Workshop DINI-AG Informationsmanagement Leistungszentren für Forschungsinformation —

Workshop DINI-AG Informationsmanagement „ Leistungszentren für Forschungsinformation“ - Essen 17. 6. 2003 DFG-Projekt i³ - sic! Integrierte Informationsinfrastruktur - service information communication! Von i³sic zu i²m! Hans-Joachim Wätjen (Univ. Oldenburg) www. uni-oldenburg. de/projekti 3 sic DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 1 von 30

Was Sie erwartet. . . • • • Ausgangslage: Ausland, Deutschland, Oldenburg Was will die Uni Oldenburg? Wo stehen wir - was wurde im Projekt bisher getan? Was wollen die Nutzer? Wie soll mit der Wissenschaft kooperiert werden? Welche Verbesserungen bringt die Integration? Was ändert sich bei der Leitung? Wie wird die integrierte Einrichtung gesteuert und kontrolliert? Wie wird das Personal beteiligt? Was machen wir mit dem DFG-Geld? DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 2 von 30

Ausgangslage Organisationsstrukturen Kooperation – Konvergenz – Integration im Vergleich: • UK: 50 % der Univ. „convergance“ von RZ + Bibl. +. . . • USA, Australien etc. : „integration“ an zahlreichen Univ. • D: viele Kooperationsbeispiele, nur wenige integrierte wie KIZ Uni Ulm, IRC IU Bremen, IKMZ TU Cottbus und einige wenige FH (Zittau/Görlitz, SKIM Lippe/Höxter. . . ) seit 1. 6. 2004 auch Uni Oldenburg: ZE für Integriertes Informationsmanagement (i²m) = provisorischer Name wird im Sommer geändert DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 3 von 30

Was ist Integration? „(i) „fully converged at all levels, with service delivery from integrated service points using multiskilled staff (ii) an integrated management structure, but service delivery and operational management from separate service points (iii) separately managed services under the coordination of a single senior officer (usually at Pro-Vice-Chancellor/Re-gistrar/Vice. Provost level), sometimes with a title such as 'Director of Information Services'. “ Lewis, M. ; Saxton, C. : The fully monty. Two mutually incompatible views of organisational convergance. . . – EDUCAUSE 2000 Nashville. http: //www. educause. edu/ir/library/pdf/EDU 0007. pdf „It‘s difficult to merge the different cultures of cardigans, suits, and anoraks!“ O-Ton eines Bibliothekars in Nottingham DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 4 von 30

IST-Organisation bis Juni 04 DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 5 von 30

IST-Situation • zunehmender IT-Einsatz in Lehre, Studium, Forschung u. Verwaltung: - E-Learning - E-Publizieren - E-Management von L&F, Verwaltung. . . • IT-Einsatz und DL-Einrichtungen 1. Überschneidung von Zuständigkeiten 2. ineffiziente und ineffektive Doppelarbeit 3. fehlende Transparenz der angebotenen Dienstleistungen 4. sogar unsinnige Konkurrenz der Einrichtungen DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 6 von 30

Stand und Planung • 2004: organisatorische Integration (1. 6. 04) BIS + HRZ + Verw. -DV = ZE „i²m“ (Errichtung und Berufung des Vorstandes) • 2004/05: + Web-Koord. /CMS von Pressestelle + Abt. Präsentationstechniken (Fak. V) • 2005 ff: operationale Integration • 2006/07: + LMS (Informatik, Fak. II) DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 7 von 30

Was will die Uni Ol mit dem Projekt erreichen? i³-sic! will die Integration der Dienstleistungseinrichtungen nicht als Selbstzweck, sondern. . . • eine konsequente Orientierung der Dienstleistungen am Bedarf der Nutzer, • besseren Service für Studierende und Lehrende, • das vorhandene Personal und Geld effektiver und effizienter einsetzen, • auch Synergieeffekte erzielen, • eine Strategie zum Informations- und IT-Management für die Uni entwickeln • und so die Wettbewerbsfähigkeit der Universität verbessern! DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 8 von 30

