Управление проектами Курс лекций для специальности «Бизнес-информатика» (раздел 3) К. т. н. Гаевой Виталий Анатольевич Доцент кафедры Информационных систем СПб НИУ ИТМО, Факультет ИТи. П Ведущий руководитель проекта «Сименс Ай. Ти Солюшенс энд Сервисез» Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0
Введение к разделу 3 В ходе проекта разрабатывается много документов, как технорабочих, так и управленческих. Необходимо помнить, что документы являются не собственно результатом, а лишь вспомогательным средством для получения основного результата. Поэтому при разработке документа необходимо соотносить назначение конкретного документа с усилиями (временем) на его создание. Для облегчения разработки документов следует по-возможности пользоваться доступными шаблонами или подходящими примерами, наполняя их своим содержанием в том объеме, насколько это необходимо и достаточно. Не следует допускать небрежности и неаккуратности в разрабатываемых документах (например, невыровненные поля, разные стили, слишком мелкий или слишком крупный шрифт) – это ухудшает восприятие документа и отношение к его автору. По документу делается вывод о профессионализме специалиста и его отношению к работе. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта Исходная документация и обследование Устав проекта Договор проекта Подготовка договора 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 3
Исходная документация и обследование Исходная документация – документы или иные материалы, которые заказчик передает перед началом проекта и которые необходимы для определения его содержания, границ и условий выполнения. Примеры исходной документации: Требования к программной системе, Орг. структура, Описание бизнес-процессов, Описания существующих ИС и т. д. Внимательность изучения исходной документации является исключительно важным условием, поскольку из этого следует правильность понимания ожиданий заказчика, предстоящих сложностей и ограничений проекта. Обследование – это самостоятельное уточнение требований, изучение условий выполнения проекта «на месте» . Это необходимо из-за того, что заказчик крайне редко может самостоятельно выявить все важные детали проекта. Во время обследования важно также установить личные контакты с представителями заказчика. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 4
Устав проекта Устав (Концепция) проекта – это документ, определяющий границы проекта. Он включает в себя: бизнес-потребность, цели проекта и критерии успеха, основное содержание проекта, временные, ресурсные и иные существенные ограничения, окружение для выполнения проекта. Устав может содержать: • экономическое обоснование проекта (т. е. сравнительный анализ требуемых инвестиций и отдачи от проекта); • законодательные, отраслевые, правовые требования (например соблюдение ГОСТов); • оказываемое воздействие (например, требования по экологической безопасности). Устав может содержать регламент взаимодействия при выполнении проекта: • форма и порядок отчетности по проекту • периодичность проведения совещаний и порядок их организации • ответственные лица, их полномочия и контактная информация Устав может являться также документом, определяющим полномочия руководителя проекта. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 5
Договор проекта Договор (Contract, Agreement) – это юридически обязывающее соглашение, содержащее взаимные обязательства заключивших его сторон. Основные части договора: • Номер, место и дата подписания • Стороны договора • Предмет договора • Сроки выполнения • Стоимость и порядок оплаты • Порядок сдачи-приемки • Права и обязанности сторон • Порядок разрешения споров • Срок действия договора • Порядок расторжения договора • Прочие положения • Реквизиты сторон • Подписи сторон • Приложения Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 6
Подготовка договора Содержательная подготовка – это определение и описание содержания выполняемых работ (поставляемой продукции, оказываемых услуг), сроков, условий выполнения и приемки. Участвуют технические специалисты (консультанты по продукции, специалисты по услугам). Коммерческая подготовка – это расчет стоимости, описание порядка и условий платежей. Участвуют коммерческие (финансовые) специалисты. Юридическая подготовка – определение и описание юрисдикции, порядка разрешения конфликтов и расторжения. Участвуют юристы. Согласование договора – учет замечаний участвующих сторон и нахождение взаимоприемлемых условий. Участвуют все специалисты. Приложения к договору являются его неотъемлемой частью, поэтому их подготовка требует такого же внимания, что и сам договор. При подготовке договора необходимо использовать как можно более точные и ясные формулировки, не допускающие двусмысленного или расширенного толкования. Полезно задавать себе вопрос «А что я буду делать, если другая сторона не выполнит свои обязательства? » . Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 7
