www. ibs. ru Система управления реализацией Стратегии информатизации АО «Новый университет Астаны»
Офис управления программой Назначение Офиса управления программой повысить эффективность управления, координации и мониторинга проектов, выполняемых в составе программы, с применением современных методов управления проектами и информационных технологий. Функции и задачи Офиса управления программой § Централизованное управление работами по различным направлениям Программы § Информационное сопровождение Программы § Нормативно-методическое сопровождение Программы § Предоставление квалифицированного персонала в проекты Программы для выполнения содержательных работ 2
Принципы формирования Офиса Основные структурные блоки Офиса: § Рабочие органы управления программой – коллегиальные органы, состав которых формируется из представителей различных заинтересованных сторон проектов программы, принимающих основные технические и управленческие решения. § Постоянная штатная структура Офиса – службы, укомплектованные специально выделенным персоналом, осуществляющим координацию и поддержку управления программой. 3
Структура управления Программой Рабочие органы управления Программой Управляющий комитет Программы Рабочая комиссия Экспертный совет Группы управления программами Группы управления проектами Постоянная штатная структура Офиса Административнотехническая группа Руководитель программы Ресурсная группа Группа поддержки закупок Секретариат Проектные команды исполнителей Проект № 1 Проект №N Группы управления программами Рабочие группы 4
Нормативно-методическое обеспечение Офиса Проектные процедуры Регламентные процедуры, осуществляемые периодически: Пример процедуры § Включение проекта в состав Программы § Планирование работ Программы § Контроль исполнения, анализ и регулирование Программы § Оперативное планирование встреч и заседаний § Приемка отчетных документов и завершенных работ Событийные процедуры, выполняемые по факту возникновения, какого либо события в ходе проекта: § Внесение изменений в утвержденную документацию § Управление проектными отклонениями 5
Нормативно-методическое обеспечение Офиса Роли и функции Должностные инструкции и требования к персоналу Офиса: § Руководитель Программы § Заместитель руководителя Программы § Координатор программы § Международный эксперт § Эксперт § Секретарь Руководитель Программы : § Непосредственная организация выполнения работ по проектам Программы и координация всех направлений работ § Управление проектами Программы в объеме принятого бюджета и контроль соответствия объемов проектных работ по контрактным обязательствам, § Организация утверждения и приемки отчетных материалов и систем. § Техническое и административное обеспечение деятельности Офиса управления Программой; § Совершенствование проектных процедур 6
Нормативно-методическое обеспечение Офиса Управленческая документация Состав управленческой документации Программы : § Журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, § Журнал регистрации документов, проходящих согласование, § Описание проектного риска, журнал регистрации рисков, § Описание проблемы, журнал регистрации проблем, § Запрос на изменение, журнал регистрации изменений, § Проектное решение, § Экспертное заключение, § Сопроводительная записка, § Повестка дня, § Протокол совещания, § Отчет о текущем статусе проекта, § Сводный отчет статусе Программы 7
Техническое обеспечение Офиса Инфраструктура Офиса управления Программой должна обеспечивать эффективные коммуникации членов команды управления Программой за счет оптимальным образом организованной среды для § осуществления управленческих функций, § проведения совещаний, § ведения переговоров с партнерами, § хранения проектной документации. Инфраструктура Офиса включает § помещение, § информационные системы, § средства коммуникаций, § оргтехнику. 8
Финансовая модель Офиса 9
Спасибо за внимание! 10
Скачать презентацию www ibs ru Система управления реализацией Стратегии информатизации
Часть 4. Продолжение-3. Кейс Новый университет Астаны.ppt