Was wurde im Projekt bisher getan? Fokus- Fakultäten Lenkungs- Personal Präsidium gruppen +Verw. +ZE gruppe HRZ, BIS. . . Bedarf der Nutzer Definition der Dienstleistungen Konzept der Konzept Leitung der Organisation und Steuerung Hearing / Workshop mit externen Experten DFG-Projekt i³ - sic! Konzept der Zusammenarbeit mit Nutzern eigene Gutachter DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 9 von 30

Was wollen die Nutzer? Ergebnisse der Fokusgruppen Allgemeine Forderungen • eine am Bedarf der Studierenden orientierte Infrastruktur • Konzentration auf Kernaufgaben und Erhaltung der Kernkompetenzen • nachhaltige Projektergebnisse • Verfügbarkeit aller Netz- und Serverdienste (24 Std. / 7 T. ) • Transparenz der Dienstleistungs- und Informationsangebote • Strategie der Uni(-leitung) zum E-Learning DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 10 von 30

Was wollen die Nutzer? Ergebnisse der Fokusgruppen (2) • Neue + bessere alte Dienstleistungen – Portale für Studierende, Lehrende. . . (integrierter Zugang zu den Systemen und zu den Informationsangeboten) – Systeme für E-Management von Lehre, Studium, Forschung (Evaluation der Lehre, ECTS-Punkte, Studienverlauf. . . ) – Kurse für Studierende zur Vermittlung von Medienkompetenz – Seminarräume mit 30 PCs für Übungen – Digitalisierungsdienste (Skripte, Ton, Bild, Video) – zentrale Datensicherung – mehr Zeitschriften online (Naturwissenschaften) – mehr Monographien (Geisteswissenschaften) – schnellere Fernleihe+Dokumentlieferung, Zss-Artikel über pay per view – besserer PC-Service – besserer Medienservice in Hörsälen/Seminarräumen – mehr Lernmaterial online (Skripte, Präsentationen, Linklisten, Aufgaben+Lösungen. . ) DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 11 von 30

Was wollen die Nutzer? Forderung der Dekane-Runde Einführung von BA/MA unterstützen! è System entwickeln + einführen zur. . . – Verwaltung der Module + Studiengänge – Prüfungsverwaltung (ECTS-Punkte) – Information der Studierenden (Studienverlauf, ECTS-Punkte) – Ausgabe von Diploma Supplements –. . . DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 12 von 30

Was passiert mit den Nutzerinteressen im Projekt? Bedarfsermittlung als Prozess! 1. 2. 3. 4. à 5. Bestandsaufnahme bestehender Dienstleistungen Welche Dienstleistungen und Informationen wollen die Nutzer? – für Lehre und Studium, E-Learning, Forschung, Verwaltung? Projektgruppe: Klassifizierung der DL und Erhebung des derzeitigen Personalaufwands Lenkungsgruppe: Priorisierung und Bewertung nach “muss“, “schön zu haben”, “Diskussionsbedarf”, “nicht anbieten” Dienstleistungskatalog - Version 1 im Projektverlauf: Evaluation + Aufgabenkritik – – – zentral oder dezentral oder sowohl als auch notwendige und voll subventionierte Kerndienstleistungen oder sinnvolle, aber über Einnahmen (Entgelte) zu finanzierende Dienstleistungen oder überflüssige und nicht benötigte Dienstleistungen DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 13 von 30

Wie soll mit der Wissenschaft kooperiert werden? • Kunden der Dienstleistungen • Nachfrageorientierung • regelmäßige Nutzerbefragungen (Fragebögen, Fokusgruppen) è klare Aussagen über Serviceleistungen • Partner auf der Arbeitsebene – – – dezentrale IT: IT-Beauftragte der Institute/Fakultäten Informationsversorgung: Bibliotheksbeauftragte der Institute Ziel: flächendeckend Iu. K-Beauftragte der Fak. und Institute E-Learning: CDL + CELab E-Management von Lu. F: Fak. -Geschäftsführungen + Dezernate/ZE è regelmäßige Treffen + laufende Information è gemeinsame Planung (Prozesse analysieren, modellieren, verändern, web-basierte Lösungen einführen) DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 14 von 30

