Внемашинное информационное обеспечение Документы внемашинной сферы

Внемашинное информационное обеспечение

Документы внемашинной сферы. • Документы являются основным носителем информации во внемашинной сфере. Документы в соответствии с функциями управления подразделяются на нормативно-справочные, плановые и другие документы условнопостоянной информации, мало изменяемые во времени , и документы оперативной, первичной учетной информации, фиксирующей протекание процессов.

Общая характеристика документов. • Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа. • По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные , и производные, содержащие результаты обработки информации других документов.

Примеры форм докумсентов. Карточка складского учета товаров Наименование Код Ед. изм. Цена Норма запаса

Форма документа «Накладная» Накладная N = Дата__________ Отправитель___________ Получатель________ Код продукции Наименование Продукции Ед. изм. Отправлено Получено Должность ответственного лица __________________ (Ф И О , подпись)

Внемашинные информационные базы. Ø К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы можно отнести: Ø систему классификации и кодирования техникоэкономической информации, содержащейся в документах предметной области; Ø унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов; Ø систему организации и ведения документов.

Система классификации и кодирования технико-экономической информации Классификация – система распределения объектов (предметов, процессов), по классам в соответствии с определенным признаком. Система классификации и кодирования (Ски. К) является средством классификации и кодирования множества однотипных объектов.

• Пример: Всю информацию об университете можно классифицировать по многочисленным информационным объектам , которые будут характеризоваться общими свойствами: • -информация о студентах – в виде информационного объекта «Студент» ; • информация о преподавателях – в виде информационного объекта «Преподаватель» ; • информация о факультетах- в виде информационного объекта «Факультет» .

Иерархическая система классификации 0 -й уровень 1 -й уровень 2 -й уровень 3 -й уровень Иерархическая система классификации

Факультет Информационные системы Коммерческий Свыше До 20 20 -30 30 лет лет м ж м ж м ж Есть Нет Есть Нет Есть Нет Пример иерархической классификации для информационного объекта «Факультет»

Фасетная система классификации. Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Признаки классификации называются фасетами (рамки). Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков

Этот метод является одноуровневым. Исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой.

Пример. • Фасет цвет содержит значения: красный, белый, зеленый, черный, желтый. • Фасет специальность содержит названия специальностей. • Фасет образование содержит значения: среднее, среднее специальное, высшее.

Пример. Для сопоставления разработаем фасетную систему классификации для вышеприведенного примера. Сгруппируем и представим в виде таблицы все классификационные признаки по фасетам: • фасет название факультета с пятью названиями факультетов; • фасет возраст с тремя возрастными группами; • фасет пол с двумя градациями; • фасет дети с двумя градациями.

Структурную формулу любого класса можно представить в виде: Кs = (Факультет, Возраст, Пол, Дети ) • Присваивая конкретные значения каждому фасету получим:

• К 1 =(Радиотехнический факультет, возраст до 20 лет, мужчина, есть дети); • К 2 = (Коммерческий факультет, возраст от 20 дло 30 лет, мужчина, детей нет); • К 3 = (Коммерческий факультет, возраст до 20 лет, женщина, детей нет ) и т. д.

Название факультета Возраст Пол Дет и Радиотехнический До 20 лет М Есть Машиностроительный 20 – 30 лет Ж Нет Коммерческий Свыше 30 лет Информационные системы Математический

Система кодирования Классификационный Последовательная Параллельная (для иерархической классификации (для фасетной классификации) Регистрационный Порядковая Серийнопорядковая

Пример. Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью фасетной схемы (рис. ). Количество кодовых группировок определяется количеством фасетов и равно 4. Выберем десятичную систему счисления в качестве алфавита кодировки, что позволит для значений фасета выделить один разряд и имеет длину кода равную 4.

В отличие от последовательного кодирования для иерархической системы в данном методе не имеет значения порядок кодировки фасетов. В общем виде код можно записать как ХХХХ, где Х – значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:

o 1 – разряд выделен для фасета «пол» и имеет следующие значения: 1 – мужчины; 21 – женщины; o 2 – разряд для фасета «наличие детей у женщин» : 1 – есть; 2 – нет; o 3 – разряд для фасета «возраст» : 1 –до 20 лет; 2 – от 20 до 30 лет; 3 – свыше 30 лет; o 4 – разряд для фасета «название факультета» : 1 – машиностроительный; 2 – коммерческий; 3 – информационный; 4 – радиотехнический; 5 – математический и т. д.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например: v 2135 – женщины в возрасте свыше 30 лет, имеющие детей и являющиеся студентами математического факультета; v 1021 – мужчины возраста от 20 до 30 лет, студенты машиностроительного факультета.

Типовая технологическая схема формирования массивов информации на машинном носителе