управления проектами Управление коммуникациями Литература

управления проектами Управление коммуникациями

Литература PMBo. K 4. 0 (PMI), 2008 ICB 3. 0 (IPMA) НТК (СОВНЕТ), 2010 Товб А. С. , Ципес Г. Л. Проекты и управление проектами в современной компании. Учебное пособие. – М. : ЗАО «Олимп-Бизнес» , 2009. Управление проектами. Справочник для профессионалов под ред. Проф. А. В. Цветкова, проф. В. Д. Шапиро, 2010 Мишин А. С. Проектный бизнес, 2006 Рыбаков М. Ю. Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум, 2010 Freeman, R. E. 1984, Strategic Management: A stakeholder approach. Boston: Pitman. Andrew L. Friedman, Samantha Miles. Stakeholders: Theory and Practice, 2006 Bourne L. Project Relationship and the Stakeholder Circle. South Melbourne: Stakeholder management Pty Ltd. , 2006 Thomas Mcphail, Global Communications: Theories, Stakeholders and Trends, 2005 Joan Ross Frankson, Gender Mainstreaming in Information and Communications: A reference manual for Governments and other stakeholders (Gender Management System), 2007 Стивен Кови, Восьмой навык, 2007 Рассел Д. Арчибальд, Управление высокотехнологичными программами и проектами, 2004 Стивен У. Фландерс, Джинжер Левин Навыки работы с людьми для менеджеров проектов, 2004 Интернет – источники: www. pmi. org www. pmi. ru www. ipma. ch www. sovnet. ru

План Тема 1. Основные понятия и термины в управлении коммуникациями Тема 2. Заинтересованные стороны (участники, стейкхолдеры) в проекте Тема 3. Совещания как форма коммуникации в проекте Тема 4. План управления коммуникациями в проекте

Тема 1. Основные понятия и термины в управлении коммуникациями

Определение коммуникации Коммуникации - (лат. communicatio - сообщение, передача) - смысловой и идеально-содержательный аспект социального взаимодействия. Основная функция - достижение социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента

Структура коммуникации предполагает наличие 1) двух участников - коммуникантов, наделенных сознанием и владеющих нормами некоторой семиотической системы, например, языка; 2) ситуацию (или ситуации), которую они стремятся осмыслить и понять; 3) тексты, выражающие смысл ситуации в языке или элементах данной семиотической (знаковой) системы; 4) мотивы и цели, делающие тексты направленными, т. е. то, что побуждает субъектов обращаться друг к другу; 5) процесс материальной передачи текстов.

Виды коммуникаций По типу отношений между участниками: ◦ межличностная, ◦ публичная, ◦ массовая По типу используемых средств: ◦ речевая, ◦ паралингвистическая (жест, мимика, мелодия), ◦ вещественно-знаковая (текст)

По отношению к проекту: ◦ Внутренняя (команда проекта) ◦ Внешняя (СМИ) По отношению между участниками: ◦ Формальная (отчет, приказ) ◦ Неформальная (переговоры, дискуссии, e- mail) По иерархической структуре: ◦ Вертикальная (отчет, приказ) ◦ Горизонтальная (сбор и передача исходных данных) Виды коммуникаций

Виды коммуникаций По взаимодействию: ◦ Официальная (годовой отчет, раскрытие информации) ◦ Неофициальная (переписка) По способу передачи: ◦ Письменная ◦ Устная По каналам передачи и восприятия: ◦ Вербальная (речь) ◦ Невербальная (поза, мимика, жесты) По открытости (доступности): ◦ Конфиденциальная ◦ Не содержащая коммерческую тайну

Управление коммуникациями в проектах Коммуникации проекта – это эффективный обмен информацией между участниками проекта. Управление коммуникациями проекта – раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, необходимые для обеспечения потребностей участников проекта (НТК). Управление коммуникациями - раздел управления проектами (область знаний), определяющий процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и конечного распределения проектной информации (PMBo. K).

Значение коммуникаций Важный фактор успеха проекта (удовлетворение интересов всех участников проекта) Обеспечение ясной, четкой и достоверной информацией участников проекта, программы, портфеля Обеспечение эффективного взаимодействия в проекте

Этапы работы с информацией Сбор Анализ и обработка Распределение Передача Получение обратной связи (результата) Корректировка/сбор новой информации

Тема 2. Заинтересованные стороны (участники, стейкхолдеры) в проекте

Стейкхолдеры (теория Фримана, 1984) Owners Political Financial groups community Govern- Activist ment groups Suppliers Firm Customers Competit- Customer advocate ors groups Trade Unions associates Employees

Заинтересованные стороны (участники проекта, стейкхолдеры) Менеджер проекта, управляющий проектом (Project Manager) – лицо, ответственное за управление проектом и результаты его осуществления. Команда проекта (Project Team) – Специфическая организационная структура, совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение. Создается целевым образом на период осуществления проекта. Включает также всех внешних исполнителей и консультантов. Команда управления проектом (Project Management Team) – Специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта. В мелких проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Организационная структура проекта (Organizational Breakdown Structure) – наиболее соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников и создаваемая для успешного достижения целей проекта. Постоянная (родительская, головная, материнская) организация – предприятие или организация, внутри которой возник проект и в интересах которой он осуществляется. В отличие от временной организационной структуры проекта, головная организация является постоянной организацией.

