Виды документов и их классификация Все документы

Скачать презентацию Виды документов и их классификация Все документы

Технические средства управленияв офисе.pptx

Количество слайдов: 120

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. .

Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Их составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные поручения, доверенности, исковые заявления и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на ПК), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др. ), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально» .

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно» .

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат. Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Способы документирования

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования

Текстовое документирование Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др. )

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т. д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно вычислительной машиной.

Материальные носители информации Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др. ), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации

Документы на новейших носителях информации делят на: документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски); документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD– ROM, аудиокомпакт диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы).

Способы документирования

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

Фотокино–видеодокументирование Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т. д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации. Документы на новейших носителях информации делят на:

документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски); документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD –ROM, аудиокомпакт диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации

Копировальная техника. Принципы работы. Описание основных моделей.

Процесс копирования состоит из следующей последовательности действий: считывание информации с оригинала; перенос информации об оригинале на копию в виде придания различного электростатического заряда на поверхности листа копии;

распределение тонера на листе копии в соответствии с распределением зарядов; закрепление изображения копии высокотемпературным валиком. На выходе получается копия

Копировальные аппараты делятся на несколько категорий в зависимости от принципов их работы и областей применения: 1. По размеру уст ройств и их производительности 2. Сохранение и перенос информации с оригинала на копию (машины делятся на аналоговые и цифровые) 3. По встроенным сервисным возможностям

Для работы необходимо использовать материалы, рекомендованные изготовителем. К ним относится бумага определенного качества и плотности и прозрачные термостойкие пленки. Бумага должна иметь однородную структуру. Ее плотность определяется весом одного кв. метра. Чаще всего это 80 90 г/кв. м.

По размерам используемой бумаги можно сказать, что аппараты нижнего уровня работают только с листами формата А 4. Копировальные аппараты среднего и высокого класса максимальным размером имеют формат А 3.

Расход тонера, используемого в копировальных аппаратах, зависит от класса аппарата и насыщенности копий. Стандартной считается 5% заполненность текстом листа бумаги. В этом случае одного картриджа хватает на 1 000 копий для портативных аппаратов до 10 – 15 тысяч для аппаратов высокого класса

Копировальные аппараты могут быть как черно белые, так и полноцветные. Отличие в их работе состоит в необходимости вставлять не одну тубу с черным тонером, а несколько туб с порошками разного цвета. Поскольку заполненность цветных оригиналов, как правило, превышает 5%, то это ведет к повышенному расходу тонера и, как следствие, к большей себестоимости цветных копировальных работ по сравнению с черно белыми.

Сканеры. Сканирование и распознавание текста.

Принцип действия сканера состоит в следующем. Лампа холодного свечения (как в копировальных аппаратах) создает световой поток, который отражается от оригинала и считывается датчиком. Считанная и оцифрованная информация посылается в компьютер.

Основные характеристики сканеров определяется разрешением, с которым возможна оцифровка оригинала, и глубиной воспринимаемого цвета.

После оцифровки текста он представляется в виде изображения и необходимо провести его распознание. Для этого применяются несколько программ распознавания оптических образов. С русским текстом могут работать программы Fine. Reader и Cunie.

Если необходимо отсканировать рисунок, то изображение помещается на стекло сканера, сканируется и записывается в графическом файле или обрабатывается в графическом редакторе.

При отсутствии факсового аппарата, но при наличии факс модемной платы в компьютере возможна посылка факсовых сообщений, используя возможности сканера как считывающего

Печатные машинки. Принтеры.

Печатные машинки явились первыми устройствами представления информации не в рукописном виде. Принцип их работы: при нажатии на соответствующую клавишу буква или знак с помощью литеры через ленту наносились на бумагу. Литеры закреплялись или на отдельных стойках, или на шароподобном устройстве, называемом «ромашка» .

Они долгое время использовали только энергию удара пальца по клавише, но позже появились электромеханические машинки, в которых электромотор создавал дополнительный момент силы, поэтому не требовалось ударять по клавишам с большой силой, чтобы получить хороший оттиск. Последнее усовершенствование печатных машинок прошло, когда их сделали электронными.