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта Определение плана проекта Планы управления проектом и выполнения работ по проекту Планы привлечения исполнителей проекта Планы финансирования и закупок по проекту 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 8
Определение плана проекта План проекта (Project Plan) – это документ, определяющий способ, порядок выполнения проекта, требуемые для этого временные, людские, материальные ресурсы. План проекта содержит: • краткое описание проекта, его содержания и результатов; • основные технико-организационные решения по проекту; • перечень этапов проекта, сроки и результат по каждому из них; • состав проектной команды, их роли и степень участия в проекте; • привлекаемые субподрядчики или другие сторонние участники, поставляемые ими результаты; • вспомогательные планы управления (см. далее) План проекта в целом должен давать детальные ответы на вопросы: что именно, каким именно образом будет выполнять проект. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 9
Планы управления проектом и выполнения работ по проекту Основное предназначение всех Планов – это продумать и принять решения о действиях по выполнению проекта. План управления проектом – это определение подходов и способов решения управленческих задач: назначение исполнителей и формирование проектной команды, распределение задач и контроль их исполнения, распределение полномочий, отчетность, мотивация команды. План выполнения работ по проекту – это принятие решений по применяемым методам выполнения работ, используемым технологиям, инструментам. Для ИТ-проектов сюда же можно отнести: • План управления изменениями, который определяет процедуру приемки, регистрации и обработки изменений • План управления конфигурацией, который определяет процедуру подготовки, регистрации, связывания (базовые линии) элементов поставки Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 10
Планы привлечения исполнителей проекта План привлечения собственных исполнителей – это определение требований к квалификации членов проектной команды, способа их подбора, подготовки (если необходимо). План привлечения сторонних организаций – это определение требований к другим организациям, участвующим в выполнении проекта, условий работы с ними. Примерами требований и условий работы являются: • длительность работы на рынке не менее 5 -ти лет • общее количество сотрудников – не менее 100, количество специалистов в области проекта – не менее 20 • предоставлении поддержки в течение 3 -х лет В организации с матричной структурой привлечение собственных исполнителей должно быть подтверждено их функциональными руководителями. Привлечение сторонних организаций должно соответствовать планам организации по партнерству и стратегиям работы на рынке. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 11
Планы финансирования и закупок по проекту План финансирования проекта – это определение источников и размера привлечения денежных средств, график их поступления. Источником средств является не только заказчик, но и собственная организация (например, инвестиции), субподрядчики (например 100%-я предоплата), сторонние организации (например, бюджетные фонды). План закупок – это определение порядка и условий выполнения закупок требуемого оборудования и материалов. Примерами порядка и условий закупок являются: • выполнение закупок только у определенных поставщиков • обязательный анализ возможности использования имеющихся средств • закупка видов и моделей оборудования, допускающих повторное использование Планы финансирования и закупок должны составляться с учетом максимального соблюдения коммерческих интересов всей организации. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 12
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта Требования и их сбор Техническое задание Формирование технического решения Иерархическая структура работ Отслеживание требований и их реализаций Поставка результатов работы и их установка в среде заказчика Приемка результатов работ Изменение содержания проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление ресурсами проекта … Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 13
Требования и их сбор Требование (Requirement) – это определенные условия или характеристики, которым должны соответствовать, или которые должны иметь система, продукт, услуга, результат или элемент в соответствии с контрактом, стандартами или другими формальными предписывающими документами. Требования должны быть максимально понятными, полными, непротиворечивыми. В своей совокупности они должны описывать те и только те потребности, которые необходимы для проекта. Сбор требований – это процесс определения и документирования потребностей. Для этого используются следующие методики: • интервью, анкеты и опросы • групповые семинары • непосредственные наблюдения • создание прототипа Одни из основных проблем сбора требований – это: • разрешение противоречий между заинтересованными лицами • выявление того, что является очевидным для заказчика, но неизвестным для исполнителя Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 14
