В презентации рассмотрим вные Осно я аудита влени

В презентации рассмотрим: вные Осно я аудита влени и напра вильност и, ам пра с лиц я четов ганизаци рас е ор ым тны котор т подотче е выда уммы на е, с очны диров ные и н кома ствен яй ьские хоз вител та предс асходы; р ла ави ения Пр мл ма р фо анко к; о гр о за иров нд м Разъясни сти особенно в я отражени м ско бухгалтер учете вующих соответст й; операци ры приме иведем в сумм Пр о расчет овочных дир коман тов как в расче й, так и в ско россий транной инос е. валют

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, они весьма разнообразны и связаны, в частности, с: Приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет; Оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; Расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу; Представительскими расходами. v Все эти из кассы организации или сопровождаются выдачей денежных хозяйственные операции средств непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.

Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами. Выдача Денежных средств подотчетному лицу. Оформление авансового отчета. Выдача перерасхода • • Рис. 1

К первичным документам по расчетам с подотчетными лицами относятся: Авансовые отчеты; v При Заявления на выдачу денег из кассы. этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями, по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т. д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учёта.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы: v v v Соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации; Соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки; Соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку; Соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды; Соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы; Соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами; Соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете; Имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды; Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам; Оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки; Организован ли аналитический учет командировочных расходов; Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

v. По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных. v При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: Наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций; Получение письменных подтверждений; Проверка арифметических расчетов; Устный опрос; Проверка документов по форме; Анализ и пр.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчёта об их пользовании; Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22. 09. 1993 N 40. Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

v. Аудитору необходимо удостовериться в том, Что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24. 01. 2005 N 04 -1 -02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Оформление документов по командировкам. v Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ), : Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9 а); Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10 а); v Командировочное удостоверение (форма N Т-10); Авансовый отчет (форма N АО-1). Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина России от 24. 10. 2006 N 03 -03 -04/2/226 одновременно оформлять документы по формам N Т-9, N Т-9 а и N Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина России от 23. 05. 2007 N 03 -03 -06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.

ь Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника (см. Письмо Минфина России от 17. 05. 2006 N 03 -03 -04/1/469). ь Работник, трех дней послеизвозвращения должен вернувшийся командировки, не позднее составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Аудитору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д. ). Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают: Расходы по найму жилого помещения; Расходы по проезду к месту командировки и обратно; v v Суточные; Другие расходы (оплату услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т. е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке. Такая операция не противоречит Федеральному закону от 10. 12. 2003 N 173 -ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (Письмо Банка России от 30. 07. 2007 N 36 -3/1381). Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана. Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Аудитору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

q Аудитору помещения, проверить возмещение суммы расходов по найму необходимо жилого расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. п. ). Такие расходы работнику не оплачивают. q оплачиваются, решением руководителя организации физических лиц Если же такие расходы то их сумму облагают налогом на доходы (далее - НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации. q Расходы наналогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 работнику, проживание, возмещаемые командированному уменьшают ст. 264 НК РФ). q Сумма расходов наоблагается НДФЛ, а также взносами на обязательное проживание командированного работника, оплаченная организацией, не пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 4 Постановления Правительства Российской Федерации от 02. 03. 2000 N 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 07. 1999 N 765).

Аудитор должен удостовериться в том, что: Первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты; ь ь ь Квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо. Так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают. Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина России от 04. 2005 N 03 -03 -01 -04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы (см. также Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24. 03. 2006 N А 28 -10790/2005233/15). Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают: Стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д. ); Оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов; Плату за пользование в поездах постельными принадлежностями; Стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта; ь ь ь Сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте. Учет расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно. Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации. Заметим, что согласно Письмам Минфина России от 13. 04. 2007 N 03 -0306/4/48 и от 22. 05. 2007 N 03 -03 -06/2/82 расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (см. также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27. 04. 2007 N А 0511584/2006 -31). Документальным подтверждением данных расходов должны служить чеки, выданные в такси.