Последнее поколение электронных машинок обладает следующими характеристиками: возможность плавного нажатия на клавиши, жидкокристаллический дисплей, возможность корректировки набранного текста. Также изменяется технология печати: осуществляется переход к современным принтерным технологиям, характерным для матричных и струйных принтеров.

Принтер – периферийное устройство компьютера, используемое для вывода информации на бумажный или пластиковый носитель. В зависимости от способа печати принтеры делятся на три класса: матричные, струйные и лазерные.

Матричные принтеры являются первыми, разработанными для вывода информации с компьютера на бумажный носитель. Буквы и знаки переносились путем удара литер через красящую ленту. С течением времени литеры заменили на печатающую головку, в которой 9 или 24 иголки.

Матричные принтеры могут рекомендоваться к использованию только в банковской сфере, где требуется вывод больших массивов данных на листах большого формата. Основные недостатки матричных принтеров: малая скорость печати, невысокое качество, малый ресурс красящей ленты, большой шум при работе.

Струйные принтеры в качестве печатающего красителя применяют чернила. Через сопла в печатающей головке на бумагу выбрасываются микрокапли, которые и формируют изображение.

Все струйные принтеры имеют возможность для цветной печати. В зависимости от класса принтера требуется либо заменить картридж с черными чернилами на картридж с цветными чернилами, либо картридж с цветными чернилами устанавливается в принтер вместе с картриджем с черными чернилами.

Качество печати на струйных принтерах приближается к качеству лазерных принтеров, а цветные изображения даже превосходят лазерные. Недостатки: для качественного получения изображения, особенно цветного, требуется специальная быстросохнущая бумага, ресурса картриджа хватает на несколько сот страниц, а стоимость одного картриджа составляет в среднем 30 40 US$.

Механизм работы лазерного принтера схож с работой копировального аппарата. Они делятся на: персональные принтеры небольшого размера со скоростью печати 6 8 стр/мин. , принтеры рабочих групп – сетевые принтеры, работающие со скоростью 12 20 стр. /мин. и обслуживающие 5 20 компьютеров и высокопроизводительные сетевые принтеры масштаба отдела. Последние имеют скорость печати свыше 20 стр. /мин. (до 45), возможность двусторонней печати и сортировки.

Обслуживание лазерных принтеров аналогично обслуживанию копировальных аппаратов: Во первых, необходимо использование только такого сорта бумаги, который предназначен для использования в лазерных принтерах. Во вторых, при полном использовании тонера в картридже стоит приобретать новый картридж, а не прибегать к его заправке.

Виды копировального оборудования

Существует большое количество разновидностей копировальномножительных аппаратов, но по принципу действия они разделяются на несколько классов: светокопировальные аппараты электрографические аппараты трафаретной печати

Светокопировальные аппараты К светокопировальным относятся аппараты для производства фотокопий. Фотокопии используются в тех случаях, когда другие способы копирования не могут обеспечить требуемого качества. Например, для получения ксерокопии фотографии или репродукции какой-нибудь картины.

Электрографические копировальные аппараты Все электрографические копировальные аппараты можно разделить на шесть основных групп: портативные копировальные аппараты низкоскоростные копировальные аппараты офисные копиры среднего класса копировальные аппараты высокой производительности цифровые черно-белые копиры полноцветные цифровые копиры

Деление на категории осуществляется в зависимости от трёх основных характеристик: скорости копирования формата оригинала и копии рекомендуемого объёма копирования в месяц

Портативные копировальные аппараты

Они просты и удобны в эксплуатации. Их можно использовать дома, в командировке или в офисе. Они совсем небольшие, готовы к работе сразу после включения, относительно недорого стоят, но они очень дороги в эксплуатации. Рекомендуемый объем копирования таких аппаратов – 500 копий в месяц, формат оригинала и копии А 4.

