Work Shop CRITTOPEC 2011 Ing Luigi-Enrico Tomasini

Work. Shop CRITTOPEC 2011 Ing. Luigi-Enrico Tomasini

CONTENUTI § L’AZIENDA E LA VISIONE DI ECOLOGIA DIGITALE § PECMAILER § SOLUZIONI INTEGRATE CON PEC PAG: 2

CHI SIAMO Namirial S. p. A. è una Innovation company, a capitale interamente italiano, che ha trovato una propria specifica collocazione all'interno dei settori quali Information Technology, Business Process Outsourcing, Staff training, fornendo la propria offerta di servizi sull’intero territorio nazionale con strutture di proprietà. Namirial eroga prodotti e servizi nei settori vitali dell'economia italiana come strutture private (Aziende, Professionisti, Istituti bancari) e strutture pubbliche (Enti, Ordini, Associazioni) che hanno necessità di operare sul territorio nazionale ed internazionale (anche in modalità molto distribuita) con propri punti operativi (sedi, filiali, basi, ecc. ) governati e governabili da strutture gerarchicamente definite e pianificate. La società ha la sede principale a Senigallia in una moderna struttura dove sono impiegati un centinaio di specialisti con una grande prevalenza di laureati in discipline scientifiche e tecnologiche (informatica, fisica, matematica, ecc. ). All'interno della azienda è operativo un'Internet Data Center dotato di tutti i sistemi di sicurezza necessari alla sicurezza della struttura ed in grado di supportare gli utenti anche per quanto concerne eventuali necessità di hosting, housing e colocation server. PAG: 3

CERTIFICAZIONI E SEDI • Ente Certificatore accreditato presso Digit. PA (ex CNIPA - Centro Nazionale dell‘Informatica per le Pubbliche Amministrazioni) ed autorizzato all'emissione di certificati qualificati conformi alla Direttiva europea 1999/93/CE, certificati CNS e marche temporali. • Gestore di PEC, dal 26/02/2007, accreditato presso Digit. PA (ex CNIPA - Centro Nazionale dell‘Informatica per le Pubbliche Amministrazioni) ed autorizzato alla gestione di caselle e domini di Posta Elettronica Certificata. • Certificazione UNI EN ISO 9001: 2008. Namirial ha conseguito il certificato n. 223776 rilasciata da Bureau Veritas Italia S. p. A. Direzione generale: Senigallia (AN) Sedi: PAG: 4 Ancona (AN) Avellino (AV) Belgioioso (PV) Gallarate (VA) Modica (RG)

I DATI Namirial S. p. A. è nata nel 2000 ed è cresciuta costantemente ogni anno. Anno Bilancio Valore della Produzione (mln€) Ebitda (mln€) 2008 11, 16 5, 61 2009 13, 41 7, 17 2010 15, 71 7, 45 Dati regione Marche Profili Amministratori Dirigenti Quadri Impiegati Operai Apprendisti Cocopro Totale PAG: 5 Produzione 6, 0 59, 0 27, 0 11, 0 105, 0 Direzione, Amministrazione e Contabilità 2, 0 1, 0 9, 0 12, 0 Marketing e Vendite 3, 0 1, 0 7, 0 Ufficio Tecnico e R&S 1, 0 Totale 2, 0 6, 0 71, 0 2, 0 30, 0 125, 0

INNOVAZIONE ED ECOLOGIA DIGITALE Oggi Namirial S. p. A. orienta il proprio business sul concetto di innovazione ed ecologia digitale, ovvero la revisione delle procedure per la sottoscrizione autentica, l’invio e la gestione dei documenti in ottica informatica. Il risultato è la forte presenza in tre settori distinti ma collegati tra loro. Firma digitale, marcatura temporale. PAG: 6 Posta Elettronica Certificata Gestione Documentale ed Archiviazione Sostitutiva

FIRMA DIGITALE Con il servizio di Firma Certa Namirial S. p. A. è in grado di fornire con un unico dispositivo: • Certificato qualificato secondo gli standard europei Consente al Titolare di firmare documenti elettronici, e-mail, lettere, atti giudiziari, fatture, bandi di gara, bilanci, e tutti quei documenti dove è richiesta la firma autografa. • CNS Carta Nazionale dei Servizi (per le Pubbliche Amministrazioni) Rilasciata per nome e per conto della Pubblica Amministrazione, contiene gli elementi di sicurezza necessari per l’identificazione in rete. La CNS consente l’accesso ai siti istituzionali come INAIL, Agenzia delle Entrate, Regione, Comune, ecc. • Certificati di autenticazione largamente utilizzati dalle aziende per l’autenticazione in rete del personale dei clienti e fornitori, simili alle CNS ma non emesse per conto della Pubblica Amministrazione. • Riferimenti anagrafici, Fotografia del titolare etc…. . Inoltre sono attivi i servizi di Marcatura temporale (TSA) e Firma Massiva necessari per la definitiva eliminazione del cartaceo in ottica archiviazione sostitutiva. PAG: 7

