Внутренний аудит РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА СМК ПРОЦЕССА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБЕСПЕЧЕНИЯ Алматы, 050012, Казахстан улица Толе би, 94 Тел: +7/727/292 -78 -85, 292 -79 -37 Факс: +7/727/292 -13 -88, e-maıl: 3/17/2018 info@kaznmu. kz Внутренний аудитор 22. 02. 12 г. Оспанов Т. Т. 1
Цель процесса ü информационное и техническое обеспечение студентов и персонала университета 3/17/2018 2
Основные характеристики процесса информационного и документообеспечения Параметр процесса Владелец процесса Проректор по научной работе и инновационным проектам Каракушикова А. С. , проректор по учебновоспитательной работе Тулебаев К. А. , Проректор по клинической работе и общим вопросам Мырзабеков О. М. директор департамента по административнокадровой работе Девятко В. Н. Входы процесса Заявки, информации СП, рапорта Выходы процесса Учебная и научная литература, электронные учебники, информация на сайте, газета «Шипагер» , программное обеспечение, техническое сопровождение, работа с библиотечным фондом. Организационные ресурсы процесса (персонал) Начальник отдела, ведущие специалисты, юрист, заведующий архивом, старший архивист, специалисты, методисты, библиотекари, программисты, инженер- программисты, операторы, ведущие специалисты, web-программист, дизайнер, видеоинженер, технолог, переплетчик Инфраструктура 3/17/2018 Библиотека Департамент информационных технологии 3
Нормативные документы, регламентирующие процесс • Закон о СМИ в РК • Закон об образовании • Система образования РК. Информационные ресурсы и библиотечный фонд • Положение об официальном электронном ресурсе РГП «Каз. НМУ им. С. Д. Асфендиярова» • Правила пользования ресурсами электронной почты РГП «Каз. НМУ им. С. Д. Асфендиярова» ДПК Управление документацией • Порядок предоставления работникам прав доступа к локальной вычеслительной сети и персональным компьютерам РГП «Каз. НМУ им. С. Д. Асфендиярова» • Закон «О национальном архивном фонде и архивах» 3/17/2018 4
Нормативные документы, регламентирующие процесс • Перечень типовых документов образующихся в деятельности государственных и негосударственных организации, с указанием сроков хранения • Закон о языках в Республике Казахстан • Решения Ученого совета Каз. НМУ • Приказы и распоряжения ректора • Документированные процедуры качества Каз. НМУ им. С. Д. Асфендиярова «Управление документацией» , «Управление записями» , 2010 год • Положение о структурных подразделениях Каз. НМУ. • Должностные инструкции 3/17/2018 5
Виды деятельности в процессе ü ü ü ü ü связь с общественностью функционирование web – сайта освещение деятельности в СМИ библиотечное обслуживание библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание студентов комплектование и формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем факультетов техническое сопровождение персональных компьютеров и орг. техники обеспечение интернет-ресурсами хранение и обеспечение сохранности поступивших в архив документов, подлежащих приему на государственное хранение обеспечение эффективного использования информационно-поисковых средств 3/17/2018 6
Виды деятельности в процессе ü контроль за своевременным и надлежащим исполнением исходящей и входящей документацией ü обеспечение архивохранилища ü контроль за своевременным исполнением поступившей входящей документации ü обеспечение законности в деятельности университета ü защита правового обеспечения университета ü информационно консультативная работа ü тиражирование, полиграфические и копировальные услуги университета ü упорядочения и хранения личных дел студентов всех факультетов ü систематизирование, формирование личных дел студентов и прослеживание движения обучающихся ü обеспечение и организация языковых курсов для ППС 3/17/2018 7
Несоответствия, выявленные в ходе внутреннего аудита Пункт стандарта МС ИСО 9001: 2008 Несоответствие Подразделение Отметка об устранении выявленных несоответствий 4. 2. 3 Управление документацией Не утверждены Положение о Департаменте и должностные инструкции сотрудников Департамент информационных технологии устранено 4. 2. 3 Управление документацией Внешние нормативные документы не актуализированы Департамент информационных технологии устранено 7. 1 Планирование процессов жизненного цикла продукции Отсутствует план работы департамента на 2011 -2 012 учебный год Департамент информационных технологии устранено 6. 4 Производственн ая среда Отсутствует акт аттестации рабочих мест Департамент информационных технологии 8. 2. 2 Внутренний аудит Не проведены корректирующие мероприятия Типография 8. 2. 3 Мониторинг и 3/17/2018 измерение процессов Отсутствует график проведения профилактических осмотров орг. техники университета Департамент информационных технологии Типография Нет цели в области качества Не устранено 8