ь Сумма НДС по проездом, расходам, связанным с принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности. ь Далее необходимо аудитору проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

ь ь Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды. Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению: Канцелярских или хозяйственных принадлежностей; Материалов; Бензина на АЗС; По оплате мелкого ремонта и др. v. Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. v. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. . v. Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20. 06. 2007 N 1843 -У). За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб. , для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15. 1 Ко. АП РФ). v. Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов. Аудитор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. ь ь Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

v v v Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись: Дебет 71, субсчет "ФИО", Кредит 50. v v При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью: v Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью: Дебет 44, 10, 08, Кредит 71. Дебет 19, Кредит 71. v Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью: Дебет 50, Кредит 71. v Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94: Дебет 94, Кредит 71. v В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись: Дебет 70, Кредит 94. v v При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи: Дебет 94, Кредит 73, Дебет 73, Кредит 50. Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи: Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет, Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных

Несмотря на то, что практически любая организация достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учете, остается достаточно большим. При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские процедуры, как: Просмотр и сравнение документов; Наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций; Устный опрос; Получение письменных подтверждений; Проверка документов по форме; Проверка арифметических расчетов; Анализ и др.

Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в ь процессе аудита. 1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; Выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации; Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; Выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма; Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; Систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу; Списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы; Списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам; Списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов; Списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. ь ь 3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов. 4. Нарушение приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры. ь 5. Нарушения порядка учета представительских расходов: Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм. ь 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: • Некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами; • Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; ведение журнала-ордера N 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме; • Несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров. ь 7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, ВЫЕЗЖАЮЩИМИ В КОМАНДИРОВКУ ЗА ГРАНИЦУ. ШС развитием расширение рыночных отношений в России происходит внешнеэкономических связей со странами ближнего и дальнего зарубежья. Для ведения переговоров, заключения контрактов, приобретения имущества представители российских организаций выезжают в зарубежные командировки. Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и страны СНГ. Для направления работника в служебную загранкомандировку руководитель организации должен издать приказ. При направлении сотрудника в страны дальнего зарубежья достаточно одного приказа. Размер суточных в иностранной валюте будет определяться по отметкам о пересечении границы Российской Федерации в загранпаспорте. Если сотрудник направляется в страны СНГ, то рекомендовано оформлять командировочное удостоверение. Работнику выплачиваются суточные за каждый день загранкомандировки. Согласно Постановлению Совета Министров Российской Федерации от 01. 12. 1993 N 1261 Отметим, что со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня въезда на территорию Российской Федерации - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Ш Ш Ш

Компенсационные выплаты работникам. Если расходы на проезд не подтверждены документально, то с суммы компенсации этих расходов организация должна удержать НДФЛ. Эти расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Работникам возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной Организация оплачивает работы (включая страховой Сотруднику расходы, взнос на обязательное связанные с получением личное страхование пассажиров загранпаспорта, оформлением в транспорте, оплату услуг визы, расходы по оплате услуг по оформлению проездных аэропортов, по обмену наличной документов, расходы за валюты или дорожного пользование в поездах чека на наличную иностранную постельными принадлежностями) валюту, страховку и др. в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда. Ш Указанные расходы возмещаются только при наличии подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и т. п. ). Работнику, который направляется в загранкомандировку, выдается аванс в рублях или в иностранной валюте (при наличии валюты на текущем валютном счете организации) на основании утвержденной сметы расходов. Ш

ь Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц. Основными документами, которые аудитор должен изучить при проверке расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, являются: Авансовые отчеты; Сметы представительских расходов; Журнал регистрации авансовых отчетов; Приказы об утверждении смет представительских расходов; Приказ о норме суточных; Приказы о направлении сотрудников в загранкомандировку. ь Аудитор должен определитьсперечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля расчетов подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу. В число вопросов могут, например, входить следующие: v Оформляютсяработников в загранкомандировку; ли письменные распоряжения руководителя организации (приказы) при направлении v Удерживается ли НДФЛ на суточные сверх норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации, выдаваемые по решению руководителя v v v организации; Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения; Имеются ли утвержденные протоколом общего собрания учредителей (акционеров) организации сметы представительских расходов; Имеются ли внутренние организационно-распорядительные документы, утвержденные руководителем организации, где должны отражаться перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы; порядок выдачи и расходования подотчетных сумм на такие расходы; документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм на представительские расходы; нормы отдельных видов представительских расходов; Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения; Производится ли предварительный расчет сумм, причитающихся работнику на загранкомандировку.

