Управление проектами Управление проектом это планирование

Управление проектами

Управление проектом – это планирование координация контроль работа по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством

Проект – это… динамическая система (т. е. целое, складывающееся из взаимосвязанных частей), требующая особых подходов к управлению. комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения определенной цели в течение заданного периода времени и в рамках выделенного бюджета. ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией. .

Методы управления проектами позволяют: определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы); определить необходимые объемы и источники финансирования; подобрать исполнителей; подготовить и заключить контракты; определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы; планировать и учитывать риски; обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и т. д.

Характеристики проекта 1. направленность на достижение конкретных целей; 2. включение в себя координации взаимосвязанных действий; 3. ограниченность в средствах: время, финансы, материальные ресурсы, юридические ограничения, моральные нормы… ; 4. динамичность, поскольку осуществляются в реальных, постоянно меняющихся условиях.

Основная задача менеджера проекта обеспечение выполнения работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием. время, бюджет и качество работ

Управление проектом: Управление средой реализации проекта Управление финансами Управление персоналом Управление ресурсами Управление материальнотехническим обеспечением Управление рисками проекта

Основные фазы жизненного цикла проекта: инициация; планирование; исполнение; завершение;

Управление проектами состоит из следующих процессов: процесс инициирования; процесс планирования; процесс исполнения; процесс контроля; процесс завершения.

Взаимосвязь процессов управления проектами Процессы инициирования Процессы планирования Процессы контроля Процессы исполнения Процессы завершения

Инициация

Инициация: Содержание плана работы команды проекта на фазе инициации: 1) определение целей и задач проекта; 2) оценка временных и стоимостных параметров; 3) оценка экономической целесообразности, рисков проекта; 4) оценка ресурсов, необходимых для исполнения проекта; 5) создание предварительного календарного плана; 6) рассмотрение и согласование проекта договора и др. , преддоговорные работы, определяемые спецификой проекта.

Документальное обеспечение фазы инициации Документы внешние внутренние

К внешним документам относятся: протоколы о намерениях, протоколы организационных совещаний, переписка по проекту; проект договора при положительном результате фазы инициации.

К внутренним документам относятся: согласованное ТЗ; календарный план-график работы команды проекта на фазе инициации; бюджет работ на фазе инициации проекта; заключение об экономической целесообразности проекта; заключение о наличии необходимых ресурсов у Компании и партнеров (оценка реализуемости проекта); концептуальный (укрупненный) планграфик проекта с точностью планирования не менее 20%; оценка рисков проекта.

Планирование

Основные этапы процесса планирования проекта № ? ? ? Шаг 1 Почему? Разработка концепции и планирование целей проекта. 2 Что? Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ. 3 Кто? Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации проекта. 4 Как? Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам. 5 Подробно как? Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей. 6 Идеально когда? Разработка идеального календарного графика работ. 7 Реально когда? Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы. 8 Сколько? Оценка затрат, разработка бюджета. 9 Все учтено? Разработка и принятие плана проекта.

Основные процедуры процесса планирования Шаг 1. Планирование целей Шаг 6. Разработка идеального календарного графика Шаг 7. Планир-е ресурсов, постр-е реального графика Шаг 2. построение иерархической структуры работ Шаг 5. Построение сетевой модели Шаг 8. Разработка бюджета проекта Шаг 3. построение структурной схемы организации Шаг 4. построение плана по вехам Шаг 9. разработка и принятие итогового плана проекта План проекта

Шаг 1 Цель проекта - желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени. Возможный трафарет цели: Цель проекта = {качественная формулировка цели}+ результаты: • результат 1 • результат… • результат N. Цели должны быть (принцип SMART): S – Specific - ясными и точными M – Measurable - измеримыми A – Achievable – достижимыми R – Related - непротиворечивыми как между собой так и со стратегическими целями организации T – Times-bound - определены по срокам их достижения

Шаг 2. Декомпозиция целей. Построение иерархической структуры работ (ИСР) ИСР - последовательное многоуровневое расщепление цели на работы, которые необходимо выполнить для того, что бы достичь цель. Цель проекта I II IV На уровне II работа 1 является родительской, а работы 1. 1 и 1. 2 дочерними Работа 1. 1 Работа 2 Работа 1. 2. 1 На уровне III работа 1. 2 является родительской, а работы 1. 2. 1 и 1. 2. 2 - дочерними Работа 1. 2. 2

Пример неправильной и правильной декомпозиции Классификатор А – Неправильный. Декомпозиция по двум критериям: "Цвет" и "Материал". Блоки нижнего уровня "пересекаются". Любой шар принадлежит одновременно двум блокам нижнего уровня. А Б Классификатор Б - Правильный. Последовательная декомпозиция по двум критериям: "Цвет" и "Материал". Блоки нижнего уровня не "пересекаются". Любой шар принадлежит только одному блоку нижнего уровня. Классификатор В - Правильный В

Шаг 3. Построение структурной схемы организации проекта (ССО). Формирование команды проекта и закрепление ответственности за работы входящие в состав ИСР. Оргструктура проекта: Менеджер проекта Администра тор Участник 1 Участник…

Декомпози ция — это… научный метод, использующий структуру задачи и позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач.