Несоответствия, выявленные в ходе внутреннего аудита 6. 2 Инфраструктура Нет гостов и других нормативных документов по требованиям условий хранения информации Библиотека устранено 4. 2. Требования к документации Нет ознакомления с изменениями с ДПК Отдел по развитию устранено государственного языка 4. 2. 3. Управление документацией Нет утвержденного штатного расписания на Отдел по развитию Не устранено 2012 -2013 учебный год Не устранено государственного языка, Типография 4. 2. 4. Управление записями Не заведены журналы входящих и Типография устранено Пресс служба устранено Отдел по развитию устранено исходящих документов Журналы входящей и исходящей корреспонденции ведутся не по установленной форме 5. 3. Политика в области качества Нет политики в области качества Каз. НМУ, не доведена до сведения персонала государственного языка 7. 1 Планирование жизненного цикла 3/17/2018 Нет штатного расписания Пресс служба 9 устранено
Матричный анализ результатов внутреннего аудита Разделы МС ИСО 9001 Несоответствия в разрезе структурных Суммарное число Канцеляр Отдел по Отдел правовой Архив Департамент Типогра несоответствий информацион фия ия развитию и паспортноных технологии государственног визовой работы о языка подразделений Количество выявленных несоответствии 1 4. 2. Требования к документации 1 4. 2. 3. Управление документацией 1 4. 2. 4. Управление записями 2 5. 3. Политика в области качества 1 1 6. 1. Обеспечение ресурсами 1 1 6. 3. Инфраструктура 1 2 1 5 1 1 3 2 1 4 6. 4 Производственная среда 1 7. 1. Планирование процессов жизненного цикла продукции 1 1 7. 5. 4. Собственность потребителей 2 1 1 8. 2. 2. Внутренний аудит 1 8. 2. 3 Мониторинг и измерение процессов 3/17/2018 1 1 7. 2. 3. Связь с потребителями Итого 1 1 8 3 2 1 1 4 23 10
Предложения по улучшению процесса • Включить в план государственных закупок заявку на приобретение профессионального сканера для дигитализации учебной и научной литературы для библиотеки(Начальник управления государственного закупа и материального снабжения Сибагатов И. Н. • Руководитель библиотеки Батырбекова Г. А. )
Предложения по улучшению процесса • Для обеспечения учебного процесса иностранных студентов приобрести учебную литературу на английском языке для кафедр (Директор Библиотеки Батырбекова Г. А. . )
Предложения по улучшению процесса • Приобрести сейф для хранения паспортов и адресных справок иногородних студентов для юридического отдела (Начальник управления государственного закупа и материального снабжения Сибагатов И. Н. • Начальник юридического отдела Калменова З. К. )
Предложения по улучшению процесса • Приобрести металлические сейфы для хранения личных дел обучающихся в студенческую канцелярию(Старший инспектор Бобко Л. Г. )
Предложения по улучшению процесса • Включить в план государственных закупок заявку на приобретение профессионального фотоаппарата для Пресс службы (Начальник управления государственного закупа и материального снабжения Сибагатов И. Н. • Руководитель Пресс службы Тян М. А. )
Предложения по улучшению процесса • Провести мониторинг обновления информации о структурных подразделениях на сайте университета, следить за выставлением информации на сайт на трех языках (Руководитель Пресс службы Тян М. А. , Руководители структурных подразделений)
Предложения по улучшению процесса • Ускорить проведение телефонной связи в корпусе № 2 и составить информацию (справочник) по номерам IT-телефонии для общего телефонного справочника (Директор Департамента IT технологий Шадиков Е. М. )
Предложения по улучшению процесса • Обеспечить на клинических кафедрах удаленный доступ к корпоративной сети университета через интернет и wi-fi • (Директор Департамента IT технологий Шадиков Е. М. . )
Предложения по улучшению процесса • Установить на сайте корпоративный портал для ограничения доступа посторонних пользователей к корпоративным данным и приложениям (Руководитель Пресс службы Тян М. А. , Директор Департамента IT технологий Шадиков Е. М. )
Спасибо за внимание !
Скачать презентацию Внутренний аудит РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА СМК ПРОЦЕССА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
a69b525ffc23659b805302deaff9ef7e.ppt