Welche Verbesserungen soll die Integration bringen? • Integration von Nutzerdiensten – Help- und Info-Desks für Information und IT-Support (1. und 2. Stufe) an Standorten A+B è besserer Service ohne lange Wege! • „Re-Integration“ von IT (HRZ, BIS, Verw. ) – Netz-, Serverbetreuung + PC-Support è bessere Verfügbarkeit (Ziel: 24/7) und Betreuung – Anwendungsbetreuung und -entwicklung è Integration durch Schnittstellen zwischen den Systemen • „Re-Integration“ von Medienproduktion (BIS, BI) – Medienservice für Lehrveranstaltungen – Medienproduktion (Text, Bild, Grafik, Video, Druck) è bessere technische Unterstützung für E-Learning und Medien-Einsatz • Neue Dienste durch 3 Beispielprojekte DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 15 von 30

Organisatorische und operationale Integration Umsetzung in Phasen: 1. Errichtung aus BIS, HRZ, IT-Verw. 6/2004 2. Organisatorische Integration 10/2004 3. Operationale Integration 2005 ff DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 16 von 30

Konzept für Information, Beratung + techn. Unterstützung 3. Stufe Support. . . . Support. . > 30 Min. 2. Stufe < 30 Min. Support Compute. Dienste Support Video. Schnitt Support Datenbank. Anwendungen Support. . Support Fach-DBRecherche Support Medien. Produktion Support IT-Dienste Support Bibliotheksdienste räumliche Einheit 1. Stufe < 10 Min. Help. Desk mit Basisdiensten Nutzeranmeldung/-verwaltung Nutzer Supportbedarf DFG-Projekt i³ - sic! Kompetenzvermittlung Ÿ Ÿ Ÿ Medienkompetenz Informationskompetenz IT-Kompetenz Angebote: Ÿ Ÿ Ÿ Kurse Web-basierte Tutorials Einzelschulung (insbes. für Lehrende) DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 17 von 30

Szenario: Nutzerdienste Uhlhornsweg Anmeldung Kasse DFG-Projekt i³ - sic! Help Desk Web, DB Information IT DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 18 von 30

Szenario: Nutzerdienste Uhlhornsweg (2) IT- und Medien-Service, Geräteausleihe Hörsaal-Service, Scannen, Drucken, Digitalisieren Anmeldung Kasse DFG-Projekt i³ - sic! Help Desk Web, DB Information IT DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 19 von 30

Moderne Leitungsstrukturen berufen für 5 Jahre = Generalverantwortung CIO-Funktion Horizontale Integration durch Ressortzuständigkeiten im Vorst - Außenvertretung - Strategie - Personal - Finanzen & Controlling - Organisation & Verwaltung DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 20 von 30

Wie soll mit der Wissenschaft kooperiert werden? • Kunden der Dienstleistungen • Nachfrageorientierung • regelmäßige Nutzerbefragungen (Fragebögen, Fokusgruppen) è klare Aussagen über Serviceleistungen • Partner auf der Arbeitsebene – – dezentrale IT: IT-Beauftragte der Institute/Fakultäten Informationsversorgung: Bibliotheksbeauftragte der Institute E-Learning: CDL + CELab E-Management von Lu. F: Fak. -Geschäftsführungen + Dezernate/ZE è regelmäßige Treffen + laufende Information è Projektplanung (Prozesse analysieren, modellieren, verändern, web-basierte Lösungen einführen) • Stakeholder auf der strategischen Ebene è Beirat DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 21 von 30

