Вопрос-ответ Журнал Архивы и делопроизводство 1 Ежедневно

Вопрос-ответ Журнал «Архивы и делопроизводство»

1 Ежедневно в отдел кадров учреждения здравоохранения поступает большое количество (25 -50) 25 -50 заявлений о разрешении замены временно отсутствующих работников в различных формах (установление доплат, разрешение работы сверх установленной продолжительности рабочего времени, разрешение совмещения, временный перевод на период болезни или отпуска основного работника). Указанные доплаты, переводы носят временный характер, устанавливаются на короткий срок (иногда лишь 1 -2 дня). На основании заявлений издаются соответствующие приказы. Какой срок хранения у подобных приказов?

Трудовые отношения Ст. 67 ТК РБ Работники, выполняющие наряду с основной работой дополнительную работу по другой профессии без освобождения от своей основной работы получают доплату за совмещение профессий Ст. 68 ТК РБ При временном заместительстве замещающему работнику в организациях, финансируемых из бюджета и пользующихся гос. дотациями, оплата производится в размере оклада, предусмотренного штатным расписанием замещаемого работника

Основания для исчисления размера и выплаты з/п в конкретный период работы - приказы о возложении выполнения обязанностей временно отсутствующего работника и установлении доплат за совмещение профессий - приказы о временном заместительстве

!!! Конкретные сроки хранения таких приказов не определены

Группа приказов по личному составу: Документы о: 1) приеме на работу, переводе, увольнении 2) предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате з/п 3) присвоенных квалификации, разряде, звании 4) и др. ст. 2 з-н РБ «Об архивном деле и делопроизводстве в РБ»

Сроки хранения приказов регламентированы Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроком хранения и Положения о порядке его применения»

75 лет • приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, служебных командировках • приказы по личному составу об установлении надбавок, присвоении категорий, разрядов и т. д.

3 года • приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах РБ

Срок хранения приказов о замещении временно отсутствующих сотрудников 75 лет

2 Как правильно зарегистрировать в книге учета выдаваемый вкладыш в трудовую книжку? Если трудовая книжка и вкладыш к ней записываются вместе, то работник при получении распишется за них сразу? Если вкладыш регистрируется отдельно, то должен ли работник при увольнении расписаться не только за трудовую книжку, но и за вкладыш к ней?

Правила выдачи, заполнения, хранения и учета трудовых книжек работников и вкладышей к ним регламентированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь от 11. 05. 2000 № 72)

Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы, то:

она дополняется вкладышем и вшивается в трудовую книжку

ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка

на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Вкладыш выдан» , указываются серия и номер вкладыша

Все трудовые книжки работников регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по установленной форме

А Вы расписались в личной карточке формы Т-2 и книге учета? Увольняетесь? Желаете получить трудовую книжку? п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников

При выдаче вкладыша в трудовую книжку работника вносятся: 1) серия и номер этого вкладыша в ту же строку (за тем же номером), где была зарегистрирована трудовая книжка работника, 2) дата выдачи вкладыша 3) серия и номер вкладыша

3 В какие сроки разрешено списывать документы с истекшим сроком хранения, но не прошедшим налоговую проверку в соответствии с законодательством?

Согласно Налоговому кодексу Республики Беларусь плательщики налогов обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Основные акты законодательства РБ, устанавливающие сроки хранения документов и сведений , необходимых для налогообложения Постановление Гос. комитета по архивам и делопроизводству РБ № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов гос. власти и управления, организаций РБ, ИП, по организации системы управления, ценообразования, финансам и др. с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» Постановление Министерства юстиции РБ № 82 «Об утверждении Перечня типовых документов органов гос. власти и управления, организаций РБ, ИП по оперативному и статистическому учету и отчетности, трудовым отношениям, соц. защите, образованию и др. , работе архивов организаций с указанием сроков хранения»

Условия выделения документов к уничтожению ст. 207, 211 Инструкции по делопроизводству в гос. органах и организациях РБ № 4 Исчисление сроков хранения – после проведения налоговой проверки Наличие оформленных и утвержденных описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий год

Организация обязана • обеспечивать сохранность документов бух. учета и иных объектов налогообложения в течение установленных сроков после проведения налоговой проверки

Если налоговая проверка долго не проводится, то • организация вправе обратиться в налоговые органы с просьбой о проведении проверки

В организации отсутствуют площади для хранения документов • можно обратиться в государственный архив либо организацию, оказывающую услуги по временному хранению документов

Документы временного (до 10 лет) хранения, в том числе документы бухгалтерского учета и отчетности, архивными документами не являются. Передаче в архив организации подлежат только дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Вопросы

Спасибо за внимание! Екатерина Занкевич Группа ЗТТ-2 Высшая школа туризма