Управление временем тайм-менеджмент Выполнила Студентка 5 курса Группы

Управление временем (тайм-менеджмент) Выполнила: Студентка 5 курса Группы 01502 Платонова Алиса

Содержание Введение Глава 1 Управление временем 1. 1 Понятие и структура управления временем 1. 2 Управление рабочим временем 1. 2. 1 Анализ использования рабочего времени 1. 3 Дефицит рабочего времени 1. 4 Планирование рабочего времени 1. 5 Методы упорядочивания планов рабочего времени 1. 6 Оперативное планирование деятельности накопителей

Глава 2 Тайм-менеджмент 2. 1 Определение тайм-менеджмента 2. 2 Необходимость корпоративного внутреннего таймменеджмента 2. 3 Предпосылки и определение корпоративного таймменеджмента 2. 4 Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета 2. 5 Диагностика и аттестация ТМ-навыков 2. 6 Методика ТМ-аттестации 2. 7 Корпоративные ТМ-стандарты Глава 3 Применение системы тайм-менеджмента на практике Заключение Список используемой литературы

Всем известная истина – «Время - деньги» , похоже начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег» . И с ним трудно не согласится. Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо.

Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому руководитель должен уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты. Сегодня эффективный труд руководителя – это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

Объект исследования: система управления временем. Предмет исследования: управление рабочим временем. Цель: проанализировать применение сиситемы тайм-менеджмента на практике

Задачи: Изучить теорию управления временем Проанализировать методы планирования рабочего времени Проанализировать систему таймменеджмента

Управление временем Понятие и структура управления временем Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управлению временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: анализ моделирование стратегий с учётом проведённого анализа целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей) o планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения o реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели o контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам o o o

Управление рабочим временем Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней.

Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам: Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день; Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня; Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма; Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома; Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению. Наиболее характерные причины дефицита времени: Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации; Несоответствие работника и занимаемой им должности; Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности; Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю); Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций); Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Планирование рабочего времени Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила: При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие(активный самоменеджмент); Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее; Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные; Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность; Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Методы упорядочивания планов рабочего времени Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп» . Этот метод охватывает пять стадий: упорядочение заданий; оценка продолжительности действий; резервирование времени (в соотношении 60: 40); принятие решений по приоритетам и перепоручениям; контроль учета выполненного.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы: срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер; срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам; менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам; менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Тайм-менеджмент Определение тайм-менеджмента Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным. В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий таймменеджмента.

Необходимость корпоративного внутреннего тайм-менеджмента Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами: 1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. 2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности — разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

«Десять заповедей тайм-менеджмента» Диагностический ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм-менеджмента» .

1. Материализованность. Эффективный таймменеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности» , легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников.

2. Измеримость. Введение объективных количественных показателей позволяет понастоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи» , «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать» .

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном таймменеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера? »

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам» . Но план — не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности. 5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители или четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой» , долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки» , которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах. 7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее» .

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чемто с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче? 10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном таймменеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть «напрягом» , не требуют постоянных мучительных усилий.

Применение системы таймменеджмента на практике Разработка программы корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн» формируя программу корпоративного университета, в первой ступени обучения были выделены четыре ключевых навыка, необходимых менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и таймменеджмент. Участие в программе обучения является не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией. Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение» .

Обучение тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме: 1) участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМкомпетенции и сделать обучение более индивидуализированным; 2) проводится двухдневный тренинг по программе «Тайм -менеджмент: гибкие методы» , адаптированной к специфике деятельности компании. В Москве тренинг проводят специалисты компании «Организация Времени» ; в регионах — прошедшие специальный курс подготовки корпоративные тренеры; 3) в ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием «Учебный органайзер» , являющимся своеобразным «самоучителем по таймменеджменту» . В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен «один на один» с тайм менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий;

4) через месяц после тренинга проводится 4 -часовой пост-тренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. В частности, все участники, полностью прошедшие «Учебный органайзер» , получают приз — книгу «Тайм-драйв» ; 5) через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, для того чтобы все изучаемые техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.