ВОПРОС 26 Протоколы. Состав реквизитов. Особенности оформления и составления
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. Протокол является одним из распространенных организационнораспорядительных документов.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Классификация протоколов Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол – в документе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания. Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Требования к оформлению протокола Протокол оформляется на общих бланках или спецбланках формата А 4 Датой протокола является дата заседания Протоколы нумеруют в пределах календарного года Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной
Дополнительные реквизиты протокола: наименование структурного подразделения; гриф утверждения; отметка о наличии приложений; место (помещение, офис) и время проведения заседания; фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании; дата подписания протокола; способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Обязательные реквизиты протокола: полное наименование организации или предприятия; название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам); место составления; заголовок; текст; подписи.
Полное наименование организации или предприятия Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т. е. с обязательным указанием организационно-правовой формы): Пример 1: Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер» Пример 2: Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Цифровой способ оформления даты: 04. 05. 2011 Буквенно-цифровой способ оформления даты 03 мая 2011 г.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01» , «№ 07» и т. п.
Место составления или издания Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса. Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи. Примеры: г. Коломна Московской обл. г. Курск с. Малеево Коломенского р-на Московской обл.
Заголовок протокола В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего? ), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Текст протокола состоит из: Вводная часть Основная часть
Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Слова: «председатель» , «секретарь» , «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора. От 2 -го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии. Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек» . Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления. Текст печатают через 1, 5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ» , «ВЫСТУПИЛИ» – 2 интервала, перед «ПОСТАНОВИЛИ» – 3 интервала. Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя -четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Спасибо за внимание!
Скачать презентацию ВОПРОС 26 Протоколы Состав реквизитов Особенности оформления и
протоколы.pptx