Virtual management Johan LAMBERS from iustica BE Виртуальное

Virtual management Johan LAMBERS from iustica. BE Виртуальное управление

Knowledge of Russian alphabet allows to understand several English words and expressions Знание русского алфавита даёт возможность понимать некоторые английские слова и выражения Business / businessman Бизнес/ бизнесмен virtual виртуальный Russia Россия Practice at www. iustica. be: Russian language is preferred by Russian clients, accessory they accept to correspond in English and German Практика в www. iustica. be : русские клиенты предпочитают общаться на русском, но по мере надобности общаются на английском или немецком

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО LEGISLATION ИСПОЛНЕНИЕ IMPLEMENTATION ПРАКТИКА В www. iustica. be PRACTICE AT www. iustica. be

EU LEGISLATION / BELGIAN TRANSPOSITION 1999 Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council of 13 December 1999 on a Community framework for ELECTRONIC SIGNATURES 2000 Statute of 20 October 2000 introducing the use of telecommunication facilities and of the ELECTRONIC SIGNATURE IN THE JUDICIARY AND EXTRA – JUDICIAL PROCEDURE (in force as from 01. 2001) Modification of the Civil Code: « Art. 1322. A private document, recognized by the person to whom it is presented, or legally recognized, has, between those who have signed it and theirs or assignees, the same authentic character as an official record/public document. The requirement of signature is satisfied, for the application of the present article, by a set of electronic data which can be attributed to a specific individual and which ensures the maintaining of the integrity of the document”. 2001 Statute of 9 July 2001 establishing the rules related to the legal framework for the ELECTRONIC SIGNATURES and CERTIFICATION services (in force as from 09. 10. 2001) -DIFFERENT TYPES OF ELECTRONIC SIGNATURES; -LEGAL VALUE; -ACCREDITATION OF ELECTRONIC SIGNATURES AND CONTROL 2002 Royal Decree of 6 December 2002 organizing the control of accreditation procedure for services providers who deliver quality CERTIFICATES (in force as from 27. 01. 2003)

EU LEGISLATION YEAR 2002 EU LEGISLATION Directive 2002/58/EC of the European Parliament and of the Council of 12 July 2002 concerning the processing of personal data and the protection of privacy in the electronic communications sector (Directive on privacy and electronic communications) 2002 Directive 200222 EC of 07. 03. 2002 on universal service and users' rights relating to electronic communications networks and services BELGIAN TRANSPOSITION • Loi du 24 août 2005 visant à transposer certaines dispositions de la directive services financiers à distance et de la directive vie privée et COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES, (M. B. , ÉLECTRONIQUES 31 août 2005 (troisième éd. )) • Loi du 18 mai 2009 portant des dispositions diverses en matière de COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES , (M. B. , 4 juin 2009 (première éd. )) • Decreet van 7 mei 2004 houdende wijziging van sommige bepalingen van de decreten betreffende de radio-omroep en de televisie, gecoördineerd op 25 januari 1995, , en van sommige andere bepalingen betreffende de radio-omroep en de televisie , (B. S. , 9 augustus 2004) • Decreet van 14 juni 2007 tot wijziging van het decreet van 10 april 2003 betreffende de financiële incentives voor de opleiding van werknemers die bij een onderneming in dienst zijn , Staatsblad 26/10/2007, Page: 55484 -55492

EU LEGISLATION YEAR 2002 EU LEGISLATION BELGIAN TRANSPOSITION Directive 200221 EC of 07. 03. 2002 on a common regulatory framework for ELECTRONIC COMMUNICATIONS NETWORKS AND SERVICES • Loi du 18 mai 2009 portant des dispositions diverses en matière de COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES , (M. B. , 4 juin 2009 (première éd. )) Framework Directive • Loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques/ Wet van 13 juni 2005 betreffende de ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE (B. S. , 20/06/2005, p. 28070 -28132) • Décret du 27 février 2003 sur les services de médias audiovisuels, (M. B. , 17 avril 2003 (deuxième éd. )) • Loi programme du 22/12/2003 - Art. 438 et 443 MB du 31/12/2003 p. 62160 (C-2003/21248) • Decreet van 7 mei 2004 houdende wijziging van sommige bepalingen van de decreten betreffende de radio-omroep en de televisie, gecoördineerd op 25 januari 1995, en van sommige andere bepalingen betreffende de radio-omroep en de televisie (B. S. , 09/08/2004, Pp. 59434 -59444; • Loi relative à la modification de la loi du 30 mars 1995 concernant les réseaux de distribution d’émissions de radiodiffusion et l’exercice d’activités de radiodiffusion dans larégion bilingue de Bruxelles. Capitale ainsi que la loi du 17 janvier 2003 relative au statut du régulateur des secteurs des postes etdes

