Управление проектами Разработал к т н доцент

Управление проектами Разработал к. т. н. , доцент Скачкова И. А.

Оценивания по модульно-рейтинговой системе оценки знаний в рамках дисциплины «Управление проектами" Форма контроля - «экзамен» : Получение студентами баллов: - Модуль 1 - 20 баллов; - Модуль 2 - 20 баллов; - РГР - 10 баллов; Лабораторные работы - 50 баллов.

ТЕМА 1. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИЙ

1. 1 Характеристика управления проектами В наиболее широком понимании этого термина проект − это то, что изменяет мир: научно исследовательская деятельность, создание новой технологии и техники, новых зданий и сооружений, кинофильма или проведение предвыборной компании и т. д. Проект − это комплекс взаимозависимых мероприятий, направленных на осуществление поставленных целей на протяжении ограниченного времени в условиях ограничения различных ресурсов. Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. 4

1. 1 Характеристика управления проектами Основные характеристики проекта: • Направленность на достижение конкретной цели, что требует четкого формулирования и достижения поставленных целей, начиная с целей наиболее высокого уровня, заканчивая целями низкого порядка. • Координированное выполнение взаимозависимых действий, т. к. некоторые действия необходимо выполнять параллельно, некоторые − последовательно и нарушение такого порядка может поставить под угрозу выполнение всего проекта в целом. 5

1. 1 Характристика управления проектами • Ограниченность во времени, определенность даты начала и окончания проекта. Залогом успешной реализации проекта является оптимальное распределение усилий и ресурсов во времени, что обеспечивается упорядочением последовательности выполнения работ и мероприятий в рамках проектной деятельности. • Наличие бюджета, который выделяется на финансирование проекта в зависимости от его масштаба, содержания и сроков исполнения. • Уникальность, т. к. проекты − это в определенной степени неповторимые и одноразовые мероприятия. Не существует идентичных проектов, даже если они предусматривают выполнение одинаковых действий. 6

1. 1 Характристика управления проектами С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное при участии ряда ограничений и механизмов Ограничения Логистические, время, Окружение, уров. качества. Вход Потребности Ограничения Финансовые, Нормативноправовые, этические, Проект Обеспечение Люди, Знание, опыт, техника инструменты, технология Выход Удовлетворенные потребности 7

1. 1 Характристика управления проектами В «Кодексе знаний об управлении проектами» проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты. Основные элементы проекта Замысел (проблема, задача) Средства реализации (решения) Цели реализации (результаты, решения) 8

1. 2. Функции и подсистемы управления проектами Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг , оценку, отчетность, экспертизу , проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование. Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. 9

1. 2. Функции и подсистемы управления проектами Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и пр. 10

1. 2. Функции и подсистемы управления проектами Подсистемы управления проектом по основным предметным областям подразделяются на: управление содержанием проекта, объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и коммуникациями. 11

1. 3. Методы управления проектами позволяют: q определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить); q определить необходимые объемы и источники финансирования; q подобрать исполнителей — в частности, через процедуры торгов и конкурсов, — подготовить и заключить контракты; q определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы; q рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски; q обеспечить контроль за ходом выполнения проекта. 12

1. 4. Виды проектов и их характеристика По характеру изменений По масштабам в международной практике - оперативные - стратегические По продолжительности (срокам реализации) По отраслевой принадлежности По специфике конечного продукта 13

1. 4. Виды проектов и их характеристика По характеру изменений По масштабам в международной практике - малые средние большие грандиозные По продолжительности (срокам реализации) По отраслевой принадлежности По специфике конечного продукта 14

1. 4. Виды проектов и их характеристика По характеру изменений По масштабам в международной практике По продолжительности (срокам реализации) -Краткосрочные (до 1 года) -Среднесрочные (от 1 до 3 лет) -Долгосрочные (свыше 3 лет) По отраслевой принадлежности По специфике конечного продукта 15

1. 4. Виды проектов и их характеристика По характеру изменений По масштабам в международной практике - промышленные строительные транспортные образовательные и т. д. По продолжительности (срокам реализации) По отраслевой принадлежности По специфике конечного продукта 16

