Внедрение системы электронного документооборота в ИМБП Возможные решения: НОО – Нечаев А. П. ЦУМОКО – Шуленин А. П.
Система Электронного Документооборота в ГНЦ РФ-ИМБП РАН Необходимость: n n На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Институт имеет сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, что снижает оперативность доведения управленческих решений до подразделений, сроки оформления документов и контроль их исполнения. Возможность: n n n В настоящее время в Институте существует сложившаяся служба документационного обеспечения управления (ДОУ), специалисты которой легко адаптируют современную СЭД к задачам делопроизводства и документооборота ИМБП Создана разветвленная телекоммуникационную сеть Института, на базе которой можно развернуть СЭД любого уровня. Фактически все подразделения Института оснащены компьютерной техникой и сотрудники готовят всю документацию в электронном виде.
Основные функции современной системы электронного документооборота: (1) – – – Регистрация документов; Ввод текстов резолюций и назначение исполнителей по ним; Регистрация движения документов внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов, и соответствующих резолюций. – Графическое отображение этого движения в виде "дерева документов"; – Обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения (отправка исходящего документа или информирование руководства по тематике поручения); – Обеспечение автоматизированного контроля над исполнением поручений по входящему документу в целом, а также по отдельным пунктам документа и по каждому исполнителю;
Основные функции современной системы электронного документооборота: (2) – Контроль за исполнением поручений по заданным интервалам времени; – Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов; – Автоматический запуск проверки на наличие "просроченных" документов при начале работы системы; – Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др. , формирование реестра документов входящей и исходящей корреспонденции; – Поиск документов по их содержанию, тексту резолюций и набору реквизитов; – Администрирование, разграничение прав доступа к работе с документами для различных пользователей, настройка, поддержка справочников; – Интеграция с системами создания документов (текстовый редактор Word, система распознавания Fine Reader);
Документооборот в ИМБП Научные подразделения Л-1 Л-3 Отдел О-02 Лаб. 021 -025 Отдел О-03 Лаб. 031 -038 Отдел О-04 Отдел О-05 Лаб. 051 -055 Отдел О-16 Лаб. 161 -164 Дирекция Л-2 Общ. отдел БФО НОО ПЭО ОУСи. А ОК ОМНТС ООи. МТО ОВРи. ПД ООхр. ИРО ОСХО РСО СТО СУН Отдел О-06 Лаб. 061 -064 ЮС Отдел О-07 Отдел О-08 48 Лаб. науч. 25 Подр. упр. • • Отдел О-15 ИТ службы Лаб. 131 -133 ИО группа Отдел О-14 РМ цех ОГМ Отдел О-13 ОГЭ Электроцех Лаб. 131 -133 Уч. ОСи. С Отдел О-12 Цех ЭЗи. С Лаб. 121 -123 Трансп. цех Отдел О-11 Отдел О-10 Лаб. 101 -104 Отдел О-09
Приказ № 3 от 21. 01. 2010 г. (о назначении ответственных лиц за делопроизводство в подразделениях) 30 человек
Основные этапы внедрения СЭД n n n Обследование организационной структуры Института, выявление основных управленческих процессов, работ и формальное описание схемы движения документов. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Адаптация приобретенной СЭД на основе информации, полученной на этапе обследования. Установка и настройка программного обеспечения СЭД и опытная эксплуатация. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. Обучение персонала ДОУ и сотрудников подразделений.