EU LEGISLATION YEAR 2002 EU LEGISLATION Directive 200220 EC of 07. 03. 2002 on the authorisation of electronic communications networks and services. Authorisation Directive BELGIAN TRANSPOSITION • Décret du 27 février 2003 sur les services de médias audiovisuels, (M. B. , 17 avril 2003 (deuxième éd. )) • Loi programme du 22/12/2003 - Art. 438 et 443 MB du 31/12/2003 p. 62160 (C-2003/21248) • Loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques/ Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie (B. S. , 20/06/2005, p. 28070 -28132) • Loi relative à la modification de la loi du 30 mars 1995 concernant les réseaux de distribution d’émissions de radiodiffusion et l’exercice d’activités de radiodiffusion dans larégion bilingue de Bruxelles. Capitale ainsi que la loi du 17 janvier 2003 relative au statut du régulateur des secteurs des postes etdes télécommunications belges (M. B. , 05/04/2007, p. 19229 -19247) • Decreet van 7 mei 2004 houdende wijziging van sommige bepalingen van de decreten betreffende de radio-omroep en de televisie, gecoördineerd op 25 januari 1995, en van sommige andere bepalingen betreffende de radio-omroep en de televisie (B. S. , 09/08/2004, Pp. 59434 -59444); • Loi du 18 mai 2009 portant des dispositions diverses en matière de COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES , (M. B. , 4 juin 2009 (première éd. ))

Российское законодательство Russian Legislation 2002 Федеральный закон «Об Federal Statute on “Electronic digital электронной цифровой подписи» signature” возможность открыта только для финансовых электронных отношений Electronic signature may only be used for financial electronic relationship Пример: перевод денежных EX: money transfer through sites as YANDEX. средств через электронные DENGI) площадки такие как Яндекс. Деньги

Российское законодательство Russian legislation 2006 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149 -ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации “ Federal Statute 27 July 2006 N° 149 – F 3 “On information, information technologies and on protection of information” регулирует отношения, возникающие при: regulates relationships when the following rights are exercised: -осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; -right on search, receiving, production and distribution of information; -применении информационных технологий; -use of information technologies; - обеспечении защиты информации. -protection of information

Российское законодательство Russian Legislation 2006 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152 -ФЗ “О персональных данных“ Federal Statute of 27 July 2006 N° 152 -F 3 “On personal data” определяет принципы и условия обработки персональных данных: Establishes principles and conditions for processing of personal data -запрет на обработку -Prohibition of processing of personal data персональных данных без согласия without agreement of the interested субъекта персональных данных person -Конфиденциальность -Confidentiality -Контроль и надзор за обработкой персональных данных -Control on processing of personal data

Российское законодательство 2011 Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. "Об электронной подписи" -использование различных видов электронных подписей; -ключа подписи; -проверка электронных подписей; выдача и использование сертификатов -оказание услуг удостоверяющих центров; - аккредитация удостоверяющих центров Гражданский кодекс (ГК РФ). Статья 160. Письменная форма сделки «(…) 2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон »

Main difference between the Russian and Основная разница между российским и the Belgian legislation бельгийским законодательством BELGIUM: in principle, all electronic БЕЛЬГИЯ: В принципе, любая signatures have a legal force (several levels электронная подпись имеет of legal force) юридическую силу (в разных степенях). RUSSIA: РОССИЯ: -legal force of the ordinary or of the advanced unqualified signature must be provided by a statute; -юридическая сила простой или усиленной неквалифицированной подписи должна быть предвидена законом. -Legal force of the advanced qualified signature may be excluded by a statute - Юридическая сила усиленной квалифицированной подписи может быть исключена законом

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО LEGISLATION ИСПОЛНЕНИЕ IMPLEMENTATION ПРАКТИКА В www. iustica. be PRACTICE AT www. iustica. be

2. Processing of personal data 2. Электронная обработка персональных данных 1. Electronic signature 1. Электронная подпись IMPLEMENTATION ИСПОЛНЕНИЕ 1. Electronic archives 1. Электронный архивы

