Управление проектами с максимальной эффективностью и минимальными потерями

Управление проектами с максимальной эффективностью и минимальными потерями Баев Николай « 1 С»

План презентации 1. Что такое проект? Определение проекта. Жизненный цикл 2. 3. 4. 5. проекта. В чем особенности проектов автоматизации? Немного об управлении проектами или чем надо управлять в проекте? Роль заказчика в проекте. Как сократить сроки и затраты проекта без ущерба для результатов? 2

Определение проекта Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг, результатов. Временное – в отличие от операционной деятельности, которая предполагает неограниченную длительность, у проекта есть четкое начало и окончание. Окончание проекта определяется достижением намеченных целей (результатов) или моментом, когда установлена невозможность достижения этих целей, или в случае отказа от достижения этих целей. Уникальные продукты – результатом проектной деятельности является создание единичных, неповторимых продуктов. Примеры проектов: Строительство зданий и сооружений; Разработка нового продукта, например, автомобиля, прибора и т. д. Реорганизация структуры и бизнес-процессов предприятия Внедрение автоматизированной информационной системы! 3

Сходства и различия проектной и операционной деятельности Что общего между проектами и операционной деятельностью? И в той и в другой деятельности: Работают люди, Ресурсы (материальные, финансовые, временные) ограничены, Необходимо управление, то есть: планирование, контроль исполнения, анализ, коррекция планов, регламентов и действий. В чем самое существенное отличие проектной деятельности от операционной? Целью операционной деятельности является обеспечение «бесконечно» длительной и устойчивой работы организации; Целью проектной деятельности – выполнение конкретной намеченной цели, достижение конкретного результата. Проект конечен! Конечность проекта предопределяет то, что проектную деятельность можно разбить на этапы и фазы развития проекта. При этом каждая фаза проекта может и должна иметь результат. 4

Жизненный цикл Работа над проектом включает в себя решение следующих задач: 1. Определить цель проекта, соответственно определить функциональные области, которые будут перестроены в рамках проекта. 2. Определить требования к будущему функционалу АС с учетом ограничений в ресурсах и во времени. 3. Согласовать последовательность реализации по функциональным областям - определить этапы проекта. 4. Сделать проектную документацию. 5. Разработать и внедрить АС в соответствии с проектной документацией, отвечающей требованиям заказчика. Для достижения результата необходимо пройти через все фазы проекта. Каждая из фаз имеет определенный результат! Совокупность и последовательность фаз проекта от старта до его окончания и называется жизненным циклом проекта! 5

Жизненный цикл IT-проекта 6

Особенности IT-проектов Перечень свойств IT-проектов: «Обратный» (по-умолчанию) профиль рисков* ИТ-проектов. Постоянно изменяющиеся внешние условия. Сложность автоматизированной системы. Каждое предприятие по-своему уникально. Особенно, что касается управленческого учета и планирования. Отсутствие очевидного овеществленного результата. *Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие по меньшей мере на одну из целей проекта: сроки, стоимость, содержание или качество. 7

Окружение проекта Организация Изменения Риски Изменения Организация Цели Время Задача – привести проект к успеху, достичь результата в реальных условиях с учетом окружающей действительности: Стоимость 8

Риски и проблемы проектов Риск Последствия овеществления риска Границы и рамки проекта определены неверно. ИС не будет соответствовать реальным ожиданиям и потребностям заказчика. Бизнес-цели, ради достижения которых открывался проект, не будут достигнуты. Могут потребоваться значительные переделки системы, сроки и бюджет проекта будут значительно превышены. Ошибки в кастомизации программного обеспечения 1 С АС. Увеличение сроков реализации проекта. Увеличение бюджет проекта. ИС не будет соответствовать потребностям заказчика в полной мере. Часть целей проекта не будет достигнута, либо будет достигнута не так, как планировалось. В некоторых случаях может привести к досрочному неуспешному завершению проекта. Недостаточный уровень коммуникаций между участниками проекта со стороны заказчика и исполнителя. 1 С АС не будет соответствовать потребностям заказчика в полной мере в силу неверного определения потребностей заказчика. Принятие решений, которые влияют на ход выполнения работ по проекту, будет принимать несвоевременно. Овеществление риска приведет к несоблюдению всех трех основных параметров проекта. 9

Риски и проблемы проектов Риск Последствия овеществления риска Уровень квалификации участников команды проекта не соответствует поставленным задачам. Уровень качества выходной продукции по проекту будет ниже приемлемого, ИС не будет в полной мере соответствовать потребностям заказчика. Изначальные сроки, бюджет и объем проекта не будут выдержаны. Саботаж со стороны персонала заказчика. Задержка в сроках ввода ИС в эксплуатацию. В отдельных случаях может привести к досрочному неуспешному закрытию проекта. Несвоевременное финансирование проекта Срыв сроков выполнения работ по проекту. Штрафные санкции со стороны субподрядчиков и поставщиков за невыполнение финансовых обязательств. 10

Организация Заказчика Проекты обычно являются частью организации, которая сама по себе больше, чем проект (то есть, на проекте «свет клином не сошелся» , что особенно ярко и часто демонстрирует заказчик). Проект может иметь очень низкий приоритет. Организационная зрелость (заказчика и исполнителя) – а именно зрелость: системы управления проектами культуры, стиля, организационной структуры Наличие/отсутствие офиса управления проектам также могут сильно влиять на проект. 11

