Великолепное мероприятие или как оптимизировать рекламный бюджет Кульчицкая

Великолепное мероприятие или как оптимизировать рекламный бюджет Кульчицкая Юлия Директор агентства маркетинговых решений «Мак Групп» (351)262 -34 -54

Типы мероприятий Тип мероприятия Результат для участников Результаты для организаторов Деловые Обучение, обмен идеями, ноыве контакты Привлечение новых партнеров, повышение лояльности, поиск новых идей Учебные Обучение навыкам, повышение квалификации Увеличение объемов продаж, повышение эффективности Для прессы Повышение актуальной информации PR, публикации, антикризичные действия Выездные Получение информации о новинках Увеличение объемов продаж, привлечение новых клиентов Развлекательные Укрепление связей внутри коллектива Повышение лояльности работников Торжественные Формирование традиций, общение Повышение статуса предприятия Благотворительны е Помощь, развлечение, общение Демонстрация социальной отвественности Массовые Развлечения, общение Привлечение туристов, партенеров, демонстрация соц. отвественности

Управленческий план 1. Сформулируйте четкую цель и определите задачи мероприятия. 2. Сформируйте рабочую группу, состоящую из инициативных сотрудников. Она должна состоять из 5 -6 человек при количестве участников около 200 человек – для распределения функций в рабочей группе это оптимальное количество. 3. Составьте календарный план работ с распределением функций и сроками выполнения. 4. Распределите обязанности между всеми членами рабочей группы. Назначаются: руководитель, креативщик, логист, административно-хозяйственный отдел, финансист. 5. Ответственный за анимацию и проведение мероприятия 6. Форс-мажоры: врачи, охрана. 7. Роли руководителей зависят от субординации и внутренних задач компании 8. Обратите внимание на возрастной и гендерный состав сотрудников 9. Мероприятие на открытом воздухе: готовая площадка или «своя полянка» . Если нужно самим искать «полянку» , то обратите внимание на следующие моменты: - о проведении мероприятия нужно договориться с администрацией населенного пункта, где находится «полянка» ; - внешний вид площадки – аренда тентов, мебели и т. д. ; - организация питания – кто и из чего будет готовить; - уборка территории.

Последовательность этапов разработки 1. 2. 3. 4. 5. Выбор концепции Определение аудитории Выбор лиц мероприятия Учет ожиданий Формирование позитивных впечатлений и воспоминаний 6. Рекламные идеи 7. Атмосфера (зрение, слух, осязание, обоняние, вкус)

Схема распределения обязанностей EVENT Привлекаем профессионалов Делаем сами Ставим цели ЦА Стиль Определяем бюджет Место и время Детали (программа) СИНХРОНИЗАЦИЯ ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Обзорный график Задача Исп. Содержание: Выступающие Петров Программа Иванов Сбор гостей: Подготовка приглашений Петров Рассылка, обзвон Петров Помещение: Аренда Иванов Оборудование Иванов 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20

Техника планирования «Месяц - Неделя – День» 1. 2. 3. Список задач минимум за 1 месяц сверстывается в график Ганта Неделя: планируется исходя из графика. Невыполненные задачи переносятся и становятся приоритетными День: задачи на сегодня – план в ежедневнике. При планировании следующего дня просматривается план на неделю Плановый период Раз в неделю НЕДЕЛЯ Раз в день ДЕНЬ

Ресурсы 1. Время 2. Знания 3. Финансы 4. Персонал 5. Техническая база 6. Опыт 7. Связи 8. Базы данных 9. Продукты 10. Подход к работе 11. Известность

ЗАЧЕМ? Определяем цели - Удивить - Подтвердить составляющие имиджа - Презентовать новое - Заявить о себе - Решить бизнес-задачи - Продать - Объединить И т. д.

Целевая аудитория О чем и как? Кто? (основные признаки) Какие? (их привычки) Потребитель Потребности (чего хотим добиться)

Целевая аудитория № Кто Цель Что 1 Сотрудники Сплотить? Поднять настроение? Воодушевить? Корпоратив? Тренинг командообразования, Капустник? Финал конкурса? 2 Клиенты Поблагодарить? Подарки? Праздник? Деловое Напомнить? Удивить? мероприятие? Капустник? Рассказать новое? Розыгрыши призов? Конкурсы? 3 VIP-клиенты Напомнить? Удивить? Поблагодарить? Подарки? Письма? 4 СМИ Удивить? Поблагодарить? Рассказать новое? Подарки? Письма? Деловое мероприятие? 5 Обществен ность Удивить? Напомнить? Городское мероприятие? Свой сюрприз?

