Внедрение информационных технологий в архивах Взаимодействие участников процесса

Внедрение информационных технологий в архивах. Взаимодействие участников процесса: архивистов, разработчиков систем, представителей региональных администраций, пользователей Петр Анатольевич Гринфельд Татьяна Евгеньевна Мерсадыкова Александр Дмитриевич Сегеда «Альт-Софт» Информационные и коммуникационные технологии Государственное казенное учреждение ленинградской области «Оператор «электронного правительства» 5 октября 2017 г.

Сумма технологий компании «Альт-Софт» для интегрированного представления информационных ресурсов культуры региона • КАИСА-Архив — внедрен в 54 архивах России, в том числе, в 4 федеральных и 19 муниципальных. • • КАИСА-Энциклопедия — создано 15 электронных энциклопедий. • КАИСА-Краеведение — внедрен в библиотеках Санкт. Петербурга, Ленинградской, Сахалинской, Иркутской, Архангельской и Камчатской областей. КАИСА-Наследие — внедрен в организациях по охране и использованию памятников истории и культуры в 19 регионах России. Совместно с Институтом искусствознания создается Свод памятников архитектуры и монументального искусства России. Технология обеспечивает интеграцию информационных ресурсов архивов, музеев, библиотек, региональных энциклопедий

Процессы 1. Разработка и развитие программного обеспечения для архивных 2. Создание и внедрение «локальной» или «региональной» архивной информационной системы 3. Эксплуатация, сопровождение и развитие архивной информационной 4. Организация публичного доступа к информационной системе архива в Интернете Взаимодействие пользователей, в том числе, удаленных, с архивной информационной системой 5. 6. информационных системы Взаимодействие с внешними информационными системами и организациями: Портал гос. услуг, МФЦ, Пенсионный фонд, Системы электронного документооборота, источники комплектования

Участники процесса Сотрудники государственных архивов Сотрудники муниципальных архивов Сотрудники ведомственных архивов Сотрудники архивного управления региона Представители информационных служб органов власти региона • Пользователи архивной информации, в том числе удаленные. Физические и юридические лица • Разработчики информационной архивной системы • • •

Благодаря аккумуляции опыта работы с разными архивными учреждениями мы разработали ПО, позволяющее архивистам: • Получать любые отчеты, в том числе статистические и графические • Настраивать дружественный интерфейс на каждом рабочем месте • Принимать на хранение, учитывать и использовать электронные документы • Полностью управлять Интернет-представлением информационной системы архива • Оказывать полный спектр удаленных платных услуг с удобной формой оплаты • Самостоятельно формировать виртуальные выставки и электронные публикации

Результаты сравнительного анализа существующих сегодня программных продуктов, нацеленных на информатизацию архивных процессов • По заданию Федерального архивного агентства в 2015 г. ВНИИДАД провел работу по анализу и сравнению существующих сегодня программных продуктов, нацеленных на информатизацию процессов в архивном деле • Итогом этой работы стал аналитический обзор «Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности государственных и муниципальных архивов» http: //archives. ru/documents/letter-29 -04 -2016. shtml • Подводя итоги, авторы обзора делают вывод: «Программным комплексом, который автоматизирует максимальное количество процессов и процедур в рамках осуществления внутриархивной деятельности, на 05. 11. 2015 является ПИК КАИСА-Архив» • Программа КАИСА-Архив включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Минкомсвязи России

Архивист формирует сам любые отчеты, в том числе статистические и графические

Отделение страхового фонда и аудиовизуальных документов государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области» (ОСФАД ГАПО) Комплектование электронными документами • • • В архив поступают электронные документы на диске С помощью встроенного модуля загрузки в единой базе данных автоматически создаются описи единиц учета электронных документов, записанных на поступившем диске. Автоматически заполняются атрибуты: – имя файла, – размер, – контрольная сумма, – дата изменения. К описанию единицы учета автоматически присоединяется электронный документ Сотрудники архива заполняют содержательные поля описания: заголовок, аннотация, персоны, география Формируется отчет «Опись электронных документов» .