Наиболее часто в процессе аудиторской проверки обнаруживаются следующие нарушения ведения расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в загранкомандировку: Несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах; Задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки; Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли; Отсутствие утвержденных руководителем организации смет представительских расходов. ь ь Аудитор должен проверить правильность бухгалтерских расчетов сумм выдаваемой валюты работникам, командированным в загранкомандировку. Заметим, что можно установить любой размер суточных, но налог на прибыль уменьшат только выплаты в пределах норм. В настоящее время со сверхнормативных суточных не нужно удерживать НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Далее аудитором проверяется порядок отражения в бухгалтерском учете выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы. Дорожные чеки - это платежные документы в иностранной валюте. Они отнесены к валютным ценностям, и, следовательно, на них распространяются нормативные акты, регулирующие порядок обращения иностранной валюты на территории Российской Федерации. Обычно дорожные чеки выдаются в виде чековой книжки.

vиностранной валюте, их учет имеют номинал, выраженный в Так как дорожные чеки должен соответствовать правилам, установленным ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". v"Специальный карточный счет" счета 55. Оприходование в кассу Учет такого вида операций осуществляется на субсчете и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Банка России на день совершения операции. За время нахождения валюты или дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как прочие доходы или расходы. vпродаже дорожных чеков, отражается по дебету счета 91 "Прочие Комиссионное вознаграждение, которое взимает банк при доходы и расходы" и кредиту счета 52 "Валютные счета" на сумму комиссионного вознаграждения банку. vостались Если по возвращении из загранкомандировки у работника неизрасходованные дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу организации или внести иностранную валюту на сумму, эквивалентную неиспользованным дорожным чекам (рубли вносить он не имеет права).

Аудитором проверяется также срок представления авансовых отчетов после возвращения работника из служебной заграничной командировки и весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т. п. ). Аудитор устанавливает случаи перерасхода подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. При этом задолженность работнику может погашаться путем выдачи либо соответствующей суммы наличной иностранной валюты, либо эквивалентной суммы задолженности в рублях; возможен также перевод средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица. Аудитор должен проверить, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков, поскольку согласно ст. 142 - 143 ГК РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг и, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.

Во время пребывания за границей у представителей организации могут возникать представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурнозрелищных мероприятий и т. д. Оплата таких расходов возможна по корпоративной расчетной карте с последующим оформлением авансового отчета. При использовании корпоративных расчетных карт для оплаты в загранкомандировках представительских расходов аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления следующих документов: Приказа о направлении сотрудника в загранкомандировку с указанием фирмы и их представителей, с которыми запланированы встречи, даты и места проведения встреч; Сметы представительских расходов; Актов проведения мероприятий с приложением оправдательных первичных документов (прилагаются к отчету о командировке). vсредствам, необходимо проверить отчеты по израсходованным Аудитору так как средства, списанные со счета, считаются выданными подотчет. Расчетными документами, сопровождающими сделку по корпоративной расчетной карте, являются слипы (документы, свидетельствующие о расходах по карте), подтвержденные квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

Кроме того, аудитор обязан проверить на конец каждого месяца переоценку валютного карточного счета. Пример 1. Приказом руководителя организации работник направляется в командировку в Нью-Йорк (США) сроком на пять дней с предварительным заездом в Москву сроком на один день. Работнику выдается аванс в рублях и долларах США. При расчете сметы расходов необходимо учесть следующие выплаты: Стоимость проезда железнодорожным транспортом от места жительства до Москвы и обратно; Суточные на территории Российской Федерации и США; Стоимость авиабилетов от Москвы до Нью-Йорка и обратно; Расходы по найму жилого помещения в Москве и Нью-Йорке; Расходы на оформление визы и загранпаспорта; Расходы на оформление страховки. v Смету расходов на загранкомандировку в США с 1 по 5 августа 2010 г. представим в таблице. Виды расходов На территории РФ На территории США Суточные 400 руб. (200 руб. x 2 дня); 1 день в Москве + 1 день после пересечения границы при возвращении из командировки 201 долл. (67 долл. x 3 дня); 1 день после пересечения границы при отъезде за границу + 2 дня за границей Наем жилого помещения 550 руб. (550 руб. x 1 день) 660 долл. (220 долл. x 3 дня) Проезд 1300 руб. 900 долл. Стоимость визы - 150 долл. Оформление загранпаспорта 300 руб. - Страховка - 150 долл.

ь ь ь По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы (билеты, копию загранпаспорта, счета за проживание, отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10 а и др. ). Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык. Если работнику была выдана валюта, то неизрасходованную валюту он сдает в кассу организации. Пересчет выданной командированному работнику валюты осуществляется на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной валюты), а также на дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения операции по погашению задолженности по подотчетным суммам считается дата утверждения авансового отчета. ь Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются два субсчета: "Расчеты с подотчетными лицами в рублях"; "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".