Изменения Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко выполняются строго в соответствии с планом управления проектом. Предложенные изменения могут потребовать: Пересмотра бюджета Изменения графика работ и их последовательности Изменения требований к ресурсам Анализа (и принятия) решений по реагированию на риски. Бояться изменений нет необходимости и ни в коем случае нельзя сознательно идти на то, чтобы все входящие изменения отклонять и стараться сохранять первоначально определенный объем проекта. НО, в то же время необходимо иметь процедуры для фиксации и управления изменениями. 12

Немного о грустном… Практика показывает, что зачастую IT-проекты ведутся без: формализации бизнес-целей и бизнес-требований; документирования результатов управления изменениями; управления рисками; формализованного регламента сдачи работ, в том числе без приемо-сдаточных испытаний; контроля хода и результатов выполнения работ. Провал проекта обнаруживается тогда, когда время упущено и деньги потрачены! 13

Как достичь результата? Организация Изменения Риски Цели Время Стоимость Проектом надо управлять! Цели и задачи должны быть формализованы; Нужен план-программа работ с определением задействованных ресурсов, четкими сроками и обозначенными результатами. Эти работы должны быть иерархически структурированы; Должны быть регламенты выполнения и сдачи работ; Результаты должны быть измеримы и проверяемы. Планирование, учет и контроль исполнения и результата!!! 14

Чем управлять в проекте? Содержанием – составом и иерархической структурой работ Сроками - расписанием, графиком работ в проекте Стоимостью – иметь стоимостные оценки работ и бюджет проекта, обеспечивать контроль бюджета Ресурсами – подобрать и управлять людьми Поставками Рисками – отслеживать, идентифицировать и упреждать риски Качеством – обеспечивать и контролировать качество, т. е. соответствие требованиям заказчика Интеграцией – иметь устав проекта, целостно управлять проектом Коммуникациями – наладить и контролировать коммуникативное взаимодействие членов команды проекта, заказчика и исполнителя 15

Успех проекта. Успех IT-проекта зависит и от Заказчика и от Исполнителя. Исполнитель должен обладать: Квалифицированной и работоспособной проектной командой, во главе с руководителем проекта. (проектом и работами в проекте надо управлять) Наличием и умением применять проектную технологию ведения работ Нацеленностью на результат, а не на процесс «честного отъема денег от Заказчика» . 16

Успех проекта. Роль Заказчика Наличие ясного понимания целей и задач проекта. (IT-проект особенно в части ПО для целей учет, бюджетирования и планирования связан с консалтингом, с формированием регламентов, процедур, модели учета и бюджетирования) Нацеленность на результат Мотивация участников проекта. (участниками проекта являются все лица, на которых проект оказывает влияние, которых он задевает) Активное участие сотрудников заказчика в проекте. Формирование единой проектной команды Четкая организация процедур взаимодействия в проекте, в том числе работ по согласованию требований и по сдаче-приемке выполненных работ, по обучению сотрудников. 17

Как сократить сроки и стоимость проекта? Сократить сроки, следовательно, сократить издержки и не упустить качества можно, если: формировать общие рабочие группы, интенсифицировать коммуникации участников проекта; Регулярно, еженедельно, проводить совещание УКП, на котором РП представляет статус-отчет о ходе проекта Опционально регулировать объем документов в проекте. Проектная документация должна удовлетворять принципу разумной достаточности. Осязаемый и полезный результат, к примеру, сдача методик и релизов должны в плане-графике работ быть максимально уплотнены по времени. Для интенсификации проекта решающим фактором является соблюдение, а в идеале сокращение времени достижения реального результата, при условии сохранения должного качества. 18

Технология быстрого результата Такие преимущества 1 С: Предприятия 8, как высокая гибкость и короткие сроки внедрения, да и невысокая цена лицензий могут быть особо востребованы именно в кризисной ситуации, когда предприятия ну совсем не могут ждать несколько лет, пока им построят «идеальную систему» и хотят получить эффект прямо сейчас – а завтра адаптироваться к очередным изменениям ситуации. Чтобы эти преимущества реально задействовать – мы предлагаем партнерам соответствующие технологии организации внедрения «Технология быстрого результата» - это сокращение сроков выполнения проектов и разумная стоимость Партнерам 1 С - перейти к активным продажам, повысить качество взаимодействия с клиентами, сосредоточиться на индустриальных технологиях и регулярном обслуживании, сокращать сроки выполнения проектов и не завышать их стоимость. Для клиента это возможность с хорошей регулярностью (например, каждый месяц) получать результаты, представляющие для него осязаемую ценность, снизить риски, повысить эффективность и контролируемость использования вкладываемых средств 19

Методические материалы компании « 1 С» База знаний « 1 С: Профкейс» Технология управления корпоративными проектами. Технология стандартного внедрения. Технология быстрого внедрения. Описанные технологии содержат рекомендации по применению, описания, шаблоны документов. 20

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! УСПЕХОВ В ПРОЕКТАХ! 21