1. 4. Виды проектов и их характеристика По характеру изменений По масштабам в международной практике По продолжительности (срокам реализации) - экономические; организационные; технические; социальные; смешанные. По отраслевой принадлежности По специфике конечного продукта 17

1. 4. Виды проектов и их характеристика По видам По функциональным направлениям - коммерческие - некоммерческие По характеру привлеченных сторон По степени сложности По составу и структуре привлеченных организаций 18

1. 4. Виды проектов и их характеристика По видам По функциональным направлениям По характеру привлеченных сторон По степени сложности - производственные - технологические - финансовые - исследовательские - маркетинговые - управление персоналом - смешанные По составу и структуре привлеченных организаций 19

1. 4. Виды проектов и их характеристика По видам По функциональным направлениям - международные; национальные; территориальные; местные. По характеру привлеченных сторон По степени сложности По составу и структуре привлеченных организаций 20

1. 4. Виды проектов и их характеристика По видам По функциональным направлениям По характеру привлеченных сторон - простые или монопроекты - сложные или мультипроекты - очень сложные или мегапроекты По степени сложности По составу и структуре привлеченных организаций 21

1. 4. Виды проектов и их характеристика По видам По функциональным направлениям однофункциональные многофункциональные По характеру привлеченных сторон По степени сложности По составу и структуре привлеченных организаций 22

1. 5 Системы и элементы проектных деятельностей Динамика — одна из основных характеристик процесса развития проекта, которая наряду с разбиением функций позволяет рассматривать проект как систему взаимосвязанных целенаправленных видов деятельности субъектов-исполнителей, выполняющих функции. Каждая работа этой системы характеризуется следующими элементами: субъект, цель, материалы и ресурсы, средства инструменты, методы и результат и 23

1. 5 Системы и элементы проектных деятельностей Средства и инструменты Системы программирования, библиотеки, CASE-средства Материалы и ресурсы: Требования к программной системе, Оборудование, вспом. ресурсы Субъект: Команда программистов, выполняющих проект, инициаторы работы Методы: Стратегии развития, Методологии, Регламенты и соглашения , Цель: Решение проблем пользователя путем автоматизации его деятельности Результат: Программная система Документация к ней Методика работы Тесты учебные материалы 24

1. 5 Системы и элементы проектных деятельностей Субъект — исполнитель деятельности, обладающий определенными качествами и возможностями, позволяющими заниматься ее выполнением. Субъекты, исполнители программных проектов, могут быть индивидуумами либо группами индивидуумов. 25

1. 5 Системы и элементы проектных деятельностей Цель — назначение деятельности, явно выделяющее направление ее развития. Цель деятельности всегда соотносится с другими составляющими системы деятельностей: какое место данная деятельность занимает в системе, как и в каком качестве используются результаты деятельности в других проектных и внешних деятельностях. Материалы и ресурсы — то, что используется и перерабатывается при выполнении деятельности. Термин «материалы» чаще используется, когда аспект расходования не представляет интереса для рассмотрения или отсутствует вовсе. Пример — спецификации программного изделия используются, но, естественно, не расходуются в разных видах деятельности по производству программ: как задание на разработку, как эталон для проверки готовой программы, как основа составления документации. 26

1. 5 Системы и элементы проектных деятельностей Средства и инструменты. Обычная деятельность предполагает применение вспомогательных средств, которые поддерживают ее выполнение либо являются необходимыми для получения осмысленных результатов. Средства — общее понятие, отражающее возможность применения объекта в различных деятельностях. Инструменты, как правило, специализируются для конкретных видов деятельности. Однако и микроскоп пригоден для забивания гвоздей! Данный пример показывает условность разграничения между средствами и инструментами, хотя это и удобно с определенной точки зрения. 27