Копировальные аппараты малой производительности

Копировальные аппараты малой производительности – офисные машины производительностью 1020 копий формата А 4 в минуту, пригодные для обслуживания компаний или подразделений с объемом копирования от 1 до 5 тыс. копий в месяц. Это компактные, простые в эксплуатации и неприхотливые машины, легко умещающиеся на любом столе.

Копировальные аппараты средней производительности

Именно в этой категории копировальных аппаратов компании предлагают наибольшее количество моделей, отличающихся друг от друга скоростью копирования, наличием дополнительных функций и устройств. Производительность таких копиров составляет от 20 до 40 страниц в минуту, они способны изготавливать до 20 тыс. копий в месяц.

В стандартную конфигурацию большинства аппаратов этого класса входят устройство для автоматического двухстороннего копирования, многофункциональный активный жидкокристаллический дисплей управления и аудитрон для учета объема и стоимости выполненных работ.

Копировальные аппараты высокой производительности

Устройства этого класса – это уже серьезная техника. Производительность таких аппаратов может достигать 90 страниц в минуту, или 200 тыс. копий в месяц. Отнюдь не всякая контора способна загрузить работой подобных монстров. Такие аппараты могут окупиться только в больших организациях с солидными объемами копировальных работ, полиграфических участках крупных компаний, небольших типографиях.

СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов.

Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки.

В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг. Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др. Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины. Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов. Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

Средства и системы связи

Телефоны делятся по своему расположению – на стационарные и носимые, по системе связи – на проводные и радиотелефоны. Проводные телефоны могут комплектоваться носимой трубкой радиотелефона для свободного перемещения в границах здания. Проводные телефоны являются основным средством связи в рамках офиса. Они подключаются к АТС с помощью кабеля.

АТС бывают аналоговые (релейного типа, старого образца) и цифровые. Последние предоставляют абоненту значительно больше услуг. Если на первых возможен только импульсный набор номера (цифра номера передается от телефона к станции длительностью сигнала (импульса)), то на цифровых АТС возможен также и тональный набор (цифра номера передается тоном сигнала), что повышает скорость соединения.

Мобильная связь - это любая радиосвязь, позволяющая абоненту пользоваться ею без привязки к конкретному месту: сотовая, пейджинговая, радиотелефоны, радиоудлинители, рации и т. д.

Сотовая связь - разновидность мобильной связи, организованная по принципу сот или ячеек (cells), путём размещения базовых станций (БС) (Base Transceiver Station), которые покрывают локальную территорию. Совокупность локальных территорий составляет зону обслуживания (ЗО) Оператора. Уровень сигнала в конкретном месте зависит от близости к БС, рельефа местности, застройки, индустриальных помех и других факторов. Сигнал с БС передаётся на коммутатор и обрабатывается им.

Номера сотовых телефонов могут быть прямыми и кривыми. Прямые - это обычные городские номера, кривые (или федеральные) - набирать через коды 901, 902, 903 или другие.

Преимущества прямого номера: Лёгкость дозвона. Не надо пользоваться "восьмёркой", которая часто бывает занята (а иногда вообще блокирована) или службой дозвона (не всегда есть возможность пользования тональным набором). Можно звонить с любых телефонов и таксофонов. Солидно, престижно, легко запомнить. Преимущества кривого номера: Более низкая цена. Хорошо работает АОН.

АОН (Автоматический Определитель Номера) При наличии такой услуги на дисплее мобильного телефона высвечивается номер звонящего Вам абонента. Кроме обычного своего назначения знать, кто вам звонит, АОН полезен и в целях экономии. Например, в зависимости от определившегося номера, абонент может ответить или не отвечать, а переадресовать звонок, или ответить, уложившись в БП, или перезвонить с городского телефона и т. д. Или посмотреть позже список пропущенных звонков, если не было возможности ответить сразу.

Роуминг - это возможность пользования телефоном вне зоны обслуживания Оператора, но в зоне обслуживания другого Оператора, с которыми есть роуминговое соглашение. В GSM роуминг автоматический. Если в данном месте есть несколько роуминг-Операторов, то в зависимости от модели телефона и его настроек выбирается или Оператор с наиболее сильным уровнем сигнала, или по списку предпочтения, или вручную.