Стиль мероприятий Должен Не должен 1. Соответствовать ЦА 1. Шокировать 2. Быть свежим 3. Соответствовать теме мероприятия 4. Соответствовать организаторам 5. Должен быть 2. Выбираться по принципу «как у всех» 3. Быть единым 4. Выбираться по желанию наемных профи

Место и Время Место Время 1. Соответствует целям 1. Рассчитывается (основное Т Х 1, 5) 2. Учитывает все детали 2. Можно сознательно мероприятия спланировать 3. Заказывается заранее 3. Хронометрируется 4. Ищутся 2 -3 альтернативы 4. Учитывая место 5. СООБЩАЕТСЯ ЗАРАНЕЕ

Подарки и… подарки должны Не должны Удивлять Шокировать Соответствовать ситуации Занимать много места Учитывать индивидуальность Требовать особых затрат и нагрузок Вызывать добрые эмоции «Выбери сам…» (для клиентов) Запоминаться Содержать «много» информации о дарителе ДОЛГО сохраняться (в памяти или на столе) Быть слишком дорогим Соответствовать дарителю Представлять опасность для здоровья

Кому дарить? 1. Ведите и актуализируйте списки. Все получатели подарков делятся на группы (признак определяйте сами) 2. Каждая группа получает свои презенты 3. Главное, чтобы группы не пересекались. 4. Корпоративные подарки (ежедневники, календари, ручки и т. д. ) – дарить или не стоит 5. Фантики, бантики, обертки с логотипом – где они оказываются после праздника? 6. Подарочные карты? 7. Подписки, литература 8. Личные и интимные подарки 9. «Специальные шоу» …

ПОДАРКИ 1: СИМВОЛЫ

ПОДАРКИ 2: СЕРЬЕЗНЫЕ

Подарки 3: милые

Подарки 4: мелочь, а приятно

Подарки 5: забавные

ДЕТАЛИ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Приглашения (вид, стиль, курьер) Меню и обслуживание Развлекательная программа Оформление места, внешний вид Рассадка гостей СМИ Образы и образы – вампиры И. т. д.

Организация работы персонала 1. По проектам (назначаются менеджеры проектов) 2. По функциям (описываются функции и назначаются отвественные)

Что нужно сделать до начала мероприятия • Обеспечить визуальное оформление места проведения • Проверить оборудование • Проверить места рассадки участников • Разместить навигационные знаки

Работа во время мероприятия • Общая координация мероприятия • Контроль и управление сервисом и вспомогательным персоналом • Техническое ассестирование • Координация перемещения участников • Поддержание порядка • Анкетирование участников • Фотосъемка

СМИ: быть или не быть 1. 2. 3. 4. 5. 6. Праздник для СМИ – тоже праздник Кто кому и что дарит? Надо ли поздравлять клиентов в СМИ? Когда начать поздравляться в СМИ? Как и где писать праздничные статьи Праздник – способ продавать больше.

10 способов потратить рекламный бюджет зря • • • Правило № 1. Не лезьте «в душу» Правило № 2. Забудьте слово «результат» Правило № 3. Ваша ЦА – «ВСЕ» Правило № 4. Говорите только о себе Правило № 5. Станьте умным, скучным Правило № 6. Скрывайте свои достоинства. Скромность украшает Правило № 7. Ничего не решайте сами • Правило № 8. Замучайте организаторов до смерти • Правило № 9. Изменяйте всё в последнюю минуту • Правило № 10. Никогда не сомневайтесь

Все хорошо, что хорошо кончается 1. Написать финансовый отчет 2. Проанализировать анкеты учасинков 3. Подготовить выводы, результаты работы и достижения 4. Подготовить статистический анализ участников мероприятия 5. Подготовить уточненную базу участников 6. Подготовьте благодарственные письма

Риски 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Невыполнение плана Риски связаные с участнками Особый риск – паранойя Технические (компьютерные риски) Риски связанные с подрядчиками Мошенники, зеваки Финансовые риски

Запас прочности Возможная проблема К чему готовиться Не придет ведущий Как тянуть время? Как перетасовать программу Выключится электричество Как обойтись без компьютера и проектора Пропадут подарки Как и куда рассылать их после мероприятия Разобьется шампанское Есть ли возможность срочно найти алкоголь Случится драка или недоразумение Охрана, снижение объема алкоголя, возможность развести участников Обнаружится «приятный» сюрприз (кто-то произвел инициативу) Просветительская работа (лаги программы)

Оценка эффективности 1. Спросите гостей (анкеты, экспертные опросы) 2. Посчитаем! Оцените уровень цитируемости 3. Посчитайте эффективность

Оценка эффективности в цифрах Анализ эффективности мероприятия • Экономичность • ЭФФЕКТИВНОСТЬ = РЕЗУЛЬТАТ/ЗАТРАТЫ (результат – количество полезных контактов) Результативность • ЭФФЕКТИВНОСТЬ = РЕЗУЛЬТАТ/ПРЕДПОЛАГАЕМАЯ ЭФФ – СТЬ (предполагаемая эффективность – расчетное количество контактов ) Целесообразность • ЭФФЕКТИВНОСТЬ= РЕЗУЛЬТАТ/ЗАДАЧИ (задача – количество контактов, необходимое для решения задач предприятия)