогда не является оптимальной; • Однако, лучше спонтанного вида интеграции, либо плохо осуществленного сознательного соединения.

Цель ИСМ • Основную цель ИСМ можно представить в виде следующих составляющих: Достижение основных целей всех входящих в нее подсистем и общих целей системы Участие в реализации проектов Поддержка управления процессами

• 1. Каждая подсистема, из которых состоит ИСМ на основе ISO 9001, имеет свои специфические задачи; • 2. Основная цель самой ИСМ – поддержка системы управления и основных процессов; • 3. Существование и развитие каждой организации – непрерывный ряд проектов; • 4. Надлежащее управление, координация и мониторинг процессов- одна из основных задач ИСМ. Необходимость ИСМ ОБЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ

Структура ИСМ • Под структурой ИСМ подразумевают основные данные о подсистемах, которые ее составляют, процессах и ресурсах; • Структуру характеризуют история развития системы и ее подсистем, внутренняя организация и компоненты, а также все окружение Структура ИСМ ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ

Основное допущение существования ИСМ Структура ИСМ ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ • Основное допущение существования ИСМ состоит в том, что всегда, во всяком месте и времени она выступает как единая система - не зависимости от фактической деятельности каждой отдельной подсистемы

Параметры ИСМ • Характеристики или параметры ИСМ представляют собой ряд данных, которые ее описывают и определяют; • Каждую систему характеризуют тир аспекта: -материальный, -энергетический, -информационный Параметры ИСМ ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ

В описании любой ИСМ некоторыми из основных параметров(характеристик) являются: • Границы; • Собственность(кому принадлежит); • Основное допущение; • Взаимные связи; • Количественные параметры; • Качественные параметры; • Управляемость и чувствительность; • Стабильность; • Гибкость и др.

Количественные параметры ИСМ • Количественными параметрами ИСМ являются показатели, которые описывают главные измеримые и/или узнаваемые величины ИСМ; • Количественных параметров очень много, некоторые из них представлены на схеме: границы требования вход Система ресурсы окружение выход цели

• Требования, которые предъявляются к системе, зависят от многих факторов и потребностей организации, а также от ее возможностей. Требования определяют вид входа в систему; • Цели всегда измеримы посредством видимых улучшений и получения дополнительной ценности. Достигаются цели путем осуществления желаемых выходов(результатов); • Границы системы определены структурой, назначением, возможностями и потребностями организации. Границы отделяют систему от окружения ; • Ресурсы – это описание того, что необходимо для существования систем(человеческие ресурсы, инфраструктура, финансы, энергия и т. д)

Качественные параметры ИСМ • Качественными параметрами ИСМ являются такие данные, которые описывают эффективность и качество ИСМ (часто выраженные посредством количественных данных и отношений)

• Качество любой системы проще всего описать с помощью нескольких количественных параметров, приведенных в виде отношений, процентов и т. д. Некоторые из самых важных параметров: • Соотношение получения дополнительной ценности организации с участием и без участия ИСМ; • Состояние отдельных областей (качество, ОС, все виды безопасности)с ИСМ или без нее; • Совершенствование бизнес- и других показателей после введения отдельных подсистем и их интеграции в единую систему; • Изменение конкурентоспособности на рынке после внедрения ИСМ; • Улучшение всех процессов организации в корреляции со всей системой; • Уменьшение всех видов расходов; • Соотношение удовлетворенности заинтересованных сторон в случае, когда действуют отдельные подсистемы и когда мы имеем ИС

Передаточная функция системы • Передаточной функцией системы является соотношение определенного входа(возмущения)и соответствующего выхода(отзыва); • Назначение передаточной функции- представление о поведении системы в разных возможных ситуациях

1 4 вход Интегрированная система менеджмента выход 2 вход выход 5 Интегрированная система менеджмента выход Интегрированная система менеджмента вход выход 6 3 Интегрированная система менеджмента вход Интегрированная система менеджмента выход Интегрированная система менеджмента вход выход

