Выставка как вид коммуникационной деятельности 1 Коммуникационные цели

Выставка как вид коммуникационной деятельности 1. Коммуникационные цели и задачи выставки. 2. Основные этапы организации выставки. 3. Оценка эффективности участия в выставке.

Выставка показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

Выставки обеспечивают мобильность рынка и вносят большой вклад в развитие региональной экономики, являясь важнейшей составляющей ее инфраструктуры и, будучи одним из наиболее значимых маркетинговых мероприятий формирования спроса, стимулирования сбыта, public relations

Выставочное дело является одним из самых сложных мероприятий в системе интегрированных маркетинговых коммуникации, требует от организаторов выставки тщательной подготовки, конкретных знаний, касающихся специфики выставочной деятельности.

Выставка – это возможность прямого контакта с представителями различных групп общественности. Выставка позволяет оценить уровень конкурентов и собственный уровень, приобрести новых партнеров и новые полезные контакты. Выставки организуются, прежде всего, для того, чтобы сами участники смогли изучить рынок, повысить конкурентоспособность продукции, формировать внешние коммуникации.

Выставки все активнее превращаются в активное средство коммуникации, отличающееся собственными возможностями. Она является мультифункциональным, многоуровневым мероприятием, одним из наиболее значимых маркетинговых мероприятий формирования спроса, стимулирования сбыта, PR.

Коммуникационные цели выставки ü налаживание личных контактов; ü знакомство с новыми группами покупателей; возрастание степени известности предприятия; ü увеличение воздействия рекламы организации на общественность; ü взаимодействие со СМИ; ü поддержание уже существующих деловых отношений; ü сбор новой информации; ü выявление пожеланий и предпочтений клиентов.

ü укрепление позитивного имиджа своей организации; Задачи выставки ü реклама и привлечения новых покупателей; ü всестороннее изучение конкурентов; ü выявление группы лидеров по отрасли; ü анализ уровня развития отрасли; ü выявление новых перспективных товаров; ü выявление эффективных производителей товаров; ü оценка степени развития своего сегмента рынка; ü встречи с коллегами, обмен опытом, получение информации; ü сравнение товаров по составу, ценам и качеству.

Участие организаций в выставке Процесс участия организации в работе выставки можно условно подразделить на следующие основные этапы: 1. Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке. 2. Определение целей участия в работе выставки. 3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать организация.

4. Подготовительно-организационный период. 5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке. 6. Работа в ходе функционирования выставки. 7. Подведение итогов участия организации в работе выставки

Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью решения основных маркетинговых и других задач организации. Эффективность выставки или ярмарки зависит в первую очередь от профессионализма и уровня подготовленности фирмы-устроителя, от того насколько корректно будут вестись действия по ее организации и проведению.

Этапы подготовки и проведения выставки Маркетингов ые исследования Принятие решения о проведении выставки Создание рабочих структур по подготовке и проведению Планирование работы по подготовке выставки Коммуникации с возможными участниками и посетителями выставки Подведение итогов, анализ результатов, подготовка Организация взаимодействия с партнерами и подрядчиками Проведение выставки

На подготовительном этапе к выставке начинают осуществляться рекламные и PR коммуникации. Обычно оргкомитеты проводят перед выставкой рекламную кампанию в СМИ. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки выставки.

Для решения коммуникационных задач выставки интерес представляет деятельность пресс-центра, где журналисты могут получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В его основные функции входит подготовка и проведение пресс-конференции по случаю открытия выставки, подготовка прессрелизов и других информационных материалов для журналистов, оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки.

коммуникаций на выставке ü Индивидуальное приглашение посетителей (проспект выставки, пригласительные билеты, талоны, разосланные целевой аудитории) ü Рассылка предложений об участии потенциальным экспонентам. Желательно почтовую отправку сопровождать видовой открыткой с изображением проводимых ранее выставок (если таковые есть).

ü Наклейки на письма - это недорогое рекламное средство, имеющееся в наличии у компании. Задолго до начала выставки наклейками отмечается каждое почтовое отправление, предназначенное адресатам из соответствующих целевых групп. Участники выставки могут заказать проставление штампов с указанием названия их фирмы, а так же номера стенда на письмах с приглашением для посетителей.

ü входные билеты-талоны, которые рассылаются вместе с приглашением и дают право бесплатного посещения выставки. ü Работа со СМИ - как средство привлечения внимания общественности к выставке, с помощью которого возможно не прибегая к рекламе отдельных экспонентов пропагандировать вклад выставки, ярмарки в развитие отрасли с конечной целью привлечь посетителей.

Следует поддерживать постоянный контакт со СМИ, обмениваться информацией, вести персональную работу с журналистами, организовывать и проводить медиамероприятия. Как правило, информационными партнерами являются СМИ, с которыми выставочные фирмы сотрудничают на бартерной основе.

Система связей с общественностью должна служить упрочнению взаимопонимания фирмы с внешней средой. Выставочная организация должна обеспечить информирование о себе как всей общественности, так и более конкретных целевых групп. Службы PR выставочных организаций должны создавать благоприятные условия для реализации намеченных проектов или управленческих задач, стоящих перед организацией.

Оценка эффективности участия в выставке Расчет экономической эффективности: для этого необходимо разделить произведенные затраты на участие в выставке, на количество приобретенных перспективных контрактов. Эта форма оценки не является универсальной: во-первых, часть предприятий участвует в выставках из имиджевых соображений, во-вторых, финансовые контракты достаточно редко подписываются непосредственно на выставках, в-третьих, эффект от участия в выставке «работает» около года, поэтому на отслеживание контрактов, заключенных по результатам выставки, требуются большие усилия.

Возможно использование следующей упрощенной формулировки: если все задачи, которые предприятие поставило перед участием в выставке, были решены, - считать участие эффективным. Такой вариант требует от фирмыэкспонента только наличия списка задач. Список задач необходим в любом случае, ведь на его основе формируется выставочная политика предприятия и концепция участия в конкретной выставке.

Конкретные задачи непосредственно связаны с общими целями участия в выставке, являются «руководством к действию» , на их основе составляется план необходимых для участия в выставке мероприятий. Например, если целью является позиционирование предприятия или продукции, то конкретной задачей может быть повышение уровня узнаваемости вашей торговой марки на столько-то процентов.

Чтобы провести экспресс-анализ сразу после выставки, необходимо еще точнее конкретизировать текущие задач. Например, на выставке планируется заключить 5 -7 контрактов, установить полезных контактов, собрать 500 новых контактов, добиться 10 положительных отзывов в ведущих СМИ и получить 2 диплома или одну награду. Разделив реально полученные после выставки данные на запланированные цифры, можно увидеть , по каким показателям участие в выставке было успешным.

Чем больше количество параметров оценки, тем она достовернее и удобнее для использования в дальнейшем. Дополнительные параметры оценки выставки: 1. Анализ выставочного бюджета. 2. Анализ рекламной кампании. 3. Анализ экспозиции и работы во время выставки.

4. Анализ работы конкурентов. 5. Анализ отработки перспективных контактов. 6. Анализ технологической цепочки в целом. 7. Анализ выставки в целом и ситуации на рынке.

Результаты комплексного анализа выставки дают всю информацию, необходимую для формирования успешной выставочной политики в дальнейшем, но ситуация на рынке быстро меняется, и останавливаться на достигнутом опасно. Поэтому важно как можно раньше начать подготовку к следующей выставке, уделив особое внимание выставочному маркетингу и менеджменту.