Управление временем и рабочей нагрузкой 1. Правило В. Парето 2. Правило Эйзенхауэра 3. Хронометраж 4. Функционально-стоимостной анализ времени
В. Парето. Правило 80/20 : Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел 2 дела могут обеспечить 80% успеха.
Классическое правило расстановки приоритетов принадлежит американскому президенту Д. Эйзенхауэру. Срочные Несрочные Важные I. II. Неважные III. IV.
П. Друкер: "Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. . . Я обещаю себе и обещаю ей письменно (она настаивает на этом), что я не уволю, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много. . . Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета".
С. Козловский разбивает программу управления временем на несколько этапов, каждый из которых характеризуется своими целями и тактикой: Разведка; Перегруппировка сил; Наступление;
Первый шаг в учете времени - составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в специальных таблицах по мере выполнения. Нужно составить три списка нагрузок. В первый список войдут те виды деятельности, которые служат поиску или достижению достойной цели жизни и время на которые хочется увеличить. Во второй список войдут те виды деятельности, которые навязаны внешними или внутренними обстоятельствами и время на которые желательно сократить. И, наконец, в третий список, который можно назвать нейтральной работой, войдут те виды деятельности, время на которые желательно оставить без изменений.
Перегруппировка К целям этого этапа относятся: продолжение поиска или достижения достойной цели жизни; освоение технологии планирования; уменьшение неравномерности нагрузки; увеличение полезной работы за счет навязанной работы; освоение управления резервами.
Разные по характеру затраты времени (на работу, отдых, непроизводительные потери) целесообразно вписывать разными карандашами. В идеальном случае для учета суточной деятельности достаточно узкой полоски бумаги с 48 квадратиками, которые будут поразному затушеваны.
«функционально-стоимостной анализ затрат времени Гендиректор Время(в час. ) Важность Трудность Место Важ X труд 1. Работа с руководителями подразделений. 0, 25 -2 4 3 12 2. Информирование о внешней ситуации 0, 1 - 0, 5 3 3 9 3. Инструктаж сотрудников 0, 1 -0, 33 4 4 16 4. Анализ оперативной работы 0, 25 -2 - 4 - 5. Руководство внедрением новых технологий 0, 5 -1 5 5 1 25 6. Создание позитивного психологического состояния - - - - 7. Текущий анализ работы 0, 1 -0, 5 5 4 2 20 8. Участие в совещаниях 0, 1 -2 4 4 16 9. Участие в аттестации ~ 1 4 3 12 10. Координация процессов 0, 1 -0, 33 5 4 2 20 11. Планирование 0, 25 -0, 66 5 4 2 20 12. Участие в комиссии До 2 3 3 9 13. Работа с внешними организациями 0, 1 -1, 5 4 4 16 14. Коодинация деятельности подразделений 0, 1 -0, 5 5 4 2 20 15. Проведение маркетинговых работ До 2 5 5 1 25 Выполняемые действия
15. Проведение работ маркетинговых До 2 5 5 16. Обход подразделений До 1 3 3 17. Подготовка отчетов 0, 1 -2 5 4 2 20 18. Работа с клиентами 0, 1 -2 5 4 2 20 19. Прием сотрудников 1 3 5 15 0, 2 -1 5 4 2 20 21. Работа по мат. -тех. снабжению До 1 5 5 1 25 22. Встречи с инспекторами 0, 5 -1 5 3 15 23. Повышение квалификации 0, 5 -1 4 4 16 24. Самоподготовка 0, 1 -2 4 5 2 20 25. Чтение технической литературы 0, 1 -1 3 3 9 26. Контроль за персоналом 0, 5 -1 5 5 1 25 27. Работа с отчетами 0, 1 -2 4 4 16 0, 1 -2 5 5 1 25 До 1 4 4 16 20. Координация подразделений 28. Связь с организациями 29. Самообразование действий подрядными 1 25 9
30. Телефонные переговоры ~ 1 3 3 9 31. Выезды в организации 1 -4 4 4 16 32. Командировки местные 1 -4 4 4 16 33. Командировки междугородние От 1 до 7 дней 5 5 1 25 34. Подписание документов До 0, 5 3 3 9 Рабочая (час. ): неделя 44 +-10
А. Лакейн рекомендует не смешивать бумаги, относящиеся к делам высокого класса А с делами В. На столе стоит закрепить особое место для дел А. А. Лакейн описывает результаты крайнего увлечения тайм-менеджментом: Сверхорганизованный человек, который постоянно составляет списки; Сверхактивный человек настолько занят делами, что у него не хватает времени на то, чтобы взвесить, насколько они ценны и значимы. Внимание человека, помешанного на хронометраже, постоянно поглощено циферблатом часов.
Классические техники планирования не учитывают такие факторы, как ограничения человеческой памяти, ума, мотивации; преувеличивают возможности контроля и планирования событий. Люди склонны откладывать важные и несрочные дела ради менее важных, поскольку : они требуют значительных затрат времени и сил ; достаточно велика вероятности неудачи и высока ее цена, что ставит под угрозу самооценку. Классические подходы слабо учитывают специфику апериодичных и неустойчивых видов работ.
Метод «швейцарского сыра» Алан Лакейн: лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело - проделать в нем дырки. Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода швейцарского сыра является возможность начать что -нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Важно, чтобы дело было легким - чем легче, тем лучше, и при этом связано с делом А-1. При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела А-1. Потребуется осуществить много заданий немедленного исполнения прежде, чем дело А-1 наберет инерцию движения.
Скачать презентацию Управление временем и рабочей нагрузкой 1 Правило В
Управление временем и рабочей нагрузкой..ppt