Техническое задание (Requirements Definition) – это основной документ, описывающий требования к создаваемому продукту, услуге, результату, по которому осуществляется его разработка и приемка. Техническое задание на ИТ-систему, как правило, включает в себя: • общие сведения о создаваемой системе, ее цель и назначение • описание объекта автоматизации (структура, процессы, и т. д. ) • функциональные требования к системе (как правило по этапам) • нефукциональные требования к системе (надежность, безопасность, устойчивость, масштабируемость, производительность, архитектура, аппаратные средства и средства разработки, документированность и пр. ) • требования к качеству и порядку выполнения работ • требования к тех. поддержке и обучению • порядок приемки системы • допущения и ограничения Разработка Технического задания обязательно должна вестись с учетом его последующего выполнения и приемки. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 15
Формирование технического решения Техническое решение (Технический проект, Technical Design) – это комплексное описание способа реализации предъявленных требований. Техническое решение на ИТ-систему включает в себя: 1) Описание бизнес-логики. Содержит основные бизнес-роли и бизнессценарии работы с системой. 2) Технический проект. Описывает детальную архитектуру реализуемой системы, содержание и связи ее компонент, форматы данных и протоколы обмена ими, структуру БД, схему интеграции с другими системами, схему размещения компонент. 3) Спецификация интеграционных интерфейсов. Описывает схему взаимодействия с другими системами, форматы и протоколы обмена данными. 4) Спецификация графического интерфейса пользователя. Описывает модели экранов пользователей, их графических элементов. 5) Программа и методика испытаний (ПМИ). Описывает методы испытаний системы, используемые инструменты, состав тестовых данных, тестовые сценарии, порядок регистрации и обработки ошибок. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 16
Иерархическая структура работ (ИСР, Work Breakdown Structure, WBS) – это ориентированная на результаты иерархическая декомпозиция работ, которые должна выполнить команда проекта для достижения результатов проекта и создания требуемых результатов. ИСР разделяет работы по проекту на более мелкие элементы, которыми легче управлять, и представляет собой детальное описание всех работ. ИСР может быть структурирована в виде схемы, организационной диаграммы, причинно-следственной диаграммы или иным образом. Различные результаты могут иметь различные уровни декомпозиции. По завершении декомпозиции необходимо удостовериться в том, что низкоуровневые элементы – это именно те, которые необходимы и достаточны для создания всех требуемых результатов более высокого уровня. На базе ИСР строится расписание работ (см. далее). Чрезмерная декомпозиция ИСР может привести к непродуктивной трудоемкости, неэффективному использованию ресурсов, снижению эффективности выполняемых работ. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 17
Отслеживание требований и их реализаций Матрица требований (Requirements Matrix) – это таблица, которая позволяет отслеживать требования на протяжении всего ЖЦ проекта и помогает удостовериться в том, что все требования выполнены. Матрица требований содержит в себе следующую информацию: • уникальный ИД требования и его название • уникальные ИД и названия бизнес-сценариев, описывающих логику реализации требования • уникальные ИД и названия тестовых-сценариев, описывающих методику проверки требования • текущий статус, дата, версия поставки требования Уведомление о поставке (Release Notes) – это документ, перечисляющий требования, реализованные в данной поставке, описание особенностей их реализации, другие существенные особенности и допущения, список исправленных ошибок. Матрица требований и уведомления о поставке позволяют проследить маршрут реализации требований. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 18
Поставка результатов работы и их установка в среде заказчика Выбор способов и средств поставки результатов и их установки – это существенный аспект планирования и организации, от которого зависит своевременность передачи результатов и их испытаний, оперативность внесения изменений, их контролируемость и прослеживаемость. Для выполнения поставки необходимо учитывать следующие моменты: • надежность и безопасность средств выполнения поставки • трудоемкость поставки результатов • возможность оперативной замены или дополнительных поставок • учет элементов (конфигураций) поставки и их базовых линий • регистрация передачи поставок При установке результатов необходимо учитывать следующие моменты: • регистрация параметров рабочего окружения заказчика • регистрация конфигурации устанавливаемых элементов • возможность удаленного доступа к средствам администрирования, получения протоколов и данных В случае, если поставку и установку делает заказчик, исполнитель должен контролировать этот процесс. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 19
