Внутренняя и внешняя среда организации Основные составляющие

Внутренняя и внешняя среда организации.

Основные составляющие внутренней среды организации Внутренняя среда совокупность внутренних элементов организации, к которым относятся: разделение труда (горизонтальное и вертикальное) ; технология деятельности (складывающаяся, последовательная: связанная, групповая); организационный порядок; отношения в коллективе. Структура организации это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Задача это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Внутренняя среда организации по Майклу Мескону l ВНУТРЕННИЕ ПЕРЕМЕННЫЕ это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто данное, что руководство должно преодолеть в своей работе.

l Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля — это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т. е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой. Отношение между сферой контроля и структурой организации проиллюстрировано на рис.

l ТЕХНОЛОГИЯ —переменная которая имеет гораздо более широкое значение. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис, писавший о проектировании работ, предлагает сходное широкое описание: «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях» .

Характеристики развития внешней среды организации.

Вязкость l Неотъемлемыми характеристиками развитости внешней сре ды является ее вязкость, взаимосвязанность, сложность, подвиж ность и неопределенность. Под вязкостью внешней среды понимается количественная мера усилий, необходимых для целенаправленного перемещения, концентрации и освоения в производстве единицы материальных, финансовых и информационно технологических ресурсов. Чем она выше, тем труднее сконцентрировать ресурсы в нужное время в определенном месте, чтобы адекватно реагировать на происхо дящие изменения, и тем труднее осуществлять стратегическое управление.

Подвижность внешней среды — это скорость, с которой про исходят изменения в окружении организации. Многие исследова тели указывают, что окружение современных организаций изменя ется с нарастающей скоростью. Но вокруг одних организаций внешняя среда изменяется медленнее (производство мебели, тары, пищевых продуктов), вокруг других среда особенно подвижна (про изводство компьютеров, телекоммуникации, химическая промыш ленность). Кроме этого, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений предприятия (служба марке тинга, отделы исследований и разработок) и ниже для других (про изводственные цехи, вспомогательное производство и т. п. ).

Взаимосвязанность факторов. ВЗАИМОСВЯЗАННОСТЬ ФАКТОРОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Факт взаимосвязанности особенно значим для мирового рынка, поскольку мир быстро превращается в единый рынок. Внешние факторы уже нельзя рассматривать изолированно, они взаимосвязаны и быстро изменяются. l

Сложность внешней среды l Под СЛОЖНОСТЬЮ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Организация, на которую оказывают прямое давление государственные постановления, заключение договоров с профсоюзами, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и быстрые технологические изменения, находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями только нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, где нет профсоюзов и замедленны изменения технологии. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается. В менее сложном окружении нужна и менее сложная организационная структура, а также таким организациям приходится иметь дело с небольшим количеством параметров, необходимых для принятия решений.

Оценка внешней внешний среды организации. l l l l Основная проблема, возникающая при оценке внешней среды, – это количество ее факторов, которые вызывают различные процессы в организации. Как правило, руководство фирмы стремится сократить список этих факторов до тех, от которых напрямую зависит существование и рентабельность предприятия. Классификация факторов: 1) общеполитические; 2) общеэкономические; 3) регулирование бизнеса государством; 4) социальные; 5) состояние рынка; 6) хозяйственные факторы организации.

Внешняя среда – это очень сложный механизм. Оценку ее усложняет также и то, что ее характеризуют следующие качества: l Подвижность – это скорость, с которой возникают и протекают изменения во внешней среде. Среда не является постоянной, она находится в динамических процессах. Причем в последнее время эти изменения происходят все чаще. Но это состояние не однородно, существуют организации с более подвижной внешней средой или наоборот. Принятие решений в таких условиях становится довольно сложным процессом, поэтому требуется большое количество информации для создания всей картины в целом. l Неопределенность – это качество связано с той информацией, которой располагает организация относительно внешней среды. В силу остальных качеств получить полную и достоверную информацию представляется нелегким процессом, тем самым создается неуверенность в имеющихся данных, что также осложняет принятие решений. l Сложность внешней среды связана с большим количеством факторов, которые также находятся в постоянном изменении. Это нежелательное явление при определении причин различных негативных ситуаций в организации. l

