Скачать презентацию В 2001 году руководством Аппарата Скачать презентацию В 2001 году руководством Аппарата

635d8750169bbfb914f063997ab15b32.ppt

  • Количество слайдов: 49

* *

* В 2001 году руководством Аппарата Правительства было принято решение о целесообразности перехода на * В 2001 году руководством Аппарата Правительства было принято решение о целесообразности перехода на программное обеспечение (ПО) автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, реализованное на основейших промышленных технологий.

Требования к системе: v. Масштабируемость - способность системы электрон-ного документооборота поддерживать как пять, так Требования к системе: v. Масштабируемость - способность системы электрон-ного документооборота поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, а также иметь возможность наращивать свою мощность; v Распределенность – архитектура системы документо-оборота должна поддерживать взаимодействие тер-риториально распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями; v Модульность - система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, с возможностью поэтапного внедрения; v Открытость - система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

По результатам сравнительного анализа программных продуктов, представленных на отечественном IT-рынке, была выбрана система «ДЕЛО» По результатам сравнительного анализа программных продуктов, представленных на отечественном IT-рынке, была выбрана система «ДЕЛО» , удовлетворяющая всем требованиям, как по своим функциональным возможностям, так и по стоимости.

* *

* Проект по внедрению системы электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС «ДЕЛО» * Проект по внедрению системы электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС «ДЕЛО» уникален тем, что все работы велись непосредственно силами сотрудников отдела информатизации Аппарата правительства Республики Хакасия. Участие компании «Корпоративные Системы – Консалтинг» , партнера компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, заключалось в техническом сопровождении поставляемого ПО, технологической поддержке и помощи в планировании расширения и совершенствования системы.

* На первом этапе была организована работа в системе 23 сотрудников Аппарата Правительства Республики * На первом этапе была организована работа в системе 23 сотрудников Аппарата Правительства Республики Хакасия. Получив в распоряжение действительно мощный инструмент управления документами, причём с набором функционала «на вырост» , мы смогли в полной мере задействовать возможности компьютерной сети, а также получить единую систему документооборота и единую базу данных документов Аппарата Правительства Республики Хакасия, включая документы приемной по работе с обращениями граждан.

* *

* Учитывая высокие возможности системы, и имея в распоряжении корпоративную сеть передачи данных Правительства * Учитывая высокие возможности системы, и имея в распоряжении корпоративную сеть передачи данных Правительства Республики Хакасия, в 2007 году было принято решение о внедрении системы «ДЕЛО» во все органы исполнительной власти Республики Хакасия. В рамках РЦП «Электронная Хакасия 20042010 годы» за счет средств республиканского бюджета были куплены дополнительные рабочие места системы и её опций. Было создано 18 индивидуальных баз данных для каждого подразделения Правительства РХ, собранных на одном сервере. Это позволило несравнимо повысить производительность работы сотрудников всех подразделений Правительства РХ.

* Наряду с распространением системы во всех подразделениях Правительства РХ было принято решение о * Наряду с распространением системы во всех подразделениях Правительства РХ было принято решение о ее внедрении в органы муниципальных образований РХ. Также как и на первом этапе, все работы были выполнены силами сотрудников Отдела информатизации и связи Аппарата Правительства РХ, прошедших обучение в ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» , г. Барнаул. Таким образом, все органы исполнительной власти Республики Хакасия и муниципальные образования начали работать с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информационных и документационных технологий.

* В результате появился базовый фрагмент системы электронного документооборота, который обеспечивает автоматизацию всех основных * В результате появился базовый фрагмент системы электронного документооборота, который обеспечивает автоматизацию всех основных делопроизводственных функций. Взаимодействие исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия с администрациями муниципальных образований республики, в части обмена документами в электронном виде, выполняется в рамках двухсторонних соглашений по открытым каналам связи с использованием электронной цифровой подписи и шифрования. Такое взаимодействие позволяет: сократить сроки доставки документов и расходы на их пересылку, осуществлять контроль получением и принятием к исполнению отправленных документов.

