Управление проектами ТЕМА 9 КОММУНИКАЦИИ В ПРОЕКТЕ

Управление проектами ТЕМА 9. КОММУНИКАЦИИ В ПРОЕКТЕ

ЛЕКЦИЯ 9. УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ В ПРОЕКТЕ 1. ПЛАНИРОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ. 2. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ ПРОЕКТА. 3. ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА.

Эффективные коммуникации связывают различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта.

Процессы управления коммуникациями (PMBOK) Области/Проц ессы Группа процессов инициации Группа процессов планирования Группа процессов исполнения Управление Определение Планирование Распространен коммуникация заинтересован коммуникаций ие ми ных сторон информации проекта Управление ожиданиями заинтересован ных сторон Группа процессов мониторинга и контроля Подготовка отчетов об управлении Группа процессов завершения

Планирование коммуникаций • • Реестр заинтересованных сторон проекта • Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации Анализ требований к коммуникациям • Технологии коммуникаций • Модели коммуникаций • Методы коммуникаций • План управления коммуникациями • Обновления документов проекта Планирование коммуникаций представляет собой процесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям.

Методы планирования: анализ требований к коммуникациям • Число потенциальных каналов информации равно n(n-1)/2, где n – количество заинтересованных сторон проекта (в проекте с числом ЗС равном 10 имеется 45 потенциальных каналов) • Ресурсы проекта расходуются на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта или отсутствие которой может привести к неудаче проекта. • Определение требований к коммуникациям происходит на основе: организационных диаграмм; распределение ответственности между заинтересованными сторонами проекта; внутренних потребностей в информации; внешних потребностей в информации; стратегии управления ЗС проекта.

Методы планирования: технологии коммуникаций Факторы, определяющие выбор метода коммуникаций: • Срочность получения информации • Доступность технологии • Ожидаемое обеспечение проекта персоналом • Длительность проекта • Окружающая среда проекта

Методы планирования: модели коммуникаций Сообщение Кодирование Помехи Отправитель Декодирование Среда передачи информации Получатель Декодирование Помехи Ответное сообщение

Методы планирования: методы коммуникаций • Интерактивные (встречи, телефонные переговоры, видеоконференции и т. д. ). • Коммуникации методом информирования без запроса (письма, отчеты, пресс-релизы и т. д. ). • Коммуникации методом информирования по запросу (для больших объемов информации).

План управления коммуникациями • требования заинтересованных сторон проекта к коммуникациям; • сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации; • причина распространения данной информации; • сроки и периодичность распространения требуемой информации; • лицо, отвечающее за передачу информации; • лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации; • лицо или группы лиц, которые будут получать информацию;

План управления коммуникациями (продолжение) • методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебные записки, сообщения по электронной почте и/или пресс-релизы); • ресурсы, выделенные на коммуникационные действия, включая время и бюджет; • схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка имен) проблем, которые не могут быть решены персоналом на более низком уровне; • метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;

План управления коммуникациями (продолжение) • глоссарий общепринятой терминологии; • блок-схемы информации проекта, работ по проекту с указанием возможной последовательности разрешений, списка отчетов, планов совещаний и т. д. ; и • ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных или нормативных актов, технологий, правил организации и т. д.

Принципы организации внутренних коммуникаций проекта 1. Еженедельные собрания. 2. Размещение по возможности в едином офисе. 3. Ежедневное посещение менеджером проекта места реализации проекта для общения с непосредственными руководителями проекта. 4. Важно вести протоколы собраний команды.

Процессы управления коммуникациями при реализации проекта • Распространение информации • Управление ожиданиями заинтересованных сторон • Подготовка отчетов об исполнении

Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем: • активное управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта для увеличения вероятности приемки проекта путем проведения переговоров и оказание влияния на их желания для достижения и поддержания целей проекта; • урегулирование беспокоящих вопросов, которые еще не стали проблемами; • прояснение и разрешение выявленных проблем: изменение хода реализации проекта или вынесение за рамки проекта (передача другому проекту либо передача другому подразделению организации).

Навыки менеджера для управления ожиданиями ЗС проекта Навыки межличностных отношений: построение доверительных отношений; урегулирование конфликтов; активное слушание; преодоление сопротивления изменениям. Навыки управления: навыки проведения презентаций; навыки ведения переговоров; навыки письма; навыки публичных выступлений.

Подготовка отчетов об исполнении представляет собой процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о состоянии, результаты измерения исполнения и прогнозы. • Процесс подготовки отчетов об исполнении включает периодический сбор фактических данных и их сопоставление с базовым планом для оценки продвижения проекта и его исполнения, передачи данной информации, а также прогнозирования результатов проекта. • Отчеты об исполнении должны предоставлять информацию на соответствующем для каждой аудитории уровне.

Примерный состав отчета об исполнении • анализ исполнения в прошлом; • текущее состояние рисков и проблем; • работа, выполненная за период; • работа, которая должна быть выполнена на следующем этапе; • сводная информация по одобренным за период изменениям; • другая значимая информация, которая подлежит рассмотрению и обсуждению.

Домашнее задание (доклады) 1. Бригадный подряд, как метод повышения эффективности труда в СССР. 2. Статья Л. Гэддис в HBR: основные положения, значение в развитии УП.