Управление проектами Тема 3 Тема 3 Планирование

Управление проектами Тема 3

Тема 3. Планирование проекта l l Цели, назначение и виды планов. Процессы планирования расписания и бюджета. Разделы плана проекта. Матрица ответственности.

Цели, назначение и виды планов l l Планирование – форма регулирования и управления деятельностью. Планирование – это процесс, следовательно, у него можно рассматривать входы и выходы, инструменты и методы, исполнителей и регламентирующие ограничения. В PMBOK рассматривается группа процессов планирования, для которой входы обеспечиваются процессами инициации проекта, выходы поступают в группы процессов исполнения, а также мониторинга и управления проектом.

Планы и планирование l l Планы формируются на всех этапах реализации проекта: при разработке его концепции, выборе стратегических решений для всего проекта и для его составных частей и этапов. Планирование продолжается в силу изменений, происходящих в содержании проекта в процессе мониторинга и выработки управленческих решений. Планирование заканчивается при завершении проекта. В процессе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта, в том числе продолжительность (сроки) и потребность в финансовых, материальных и трудовых ресурсах. Планирование сопряжено с проведением соответствующих расчетов для нескольких вариантов, из которых выбирается тот, который обеспечивает реализацию проекта в установленные сроки, с гарантированным качеством результата, с наименьшими затратами.

Три уровня планирования При управлении проектами, как и при управлении вообще, рассматривают несколько уровней: концептуальный, стратегический, тактический (оперативный). Для каждого уровня управления разрабатывается свой план. l На концептуальном уровне определяются цели и задачи проекта, рассматриваются возможные варианты организации исполнения, оцениваются плюсы и минусы каждого варианта, устанавливаются основные пути реализации проекта с укрупненной структурой работ, основные этапы контроля, ориентировочно оценивается объем и стоимость ресурсов. l Стратегический план разрабатывается в целях увязки промежуточных этапов проекта в направлении достижения конечной цели. l Текущий план уточняет потребности в ресурсах, сроки выполнения работ отдельными исполнителями, взаимодействие между ними.

Создание плана управления проектом В план управления проектом входит: • • План управления содержанием проекта (Scope Management Plan) Календарный план (Schedule Plan) План управления стоимостью (Cost Management Plan) План управления качеством (Quality Management Plan) План управления персоналом (Staffing Management Plan) План управления взаимодействием (Communication Management Plan) План управления рисками (Risk Management Plan) План управления снабжением (Procurement Management Plan)

Процессы планирования расписания и бюджета l l В результате планирования проекта получаются два основных результата РАСПИСАНИЕ и БЮДЖЕТ. Кроме того, разрабатываются планы управления рисками и взаимоотношениями (коммуникациями) между участниками проекта Первый шаг в планировании – декомпозиция работ – ИСР (WBS - Work Breakdown Structure)

Пример WBS для военной авиационной системы ВООРУЖЕНИЕ Системное проектирование и управление программой Планер Испытание и оценка систем авиационное электронное оборудование Навигация Главный монитор Самолет Вооружение Управление огнем Радар Обучение Автопилот Связь ПО управления огнем Информация силовая установка Специальное Обеспечивающее оборудование Уровень 3 Уровень 4 уровень 5

Иерархическая структура работ (терминология) l l Иерархическая структура работ представляет всю работу, которая должна быть проделана для завершения проекта. Выполнение всей этой работы будет приводить к доставке материальных результатов клиенту. В большинстве проектов будут также иметься результаты поставки, которые будут доставляться другим участникам проекта. Работа, выполняемая подрядчиками, а не командой проекта, также включается в ИСР. Самым нижним уровнем ИСР является пакет работ (согласно Институту PMI). Пакеты работ могут разбиваться на задачи, а задачи - на операции.