* *

* В начале 2009 года руководством Республики Хакасия было признано необходимым внедрить технологию согласования * В начале 2009 года руководством Республики Хакасия было признано необходимым внедрить технологию согласования в электронном виде проектов нормативных правовых актов, выносимых на заседания Правительства РХ. Для этого нужно было объединить 18 разрозненных баз данных министерств и ведомств РХ в единую базу. При реализации этой задачи возникла необходимость обновления аппаратного комплекса системы, решались сложные организационные вопросы, связанные с настройкой системы на работу в единой базе данных. Все работы были выполнены специалистами Госкоминформатизации Хакасии в кратчайшие сроки. Техническую поддержку в режиме «горячей линии» осуществляли специалисты ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» , г. Барнаул. В результате проведенной работы появилась единая база данных системы «ДЕЛО» , но также осталась возможность работы в каждой из 17 баз министерств и ведомств, для завершения жизненного цикла документов, находящихся в них.

* В итоге, в Правительстве РХ полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых * В итоге, в Правительстве РХ полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых актов на стадии их рассмотрения. Это позволило значительно повысить оперативность принятия управленческих решений. Юридическая значимость электронного согласования документов, равно как и их целостность, гарантирована применением ключей и сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП).

* Учитывая принятие Постановления Правительства Российской Федерации от 26. 02. 2010 г. № 96 * Учитывая принятие Постановления Правительства Российской Федерации от 26. 02. 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» , по инициативе Прокуратуры Республики Хакасия был осуществлен доступ сотрудников прокуратуры к блоку нормативных правовых актов в единой базе данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Правительства РХ. Кроме того, для осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов на стадии их рассмотрения сотрудники прокуратуры получили возможность согласования проектов указанных актов в электронном виде.

* Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия, Территориальному фонду обязательного медицинского страхования * Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия, Территориальному фонду обязательного медицинского страхования и Территориальному органу Федеральной службы государственной статистики по Республике Хакасия (Хакасстат) также предоставлен доступ к единой базе данных в части согласования проектов нормативных правовых актов на стадии их рассмотрения. Всем указанным органам были предоставлены во временное пользование рабочие места системы «ДЕЛО» .

* *

* В соответствии с проведенными расчетами уровня важности, Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота * В соответствии с проведенными расчетами уровня важности, Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» Правительства Республики Хакасия относится к ключевым системам третьего уровня важности. Доступ к базе данных выполняется через защищенное соединение. Каждое рабочее место пользователя системы оснащено программой Vipnet- клиент. Подключение к сети Vipnet выполняется на основании официальной заявки организации, желающей подключиться к системе электронного документооборота Правительства Республики Хакасия в Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия. Для хранения базы документов и их образов собран отказоустойчивый сервер по кластерной технологии. Образы документов хранятся в отдельном каталоге на сервере, что в свою очередь позволяет эффективно выполнять резервное копирование БД и документов, а также оперативно обновлять версию системы, при изменении условий ведения делопроизводства.

* *

* В настоящее время в единой базе данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота * В настоящее время в единой базе данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота органов государственной власти РХ зарегистрировано около 1000 автоматизированных рабочих мест (далее «АРМ» ) системы «ДЕЛО» , что составляет порядка 80% от общего числа гражданских государственных служащих органов исполнительной власти Республики Хакасия. Также в единой базе данных системы зарегистрировано 30 мест поточного сканирования документов, 116 мест ЭЦП и шифрования. В администрациях муниципальных образований РХ на сегодняшний день функционирует более 200 АРМ системы. В течение 2012 года только канцелярией Аппарата Правительства РХ зарегистрировано более 10 000 документов, которые пройдя регистрацию в системе «ДЕЛО» попали в электронный архив, насчитывающий на сегодняшний день более 100 000 файлов. Работы по расширению системы и ее совершенствованию ведутся постоянно.

* *

* Мероприятия по созданию электронного документооборота Правительства Республики Хакасия направлены на создание единого информационного * Мероприятия по созданию электронного документооборота Правительства Республики Хакасия направлены на создание единого информационного пространства. С этой целью в Республике решаются следующие задачи:

v. Планируется внедрение системы «ДЕЛО» во все подведомственные органам исполнительной власти государственные учреждения, предоставляющие v. Планируется внедрение системы «ДЕЛО» во все подведомственные органам исполнительной власти государственные учреждения, предоставляющие услуги населению Республики Хакасия; v Реализуются мероприятия по интеграции системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия в систему межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО ФОИВ), и в систему электронного документооборота Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций (использующей транспорт МЭДО).