ELECTRONIC SIGNATURE Definition Belgium Электронная подпись Определение Россия « An electronic signature is an electronic data, which is logically linked to other digital data and which is used as a mean of authentication « электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; » (art. 2 1° statute of 9. 7. 2001). (ст. 2 ЗАКОН РФ 6. 4. 2011)

EXAMPLES ПРИМЕРЫ Scanned manual signature Сканированная собственноручная подпись Biometric signature (voice recognition, iris recognition, fingerprints recognition…. ) Биометрическая подпись (голосовая идентификация, идентификация по отпечаткам пальцев) Bank card codes банковский код

EXAMPLE ПРИМЕР

IMPLEMNTATION OF LEGISLATION: COMMENTS ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА: КОММЕНТАРИИ Ordinary electronic signature Простая электронная подпись Belgian legislation Российское законодательство -an electronic data; -logically linked to other electronic data; - used as a mean of authentication. является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

IMPLEMNTATION OF LEGISLATION: COMMENTS ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА: КОММЕНТАРИИ Advanced electronic signature Belgian legislation Ordinary electronic signature which satisfies the following: -exclusively linked to the signatory; -allows the identification of the signatory -created by means which may stay under exclusive control of the signatory -all later modifications may be detected. Усиленная электронная подпись Российское законодательство неквалифицированная электронная подпись 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с (…) Федеральным законом.

RUSSIA РОССИЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ LEGAL VALUE OF ELECTRONIC SIGNATURE Простая электронная подпись Ordinary Electronic signature Электронные документы признаются равнозначными подписанным бумажным документам в случаях, установленных законодательством. Electronic signature equals to the manual one in cases provided by law

RUSSIA РОССИЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ LEGAL VALUE OF ELECTRONIC SIGNATURE усиленная электронная подпись Advanced electronic signature неквалифицированн ая Электронные документы признаются равнозначными подписанным бумажным документам в случаях, установленных законодательством. квалифицированная Unqualified Qualified Информация признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда законодательством установлена необходимость составления документа исключительно на бумажном носителе Electronic signature equals to the manual one in cases provided by law Electronic signature equals to the manual one, except in cases where the “paper” document is required by law

BELGIUM БЕЛЬГИЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ LEGAL VALUE OF ELECTRONIC SIGNATURE ORDINARY ELECTRONIC SIGNATURE ПРОСТАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ Electronically signed document is admissible Документ подписанный с помощью in justice, but its evidential value must be электронной подписи принимается в суде, proved. но его доказательную силу нужно подтвердить. The judge may NOT refuse the document for the mere reason that it has Судья НЕ МОЖЕТ ОТКЛОНИТЬ документ been signed by an ordinary electronic на основании того, что он подписан signature простой электронной подписью ADVANCED ELECTRONIC SIGNATURE The document is authenticated without possibilities to contest its authentic character УСИЛЕННАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ Документ является подлинным, без возможности оспорить его подлинность

EXAMPLES IN BELGIUM ПРИМЕРЫ ИЗ БЕЛЬГИИ IMPLEMENTATION OF LEGISLATION: BUSINESS RELATIONSHIP Proof of existence of business transaction by all admissible means ordinary electronic signature is sufficient to prove a commitment ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА: ДЕЛОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ Возможность доказать существование деловой сделки любыми законными способами простая электронная подпись достаточна

IMPLEMENTATION OF LEGISLATION: BUSINESS MANAGEMENT CALLING THE SHAREHOLDERS TOGETHER (SPRL) ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА: УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСОМ Созыв общего собрания участников ООО BELGIAN COMPANIES CODE: ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН РФ ОБ OOO « Art. 268. § 1. Management body (…) may call the General Assembly. (…) This call must be sent by registered letter by post, except if he receiver has individually , expressly and in writing accepted to be called by all other communication tools » “Ст. 36. Порядок созыва общего собрания участников общества Орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, обязаны (…) уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом (…). ” In Belgium, there is a confusion created by the possibility to send electronic registered letter. В Бельгии возможность направления электронных заказных писем создаёт неясность.