Структура Декомпозиции Работ (WBS) имеет характеристики: описывает с необходимой точностью содержание работ по проекту; определяет весь объем работ по проекту; формируется в виде иерархической структуры (проект декомпозируется на пакеты/субпакеты и т. д. работ). представляет объем работ по пакету как перечень работ, имеющих измеримый или сравнимый результат. имеет объективный или измеримый результат, который рассматривается как результат работы по пакету или совокупность результатов работ.

Построение древа целей Ветки, листы – символическое обозначение целей Ствол – обозначение стратегических целей компании Плоды – это обозначение планируемого результата Корни, внешняя среда – необходимые ресурсы как извне, так и изнутри

Характеристики структуры декомпозиции работ определяет иерархию результатов; описывает весь объем работ, необходимый для достижения конечных целей или результата(ов) проекта; разрабатывается путем деления результатов на поддающиеся учету и измеряемые элементы; является механизмом для объединения и оценки выполнения, выполнения проекта по объему работ и стоимости.

Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям: работы ясны и понятны менеджеру и участникам проекта (являются элементарными), понятен конечный результат работы и способы его достижения, временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены.

Календарное планирование – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планомграфиком, календарным графиком, планом управления проектом).

Цель календарного планирования: получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Календарное планирование включает в себя: планирование содержания проекта и построение структурной декомпозиции работ; определение последовательности работ и построение сетевого графика; планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта; определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т. д. ) и составление ресурсного плана проекта; расчет затрат и трудозатрат по проекту.

Шаг 4. План работы по вехам Веха - событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ.

Шаг 5. Разработка тактики реализации прое Построение сетевых моделей. Сетевое планирование – набор методов, который предназначен для управления расписанием проекта. Сетевой график позволяет вам: выявить перечень работ вашего проекта; наглядно представить порядок их следования; определить длительности каждой работы и всего проекта; определить критические работы проекта и его критический путь; определить резервы времени по каждой работе.

В основе сетевого планирования графическая схема, состоящая из точек - вершин графа, соединенных направленными линиями - стрелками, которые называются ребрами графа. Варианты сетевых графиков: «Работа-вершина» «Вершина – событие»

Вариант № 1 "Работа-вершина" (диаграмма предшествования) Работы на графике представлены вершинами (прямоугольники). А. Установка компьютеров 1 день В. Протяжка сети 2 дня Е. Разработка регламента использ-я ПО 4 дня С. Настройка сети 3 дня D. Установка программного обеспечения F. Обучение пользователей 3 дня

Вариант № 2 «Работа – стрелка» (сетевая модель) Работа изображается стрелками, а каждая стрелка завершается событием.

Диаграмма Гантта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма) — это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Февраль 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Простроить дом Посадить дерево Пойти за пивом Вырастить сына

Алгоритм планирования

То, что спланировано, наполовину сделано. Результаты планирования: четкое понимание сроков достижения целей проекта и ключевых событий в проекте; определение требуемого количества ресурсов (людских, финансовых и т. д. ); формирование перечня задач, направленных на достижение целей проекта, и их сроков; упорядочивание процессов информационного обмена между участниками проекта; увязывание различных направлений деятельности по проекту, представление работ по проекту в едином формате

Бюджет - распределение статей расходов и доходов по периодам времени. Бюджетирование проекта – это максимально точное выражение всех планируемых показателей и ресурсов в финансовых терминах. Смета - перечень доходов и расходов, структурированный по разделам, называемым статьями расходов и доходов. Смета затрат — полная сводка затрат на производство продукции, выполнение работ, услуг. … (Энциклопедический словарь экономики и права)

Внедрение системы проектного бюджетирования позволит: обеспечить целевое расходование средств; сформировать прозрачную картину - какие ресурсы, из каких источников финансирования, потрачены на какие проекты и какие эффекты дало расходование данных средств; управлять портфелем проектов на основе портфельных бюджетов, анализировать эффективность распределения средств между проектами портфеля; формировать регулярную отчетность «планфакт» по исполнению финансовых и нефинансовых показателей бюджетов проектов.

Реализация

Реализация проекта организация выполнения планов работ; полный ввод в действие системы управления проектом и системы стимулирования его участников; ввод в действие информационных систем проекта; ввод в действие системы оперативного планирования работ; ввод в действие способов коммуникации участников проекта; запуск системы оперативного контроля за ходом выполнения работ;

Реализация проекта организация и управление материально-техническим обеспечением и комплектацией; выполнение операций, предусмотренных проектом; оперативный контроль и регулирование хода выполнения работ; планирование процесса завершения.

Завершение проекта

Завершение проекта Процесс закрытия: 1. Закрытие контракта 2. Административное закрытие. Оценка реализации и подведение итогов проекта. Подготовка и архивирование всех видов документации проекта. Мотивация участников по результатам проекта. Создание у участников проекта продуктивной мотивации на будущее. Реформирование команды проекта.

Ваш проект завершен! Если он имеет громкий успех, помните, что это результат героических и упорных усилий членов вашей команды проекта – и за эти усилия они должны быть вознаграждены по справедливости. С другой стороны, если проект постигает гнетущая неудача, помните, что это целиком ваша вина.

Удачной карьеры в управлении проектами!!!