ВВС-ЛТД К GDP через внедрение системы управления качеством

ВВС-ЛТД К GDP через внедрение системы управления качеством в соответствии со стандартом ISO 9001 http: //www. vvs-ltd. com. ua

ВВС-ЛТД. Показатели бизнеса. • Продажи (2007): 269, 4 млн дол. , 78% годовой прирост • Рыночная позиция: крупнейший национальный дистрибьютор, 15, 1% рынка в 2008 году (первое полугодие) • Покрытие розницы: 91% • Ассортимент: 8 500 торговых наименований от 600 производителей • Система дистрибуции: • 1 центральный и 14 региональных аптечных складов, • Общая площадь складов 24 000 м 2. • Производительность складов - 220 000 строк заказов в сутки • Собственный автопарк – 310 единиц • Доставка заказов – 4 -6 часов. • Количество работников: 1 660 сотрудников Презентация VVS _ Дата 2

ВВС-ЛТД 2007. Покрытие розницы. Покрытие аптечной розницы Украины – 91 %. Торговых отделов – 16 Сотрудников торговых отделов - 151 92, 7% 76, 9% 80, 7% 91, 1% 69, 5% 77, 3% 85, 25% 73, 9% 58, 4% 76, 2% 93, 6% 79, 7% 60, 37% 78, 5% 81, 7% 89, 5% 70, 5% 63, 1% 87, 6% 80, 15% 95, 3% 92, 8% 98, 1% 83, 4% 95, 1% Презентация VVS _ Дата 3

Новые задачи В 2007 году акционерами компании поставлена задача: выйти в 2010 году на позицию № 1 по доле рынка выдерживая темпы роста объемов реализации аналогичные темпам роста 2007 -2008 года с акцентом на качество сервиса предоставляемого нашим клиентам (2007/2006=78%, П 1_2008/П 1_2007=80%). Презентация VVS _ Дата логотипа Развитие системы управления VVS - История создания 4

Новые задачи: стратегия – лидерство. ВВС-ЛТД 2008 -2012 план развития компании Презентация VVS _ Дата логотипа VVS - История создания 5

Проблемы роста Выполнить количественные и качественные установки для повышения эффективности бизнеса без устранения текущих проблем (начало 2007 года) связанных с ростом товарооборота – невозможно. А это: 1. «Размытость» ответственности в операционной деятельности и дублирование функций Решение: пересмотр действующей функциональной организационной структуры, внедрение процессноориентированной оргструктуры. 2. Неоднозначность в трактовке и исполнении одних и тех же операций региональными аптечными складами Решение: описание и формализация бизнес-процессов компании; введение единой бизнес-модели для всех филиалов. 3. Неспособность складов пропускать количество товара необходимое для выполнения намеченного объема продаж Решение: Оптимизация формализованных бизнес-процессов логистического звена для минимизации задержек. 4. Существенное увеличение количества документов внутри компании Решение: Оптимизация документооборота компании, подготовка перехода на электронный документооборот Презентация VVS _ Дата логотипа Развитие системы управления VVS - История создания 6

Факторы сервиса КАЧЕСТВО СЕРВИСА мы видим через такие ключевые бизнеспроцессы: • Формирование ассортиментного ряда фармпродукции: качество → расширение ассортиментного ряда • Прием заказ от клиента: качество → быстрый и бездефектурный прием • • Сборка заказа: качество → скорость и безошибочность сборки • Доставка заказа: качество → доставка точно в срок с соблюдением всех требований по хранению и транспортировке • Претензионная работа: качество → оперативность и точность ведения претензионной работы Подготовка сопроводительных документов: качество → полнота, скорость и точность подбора документов КАЧЕСТВО СЕРВИСА ЕСТЬ совокупный РЕЗУЛЬТАТ ВНУТРЕННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ Презентация VVS _ Дата логотипа Основные факторы сервиса VVS - История создания 7

Инструменты реорганизации системы управления Какие инструменты могли быть применены в начале 2007 года для решения описанных ранее задач: 1. Стандарты серии ISO: 9000 рекомендующие «правильную» систему управления как строить 2. Стандарт GDP рекомендующий «правильные» приемы организации обеспечения товародвижения с учетом специфики продукции фармацевтической отрасли. 3. Специализированное ПО, обеспечивающее поддержку такого строительства. Презентация VVS _ Дата логотипа Развитие системы управления VVS - История создания эффективную 8