IMPLEMENTATION OF LEGISLATION: registered letter ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА: заказное письмо PRACTICE: before summons in court, a registered letter is served to the opposing party (last chance before judiciary proceedings) ПРАКТИКА: прежде тем, как вызывать в суд, оппоненту направляется заказным письмом официальное требование об исполнении обязательств Purpose of the registered letter: security on the date of sending (post stamp) Смысл заказного письма: гарантия точной даты отправки (почтовый штамп) BELGIUM: electronic registered letter. БЕЛЬГИЯ: электронное заказное письмо. IS IT EASIER? NO, it is not (ex: the sender has to pay license for each user and the receiver has to be equipped in order to be able to read the registered letter ) УДОБНО? нет (пример: отправитель должен купить лицензию для каждого пользователя и у получателя должно быть оборудование для чтения электронных заказных писем). IS IT MORE ECOLOGICAL? NOT YET (ex: In Belgium, the electronic registered letter is printed by the provider of services and served to the receiver in a classic paper form because usually the receiver is not equipped for reading the electronic registered letter). ЭКОЛОГИЧНО? Ещё нет (высланное электронное заказное письмо распечатывается на бумажный носитель почтовым сервисом, так как обычно получатель не имеет нужного оборудования для чтения электронных писем).

EXAMPLES IN BELGIUM ПРИМЕРЫ ИЗ БЕЛЬГИИ IMPLEMENTATION OF LEGISLATION: RELATIONSHIP WITH THE CONSUMERS Consumer is admitted to prove a commitment by all admissible means against the trader (NOT VIS - VERSA)

EXAMPLES IN BELGIUM ПРИМЕРЫ ИЗ БЕЛЬГИИ IMPLEMENTATION OF LEGISLATION: ИСПОЛНЕНИЕ electronic signature at ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА: электронная IUSTICA. BE подпись в IUSTICA. BE It is not an advanced electronic signature High probative force between lawyers between Belgian lawyers Это не усилиенная электронная подпись Высокая доказательстве нная сила между адвокатами Бельгии However the signature is certified Но есть сертификат ключа проверки электронной подписи

2. Processing of personal data 2. Электронная обработка персональных данных 1. Electronic signature 1. Электронная подпись IMPLEMENTATION ИСПОЛНЕНИЕ 1. Electronic archives 1. Электронный архивы

BELGIUM/RUSSIA БЕЛЬГИЯ / РОССИЯ IMPLEMENTATION: PROCESSING OF Исполнение: электронная PERSONNAL DATA обработка персональных данных Prior to use of an electronic system allowing processing of personal data the company must declare it to the Protection of Privacy Commission. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных EXCEPTIONS ИСКЛЮЧЕНИЯ EXEMPLE. clients / supplier data: no prior declaration is required ПРИМЕР. данные клиентов / поставщиков: уведомление не обязательно

BELGIUM/RUSSIA БЕЛЬГИЯ / РОССИЯ IMPLEMENTATION: PROCESSING OF PERSONNAL DATA Data may only be used for the purpose for which it has been collected ИСПОЛНЕНИЕ: ЭЛЕКТРОННАЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Обработка персональных данных должна соответствовать целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных

PROCESSING OF PERSONNAL DATA : EXAMPLE BELGIUM/RUSSIA БЕЛЬГИЯ / РОССИЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ: ПРИМЕР PRACTICE: ALL files of IUSTICA. BE are ПРАКТИКА: Все данные IUSTICA. BE « paperless » : обрабатываются в электронном виде Storage place Paper costs & waste – paper помещения для хранения дел расходов на бумагу & бумажных отходов

PROCESSING OF PERSONNAL DATA : confidentiality of correspondence BELGIUM/RUSSIA БЕЛЬГИЯ / РОССИЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ: конфиденциальность переписки • FTP, www. wetransfer. com, skydrive… • FTP, www. wetransfer. com , skydrive…. speed, ecology, economy быстро, экономично и экологично hacking, confidentiality хакерство, конфиденциальность client accepts costs linked to the paper copies, but he does not understand costs for electronic copies (ex: scanning and classification, info out) and investment costs for IT technologies. клиент понимает расходы на бумагу, но трудно принимает фактуры с расходами на электронные услуги и на капиталовложение (сканирование, электронная обработка, входящая/исходящая электронная информация. . . )