SMS (Short Message Service) - Служба коротких сообщений - очень удобная услуга для сотовых абонентов, позволяющая передавать короткие (до 160 знаков) текстовые сообщения другим абонентам. Эта возможность сделала практически ненужными пейджеры. А если учесть, что с сотовым телефоном вы можете получать сообщения, даже если телефон выключен или недоступен (получите позже); передавать с него сообщения; что сотовая зона обслуживания гораздо больше, чем пейджинговая (плюс роуминг); что некоторых современные телефоны по размеру ненамного превышают пейджеры; что по телефону ещё можно и говорить, то становится понятным, почему популярность пейджеров резко упала.

Информационный сервис Дополнения к информационному обслуживанию. Такие услуги поставляются обычно с основным информационным наполнением в виде новостей, информации о погоде и путешествиях, спортивных новостей и, в последнее время, гороскопов, анекдотов и шуток. Подобный род услуг неуклонно увеличивает объем передаваемых сообщений до 10% от общего трафика.

Переадресация - автоматическое перенаправление звонка на другой телефон. Переадресация может быть безусловная (все звонки) или условная (если абонент занят, не отвечает или недоступен). Полезная услуга для различных случаев: в целях экономии можно делать переадресацию на другой телефон, если телефон какого-либо Оператора недоступен в конкретном месте (или неисправен), то можно переадресовывать звонок на доступный телефон, если необходим прямой номер, а, опять же, для экономии, можно переадресовывать звонки с него на телефоны с другими ТП, если требуется скрыть основной номер, другие варианты.

Голосовая почта (ГП) позволяет абоненту не пропустить ни одного звонка, работает, как автоответчик. ГП работает в сочетании с переадресацией, т. е. в зависимости от типа переадресации, входящий звонок перенаправляется на голосовую почту для записи сообщения в почтовый ящик абонента. Прослушать сообщения абонент может в любое, удобное для себя, время.

Факсимильная служба

Передача изображений по телефонным каналам (радио- или проводным) называется факсимильной службой. Пересылка изображения с одного места в другое возможна только при наличии соответствующей аппаратуры с обоих сторон. К таким аппаратам относятся факсовый аппарат или компьютер, снабженный факсмодемом.

На исходящем аппарате происходит считывание информации, ее кодировка и отправка, на принимающем – прием, декодировка и вывод, соответственно. Считывание информации происходит полинейно. Высоким значением считается 200 линий на дюйм, низким – 100 линий. С таким разрешением возможна неплохая пересылка копии машинописного текста или черно-белого изображения невысокой четкости.

Новые факсимильные аппараты настроены на автоматический прием факс-посланий. Если некоторые устаревшие модели требуют присутствия человека и начало приема при нажатии на клавишу «СТАРТ» , то новые автоматически определяют тип сигнала (голосовой (речь) или цифровой (факсовое сообщение)) и переключаются на прием факса.

Отправка или получение факсимильного сообщения проходят по схожей процедуре. При отправке вначале в аппарат вставляется посылаемый документ, затем вызывается абонент. После соединения по типу годка определяется тип включения телефонного аппарата – на прием голоса или на прием факса. Если аппарат настроен на автоматический прием факса (непрерывный сигнал переменного тона), то нажатие на клавишу «СТАРТ» запускает процесс передачи факсового сообщения.

Если же аппарат настроен на прием голоса (обычный телефон), то необходимо дождаться ответа абонента и нажать клавишу «СТАРТ» после нажатия такой же клавиши у принимающего аппарата. Если абонент не поднял трубки (нет абонента), то в этом случае посылка

Факсимильные аппараты наделяются дополнительными сервисными услугами: распечатка сообщения об отправке или, наоборот, причину неотправки, лист соединений (звонков) и другое. Для вывода информации на принимающем аппарате используется факс-бумага, которая позволяет на одной из ее сторон выводить получаемое сообщение.