Wie wird die Einrichtung gesteuert und kontrolliert? Präsidium Beschluss Berufung (5 J. ) Budgetzuweisung Vorstand Stellungnahme Empfehlungen Beirat für strateg. Empfehlungen -je Fakultät: 1 Dekan oder Prodekan - 1 Dezernent - 1 ZE-Leiter/in - n Externe (berufen vom Präsidium) - 1 Mitarbeitervertreter/in - 2 Stud. Vertreter/innen DFG-Projekt i³ - sic! Entwurf Bericht Strategiekonzept (mittelfristig) Entwicklungsplan (kurzfristig) Bericht zur Umsetzung (jährlich) Evaluationsberichte Evaluation: 7 Pers. (während der 5 J. ) DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 22 von 30

Beteiligung der Mitarbeiter/innen • Was können wir von den Erfahrungen im Ausland lernen? (Besuche in UK: Birmingham, Nottingham, Sheffield) • Welche Dienste + Informationen werden wo in welchem Umfang benötigt? (Nutzererwartungen) • Wie kann das besser organisiert werden? (Organisationsplanung) • Welches Potenzial haben wir und was fehlt? • Wer kann welche Dienste mit wem am besten leisten, und wer kann was von wem lernen? (Teambildung) • Welche neuen Qualifikationen sind wie aufzubauen? (Personalentwicklung) • . . . und viele Fragen mehr! DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 23 von 30

Projektorganisation Beteiligung des Personals DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 24 von 30

Was machen wir mit dem DFG-Geld? • ca. ¼ für Integration: – Personal für Integration & Kommunikation (intern+extern) – Fortbildungsmittel – Honorare für externe Evaluation, Beratung, Moderation – Reisekosten (auch wieder nach England) • ca. ¾ für Beispielprojekte: – Integrierte Nutzerverwaltung – Integrierte web-basierte Datenbankanwendungen – Integrierte Vermittlung von Medienkompetenz DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 25 von 30

B 1: Integrierte Nutzerverwaltung Ziel: Identity Management mit Single-Sign-On • Evaluation verschiedener Produkte dazu Kooperationen mit – Siemens und OFFIS Oldenburg – SUN und einigen nds. Hochschulen – Besuche an anderen Univ. • Modellierung / Regeln / Workflows • Auswahl, Beschaffung, Implementierung • Verknüpfung mit den Anwendungssystemen (d. h. , enge Verbindung zu Projekt B 2) DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 26 von 30

B 2: Web-basierte Datenbank-Anwendungen • Einrichtung eines Entwicklerteams • Integration der Systeme zum Management von Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung über Schnittstellen in Portalsoftware • Ziel: personalisierte Portale für alle Nutzergruppen – für Studierende mit Integration des LMS, Prüfungsverwaltung, Informationsbeschaffung, allgemeinen Links. . . – Lehrende, Forschende, Wirtschaft, Alumni. . . • Zusätzlich: neue interaktive Web. Dienstleistungsangebote (nach Bedarf) z. B. Tagungs-/Konferenzverwaltung • aber vorab und als 1. Priorität: System für Verwaltung von BA/MA DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 27 von 30

Beispiel My Nottingham mit u. Portal von JA-SIG DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 28 von 30

B 3: Vermittlung von Medienkompetenz • IT- und Informationskompetenz: Angebote von HRZ, BIS. . . zu einem integrierten Medienkompetenzangebot bündeln • gemeinsame Medienkompetenzstrategie entwickeln + umsetzen • nutzerorientierte Qualifizierungskonzepte – Bedarf der Zielgruppen erheben – Standards entwickeln – curricular einbinden (Module im Professionalisierungsbereich BA/MA) – Angebote Blended Learning DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 29 von 30

Zusammenfassung i³-sic! will. . . • eine konsequente Orientierung der Dienstleistungen und Organisation am Bedarf der Nutzer, • das vorhandene Personal und Geld effektiver und effizienter einsetzen, • eine Strategie zum Informations- und ITManagement für die Uni entwickeln und umsetzen. DFG-Projekt i³ - sic! DINI Workshop „Leistungszentren für Forschungsinformation“ 30 von 30