Приемка результатов работ (Acceptance) – это проверка и формальное подтверждение выполненности работ и полученных результатов, а также их соответствие предъявленным требованиям. Приемка (приемо-сдаточные испытания) осуществляется путем выполнения формальных процедур, определенных в (утвержденном заказчиком) документе ПМИ. Протокол испытаний – это документ, который составляется по завершении испытаний, в котором фиксируются следующее: • место и дата проведения испытаний, состав приемочной комиссии • результаты работ, представленные на испытания • заключение о принятии результатов работ ( «приняты» , «приняты с замечаниями» , «не приняты» ) • список замечаний (если имеются) Акт приемки работ – это документ, составляемый на основании Протокола испытаний, и дающий право на выставление счета для оплаты работ. Работы могут считаться выполненными только после их приемки. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 20
Изменение содержания проекта Изменение содержания неизбежно в любом проекте, необходимо четко отслеживать их появление, содержание и влияние на проект. Источниками изменений содержания являются • изменение требований заказчиком • изменение технического решения исполнителем • изменение других систем их поставщиками Запрос на изменение (ЗИ, Change Request, CR) – это документ, в котором описывается инициатор и дата предлагаемого изменения, его причина, содержание, влияние на проект, принятое решение, согласованный срок реализации изменения. Все ЗИ должны регистрироваться в Журнале ЗИ, в котором указывается его ИД, краткое описание, текущий статус, дата и версия реализации. Если ЗИ не оказывает существенного влияния на сроки и/или стоимость проекта, решение по нему может приниматься на уровне РП. Иначе принятие решения выносится на уровень управляющего комитета проекта. Изменения содержания – это основной источник дополнительных сложностей, но вместе с тем и дополнительной выручки проекта. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 21
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта Операции, их последовательности, ресурсы и длительности Расписание работ по проекту Методы управления расписанием и сроками 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 22
Операции, их последовательности, ресурсы и длительности Операции – это элементы работ, для которых определены срок начала, требуемые ресурсы и длительность выполнения. В отличие от работ, выходом операций является не результат, а действия, направленные на достижение результата. Последовательность операций – это определение взаимосвязи между операциями. Каждая операция, кроме первой и последней, связаны по крайней мере с одной предшествующей и одной последующей операцией. Типы зависимостей операций: финиш-старт (наиболее частая), финиш, старт-старт, старт-финиш (наиболее редкая). Оценка ресурсов – это определение типа и количества материалов, человеческих ресурсов, оборудования или поставок, необходимых для выполнения операции. Оценка длительности – это определение количества рабочих периодов, требуемых для выполнения операции при определенных ресурсах. Ресурсы и длительность связаны обратно пропорционально, однако эта пропорция нелинейная, зависит от операции, ресурсов и других факторов. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 23
Расписание работ по проекту (Work Schedule) – это последовательность выполнения операций, их сроки, назначенные ресурсы, контрольные события. Расписание позволяет увязать вместе выполняемые работы, сроки их выполнения, участвующих исполнителей, стоимость выполнения работ. Для составления расписания работ чаще всего используют диаграммы Ганта, представляющие иерархическую последовательность связанных операций. Расписание работ является одним из важнейших инструментов планирования и выполнения и контроля работ. Расписание работ должно составляться до уровня конкретного исполнителя операции, который должен ее подтвердить. Составление расписания на укрупненном уровне является наиболее частым источником ошибок. Расписание должно содержать промежуточные временные и ресурсные буферы, которые помогут компенсировать неточности планирования. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 24
Методы управления расписанием и сроками Критический путь (Critical Path) – это последовательность операций, определяющая длительность проекта. В некоторых случаях возможно уменьшение критического пути за счет распараллеливания работ или придания дополнительных ресурсов. Создание буферов (резервов) – это заблаговременное выделение дополнительного времени или ресурсов, с целью уменьшения рисков неточных оценок или непредвиденных ситуаций. Выравнивание ресурсов – это такое распределение работ, когда совместные или критически важные ресурсы используются в разное время. Анализ сценариев «что если» – это оценка выполнимости расписания работ при неблагоприятных условиях. Сжатие расписания – выделение дополнительных ресурсов (напр. , доп. оплата, добавление исполнителей, сверхурочные) для ускорения работ. Наиболее частой причиной проблем в расписании работ является оптимистичные оценки требуемых ресурсов и длительностей операций. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 25