BELGIUM / БЕЛЬГИЯ PROCESSING OF PERSONNAL DATA: Employees’s cyber control ЭЛЕКТРОННАЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ: Киберконтроль деятельности рабочих Employer must respect the following principles: Работодатель должен придерживаться следующим принципам: - TRANSPARENCY: employees shall be aware about conditions of use of internet / emails, as well as sanctions for transgression of rules - ПРОЗРАЧНОСТЬ: работник должен быть уведомлён об условиях пользования интернетом и о санкциях в случае нарушения правил - PROPORTIONALITY: limited control is allowed if it is justified by a suspicious activity of the employee, interference with private life is forbidden -ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТЬ: ограниченный контроль разрешается в подозрительных случаях, но вмешательство в личную жизнь запрещенно - NECESSITY: systematic control of all visited websites by the employee is forbidden -НЕОБХОДИМОСТЬ: систематичный конторль всех сайтов просмотренных работником запрещён

2. Processing of personal data 2. Электронная обработка персональных данных 1. Electronic signature 1. Электронная подпись IMPLEMENTATION ИСПОЛНЕНИЕ 1. Electronic archives 1. Электронный архивы

BELGIUM/RUSSIA БЕЛЬГИЯ / РОССИЯ PERSONAL DATA ARCHIVES БЕЛЬГИЯ АРХИВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РОССИЯ RULE: personal data are conserved during a period of time which is strictly necessary for the achievement of the purpose which has justified the collection of the data. ПРАВИЛО: случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные QUESTION: clients data shall be deleted at the end of the contract? ВОПРОС: После завершения деловых соглашений данные клиента должны ли быть уничтожены? ANSWER: not really, there could be other obligations EX. in Belgium: accountancy data must be stored during 10 yeas EX. In Belgium: obligation for the lawyer to keep data during 5 years after the end of the case. ОТВЕТ: Не всегда, так как могут существовать другие обязательства Пример в Бельгии: бухгалтерские данные хранятся 10 лет Пример в Бельгии: обязанность адвоката хранить дело клиента 5 лет

BELGIUM/RUSSIA БЕЛЬГИЯ / РОССИЯ PERSONAL DATA ARCHIVES АРХИВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ DISCUSSION: obligation to destruct data and relevance of the destruction ОБСУЖДЕНИЕ: обязанность и уместность уничтожения данных EX: 8 years after conclusion of an agreement between the client and his adversary, the client announce to his lawyer that he has intention to contest the agreement. Nor the client, nor his lawyer have conserved the data related to negotiations Пример: 8 лет после подписи сделки, клиент сообщает своему адвокату, что он решил отказаться от неё. Ни клиент, ни его адвокат больше не имеют на руках данные о переговорах относящиеся к сделке.

BELGIUM/ БЕЛЬГИЯ PERSONAL DATA ARCHIVES ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ OBLIGATION FOR THE LAWYER: keep Обязанность АДВОКАТА: archives during 5 years after держать документы клиента 5 лет completion of the assignment после завершения дела ARCHIVES OF THE ORIGINALS: originals must be conserved in the form in which it have been created (electronic originals / paper originals ) ПОДЛИННИКОВ: оригиналы должны храниться в том же виде, в котором они были созданы (бумажный / электронный оригинал). ARCHIVES OF NON ORIGINAL DOCUMENTS: it is possible to scan non original documents and archive them electronically “faithful copy presumption” АРХИВ НЕ ПОДЛИННЫХ ДОКУМЕНТОВ: возможность хранить отсканированную версию не подлинных документов и уничтожить бумажную (презумпция верной копии)

BELGIUM/ БЕЛЬГИЯ PERSONAL DATA ARCHIVES ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ PRACTICE: reduction of paper archives storage place Практика: уменьшение объёма бумажных архивов PRACTICE: technical (un)compatibility of the electronic data with current software/hardware ПРАКТИКА: техническая (не)совместимость электронных данных с современными изменчивыми компьютерными программами

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО LEGISLATION ИСПОЛНЕНИЕ IMPLEMENTATION ПРАКТИКА В www. iustica. be PRACTICE AT www. iustica. be

1. Presentation of IUSTICA. BE 1. Презентация IUSTICA. BE Team of 8 lawyers, specialized by language and by field of law : ◦ Dutch, French, English, German and Russian ◦ Corporate and Associations, Commercial Law, Labour Law, International Private Law ◦ Working mostly by 2 or more on the files Only one administrative employee External counsels for tax, public law, social security More information on www. iustica. be 42

КЛИЕНТУРА CLIENTS

Examples of Russian – speaking clientele in Belgium Примеры русскоязычной клиентуры в Бельгии Investment in real estate in Belgium Покупка недвижимости Establishment and development of business in Belgium Cозданиe и развитиe бизнеса в Бельгии Traffic accidents дорожно-транспортныe проишествия Stay permit / citizenship (business immigration) Вид на жительство / гражданство (бизнес иммиграция) Sale of art objects Продажа искусствa Money laundering, fraud отмывание грязных денег, мошенничество 44

