Управління комунікаціями проекту Лекція 2 Управління комунікаціями

Управління комунікаціями проекту. Лекція 2

Управління комунікаціями проекту • Управління комунікаціями проекту включає в себе процеси, необхідні для своєчасного створення, збору, поширення, зберігання, отримання та, в кінцевому рахунку, використання інформації проекту. • Менеджери проектів витрачають більшу частину свого часу на здійснення комунікацій з членами команди і з іншими зацікавленими сторонами проекту, незалежно від того, чи є вони внутрішніми (на всіх рівнях організації) або зовнішніми стосовно організації. • Ефективні комунікації є мостом, що зв'язує різні зацікавлені сторони, залучені в проект, об'єднуючи різноманітні культурні та організаційні особливості, різні рівні досвіду, а також різні погляди та інтереси у відношенні виконання або результату проекту.

Процеси управління комунікаціями • Визначення зацікавлених сторін проекту - процес виявлення всіх людей або організацій, на яких буде впливати проект, і документування значимої інформації щодо їх інтересів, залучення та впливу на успіх проекту. - Планування комунікацій - процес виявлення потреб зацікавлених сторін проекту в інформації і визначення підходу до комунікацій. - Поширення інформації - процес надання значимої інформації зацікавленим сторонам проекту відповідно до плану. - Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту - процес спілкування і роботи з зацікавленими сторонами проекту з метою задоволення їхніх потреб і вирішення виникаючих проблем. - Звіти про виконання - процес збору і поширення інформації про виконання, включаючи звіти про поточний стан, оцінку виконання і прогнози.

Визначення зацікавлених сторін проекту являє собою процес виявлення всіх людей і організацій, на яких буде впливати проект, і документування значимої інформації щодо їх інтересів, залучення та впливу на успіх проекту. • Зацікавлені сторони проекту - це особи та організації, наприклад замовники, спонсори, виконуюча організація та громадськість, які беруть активну участь у проекті, або інтереси яких можуть бути порушені як позитивно, так і негативно в ході виконання або в результаті завершення проекту. Вони також можуть впливати на проект або на його результати. • Зацікавлені сторони проекту можуть знаходитися на різних рівнях всередині організації і мати різні рівні повноважень або можуть бути зовнішніми по відношенню до виконуючої організації проекту. •

Визначення зацікавлених сторін проекту: входи 1. 2. 3. 4. Статут проекту Документація (наприклад: закупівельна) Фактори середовища підприємства Активи процесів організації

Визначення зацікавлених сторін проекту: інструменти і методи 1. Аналіз зацікавлених сторін проекту 2. Експертна оцінка

Аналіз зацікавлених сторін проекту • Крок 1: Визначити всі потенційні зацікавлені сторони проекту і істотну інформацію про них, таку як ролі, відділи, інтереси, рівні знань, очікування і рівні впливу Крок 2: Визначити ступінь потенційного впливу або підтримки, які може надати кожна із зацікавлених сторін проекту, і класифікувати їх таким чином, щоб можна було визначити підхід до них. Крок 3: Оцінити, яким чином ключові зацікавлені сторони проекту швидше за все будуть реагувати або діяти в різноманітних ситуаціях, для того щоб спланувати, як вплинути на них з метою посилення їх підтримки і скорочення потенційних негативних впливів.

Матриця влади / інтересів

Визначення зацікавлених сторін проекту: виходи 1. Реєстр зацікавлених сторін проекту включає: - ідентифікаційну інформацію - оцінну інформацію 2. Класифікацію зацікавлених сторін проекту: - Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту - Матриця аналізу зацікавлених сторін

Планування комунікацій • Планування комунікацій являє собою процес виявлення потреб зацікавлених сторін проекту в інформації і визначення підходу до комунікацій. • У процесі планування комунікацій визначаються інформація та взаємодії, необхідні зацікавленим сторонам проекту, наприклад: яким особам яка інформація потрібна, коли вона їм знадобиться, хто і яким чином повинен їм цю інформацію надати. Хоча потреба в передачі проектної інформації існує у всіх проектах, потреби в інформації і способи її поширення можуть значно відрізнятися. • Важливим фактором досягнення успіху проекту є виявлення інформаційних потреб зацікавлених сторін проекту та визначення придатних засобів задоволення цих потреб.

Планування комунікацій: входи 1. Реєстр зацікавлених сторін проекту 2. Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту 3. Фактори середовища підприємства 4. Активи процесів організації

Планування комунікацій: інструменти і методи 1. Аналіз вимог до комунікацій Загальна кількість потенційних каналів комунікацій одно n (n-1) / 2, де n - кількість зацікавлених сторін проекту. Таким чином, в проекті з 10 заінтересованими сторонами мається 10 (10 -1) / 2 = 45 потенційних каналів комунікацій. 2. технології комунікацій 3. моделі комунікацій 4. методи комунікацій

Базова модель комунікації • кодування. Виклад думок чи ідей мовою, зрозумілою для інших. повідомлення і відповідь повідомлення. Вихід процесу кодування. засіб зв'язку. Метод, використовуваний для передачі повідомлення. перешкоди. Все, що може перешкодити передачі і розуміння повідомлення (наприклад, відстань, незнайома технологія, нестача додаткової інформації). декодування. Перетворення одержувачем повідомлення в зрозумілі йому думки або ідеї.