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA - PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica (che utilizza i protocolli standard della posta elettronica tradizionale) nel quale al mittente viene fornita, in formato elettronico, la prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici. A cosa serve? Alla trasmissione di messaggi, che possono contenere qualsiasi tipologia di informazione ed allegato, di cui si vuole avere la certezza della consegna. La PEC è nata per sostituire, attraverso i moderni mezzi di comunicazione, la Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, o raccomandata AR. Così come avviene per la raccomandata AR, al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna al destinatario del proprio messaggio. Oltre 250. 000 PEC attivate con un servizio di Help Desk dedicato ai problemi reali delle aziende e dei professionisti PAG: 8

GESTIONE DOCUMENTALE Namirial ha realizzato un applicativo che consente di conservare e gestire digitalmente tutti i documenti (come la stampa di tutti i moduli relativi ad adempimenti di tipo amministrativo, fiscale, commerciale, ecc…) provenienti da diverse sorgenti (fax, mail, scanner, gestionali etc…). E’ disponibile anche il modulo per l’archiviazione sostitutiva per “rendere legali” i documenti archiviati digitalmente per la dematerializzazione di tutti i documenti, in particolare quelli contabili che prevedono l’obbligo di tenuta per tot anni. IL FUTURO Elimino il cartaceo, riduco i tempi di ricerca, aumento l’efficienza, miglioro la gestione PAG: 9

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PEC - i limiti nella sua gestione attuale (1/2) Invio mail e gestione delle ricevute Per inviare e ricevere le mail è possibile utilizzare la Web. Mail o qualsiasi altro client di posta elettronica. Una mail spedita a 50 destinatari comporta al massimo la ricezione di 100 ricevute tra accettazione, consegna ed anomalia. La mail inviata andrà nella cartella posta inviata mentre le ricevute nella cartella posta ricevuta andando a confondersi con tutto il resto della corrispondenza. Diventa fondamentale capire se le ricevute di accettazione e consegna sono arrivate e avere un collegamento tra l’email inviata e le ricevute stesse. Gestione dello spazio Nel caso di invio massivo, se i destinatari sono 1. 000 si ricevono 2. 000 ricevute tra accettazione, consegna e anomalia. Le ricevute, sebbene a scelta dell’utente e/o del provider, sono di dimensioni confrontabili con la mail di partenza. Siamo sicuri di non intasare il server e destabilizzare il provider? E’ importante monitorare sempre lo spazio e non rischiare di creare danni involontari sulla rete. 11

PEC - i limiti nella sua gestione attuale (2/2) Invio della PEC in CCn per il rispetto della privacy. La PEC non può essere inviata a destinatari in CCn (Copia Conoscenza Nascosta) perché per sua natura è necessaria la certezza di chi l’invia e a chi è consegnata. Questo significa che un invio a più destinatari contemporaneamente fatto con un mailer standard metterebbe in evidenza tutti gli indirizzi. Diventa necessario uno strumento che a partire da un’unica mail da inviare ad un gruppo di destinatari crei per ognuno una singola comunicazione. Verifica dell’esito dell’invio L’invio della PEC inviata a multidestinatari deve essere di immediata verifica. Con i mailer standard non è possibile avere la sintesi dell’esito dell’invio ma la ricerca va fatta manualmente per singola ricevuta. Archiviazione PEC e ricevute I gestori hanno l’obbligo di mantenere dei soli log degli invii PEC per 30 mesi. Se per un motivo incidentale vengono perse le PEC e le ricevute nessuno le può restituire. E’ indispensabile prevedere un’archiviazione sicura della comunicazione indipendentemente dai log. 12