Оценка микросреды. l l l Сюда входят такие субъекты, которые находятся в непосредственном окружении организации и оказывают прямое влияние на ее деятельность. В свою очередь эти субъекты испытывают на себе влияние всех процессов, происходящих в организации, т. е. фирма может активно участвовать во внешних процессах и способствовать предотвращению угроз своей деятельности и существованию. Можно выделить следующие основные субъекты внешней микросреды организации: 1) государственные органы; 2) поставщики; 3) потребители; 4) конкуренты; 5) трудовые ресурсы.

l l l l Для организации очень важно создать прочные связи со своими поставщиками, которые обеспечат ей поставку качественных ресурсов. Кроме того, желательно наладить такие отношения с поставщиками, чтобы в случае кризиса (и соответственно задержки выплат по поставке ресурсов) они не переключились на другую фирму, а снабжали бы данную организацию в кредит. Это очень актуальный вопрос на сегодняшний день, так как в период кризиса предприятие остро нуждается в различных ресурсах, а большинство поставщиков быстро переключается на других клиентов. Поэтому при оценке поставщиков ресурсов и материалов необходимо обращать внимание на следующие моменты. 1. Стоимость поставляемых ресурсов. 2. Качество поставляемых ресурсов. 3. Гарантии, предоставляемые фирмой поставщиком относительно состояния и качества ресурсов. 4. График выполнения условий договора. 5. Точность и обязательность исполнения всех условий договора о поставке ресурсов.

Оценка макросреды. l l l Это различные факторы, которые оказывают косвенное влияние на организацию. Это влияние не так заметно, как в микросреде. Однако факторы макросреды имеют более широкий характер и могут влиять даже на микросреду. Среда косвенного воздействия имеет довольно сложную структуру, поэтому здесь широко применяется метод прогнозирования. К основным факторам макросреды можно отнести следующие: 1) политические факторы; 2) экономические; 3) социальные; 4) технологические.

Методы анализа внешней среды Итак, для разработки эффективной стратегии и дальнейшей системы управления организациям необходима тщательная оценка внутренней и внешней среды. Почему нельзя использовать оценку только внешней или внутренней среды? Во внешней среде постоянно происходят динамические процессы, которые создают новые возможности или новые угрозы для организации. Для разработки успешной стратегии и системы управления организации необходимо прогнозировать возможные изменения во внешней среде. Однако одних знаний об этих изменениях недостаточно. Для того чтобы своевременно принимать меры и активно бороться с опасностями внешней среды, а также использовать новые возможности, необходимо располагать сведениями о потенциале организации, с помощью которого можно осуществить все эти действия. l Другими словами, оценка среды бизнеса направлена на выявление угроз и возможностей, которые могут появиться во внешней среде, и имеющихся ресурсов и возможностей самой организации для ее эффективного взаимодействия с внешней средой. С этой целью были разработаны следующие методы анализа среды бизнеса. l

SWOT-анализ. l l l SWOT– анализ – это выявление сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз внешней среды. SWOT – это аббревиатура: strengthens – достоинства. Сильные стороны и преимущества организации; weaknesses – недостатки. Слабые стороны организации; opportunities – возможности. Это условия и факторы внешней среды, которые могут принести пользу деятельности организации; threats – угрозы. Это условия и факторы внешней среды, которые могут принести вред деятельности организации. Основной метод SWOT анализа – это заполнение матрицы.

PEST – анализ. l PEST - анализ это инструмент, предназначенный для выявления политических (Policy), экономических (Economy), социальных (Society) и технологических (Technology) аспектов внешней среды, которые могут повлиять на стратегию компании. Политика изучается регулирует власть, которая в свою очередь определяет среду компании и получение ключевых ресурсов для её деятельности. Основная причина изучения экономики это создание картины распределения ресурсов на уровне государства, которая является важнейшим условием деятельности предприятия. Не менее важные потребительские предпочтения определяются с помощью социальной компоненты PEST Анализа. Последним фактором является технологическая компонента. Целью её исследования принято считать выявление тенденций в технологическом развитии, которые зачастую являются причинами изменений и потерь рынка, а также появления новых продуктов.