Последовательность внедрения СЭД 1 автоматизируется работа сотрудников службы делопроизводства (идет обкатка настроек системы), 2 3 4 подключаются секретариаты руководства подключаются ответственные за делопроизводство в подразделениях подключаются все остальные сотрудники организации
Телекоммуникационная сеть ГНЦ РФ-ИМБП РАН Аудиоконференции WWW-сервер Института Телефон +Факс NASA Видеоконференции ИНТЕРНЕТ Сеть NASA Центральный телекоммуникационный узел ЦУМОКО ВОЛС Сеть РКА-ЦЭНКИ í Î ФАКС Опорная сеть Российской академии наук Узел 2 а Аудиоконференции Система электронного докуметооборота Узел 4 а Узел 1 Узел 5 Узел 4 ИУ-100 Узел 1 а пользователи оперативной сети ЦУМОКО 274 @ imbp. ru FTP E-mail Института
Использование локальной сети ЦУМОКО и Интернет для развертывания СЭД корпус 1 корпус 2 корпус 3 корпус 4 СЕТЬ ИНТЕРНЕТ корпус 5 Сервер СЭД корпус 8
Список продуктов «Делопроизводство» в программе 1 С: Название продукта Разработчик Эффективные решения: Загрузка документов 7. 7 ГК "Эффективные решения" Doc. Prime: Управление документами Информационные Технологии Канцелярия 8. 0 автоматизация документооборота Интелком Канцелярия государственных предприятий. 1 С: Предприятие 7. 7 Интелком "Канцелярия государственных предприятий" Интелком Система учета документов "Канцелярия" ЛВТ-программы Система обліку документів «Канцелярія» ЛВТ-программы Канцелярия. Система учета документов ЛВТ-программы Логасофт: Документооборот Логасофт Системы управления: Документооборот НИЦ Системы управления Респект: Учет договоров РЕСПЕКТ XXI Век - Офис 1. 0 XXI Век-Технология
Предлагаемые на рынке системы электронного документооборота (СЭД) Источник: ИА Bishelp. ru, 2008
Система ДЕЛО ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ВЕРСИЯ 8. 8. 5) Москва 2007
Линейка продуктов компании ЭОС n «ДЕЛО» - система автоматизации корпоративного делопроизводства и электронного документооборота n «АРХИВ» - система автоматизации архивного дела в организациях n «КАДРЫ» – система обработки кадровой информации и кадрового делопроизводства n Опции «Поточное сканирование» , «ЭЦП» , «ДЕЛО-
Функции системы «ДЕЛО» • Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних), • Ввод резолюций и контроль их исполнения; • Регистрация и контроль резолюций из вышестоящих организаций; • Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей; • Обслуживание многопунктовых документов; • Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; • Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; • Поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса; • Работа с взаимосвязанными документами; • Сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам; • ЭЦП прикрепленных файлов документов; • Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; • Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов; • Полнофункциональный Web –доступ к базе данных.
Структура системы «ДЕЛО»
Задачи, решаемые системой «ЕВФРАТ-Документооборот» v Автоматизация службы канцелярии v Автоматизация делопроизводства (процессов ДОУ) v Создание электронного архива документов v Корпоративный электронный документооборот (workflow) v Обеспечение информационной безопасности и управление доступом v Контроль исполнительской дисциплины v Частные задачи автоматизации документооборота
Примеры частных задач, решаемых системой «ЕВФРАТ-Документооборот» v v v Автоматизация работы с договорами (создание, согласование, отслеживание сроков окончания) Автоматизация обращений граждан (прием, регистрация, обработка, контроль исполнения, списание в архив) Автоматизация обработки заявок от клиентов и партнеров (прием, регистрация, выполнение, контроль исполнения) Управление проектными работами (начало проекта, коллективная работа, сдача) Управление мероприятиями, совещаниями (подготовка материалов, проведение, обработка результатов)
Предложение по поставке и внедрению системы ЕВФРАТ Кол-во пользов. Передача права (неисключительной лицензии) на использование системы ЕВФРАТ-SQL модуль АРМ Архивариус, 25 1 стоимость руб. примечание 170 000 Стоимость указана без учета поставки MS SQL Server. 14 000 документы, готовые к списанию в архив - перенести в отдельную архивную базу.
Система электронного документооборота Nau. Doc v 4. 3 работает на любой операционной системе (MAC OC X) n бесплатная базовая версия Nau. Doc Free n бесплатное обучение пользователей n полноценный веб-интерфейс n открытый код n
Система электронного документооборота Nau. Doc v 4. 3 n n n Открытый код, независимость от платформы и полноценный веб-интерфейс позволяют быстро и без лишних затрат интегрировать систему в уже существующую IT-инфраструктуру предприятия. Бесплатная версия Nau. Doc Free позволит минимизировать финансовые риски при внедрении СЭД. Бесплатное дистанционное обучение по электронному документообороту позволит легко и без затрат обучить персонал работе с системой. Система уже сконфигурирована под решение типовых задач, что позволяет быстро начать работать. Менеджер обновлений позволяет постоянно получать стабильный и отлаженный код.
Сравнение редакций Nau. Doc v 4. 3 Nau. Doc Free Nau. Doc Pro Lite Nau. Doc Pro Base Nau. Doc Pro Busines Corporate s Nau. Doc Pro Enterprise My. SQL Nau. Doc Pro Enterprise MSSQL Цена за лицензию на 10 рабочих мест бесплатно 15 000 30 000 45 000 60 000 - - Цена за дополнительное рабочее место бесплатно 750 1 500 2 250 3 000 - - Цена за серверную лицензию без ограничений на число рабочих мест бесплатно 30 000 60 000 90 000 120 000 190 000 210 000
Скачать презентацию Внедрение системы электронного документооборота в ИМБП Возможные решения
8059653121fa3af1420b060c5219d18f.ppt