1. 5 Системы и элементы проектных деятельностей Методы — совокупность приемов для деятельности данного типа, которые целесообразно применять при ее выполнении, предписаний, соглашений и рекомендаций, принимаемых для проекта, организации и т. д. , регламентов, запрещающих или ограничивающих возможность применения средств, инструментов, других методов, а также задающих ограничения доступа к общим ресурсам. Результат. Совокупность всех продуктов, полученных в ходе выполнения деятельности, называется ее результатом. Результат может содержать продукты, полезные с точки зрения целей проекта и целей деятельности, и бесполезные продукты, не способствующие продвижению проекта к его глобальным целям. 28

1. 6 Треугольник менеджмента проектов Менеджмент проекта рассматривается как обеспечение поставок продукта, разработка которого требует выполнения определенного объема работ (область действия) с привлечением затрат, не выходящих за определенные пределы, укладывающаяся в заданные рамки времени и удовлетворяющая приемлемому уровню качества. Это широко известный «треугольник менеджмента проектов» . Он интерпретируется как задача менеджера, формулируемая следующим образом: Нужно уравновешивать выполнение работ проекта (область действия), время (план-график поставок) и расход ресурсов (затраты), удовлетворяя требованиям качества. 29

1. 6 Треугольник менеджмента проектов Область охвата - цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения. Затраты - бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. на персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач. План-график - время выполнения проекта, отражающееся в календарном плане проекта. Качество - это результат того, как вы управляете временем, деньгами и объемом работ. 30

1. 6 Треугольник менеджмента проектов Область охвата - цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения. Затраты - бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. на персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач. План-график - время выполнения проекта, отражающееся в календарном плане проекта. Качество - это результат того, как вы управляете временем, деньгами и объемом работ. 31

1. 6 Треугольник менеджмента проектов 32

1. 6 Пирамида проектного менеджмента Идея третьего измерения 33

1. 7 Заинтересованные стороны проекта – это лица или организации (например, заказчики, спонсоры, исполняющая организация или общественность), которые активно участвуют в проекте или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. 34

1. 7 Заинтересованные стороны проекта: q заказчики/пользователи. Заказчики/пользователи – это лица или организации, которые будут пользоваться продуктом, услугой или результатом проекта. q спонсор. Спонсор – это лицо или группа лиц, которые предоставляют финансовые ресурсы (деньгами или в любом другом виде) для проекта. q менеджер портфеля/комиссия по рассмотрению портфеля. Менеджеры портфеля отвечают за управление на высоком уровне набором проектов или программ, которые могут как зависеть, так и не зависеть друг от друга. 35

1. 7 Заинтересованные стороны проекта q менеджеры программ. Менеджеры программ отвечают за управление связанными друг с другом проектами, координируя действия для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности. Менеджеры программ взаимодействуют со всеми менеджерами проектов для предоставления поддержки и выдачи распоряжений по отдельным проектам. q офис управления проектами. Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) – это подразделение организации или орган, осуществляющий различные функции, относящиеся к централизации и координации управления проектами, входящими в его компетенцию. q менеджеры проектов. Менеджеры проектов назначаются исполняющей организацией для достижения целей проекта. 36

1. 7 Заинтересованные стороны проекта q команда проекта. Команда проекта состоит из менеджера проекта, команды управления проектом и остальных членов команды, которые выполняют работу, но не обязательно участвуют в управлении проектом. q Функциональные руководители являются ключевыми лицами, играющими руководящую роль в рамках административной или функциональной области предприятия, такой как отдел кадров, финансовый отдел, бухгалтерия или отдел поставок. q управление операционной деятельностью. Менеджеры по операциям – это лица, выполняющие управляющую роль в основной области деятельности предприятия, например в области исследований и разработок, проектирования, производства, подготовки к работе, испытаний или технического обслуживания. 37

1. 7 Заинтересованные стороны проекта q продавцы/деловые партнеры. Продавцы, также называемые агентами, поставщиками или подрядчиками, – это сторонние компании, заключившие договор на предоставление компонентов или услуг, необходимых для проекта. 38

1. 8 Жизненный цикл проекта – это набор, как правило, последовательных и иногда перекрывающихся фаз проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью. Все проекты могут быть представлены в виде жизненного цикла со следующей структурой: • • начало проекта; организация и подготовка; выполнение работ проекта; завершение проекта. 39

