ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Презентацию подготовила Студентка 3 курса

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Презентацию подготовила Студентка 3 курса Пи. МНО Мисник Юлия Мурманск 2012 г.

Определение Деловое письмо – это документ, который выступает в качестве инструмента побуждения к какому-либо действию, несет в себе различные коммуникативные функции, имеет определенные правила написания.

Письменное деловое общение представляет собой особый тип взаимодействия людей. Люди контактируют ради социально-значимых целей. Поэтому общение складывается не на основе личностных пристрастий и предпочтений, а на основе социальных интересов. Это объясняет отличительную особенность письменного делового общения – его формализованный характер. Форма наряду с содержанием играет активную и не менее значимую роль. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую переписку. В основе письменных отношений физических и юридических лиц

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами.

Цель делового письма Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Без этого нечего браться за это дело. Пишущий должен определить, что он делает научное сообщение, выдвигает какую-то точку зрения или побуждает читающего к конкретным действиям. Если возникают какие-то проблемы при написании письма, целесообразно задать себе вопросы: О чем я пишу? Что мне хочется сказать адресату? Что я хочу, чтобы адресат сделал?

Оформление делового письма Очень важно тщательно продумать внешний вид делового письма, так как именно на это в первую очередь обращает внимание читатель. Требования: наличие полей справа, слева» сверху, снизу; выделение абзацев в тексте; четкий и понятный заголовок; хорошее качество печати; список литературы (если это информационное сообщение).

Виды деловых писем 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) письмо-напоминание; письмо гарантийное; письмо-подтверждение; письмо-ответ; информационное письмо; письмо-приглашение; инициативное письмо; сопроводительное письмо; письмо-предупреждение.

1. Письмо-напоминание - факт напоминания.

2. Письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п. ). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Гарантийное письмо

3. Письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт.

4. Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы.

Письмо-ответ

5. Информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях.

6. Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-приглашение Уважаемый Александрович! 25 -27 октября 2012 г. состоится региональный научно-практический семинар «Северный Флот в истории, культуре и повседневности Заполярья» . Приглашаем Вас лично принять участие в работе исторической секции, которая запланирована на 25 октября 2012 г. с 10 -00 ч. до 12 -00 ч. и пройдет в научно-методическом Центре истории и россиеведения Мурманского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Капитана Егорова, 15 (3 -й этаж). Ректор Мурманского государственного гуманитарного университета доктор философских наук профессор А. М. Сергеев Л. В. Горбань (8 152) 21 38 32

7. Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

8. Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

9. Письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмопредложение и др. ). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др. ).

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: - письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции; - письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении; - независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; - содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Спасибо за внимание!