PEC – Come avviare ai limiti esposti? PECMAILER PECMailer è il primo semplice verticale client di posta elettronica che consente di gestire la composizione, la trasmissione, la ricezione e l'organizzazione di messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) da e verso un server di posta. Il client si occupa della composizione e della lettura, mentre il server (il gestore del servizio) si occupa della trasmissione dei messaggi. Il software è stato realizzato per la gestione di account PEC ma consente di configurare anche account per posta elettronica ordinaria a patto che richiedano l'autenticazione sia per l'invio che per la ricezione dei messaggi. La peculiarità di PECMailer consiste nella capacità di riconoscere le ricevute di Consegna da quelle di Accettazione (o di Anomalia) e conservarle in una cartella ad esse dedicata. L’applicativo consente in maniera semplice e veloce di gestire le comunicazioni massive attraverso PEC. Di semplice utilizzo, affianca e non sostituisce o interferisce con il client di posta elettronica preconfigurato sul PC come Outlook , Windows Mail etc. 13

PEC – Il layout di PECMAILER MENU’ E PULSANTI ACCOUNT E CARTELLE CONTATTI 14 ELENCO PEC/MAIL ANTEPRIMA PEC/MAIL

PEC – Caratteristiche (1/4) Visualizzazione dei contatori totali delle ricevute sulle PEC inviate D: destinatari A: accettazioni C: consegne E: errori Gestione automatica delle ricevute PEC e interpretazione dell’esito 15 Ricerca degli allegati per nome

PEC – Caratteristiche (2/4) Preparazione di comunicazioni massive ed invio singolo ad ogni destinatario nel pieno rispetto della Privacy. I destinatari vengono inseriti e/o selezionati dai contatti; il programma invia poi singolarmente Compressione automatica degli allegati in formato zip durante l’invio Personalizzazione per ogni Account mittente con supporto grafico nel corpo messaggio 16

PEC – Caratteristiche (3/4) Gestione e configurazione di più Account Gestione specifica delle ricevute PEC con salvataggio in apposita cartella per evitare” l’intasamento” della posta in arrivo Inserimento dei contatti diretti o caricamente da file excel 17

PEC – Caratteristiche (4/4) • Verifica in tempo reale della disponibilità di spazio sul server e scarico temporizzato • Apertura diretta della PEC senza frontespizio. • Ambiente multi scheda che consente di visionare e/o scrivere più messaggi in contemporanea. • Salvataggio singolo degli allegati e/o salvataggio completo degli allegati in cartella. • Possibilità di rispondere al mittente, inoltrare il messaggio completo a terzi ed inoltrare a terzi solo gli allegati senza corpo del messaggio ricevuto. • Indipendenza dal provider di posta elettronica certificato. • Possibilità di gestire account non certificati. • Firma digitale degli allegati contestualmente all’invio. • Integrazione con la gestione documentale per la conservazione dei messaggi e delle ricevute. 18

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SOFTWARE TECNICO EDILIZIA Con l’acquisizione della Microsoftware Srl nel 2008 e della BM SISTEMI Srl nel 2010, la Namirial S. p. A. ha creato la unit dedicata alle aziende e ai professionisti del mondo dell’edilizia, con prodotti inerenti sicurezza nei cantieri e sicurezza sul lavoro, contabilità dei lavori e di cantiere, progettazione antincendio, progettazione energie alternative certificazioni energetica ed acustica, manutenzione degli edifici pubblici, strutturale Oltre 30. 000 utenti soddisfatti Applicazione PEC Invio dei documenti per la presentazione del certificato prevenzione incendi, più in generale per la SCIA. PAG: 20

PAGHE IN OUTSOURCING Un grande focus di attenzione è stato dedicato alla produzione di software per l’elaborazione paghe. Oltre al calcolo sulla base dei contratti nazionali e locali, è disponibile anche un applicativo di rilevamento presenze online integrato, in grado di importare automaticamente le presenze tramite dispositivi di rilevazione connessi alla rete. Con questi strumenti Namirial si pone come fornitore dell’intero servizio di gestione presenze ed elaborazione cedolino attraverso una struttura dedicata e basata tecnicamente su di una piattaforma web 2. 0 based di ultimissima generazione. Per l’azienda, quindi, la gestione del cedolino è totalmente esternalizzabile con notevoli risparmi in termini di costi diretti ed indiretti. Oltre 40. 000 cedolini/mese elaborati interamente in outsourcing L’outsourcing si completa con la possibilità di inviare i documenti (cedolini, CUD etc…) via PEC (unico strumento di comunicazione che Applicazione garantisce il rispetto assoluto della privacy del lavoratore) e di archiviare PEC in maniera sostitutiva i cartacei, utilizzando un servizio Postalizzazione dei cedolini, collegato alla firma digitale e alla gestione documentale. CUD, assunzioni, certificati medici, etc… PAG: 21