Структура команды проекта Высшее руководство компании Проектный комитет Куратор проекта Команда управления проекта Менеджер проекта Руководитель Главный инженер Проектный офис и/или функциональной проекта (ГИП) администратор проекта области (финансы) области (персонал) Команда проекта Исполнители Подрядчики Субподрядчики

Окружение проекта (Project Environment) – среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта. Выделяют ближнее и дальнее окружение.

Заинтересованные стороны (стейкхолдеры) проекта ·Государство Инвестор ·Чиновники Заказчик ·Общественные организации Балансодержател · «Зеленые» ь ·и т. д. Функциональный заказчик ·Акционеры компании ·Высшее руководство компании ·Подразделения компании Менеджер Конечные ·Функциональные менеджеры ·и т. д. проекта пользователи Исполнители Подрядчики ·Семьи участников ·Профсоюзы Субподрядчики ·и т. д. Контракторы

Каждый участник управляет «своим» проектом q Инвестор - инвестиционный проект Проект Инвестора (инвест. проект) q Заказчик – проект по созданию и сдаче в эксплуатацию актива Проект Заказчика q Подрядчик – проект по выполнению работ Проект подрядчика q Балансодержатель – ведет проектный учет и эксплуатирует созданный актив Деятельность балансодержателя

Управление стейкхолдерами Ключевые вопросы: Алгоритм управления Кто является участником стейкхолдерами: моего проекта? Выявление Каковы цели/интересы заинтересованных сторон каждого участника? Выявление интересов Кто поддерживает проект, а стейкхолдеров кто препятствует его Оценка их реализации? влияния/отношения Кто имеет сильное влияние Ранжирование/приоретизац на проект? ия План коммуникации и взаимодействия Реализация Плана, контроль, анализ, внесение изменений Подведение итогов… … Выявление заинтересованных сторон и т. д.

Факторы, влияющие на состав стейкхолдеров Тип, вид проекта Масштаб проекта Сложность проекта Стадия управления проектом Фаза жизненного цикла проекта

Задачи менеджера проекта Определить роли участников Определить их функции Определить полномочия Обязанности и области ответственности Разработать и утвердить правила взаимодействия (регламент)

Группировка стейкхолдеров Стороны, связанные с проектом и/или с его конечными результатами имущественными или финансовыми интересами Стороны, привлеченные к проекту на определенные виды работ на основе контрактов Стороны, являющиеся будущими конечными потребителями, а также вовлекаемые в производство конечной продукции (услуг) Стороны, от решений (разрешений, согласований) которых зависит осуществление проекта Стороны, испытывающие дополнительную нагрузку или, наоборот, ее снижение

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- Видение Цель в Критерии Огра-ниче- Стра-тегия Осн. инстру- дания проекта проекте ния риски менты УП о р И н в е с т Возврат Процесс Получе-ние Максими- Объемы Планирован Не- План по вехам вложени движения прибыли зация средств ие возврат Бизнес – план йс денег, путем прибыли Контроль кредитов Бюджет максим. динамика в инвести- Сроки Прогноз возможн центрах рования План финанси- Регулирова Недопо- рования ой затрат и проекта лучение прибыль доходов Кре- ние ден. Сводная дитные потоков в прибыли ю отчетность ставки проекте и к Готовый продукт, З а к а з ч Процесс создания Конкурентно способ-ный Минимум отклоне- Конфигу- рация и Обеспе- чение Низкое качество Комплексн. укрупненный принося- продукта продукт, ний по качество выполне- продукта план щий принося- конфигу- продукта ния Наруш. Мониторинг прибыль щий опред. рации и Сроки функций сроков Управление прибыль качеству Бюджет Заказчика с конфиг. и продукта соблю- Превыш. стои- изменениями дением его выгод в мости Текущая проекте отчетность Оптимизация налогов