1. 8 Жизненный цикл проекта Обычная последовательность фаз в жизненном цикле проекта 40

1. 8 Жизненный цикл проекта q q Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее: Какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование? ) В какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки Кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании) Как контролировать и подтверждать каждую фазу. 41

1. 8 Жизненный цикл проекта Обобщенная структура жизненного цикла отображает следующие характеристики: • Стоимость и вовлечение персонала в проект невелики в начале, достигают пикового значения по мере выполнения работ и стремительно падают на этапе завершения проекта. • Влияние заинтересованных сторон проекта, риск и неопределенность имеют наибольшие значения в начале проекта. Эти факторы уменьшаются по ходу проекта. • Способность влиять на конечные характеристики продукта проекта без существенного влияния на стоимость имеет наивысшее значение в начале проекта и уменьшается по мере продвижения проекта к завершению. 42

1. 8 Жизненный цикл проекта Фазы проекта – это отдельные части в рамках проекта, требующие дополнительного контроля для эффективного управления достижением основного результата проекта. Фазы проекта обычно выполняются последовательно, но в некоторых случаях могут перекрываться. • Как правило, работы фазы имеют свойства, которые отличают ее от других фаз. При этом могут привлекаться разные организации и использоваться разные наборы навыков. • Для успешного достижения главного результата или цели фазы требуется дополнительная степень контроля. 43

1. 8 Жизненный цикл проекта Существует три основных типа взаимосвязей между фазами: q Последовательная связь, когда фаза может начинаться только после завершения предыдущей фазы. q Перекрывающаяся связь, когда фаза начинается до завершения предыдущей фазы. q Итерационная связь, когда на любое заданное время планируется только одна фаза, а планирование следующей осуществляется по мере выполнения работ в рамках текущей фазы и получения результатов. 44

1. 9. Процессы управления проектами Процесс – это ряд взаимосвязанных действий и операций, выполняемых для достижения заранее определенных продуктов, результатов или услуг. Процессы управления проектом выполняются командой проекта и обычно бывают двух типов: q Процессы управления проектом, общие для большинства проектов, связаны между собой тем, что они нацелены на выполнение общей задачи. q Процессы, ориентированные на продукт, определяют и создают продукт проекта. 45

1. 9. Процессы управления проектами Пять групп процессов таковы: q Группа процессов инициации. Определяет и авторизует проект или фазу проекта. q Группа процессов планирования. Определяет и уточняет цели и планирует действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект. q Группа процессов исполнения. Объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом данного проекта. 46

1. 9. Процессы управления проектами Пять групп процессов таковы: q Группа процессов мониторинга и управления. Регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, провести корректирующие действия для достижения целей проекта. q Группа завершающих процессов. Формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению. 47

1. 9. Процессы управления проектами Взаимодействие групп процессов в проекте 48

1. 9. Процессы управления проектами В каждой группе процессов, индивидуальные процессы связаны своими входными и выходными характеристиками. Можно описать каждый процесс с точки зрения его: q Входных данных документов или документированных предметов, на основе которых будут предприниматься действия. q Инструментов и методов механизмов, позволяющих перевести входные данные в выходные. q Выходных данных документов или документированных предметов, являющихся результатом процесса 49

1. 9. Процессы управления проектами В каждой группе процессов, индивидуальные процессы связаны своими входными и выходными характеристиками. Можно описать каждый процесс с точки зрения его: q Входных данных документов или документированных предметов, на основе которых будут предприниматься действия. q Инструментов и методов механизмов, позволяющих перевести входные данные в выходные. q Выходных данных документов или документированных предметов, являющихся результатом процесса 50

1. 9. Процессы управления проектами "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (PMBOK ® Guide) – Национальный (США) и международно признанный стандарт управления проектами. PMBOK распределяет по девяти областям знаний 44 процесса управления проектами 51

1. 9. Процессы управления проектами Области знаний управления проектами: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Управление Управление Управление интеграцией проекта; содержанием проекта; сроками проекта; стоимостью проекта; качеством проекта; человеческими ресурсами проекта; коммуникациями проекта; рисками проекта; закупками проекта. 52