*Программный комплекс «ДЕЛО» *Программный комплекс «ДЕЛО»

* Ø Регистрация всех видов документов ; Ø Ввод резолюций и контроль их исполнения; * Ø Регистрация всех видов документов ; Ø Ввод резолюций и контроль их исполнения; Ø Регистрация и контроль резолюций из вышестоящих организаций; Ø Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей; Ø Обслуживание многопунктовых документов; Ø Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; Ø Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; Ø Поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса; Ø Работа с взаимосвязанными документами; Ø Сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам; Ø ЭЦП прикрепленных файлов документов; Ø Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрованием; Ø Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов; Ø Полнофункциональный Web – доступ к базе данных.

* Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота * Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота

* С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные * С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения

* В системе предусмотрено разделение доступа к документам регистрируемым в БД * В системе предусмотрено разделение доступа к документам регистрируемым в БД

* Для работы в системе каждому пользователю предоставляется набор прав в соответствии с требованиями * Для работы в системе каждому пользователю предоставляется набор прав в соответствии с требованиями существующих инструкций и регламентов.

* Система позволяет осуществлять регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан. При регистрации * Система позволяет осуществлять регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан. При регистрации формируется регистрационноконтрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Каждый тип регистрационной карточки (РК) имеет свой реквизитный состав, основанный на требованиях нормативных документов и делопроизводственной практике

* *

* *

* Если при регистрации некоторых групп документов необходимы реквизиты, отсутствующие в основном разделе РК, * Если при регистрации некоторых групп документов необходимы реквизиты, отсутствующие в основном разделе РК, технолог системы может, не прибегая к программированию, создать любое количество дополнительных реквизитов.

* Система позволяет прикреплять к РК любое количество файлов документов. * Система позволяет прикреплять к РК любое количество файлов документов.

* Схема поточного ввода бумажных документов Канцелярия министерства, ведомства Сотрудники министерств, ведомств Документ сканер * Схема поточного ввода бумажных документов Канцелярия министерства, ведомства Сотрудники министерств, ведомств Документ сканер

* Система позволяет вводить в РК любое количество поручений (резолюций и пунктов документов). Наличие * Система позволяет вводить в РК любое количество поручений (резолюций и пунктов документов). Наличие встроенных инструментов позволяет повысить контроль исполнительской дисциплины.

* Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства * Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

* Система позволяет настроить вид папок кабинета под конкретного пользователя – определить перечень отображаемых * Система позволяет настроить вид папок кабинета под конкретного пользователя – определить перечень отображаемых столбцов и реквизитов

* Система позволяет искать РК документа по всем реквизитам карточки, в том числе по * Система позволяет искать РК документа по всем реквизитам карточки, в том числе по дополнительным. Удобный поиск входящих и исходящих документов в единой базе документов

* В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о * В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами. Доступные формы: üСведения о документообороте. üСводка об исполнении. üСправка-напоминание об исполнении документов и поручений. üСведения о документообороте по корреспондентам и гражданам. üСведения о работе должностных лиц/подразделений с документами. üСведения о работе пользователей. üСведения о результатах отправки документов.

* Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате * Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате MS Word.

* Для обмена документами по e-mail из системы «ДЕЛО» может быть использована любая MAPI * Для обмена документами по e-mail из системы «ДЕЛО» может быть использована любая MAPI – совместимая электронная почта Появилась возможность отследить регистрацию документа (по квиткам регистрации) в другом ведомстве, узнать номер документа и дату регистрации

* Полученное сообщение регистрируется в системе «ДЕЛО» адресата с автоматическим переносом в РК переданных * Полученное сообщение регистрируется в системе «ДЕЛО» адресата с автоматическим переносом в РК переданных реквизитов и файлов. Происходит снижение доли бумажных документов в общем количестве пересылаемой корреспонденции

* Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, * Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

* Подсистема «ДЕЛО-Wев» обеспечивает удаленному пользователю доступ к информации, хранящейся в базе данных, в * Подсистема «ДЕЛО-Wев» обеспечивает удаленному пользователю доступ к информации, хранящейся в базе данных, в соответствии с предоставленными правами.

* Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, * Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках, имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

* Подсистема предоставляет широкие возможности по описанию сложных процессов обработки информации Автоматизирован контроль: v * Подсистема предоставляет широкие возможности по описанию сложных процессов обработки информации Автоматизирован контроль: v установления срока согласования проекта, v проверки виз и электронных цифровых подписей визирующих должностных лиц.

* *