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи-дания Видение Цель в Критерии Огра-ниче Стра-тегия Осн. риски Осн. проекта проекте -ния инстру- екта и ко манда про менты Руководитель УП Удовлетвор Процесс Результат Показатели Стандарт Выпол- Низкий Корпора- ение управле- требуемого соответ-ствия УП нение в уровень тивный ожиданий ния созда качества, в стратегии и полном взаимо- стандарт и клиента и -нием срок, в рамках ожиданиям Резуль- объеме понимания, лучшие остальных продукта бюджета. клиента и таты устан. взаи- практики заинтерес. команды профес. УП модействия УП сторон проекта с соблю- (продукт, Качество дением Удовлетво- Не должное Макси- сроки, интересов рение бюджет, клиента и выполнение мальные Сроки обязательств клиента и качество, команды бенефиты команды рук-ва и для бенефиты) проекта Бюджет стейкхол- команды деров Другие Приглаше- условия Большой ние в контракта объем следующие и этики изменений проекты

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Критерии р о Ожи- Видение н т р а к т Цель в Огра- Стра-тегия Осн. риски Осн. инстру- Г е н к о дания проекта проекте ничения менты УП Детальное Высокая Детальный Успеш Процесс Выполне- Мини- Условия планиро- себесто-имость план -ная выпол- ние обяза- мизация контракта вание и работ Оперативный прода нения тельств по произв. и технич. оперативное учет, жа работ по проекту с потерь при требова- управление Низкая квали- отчетность и проекту максим. для соблю- выполне- фикация регулировани ния на нием работ с а исполни- дении выполне- рабочих е выполнения теля требова-ний соблю- Оптимизация ние работ и дением пользой и условий их бесопас- налогов контракта требований Низкое качество ность контракта и работ интересов Срыв сроков исполни- Высокий телей уровень травма- тизма

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- Видение Цель в проекте Критери Огра- Стратегия Осн. инстру- дания проекта и ничения риски менты УП и к а в щ П о с т Зарабо- Процесс Обеспе-чение Мини- Специ- Оптими-зация Несвоевр План поставок тать на обеспе- нужных мизация фикации, управле- емен- Контракты на постав- чения поставок, в рисков и сроки, цены ния процессом ность закупки и ках поставок нужном месте, потерь и место поставок и поставки по в нужное время Максими поставок закупок с Высокая Мониторинг и контрак- по пра-вильной -зация соблю-дением себе-стои контроль там цене. выгоды интересов -мость и клиента и возм. постав- штрафы щика

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- Видение Цель в Критерии Огра- Стра-тегия Осн. инстру- дания проекта проекте ничения риски менты УП аны лирую щие орг Регу Невы- План социально Решить Процесс Разре-шить Максими- Требова- Активное полне-ние – экономич. проблем осущест- вопросы зация ния участие в соци- развития зоны ы в пре- вления проекта и сбора законодат проекте для альных и влияния проекта делах разреши- условия его налогов ельных и оказания эколог. своих тельных и выполне- норма- содействия в требован Бюджет полно- фискаль-ных ния с макси- тивных рамках ий Оптимиза- мочий и функций, мально ция выгод актов властных Недопо- собрать выполне-ния возм. полномочий и лучение Нормативные и потерь акты налоги в регио- выгодой для терри- соблюдения налогов бюджет нальных террито-рии тории госуд. Нару- требова-ний и госу- интересов шение План налогообло и условий к дарства нало- -жения проекту говой дисци- Санкции плины

Выявление интересов Стейкхолдеры Интересы/цели в Требования проекте проекта к стейкхолдеру Инвестор ? Руководитель проекта Гос. экспертиза

Приоретизация стейкхолдеров Методы: ◦ Экспертный (эксперты в данной области, ТОП и миддл менеджеры компании, менеджеры проектов – аналогов, внешние консультанты, профессиональные и отраслевые ассоциации) Форматы: ◦ Индивидуальный (опросы, интервью, анкетирование) ◦ Групповой (фокус-группы, «мозговой штурм» )

Матрица стратегических ориентиров Keep satisfied Manage closely В Л И Я Н Monitor (minimum Keep informed И Е effort) ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТЬ

Матрица стейкхолдеров 1. Отношение к проекту: позитивное, нейтральное, негативное 2. Влияние на проект: слабое, среднее, сильное

Разделы плана управления стейкхолдерами Стейкхолдер Стратегия Действия Документ Результат я «как ы есть» должно быть» МП Keep - 1…. 1. Система 1…. . satisfied 2…. мотиваци 2…. . и 2…… Администра- - Изменяем 1…. . ция района отношение 2…. . 2…… из ____ в _____

Тема 3. Совещания как форма коммуникации в проекте

Виды совещаний Отчетные и текущие Плановые и внеплановые По одному проекту, программе, пулу проектов и/или программ, по портфелю в целом Традиционные и виртуальные

Частота совещаний в течение ЖЦ проекта Частота совеща ний / Интенс ивност ь коммун икаций Концепция Разработка Реализация Завершение

Этапы Подготовка (график, повестки, сбор и подготовка материалов, презентации, чек-лист, помещение и оборудование) Проведение (роли, протокол, принятие решений, сроки, отв. ) Исполнение решений (протокол, материалы, отчеты по исполнению) Контроль исполнений решений (сроки, отв. , форма контроля)