Examples of Belgian clients with interests in CIS Примеры бельгийских клиентов с интересами к СНГ Establishment, development or closing of Cозданиe, развитиe или закрытие бизнеса в business in CIS countries СНГ Arbitrage Третейский суд Sui generis contracts особого рода договора 45

ИСТОЧНКИКИ КЛИЕНТУРЫ CLIENTS SOURCES • Mostly through referrals : iustica. BE

2. IN GENERAL: VIRTUAL OFFICE = PAPERLESS 2. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ: ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС = БЕЗБУМАЖНЫЙ ОФИС Paperless file management Paperless office management Paperless know-how: ◦ Free online sources: searches (Google), government websites (Moniteur), dictionaries (www. granddictionaire. com, www. wordreference. com, …) ◦ Online with charges : Lexis. Nexis, Jura, Strada, … ◦ CDs available individually or through the server: dictionaries, forms (Business in a box, Bijvoorbeeld, BECK‘s compendium of forms, …) ◦ Office-wide database (know how sharing and management) 47

2. IN GENERAL: VIRTUAL OFFICE = PAPERLESS 2. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ: ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС = БЕЗБУМАЖНЫЙ ОФИС • Limits of paperless file management: • Originals / back-up copies; archives • Information unavailable online (paper editions of doctrine, etc. ) • Attempts to avoid these limits: • Documents with digital signature = original documents • Electronic archives • Online books and databanks are more and more developed 48

3. REQUIRED SKILLS 3. НЕОБХОДИМЫЕ НАВЫКИ • Experience with computers • Experience with standard software such as Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Powerpoint, … • Experience with law practice management software • Experience with paperless communication 49

4. REQUIRED INVESTMENTS 4. НЕОБХОДИМОЕ КАПИТАЛОВЛОЖЕНИЕ Hardware and software: renewal every 3 to 4 years Обновление программ и оборудования каждые 3 -4 года 50

4. REQUIRED INVESTMENTS 4. НЕОБХОДИМОЕ КАПИТАЛОВЛОЖЕНИЕ Hardware and software: renewal every 3 to 4 years Обновление программ и оборудования каждые 3 -4 года 51

FUTURE TECHNOLOGICAL DEVELOPMENT БУДУЩЕЕ РАЗВИТИЕ ТЕХНОЛОГИИ expectations for the future : желания: -work with standardized software -работать сo стандартными программами -avoid investments (€ 10’ 000 / 8 persons / year) in the software especially developed for legal offices - избежать капиталовложение (€ 10’ 000 / 8 персон/ год) в специфические программы разработанные для юр. консультаций

5. FILE MANAGEMENT WITHIN THE VIRTUAL OFFICE • Data management • Managing documents • Three steps procedure 54

5. 1. Data management • Database including all contacts (client, opponents, colleagues, third parties, . . . ), verification of conflicts of interest • Database with files (per client, per case matter, …) • Database with agenda (classified per “dominus litis„, performer, per form, per client, …) 55

56

57

58

5. 2. Managing documents • Confidential correspondence / negotiations • Confidential documents • Research (jurisprudence, doctrine) • Trial exhibits of other parties • Procedure • Extrajudicial negotiations • Finances: invoices from and to the law practice • Finances: third party accounts 59

60

61

5. 3. Three-step procedure First step: Task to do on the agenda or incoming information EX. : TO DO in agenda Call the client Second step: Implementation and documentation of task. EX. : I call the client and agree on a date for a meeting including documentation of the performance in the agenda, PERFORMANCE (at the date of performance, 29. 07. 2010): Phone with client : OK meeting with the client on 30082010 Third step: Documentation of future task(s) in the agenda. EX. : APPOINTMENT (on 30. 08. 2010): meeting with the client, see Phone 29072010 with client and TO DO (in the future, in principle 7 days prior to appointment, 23. 08. 2010) : preparation meeting 30082010, see phone 29072010 with client 62

63

64

6. VIRTUAL LAW PRACTICE MANAGEMENT • Staff management • Finances • IT-administration • Continuing education • PR and Marketing 65

6. 1. Staff management • • • Flexible work-space (plug-in) Working from home Mobile working office anywhere on the planet, even in the sky 66