ь Пример 2. 17 марта 2010 г. работник получил для командировки во Францию 10 300 евро. 20 апреля 2010 г. был утвержден авансовый отчет работника на сумму 10 100 евро. Курс евро составил (цифры условные): На 17 марта 2010 г. - 33, 47 руб/евро; На 31 марта 2007 г. - 33, 49 руб/евро; На 20 апреля 2010 г. - 33, 70 руб/евро. ь В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи. v 17 марта 2010 г. : v 31 марта 2010 г. : • Дебет 71, Кредит 50 - 344 741 руб. (10 300 евро x 33, 47 руб. ) - выдана командированному работнику наличная валюта. • Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы - 206 руб. [10 300 евро x (33, 49 руб. - 33, 47 руб. )] - отражена положительная курсовая разница, возникающая на дату составления бухгалтерской отчетности. • Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы" - 2163 руб. [10 300 евро x (33, 70 руб. - 33, 49 руб. )] - отражена положительная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета; Дебет 26, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" 340 370 руб. (10 100 евро x 33, 70 руб. ) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета; Дебет 50, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" 6740 руб. (200 евро x 33, 70 руб. ) - возвращена неизрасходованная валюта в кассу организации. • • v 20 апреля 2010 г. :

Ш 1 марта 2010 г. Ш 3 марта 2010 г. ь Пример 3. организация открыла в банке специальный карточный счет в рублях. За открытие счета банк удержал 1000 руб. На этот счет организация перечислила с расчетного счета 400 000 руб. организация направила своего сотрудника в командировку в США. Для оплаты командировочных расходов сотруднику была выдана корпоративная карта, учетная стоимость которой составляет 200 руб. Ш 5 марта 2010 г. Ш Ш работник оплатил счет за проживание в гостинице в размере 1200 долл. США. В этот же день он получил наличную валюту в размере 600 долл. Банк конвертировал рубли в доллары по курсу 26, 60 руб. /долл. Авансовый отчет сотрудника был утвержден 18 марта 2010 г. В конце месяца банк начислил комиссию за обслуживание специального карточного счета в размере 1500 руб. Официальный курс доллара США составил (цифры условные): Ш На 1 марта 2010 г. - 26, 55 руб/долл. ; На 18 марта 2010 г. - 26, 45 руб/долл. ; На 5 марта 2010 г. - 26, 50 руб/долл. ; . На 30 марта 2010 г. - 26, 40 руб/долл. ь • • • В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи. v 1 марта 2010 г. : Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 - 400 000 руб. - перечислены денежные средства на специальный карточный счет организации; Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1000 руб. перечислены денежные средства за открытие специального карточного счета; Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 51 - 200 руб. - оприходованы оплаченные корпоративные карты; Дебет 71, Кредит 50, субсчет "Денежные документы" - 200 руб. - выдана работнику корпоративная расчетная карта для оплаты командировочных расходов. v 5 марта 2010 г. : Дебет 71, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 47 880 руб. [(1200 долл. + 600 долл. ) x 26, 60 руб/долл. ] - списаны со специального карточного счета организации денежные средства на оплату гостиницы, а также на выдачу наличной валюты; Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 90 руб. [(26, 60 руб. - 26, 55 руб. ) x 1800 долл. ] - отражен в составе прочих расходов убыток от конвертации рублей в доллары США по курсу, установленному банком.

v 18 марта 2010 г. : • • • Дебет 26, Кредит 71 - 47 610 руб. (1800 долл. x 26, 45 руб/долл. ) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета; Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 71 - 90 руб. [(26, 50 руб/долл. - 26, 45 руб/долл. ) x 1800 долл. ] - отражена в составе прочих расходов отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами; Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 200 руб. - возвращена в кассу организации корпоративная расчетная карта. v 30 марта 2010 г. : • Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1500 руб. - отражено в составе прочих расходов организации комиссионное вознаграждение банка за обслуживание специального карточного счета.

ь Литература Ш 1. Бархатов А. П. Бухгалтерский внешнеэкономической деятельности. Учебное учет пособие. Издание второе, исправленное и дополненное. - М. : Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2010. 2. Кирилишин И. М. Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу // Главбух, N 3, 2009. 3. Курбангалиева О. А. Валютные операции. Издание второе, переработанное и дополненное. - М. : Вершина, 2010. 4. Овсийчук М. Ф. , Демина И. Д. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии, N 9, 2009. Ш Ш Ш