Система совещательной деятельности Роли и участники Комитеты и подкомитеты (комиссии) Организационное обеспечение Техническое обеспечение Документационное обеспечение

Этапы работы совещаний Подготовка Определить цель совещания Тщательно продумать перечень участников Заранее оповестить всех участников Разработать повестку дня с указанием тем и времени выступлений Предварительно распространить среди участников повестку и материалы

Этапы работы совещаний Проведение Начинать вовремя, даже если присутствуют не все участники Назначить ответственного за регламент Вести протокол совещания Если нет полномочных лиц, снять вопрос с обсуждения Подводить итоги, формировать перечень мероприятий с ответственными и сроками Заканчивать всегда вовремя! Отслеживать исполнение решений

Пример повестки совещания Обзор повестки и целей совещания, роли присутствующих Статус проекта, обзор решений, принятых на предыдущем совещании Результаты работы проектной команды на данный момент. Рекомендации Изменения в планах: объем работ, необходимые ресурсы, затраты, спецификации Представление и согласование детальных планов на предстоящий период Определение дальнейших шагов (следующее совещание и т. п. ) Резюмирование итогов и принятых решений

Этапы работы совещаний По итогам совещания Подготовить протокол совещания: ключевые моменты и принятые решения Разослать протокол всем заинтересованным сторонам, в отдельных случаях – ознакомить под роспись Проинформировать членов команды, которые не смогли присутствовать Внести соответствующие изменения в документы проекта, ознакомить с ними все заинтересованные стороны

Особенности виртуальных совещаний №Характеристики Традиционное совещание в Виртуальное офисе совещание по интернету 1 Коммуникации Есть непосредственный Нет непосредственного . участников на зрительный контакт зрительного совещании контакта 2 Возможность Видим реакцию людей на Не видим реакции, . отслеживать происходящее на отсутствует реакцию, эмоции совещании возможность на сообщения отслеживать эмоции 3 Наличие Функция дополнительная Функция основная . технических (помогают (обеспечивают средств и их воспринимать коммуникации через основная информацию, например, Интернет функция слайды на проекторе)

Особенности виртуальных совещаний 4 Неполадки, связанные с Влияние не сильное Влияние на ход очень . техническими (отказал проектор – сильное (подвел средствами и их можно смотреть Интернет – связь влияние на ход информацию по прервалась, совещания заранее совещание может распечатанным быть сорвано) бумажным документам) 5 Наличие помещения Участники на время . совещания территориально сосредоточены в удалены друг от одном помещении друга

Правила проведения виртуальных совещаний Приглашение на совещание высылается всем участникам, ответ о принятии/отклонении приглашения высылается организатору через Outlook Все участники обязаны начинать вовремя. Подключение к Интернету, настройки и тестовые звонки осуществляются участниками заранее ДО начала совещания. Во время совещания строго придерживаться Повестки. Будьте профессиональны, вежливы, слушайте, не перебивая. Говорите по очереди. Организатор совещания (meeting organizer) отвечает за соблюдение временных рамок и регламента, и только он имеет право перебить и остановить участника, чтобы передать слово следующему. Для каждого совещания организатор совещания готовит Повестку, Протокол и обеспечивает рассылку всем участникам. По получении Протокола все участники обязаны согласовать: принять или внести свои предложения, дополнения и замечания и выслать организатору, после чего организатор обязан выслать согласованный Протокол участникам для исполнения. Решения согласованного Протокола являются обязательными к исполнению всеми участниками совещания.

Тема 4. План управления коммуникациями в проекте (План коммуникаций)

Коммуникационные потребности участников Участник коммуникации Информационные потребности (стейкхолдеры) Инвестор Отчет план – факт выполнения бюджета, прогноз NPV, IRR, PI Генеральный директор

Сравнение информационных носителей Форма Надежность Точность Уровень «Человеческий информацио искаже фактор» нного ний носителя Устная Низкая Высокий Письменная Высокая Средняя Средний Электронная Средняя Высокая Низкий

Основные модели документооборота Форма Консервативная «Современная «Неделовая» осуществлени модель» я коммуникаций Устная 15% 65% Письменная 65% 20% Электронная 20% 65% 15%

Документы и другие средства коммуникаций в проекте Документы проекта (Устав, План по вехам, график, матрица ответственности и др. ) Планы работ Письменные отчеты Сводные таблицы Копии документов Техническая документация Картотеки и справочники E-mail Базы данных Электронные средства групповой работы (MS Project Server, etc. ) …

Определение документов и других средств коммуникации Информация Получатель Отправитель (документ)

Основные разделы Плана коммуникаций Отправитель Получатель Средство коммуникации (что) Частота Способ/вид коммуникации (как) Ожидаемый результат/сроки