Документация ИСМ ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ Аспекты ИСМ ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ • Документация ИСМсоставная часть документации всей организации; Документация ИСМ имеет два важных компонента и решает две задачи : • Интеграцию документации всех подсистем с сохранением их идентичности; • Создание собственного вида полной пирамиды документации

Стратегия, Политика, Руководство I система подсистемы Процедуры и процессы Другая документация (документы и записи) II III Книга процессов Законы, нормы, регламенты, стандарты

Значение правового аспекта для ИСМ • Действие ИСМ и всех ее частей постоянно и тесно связано как с внутренней деятельностью в организации, так и с окружающим миром. Все эти отношения опираются на сложную сеть национальных законов, стандартов, директив и правил – одним словом, на действующее законодательство, которого следует точно придерживаться.

ИСМ должна соответствовать всем правовым аспектам своих подсистем. Основным требованием, связанным со всеми видами интеграции и соответствующей правовой основой, является то, что все правовые аспекты должны приниматься во внимание с первой минуты, начиная с планирования и разработки процесса, проекта и системы.

Роль и значение социальнопсихологического компонента • Люди, работающие в ИСМ и всех ее подсистемах, должны представлять лишь ядро всей интеграции. Если в каждой из подсистем не господствует командный дух и если все команды не действуют заодно, тогда результаты ничтожны, а конфликты запрограммированы; • Социально-психологический компонент никогда не является результатом случая или неудачи: работа с людьми- это всегда совокупность знаний, образования, правильного руководства, общих целей, чувства долга, прав и обязанностей и обязательно минимально необходимого таланта.

Измерение и мониторинг ИСМ • Эффективное применение ИСМ подразумевает своевременное получение минимального набора необходимых точных данных (измерение) и постоянный надзор над всеми жизненно важными элементами (мониторинг) Измерения ИСМ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

• Должны быть известны все критические точки во всякой подсистеме; • Следует обратить внимание на область соединения подсистем; • Должны быть известны все критические точки всей системы; • Измерительные методы и техники должны соответствовать системе; • Должны быть установлены показатели для измерения и мониторинга; • Показатели должны быть актуальны, точны и правильно истолкованы; • Измерения и мониторинг должны быть эффективны

Одни из важных измерений, необходимых для мониторинга: • • • Состояние текущих проектов; Состояние существующих процессов; Реализация предусмотренных целей; Соответствие работы системы менеджмента; Соответствие функционирования основных процессов; Сбор данных о возможных отклонениях; Контроль за выполнением корректирующих действий; Верификация всех возможных действий; Валидация всех важных действий; Управление ресурсами

Контроллинг • Контроллинг является комплексной системой мониторинга всех существенных финансовых данных организации. • Без контроллинга невозможно определить стоимость и оправданность ведения процесса, проекта, системы.

Информация о действительном финансовом состоянии организации при контроллинге достигается посредством анализа следующих областей, связанных с денежными потоками и всем, что с ним происходит: • • Планирование; Материальный учет; Бухгалтерский учет; Состояние бюджета; Соотношение прибыли и убытков; Ликвидность; Ревизии и т. д.

• Контроллинг, правильно осуществленный и истолкованный, дает возможность следить за состоянием каждой подсистемы и всей системы посредством их финансового отражения, и, что важнее всего, своевременно отреагировать в любой момент с минимальным опозданием.

Верификация. Валидация. • Верификация означает совпадение планов и проектов с полученными результатами, а валидация показывает, в какой мере результаты соответствуют желаниям и заданным целям.

Верификация • Это постоянный процесс на всех этапах реализации проекта; • Верификация означает подтверждения или неподтверждение того, что создается или что уже создано; • Верификация не решает проблему появления ошибки и отступления от планов – в лучшем случае она позволяет установить, что в процессе и проекте что-то не в порядке

Валидация • Процедура, направленная на подтверждение или неподтверждение окружением ценности всего проекта, для которого он предназначен (покупатели, рынок); • Валидация всегда является решающим подтверждением правильности процесса, проекта и системы. + Рынок 0 - Реакция