Электронный архив Пропповского центра гуманитарных исследований «Российская повседневность» http: //daytodaydata. ru

Интерактивный картографический указатель как дополнительный НСА

Архивные услуги с удобной формой оплаты: Тульская область

Виртуальные выставки, самостоятельно создаваемые архивистами Ленинградской области в единой архивной информационной системе (14 выставок за полгода)

• • Взаимодействие участников в процессе создания и внедрения архивной информационной системы Выявление участника, заинтересованного в новых информационных технологиях (пример из Тулы) Организация процесса: финансы, техника, конкурсная процедура Выявление ранее созданных информационных массивов (баз данных) Координация процесса внедрения со стороны архива и архивного управления

Создание и внедрение информационной системы архивной службы региона • Новые участники: – Сотрудники муниципальных архивов – Сотрудники ведомственных архивов – Сотрудники архивного управления региона – Представители информационных служб органов власти региона • Необходимость создания органа координации, в который включаются все участники процесса

Создание экспертной группы для координации работ по развитию и сопровождению ИС «Архивы Ленинградской области» Распоряжение Архивного управления Ленинградской области • Распоряжение № 83 от 07. 10. 2016. pdf

Координация работ по развитию и сопровождению ИС «Архивы Ленинградской области» Вопросы и предложения архивистов из государственных, муниципальных и ведомственных архивов Заседание ЭГ 1) Отчет о решенных задачах 2) Постановка новых задач для участников Протокол заседания ЭГ. docx Решение задач участниками

Электронные каталоги архивов, представленные в Интернете с использованием технологии КАИСА-Архив • • • • • Российский государственный исторический архив (РГИА) 2007 г. http: //rgia. su Российский Государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ, Москва) 2004 г. www. rgali. ru Российский Государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД, Красногорск) 2004 г. http: //rgakfd. altsoft. spb. ru Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб) 2000 г. http: //photoarchive. spb. ru «Архивы Ленинградской области» http: //archiveslo. ru Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ), 2012 г. http: //catalog. rgiadv. ru/ Центральный Государственный архив высших органов власти Украины, г. Киев http: //tsdavo. org. ua/ 2010 г. Институт русской литературы и искусства (Пушкинский дом), Петербург, 2010 г. http: //ro. pushkinskijdom. ru/ Архив Научно-исследовательского центра (НИЦ) «Мемориал» , Санкт-Петербург, 2009 г. (Фонд Иофе) http: //arch. iofe. center/ Архив Рязанского общества «Мемориал» , Рязань, 2012 г. http: //stopgulag. org/ 5 архивов Псковской области в единой базе данных, 2013 г. http: //document. archive. pskov. ru Государственный архив Красноярского края, Красноярск, 2013 г. http: //krasn. altsoft. spb. ru: 9090/archkrasnoyarsk Государственный архив Пермского края, Пермь, 2013 г. http: //catalog. archive. perm. ru/ Государственный архив Тульской области, Тула, 2015 г. http: //gato. tularegion. ru/ Государственный исторический архив Чувашской Республики, 2015 г. http: //giachr. kaisa. ru Электронный архив Пропповского центра гуманитарных исследований «Российская повседневность» 2015 г. http: //daytodaydata. ru/ Открытый электронный архив Европейского университета, Санкт-Петербург, 2016 г. http: //arch. eu. spb. ru/ Государственный архив Новгородской области, 2016 г. http: //gano. novarchiv. org Государственный архив Томской области, Томск, 2013 г. http: //archtomsk. tomica. ru/ Государственные архивы Московской области http: //arch. mosreg. ru/

Представление информационной системы в Интернете: архивы региона

Взаимодействие с удаленными пользователями Исследователи пишут заголовок дела в электронном требовании. Сейчас в электронном каталоге РГИА 1 186 258 заголовков дел 97032 дел имеют заголовок только в поле «Заголовок от исследователя» Они используются во внутренней поисковой системе архива