Методи комунікацій • Інтерактивні комунікації. Між двома або більше сторонами, що здійснюють багатосторонній обмін інформацією. Конференції, діалоги. • Комунікації методом інформування без запиту. Інформація відсилається певним одержувачам, які повинні про неї дізнатися. Даний метод забезпечує поширення інформації, але не гарантує того, що вона буде фактично отримана або зрозуміла передбачуваної аудиторією. До комунікацій методом інформування без запиту відносяться листи, записки, звіти, повідомлення по електронній пошті, факси, голосові послання, прес-релізи і т. д. • Комунікації методом інформування за запитом. Використовуються для дуже великих обсягів інформації або для дуже великих аудиторій, коли потрібно, щоб одержувачі зверталися до переданому змісту за своїм власним бажанням.

Планування комунікацій: виходи 1. 2. План управління комунікаціями - вимоги зацікавлених сторін проекту до комунікацій; - відомості про переданої інформації, включаючи мову, формат, зміст і ступінь деталізації; - причина поширення даної інформації; - терміни і періодичність поширення необхідної інформації; - особа, що відповідає за передачу інформації; - особа, яка видає дозвіл на розкриття конфіденційної інформації; - особа або групи осіб, які будуть отримувати інформацію; і пр. Поновлення документів проекту

Поширення інформації • Поширення інформації - це процес надання необхідної інформації зацікавленим сторонам проекту відповідно до плану. Він здійснюється на всьому протязі життєвого циклу проекту і у всіх процесах управління. Ключовим у цьому випадку є процес виконання, який включає в себе реалізацію плану управління комунікаціями, а також реагування на несподівані запити інформації.

Поширення інформації: входи 1. План управління проектом 2. Звіти про виконання 3. Активи процесів організації

Поширення інформації: інструменти і методи 1. Методи комунікацій 2. Інструменти поширення інформації

Поширення інформації: виходи 1. Поновлення активів процесів організації - сповіщення зацікавлених сторін проекту. - звіти за проектом. - представлення проекту. - документи проекту. - зворотний зв'язок від зацікавлених сторін проекту. - документація по накопиченим знанням.

Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту являє собою процес спілкування і роботи з зацікавленими сторонами проекту для задоволення їхніх потреб і вирішення виникаючих проблем. Воно включає в себе наступні дії: - активне управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту для збільшення імовірності приймання проекту шляхом проведення переговорів і надання впливу на їх бажання для досягнення і підтримки цілей проекту; - врегулювання турбують питань, які ще не стали проблемами і зазвичай пов'язані з попередженням майбутніх проблем. Необхідно виявляти і обговорювати дані турбуючі питання і оцінювати ризики; - прояснення і дозвіл виявлених проблем. Їх вирішення може призвести до запиту на зміну, або воно може бути здійснене за межами проекту, наприклад, відкладено до наступного проекту або фази або передане іншому підрозділу організації.

Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: входи 1. Реєстр зацікавлених сторін проекту 2. Стратегія управління зацікавленими сторонами проекту 3. План управління проектом 4. Журнал реєстрації проблем 5. Журнал змін 6. Активи процесів організації

Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: Інструменти і методи 1. методи комунікацій Навички міжособистісних відносин побудова довірчих відносин; врегулювання конфліктів; активне слухання; подолання опору змінам. навички управління навички проведення презентацій; навички ведення переговорів; навички письма; та навички публічних виступів.

Управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту: виходи 1. Поновлення активів процесів організації Запити на зміну Оновлення плану управління проектом Поновлення документів проекту

Підготовка звітів про виконання • Підготовка звітів про виконання являє собою процес збору і поширення інформації про виконання, включаючи звіти про стан, результати вимірювання та прогнози. Звітність по виконанню передбачає збір всіх даних базового плану та надання учасникам проекту інформації про виконання робіт. Зазвичай така інформація відноситься до поточного використання ресурсів для досягнення цілей проекту. Звітність по виконанню зазвичай повинна містити інформацію про зміст, терміни, вартості і якості. У багатьох проектах потрібно також надання інформації про ризики і постачаннях. Звіти можуть бути або повними, або стосуватися тільки відхилень

Підготовка звітів про виконання: входи 1. 2. 3. 4. 5. План управління проектом Звіти продуктивність заміри продуктивності оцінка бюджету Активи організаційного процесу

Підготовка звітів про виконання: інструменти і методи • аналіз відхилень Методи прогнозування (освоєний обсяг, тренди і т. п. ) методи комунікації системи звітності

аналіз відхилень • Крок 1 - перевірка інформації про відхилення Перевірка якості зібраної інформації з метою переконатися в її повноті, відповідно останніми даними, а також правдоподібності - шляхом порівняння її з аналогічною інформацією з інших проектів або інформацією про статус проекту Крок 2 - визначення відхилень Визначення відхилень шляхом порівняння актуальної інформації з базовими планами і документування всіх відмінностей, як позитивних, так і негативних. Крок 3 - визначення впливу відхилень Визначення впливу відхилень на вартість проекту, графік виконання та інші параметри (якість, зміна змісту і т. п. )

Підготовка звітів про виконання: виходи 1. Звіти про виконання 2. Поновлення активів організаційного процесу 3. Запити на зміни - Рекомендовані коригувальні дії - Рекомендований превентивні дії