Иерархия работ l l Фаза - ряд логически связанных операций проекта Работа – как и фаза, несколько уровней интеграции Контрольное событие (Milestone) – веха или дата в ходе осуществления проекта. КС используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ На нижнем уровне – элементарные шаги, называемые операциями (activity). Операция – элемент работы проекта

Иерархия работ – пример ФАЗЫ Операции

Зачем нужна иерархическая структура работ? WBS создается для одной исключительной цели – для управления Проектом v. Управляющий Проектом использует WBS для определения проекта и придания ему связанности, с тем, чтобы проект управлялся одним сплоченным усилием v l WBS для Управляющего проектом – то же, что организационная структура для Руководителя компании, однако, WBS это не организационная структура Проекта

Основные процессы планирования

Разделы плана проекта Процесс планирования расписания включает в себя следующие подпроцессы: l l l l Планирование и определение содержания проекта Планирование состава работ и разработку их иерархии, ИСР Оценку объемов и ресурсов операций Оценку длительностей операций Определение взаимосвязей операций, откуда получаем их последовательность Планирование численности персонала Разработка расписания

Планирование бюджета Процесс планирования БЮДЖЕТА включает в себя следующие подпроцессы: l l l l l Планирование и определение содержания проекта Планирование состава работ и разработку их иерархии, ИСР Оценку объемов и ресурсов операций Оценку длительностей операций Планирование численности персонала Оценка стоимости операций Определение взаимосвязей операций, откуда получаем их последовательность Разработка расписания Разработка базового стоимостного плана (базовый план по стоимости)

Еще о составе плана проекта Кроме расписания и бюджета составляются планы: l управления качеством l коммуникаций l покупок и приобретений, включающие планы контрактов l анализ рисков и планирование реагирования на риски Другие компоненты: l Перечень контрольных событий l Календарь ресурсов l Базовый план по расписанию l Базовый план по стоимости l Базовый план по качеству l Реестр рисков В составе Плана управления проектом нет базового плана по содержанию, входящего в отдельный документ Описание содержания проекта

Определение ответственности l l l Проект всегда выполняется в некоторой организации и за отдельными ее подразделениями или должностными лицами закрепляются некоторые функции управления данным проектом. Проект тесно связан с оргструктурой организации. Для каждой фазы, этапа, работы имеется подразделение или должностное лицо, отвечающее за некоторые, часто контролирующие, иногда снабженческие, функции управления этой фазой, этапом, работой. Для отображения этого соответствия строится матрица ответственности, которая получается путем пересечения двух иерархических структур: иерархической структуры работ ИСР(WBS) и организационной структуры ОС (OBS)

Организационная структура Имя Должность Организационная структура (Organizational Breakdown Structure, OBS) имеет формат подобный формату WBS. Каждому элементу нижнего уровня в WBS должны соответствовать один или несколько элементов из OBS. Таким образом, OBS является средством определения ответственных за выполнение работ в сложных организациях и обеспечивает основу для разработки структуры системы отчетности.

Определение ответственности (WBS-OBS) Матрица ответственности

Преимущества компьютерной модели планирования крупных проектов l l Централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям Быстрый анализ влияния изменений (в графике, ресурсах, финансировании) Распределенная работа с общей базой проекта в сети Автоматическая генерация отчетов, диаграмм …

Функциональные возможности ПО (по данным А. В. Полковникова)

Использование современных ИСУП позволит вам: l l l Получать сведения о портфеле проектов в масштабе целой организации для более эффективного анализа и принятия решений Оптимизировать ресурсы для сокращения затрат, повышения качества и сокращения времени Отслеживать наличие сотрудников и производственных возможностей, необходимых для реализации будущих проектов. Оптимизировать процессы управления проектами за счет определения единых стандартов и рекомендаций для всей организации Оптимизировать координирование и совместное использование данных, предоставляя членам групп улучшенные возможности участия в проектах, создания отчетов и совместной работы над проектами. Обеспечить гибкость и повышенную безопасность для настройки решения в соответствии с конкретными бизнес-процессами, обмена данными с другими системами и масштабирования системы по мере роста предприятия