Специализированное ПО «Business Studio» Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование – внедрение – контроль – анализ, позволяя решать следующие задачи: 1. Формализация стратегии и контроль ее достижения. 2. Проектирование и оптимизация бизнес-процессов. 3. Проектирование организационной структуры и штатного расписания. 4. Формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации. 5. Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO. 6. Подготовка к автоматизации и формирование технических заданий на внедрение информационных систем. Презентация VVS _ Дата логотипа Развитие системы управления VVS - История создания 9

Формализация стратегии Презентация системы управления качеством Разработка VVS _ Дата 10

Фрагмент бизнес-процесса Презентация системы управления качеством Разработка VVS _ Дата 11

Веб-портал СМК ТОВ «ВВС-ЛТД» Презентация системы управления качеством Разработка VVS _ Дата 12

Этапы внедрения СМК Этапы разработки и внедрения системы управления качеством в компании ВВС-ЛТД : 1. Разработка процессной модели предприятия. Создана бизнесмодель компании с применением ПО Business Studio (на текущий момент это порядка 200 бизнес-процессов). 2. Разработка документации системы менеджмента качества. Все процедуры СМК , в т. ч. базовые (системные) документы построены с учетом требований GDP. 3. Организация внутренних аудитов (самоинспекций). Обучены и сертифицированы 39 внутренних аудиторов, проведены перекрестные аудиты на соответствие стандартам ISO 9001, GDP и внутренним регламентам компании. По результатам аудитов составлены протоколы несоответствий и выработаны планы по их устранению. 4. Сертификация системы управления качеством ВВС-ЛТД на соответствие ДСТУ ISO 9001 украинским органом по сертификации Укр. Серт. 5. Функционирование и оптимизация СМК на постоянной основе. 6. Подготовка к сертификации по GDP. Презентация системы управления качеством Разработка VVS _ Дата 13

Внутренние аудиты Подготовка и проведение внутренних аудитов (самоинспекций): 1. Обучение с последующей сертификацией 25 ключевых сотрудников всех подразделений центрального офиса и 14 заместителей директоров Региональных Аптечных Складов. 2. Планирование и проведение горизонтальных перекрестных аудитов по следующим процессам: • Пополнение запасов ЛС; • Хранение и распределение ЛС; • Сбыт ЛС. 3. Составление протоколов несоответствий (в т. ч. системных), разработка планов по их устранению. 4. Доработка бизнес-модели компании на основании принятых решений. 5. Контроль за выполнением корректирующих и предупреждающий действий. Презентация VVS _ Дата VVS – Внутренние аудиты 14

Отзывы аудиторов: Отзывы и впечатления аудиторов и сотрудников ВВСЛТД о проведенных аудитах: Ø…Аудит отличный способ обмена опытом между складами, по итогам всех аудитов видны общие несоответствия. Ø…Проведение внутренних аудитов и использование программного комплекса «Бизнес-Студио» дало возможность четко определить функциональные обязанности каждого подразделения и сотрудника. Ø …Положительными моментами считаю: –унификация рабочих процессов на региональных аптечных складах (РАС), приведение к общей схеме; –реагирование на запросы РАС и обеспечение необходимыми ресурсами для достижения нужного результата (устранения несоответствий); –обмен опытом, налаживание профессиональных и дружеских связей между филиалами. Презентация VVS _ Дата VVS – Внутренние аудиты 15

Взаимосвязь стандартов ISO и GDP Почему мы начали с ISO: GDP – подмножество ISO 9001 требованиями по дистрибуции ЛС. с конкретизированными В ISO более детально прописаны правила документооборота, ориентация на клиента, управление ресурсами (в т. ч. персоналом), внутренние аудиты и мероприятия по повышению эффективности бизнеса. Товародвижение с учетом фармспецифики является частью общей организации процессов компании. На наш взгляд, корректнее описывать всю бизнес-модель компании с более глубокой детализацией ключевых процессов GDP. СМК позволяет организовать цельную структуру управления в компании. Тогда часть системы покрываемая GDP становиться органичнее и понятнее с точки зрения «части» в «целом» . Презентация VVS _ Дата Связь ISO и GDP 16

Взаимосвязь стандартов ISO и GDP Учет требований GDP при построении СМК: Учет требований GDP в документообороте СМК , в т. ч. в базовых (системных) документах. Фокус на процессы дистрибуции ЛС при построении бизнес-модели компании. Проведение перекрестных внутренних аудитов на соответствие стандарту ISO 9001, GDP и внутренним регламентам компании. Презентация VVS _ Дата Связь ISO и GDP 17

Спасибо за внимание! Власюк Михаил Иванович, заместитель Генерального Директора ВВС-ЛТД по управлению качеством Волокита Артем Николаевич, к. т. н. , начальник отдела управления качеством http: //www. vvs-ltd. com. ua