SW - GESTIONALE COMPLETO Namirial propone alle aziende applicativi software gestionali ad alto contenuto tecnologico, interamente sviluppati e realizzati su piattaforma Microsoft. SOLUZIONE ORIZZONTALE Gestione vendite: strutturato per seguire l’azienda in tutte le fasi della vendita, dai preventivi alla fatturazione, con la possibilità di contabilizzare le fatture, di gestire lo scadenziario clienti e fornitori e di generare le distinte r. i. b. a. r. i. d. sia su cartaceo che in formato elettronico C. b. i. ; Il software permette di verificare in fase di emissione dei documenti le giacenze, i costi, i prezzi applicati in precedenza e quant’altro può essere utile. Applicazione PEC Gestione degli Acquisti: semplice e di facile utilizzo permette di caricare i documenti di acquisto e di Gestione le statistiche, contabilizzare movimentare contemporaneamente il magazzino e implementare flusso attivo e flusso i documenti. passivo Magazzino: con svariate utilità di visualizzazione e stampa giacenze articoli rende semplice la gestione; consente la gestione di semilavorati in conto lavoro e l’utilizzo di lettori ottici di codici a barre. Articoli: La gestione è ripartita su più schede “dati anagrafici, commerciali, tecnici, produzione” significativo è la possibilità di creare una piccola distinta base all’interno degli stessi e l’utilizzo del codice a barre Ean 13 e la possibilità di inserire l’immagine degli articoli. Gestione della Produzione: applicativo per la gestione della produzione attraverso il quale si possono gestire le taglie, i colori, le misure ecc. Integrato con l’applicativo “produzione avanzata” le aziende possono a gestire tutta la catena di produzione, con la valorizzazione dei costi di lavorazione anche per centri di costo. PAG: 22

SW - PUNTO VENDITA, RISTORANTI E TENTATA VENDITA SOLUZIONI VERTICALI Easy. Shop: Il punto vendita a portata di touch Rivolto alle aziende che vogliono gestire al meglio uno o più punti vendita, consente la gestione di dispositivi quali lettori di codice a barre, registratori di cassa. Il Punto vendita risolve le necessità di vendita sia del piccolo negozio che del distributore. Le maschere di gestione sono utilizzabili con dispositivi touchscreen, per una rapida ed intuitiva gestione della vendita al banco. Applicazione PEC Easy. Food per un’intuitiva gestione delle Sale, dei Tavoli e dei Camerieri. - invio e ricezione dei documenti; L'acquisizione della comanda può avvenire sia cartacea sia con un terminale - memorizzazione degli touchscreen. Tra le funzionalità abbiamo la gestione dei tavoli, la gestione dei scontrini al conti, la gestione dei piatti e delle ricette con indicazioni delle dell’emissione – vedi momento quantità e delle calorie. progetto Scontrino. Sicuro. it; CE: La tentata vendita su palmare Soluzione ideale per la gestione degli impegni, vendite, tentata vendita e gestione degli incassi su palmari. Basato sulla piattaforma Windows CE Net è semplice, veloce e completo nella gestione delle singole problematiche. Oltre 1. 000 installazioni in Italia PAG: 23

SW – PIATTAFORMA PER CAF Namirial propone una piattaforma, tra le più avanzate nel panorama nazionale, per la gestione dei servizi CAF: - Elaborazione 730; Elaborazione ISEE; Elaborazione RED; Elaborazione UNICO; Elaborazione DPS privacy; Elaborazione DVR, DUVRI; Successioni – F 23 Applicazione PEC Invio e ricezione dei documenti fiscali con successiva archiviazione sostitutiva ICI – F 24; Visure catastali; Visure camerali; Corsi online; Oltre 1. 500. 000 dichiarazioni all’anno transitano sui nostri sistemi. PAG: 24

SW – GESTIONE FORMAZIONE Namirial propone una soluzione per la gestione della formazione continua e dei crediti formativi. L’obiettivo è stato quello di creare un documento unico di iscrizione (DUI) in formato tessera (card) per tutti gli iscritti all’Ente, che: • Fosse associato ad una casella di posta elettronica certificata. • Costituisse documento di identità; Applicazione PEC • Contenesse la firma digitale dell’iscritto; Gestione richiesta di • Contenesse il certificato di ruolo dell’iscritto; registrazione ai corsi, invio degli attestati di partecipazione Ordine consulenti del lavoro nazionale; Consiglio Ordine Nazionale Agroforestali; Collegi geometri provinciali; PAG: 25