Примеры заголовков, которые исследователи пишут в электронных требованиях • Ф. 13 Оп. 1 Д. 390 [По отношению правителя Камчатской области генерал-майора Петровского о крушении судна Ситка, принадлежащего Российско-Американской компании и об усердии оказанном при спасении оного мичманом Норманским и казачьей командой пятитысячником Козловым] • Ф. 13 Оп. 1 Д. 421 [По отношению Сибирского генерал-губернатора Пестеля о несчастии случившимся с кораблем св. Мария принадлежащим Российско-Американской компании]Ф. 13 Оп. 2 Д. 556[Об отправлении члена Коллегии камергера Васильчикова и надворного советника Словцова в Новороссийскую губернию] • Ф. 14 Оп. 1 Д. 31 [Записка Геттенберга с предложением изготовить на Императорском фарфоровом заводе изделия с изображением героев и событий русской истории. ] • Ф. 18 Оп. 2 Д. 233 [Дело по прошениям петербургских и московских фабрикантов о запрещении иностранным государством транзитной торговли с Китаем] • Ф. 18 Оп. 2 Д. 1209 [Дело по отношению московского губернатора о доставлении мнения Департамента по вопросу об отнесении золотокружевного заведения временного московского купца 2 гильдии Вишнякова М. П. ] • Ф. 18 Оп. 5 Д. 1346 [Дело о взыскании благодарности Российско-Американской компании и награждения пожизненным пенсионом председателя Главного правления Российско-Американской компании генерал-майора Политковского за участие в освоении района устья Амура и островов Сахалина]

Востребованность отсканированных дел Государственного архива Новгородской области

ПИК КАИСА-Архив обеспечивает три уровня интеграции архивных ресурсов: 1. Интеграцию на уровне одного архива всех ранее созданных в нём информационных массивов и тематических баз данных в единую базу данных архива (этот уровень интеграции реализован нами в 33 государственных архива России ) 2. Создание единой базы данных государственных и муниципальных архивов региона (Псковская область, Ленинградская область, Тульская область) 3. Создание единой базы данных государственных, муниципальных и ведомственных архивов региона. В информационную архивную систему «Архивы Ленинградской области» наряду с государственными и муниципальными архивами включаются ведомственные архивы региональных органов исполнительной власти – источники комплектования государственных архивов.

Взаимодействие с внешними информационными системами и организациями: Портал государственных услуг, МФЦ, Пенсионный фонд, Системы электронного документооборота источников комплектования • Комплектование ведомственного и государственного архивов в единой информационной системе • •

Ведомственный архив Департамента по охране памятников. Дополнительный электронный НСА: база данных памятников истории и культуры региона

Взаимодействие заказчика и разработчика ПО как творческий процесс. 1. Виртуальный музей Гулага

2. Создание объединенного архива Мемориала

3. Интернет-представление Рязанского раздела единого архива Мемориала

4. Потребовался энциклопедический формат. Работа историка. ПРЕЗЕНТАЦИЯ: http: //repres. kaisa. ru/

Политические репрессии и сопротивление тоталитарному режиму в Петрограде-Ленинграде • Электронный научно-популярный справочник содержит 700 статей и посвящен реконструкции подлинной истории города в XX веке, восстановлению и закреплению исторической памяти о событиях, которые долгие годы замалчивались или искажались. Он содержит сведения о людях, ставших жертвами государственного террора, об участниках сопротивления режиму. Это издание, адресованное широкой аудитории, особенно актуально в связи с попытками реставрации сталинизма в современной России. • Автор - Александр Давидович Марголис, главный редактор энциклопедии "Санкт-Петербург" http: //www. encspb. ru ; ведущий разработчик и консультант восьми региональных энциклопедий. Кандидат исторических наук. Председатель Санкт-Петербургского отделения Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры (ВООПИи. К). • 19 октября в 18 часов в Библиотеке им. В. В. Маяковского (наб. р. Фонтанки, д. 46) состоится презентация электронного энциклопедического справочника.

Выводы • В результате творческого взаимодействия участников многогранного процесса информатизации архивов: • Создаются новые информационные ресурсы • Повышается качество обслуживания граждан и организаций • Автоматизируются архивные процессы • Формируется новое творческое взаимодействие между традиционными службами архива, между архивными учреждениями региона • Развивается и совершенствуется программное обеспечение архивной отрасли

Информация о наших проектах: www. altsoft. spb. ru