6. 2. Finances • Planning • Complete Accounting • Internal controlling 67

68

6. 3. IT-administration • Loose fear and scepticism of IT-devices • Help and guidance through IT professionals • Continuing improvement and upgrading of programmes through feedback from lawyers to programmers • PASSWORD Management • BACK UP Management • VIRUS Management 69

6. 4. Continuous Learning • User‘s manual (know how sharing and management) • Online-library • Management of knowledge / know-how 70

71

72

6. 5. PR and Marketing • Website as means of representation • Advertising on the internet • Participation in virtual networks, conferences and seminars • Internet search of customer markets 73

7. RESULTS • File management • Communication • Law Practice management 74

7. 1. Results : file management • Improved draft management • Improved data management • Improved time management • More efficient research • Exact accounting for time spent • Improved cost forecasting for the client 75

Improved draft management files saved under different names (versions) as often as necessary, possibility to retrace evolution of discussions / negociations / preparations 76

77

Improved data management Research on multiple criterions Lists of data Easy modification and follow-up of modifications of the data 78

Improved time management Introduction of dates in a far future, shared agenda 79

80

81

82

83

84

85

Improved legal research • links to relevant websites in files • use of on-line databases • Shared inhouse know - how 86

87

88

Exact accounting of time spent 89

Exact accounting of time spent 90

91

92

93

94

7. 2. Communication • Use of e-mail with digital signature • availability through deviation of phone / mobile • use of phone over internet: internal - external • Presentation of information : use of EXCELsheets, Power Point presentations 95

• • • Flexible work-space (plug-in) Working from home Mobile working office anywhere on the planet, even in the sky, www. wetransfer. com for large volume documents 96

iustica. BE

7. 3. Results: law practice management • Reduced office space • Work at home or from anywhere = work at the office • Increased income per page of paper used • New gadgets ahead 100

Office space – Currently 320 m² of which 1/3 in reserve – 2 workspaces in 12 to 24 m² – Plug-in system – Multifunctional projection room for meetings, workspace, library, etc. – Meetings outside the office with all access to all law practice data 101

ОБЫЧНАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ КАНТОРА : ОБЪЁМ ДОКУМЕНТОВ TRADITIONAL LAW PRACTICE: DOCUMENTS VOLUME – шкаф: 198 см х 43 см х 120 см – 1 шкаф = 5 полок – 1 полка = 120 см ширины – 120 см ширины * 5 полок = 600 см свободного места – 600 см / 5. 5 см величины бумажного блока Din A 4 = 109 бумажных блоков, каждый содержит 500 листков – Filing cabinet: 198 cm х 43 cm х 120 – 1 filing cabinet = 5 depositors – 1 depositor = 120 cm width – 120 cm width * 5 depositors = Absolute filing space per filing cabinet = 600 cm – 600 cm / 5. 5 cm hight of one pack of Paper Din A 4 = 109 packs of paper with each 500 pages каждый шкаф вмещает 54‘ 500 листков each file cabinet can hold 54‘ 500 pages

VIRTUAL OFFICE = REDUCTION FILE CABINETS ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС = СОКРАЩЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ШКАФОВ Memory space used = 75 GB = 215’ 500 documents 75 GB Памяти = 215’ 500 документов 1 page of text averages 75 Kb 1 текстовая страница = 75 Kb 75 GB / 75 Kb = 1‘ 050‘ 000 pages of text 75 GB / 75 Kb = 1‘ 050‘ 000 страниц 1‘ 050‘ 000 pages of text / 54. 500 pages in one file cabinet = reduction of 19, 2 file cabinets 1‘ 050‘ 000 страниц / 54. 500 страниц в одном шкафу = сокращение на 19. 2 шкафов

Increased revenue/ 500 A 4 pages Увеличение доходов / 500 страниц А 4 – 2005: € 6'035 500 A 4 pages – 2006: € 8‘ 135 500 A 4 pages – 2007: € 11’ 816 500 A 4 pages – 2008: € 9’ 312 500 A 4 pages – 2009: € 10’ 249 500 A 4 pages

Gadgets to come • Equipment: voice recognition software • Cloud-computing • client’s access to data and documents • . . . 105

CONCLUSIONS • The virtual office = paperless without exception • The virtual office = no way back • The virtual office = the others must follow • The virtual office = ISO DIN 9001 quality • The virtual office = ECO responsible • The virtual office → TQM total quality management 106

24/02/2010 iustica. BE