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта Стоимость проекта, методы ее оценки Определение бюджета проекта Управление стоимостью График освоенного объема 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 26
Стоимость проекта, методы ее оценки Расчет стоимости проекта – это оценка стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций. К ресурсам относятся, в частности, рабочая сила, материалы, оборудование, услуги, а также особые статьи расходов, такие, как уровень инфляции. Метод оценки «снизу-вверх» – по расписанию работ определяются стоимости детальных операций, которые затем суммируются ( «свертываются» ) до более высоких уровней. Метод параметрической оценки – это получения оценки отдельных операций или работ используются статистические взаимосвязи между историческими данными и другими переменными (напр. , площадь в кв. м. ). Метод оценки по аналогии, экспертная оценка – в качестве основы для оценки принимается стоимость предыдущих подобных проектов, с учетом различий между ними. Метод анализа других предложений – в качестве основы для оценки берутся предложения поставщиков или конкурентов. Во всех случаях целесообразно использовать разные методы оценки. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 27
Определение бюджета проекта Бюджет проекта (Project Budget) – это денежные средства, выделенные для выполнения проекта. Выполнение проекта в рамках бюджета – это один из важнейших критериев его успешности с точки зрения менеджмента организации. Определение бюджета нередко приводит к пересмотру планов и расписания работ, используемые ресурсы, сроки выполнения работ и проекта. Также нередко, чаще всего под давлением заказчика, происходят существенные сокращения бюджета. Любые значительные сокращения бюджета как правило негативно влияют на качество результата, мотивацию персонала, эффективность управления. При определении бюджета важную роль играет не только порядок и график финансирования работ проекта. При определении графика финансирования необходимо стремиться к тому, чтобы все платежи внешним контрагентам происходили за счет средств, полученных от заказчика или других контрагентов. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 28
Управление стоимостью – это мониторинг статуса проекта для корректировки его бюджета и внесения изменений в планы проекта. В значительной степени управление стоимостью связано с контролем соответствия израсходованных средств и фактически выполненных работ. Метод управления освоенным объемом – это сравнительный анализ планового объема, освоенного объема и фактической стоимости на определенный момент времени. Плановый объем – это бюджет, выделенный для работ, которые необходимо выполнить к моменту времени. Общая величина планового объема проекта называется бюджетом по завершении. Освоенный объем – это объем выполненной работы в показателях бюджета, утвержденного для данной работы к моменту времени. Фактическая стоимость – это общая стоимость ресурсов, фактически израсходованных во время выполнения работ к моменту времени. Фактическая стоимость должна соответствовать тому, что было заложено в плановый объем и измерено освоенным объемом. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 29
График освоенного объема Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 30
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта Качество и его планирование Обеспечение и контроль качества в ИТ-проектах Использование средств автоматизации разработки в ИТ-проектах 3. 7. Управление ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 31
Качество и его планирование Качество (Quality) – это степень, в какой совокупность внутренних характеристик продукта, услуги или результата работ соответствует требованиями. Планирование качества – это процесс определения и/или стандартов качества для проекта и продукта, а также того, каким образом продукт будет демонстрировать соответствие им. Для ИТ-проектов наиболее часто используется План тестирования (Test Plan) – это документ, описывающий способы и средства проведения тестирования, сроки или контрольные события, используемые ресурсы, процедуру регистрации и устранения ошибок. План тестирования тесно связан с ПМИ, однако отличается от него тем, что имеет внутренний характер, т. е. описывает детально описывает собственные работы по обеспечению качества. Наиболее очевидным критерием качества ИТ-продукта является уменьшение количества ошибок в функциях в последующих поставках. Управление качеством направлено как на продукт проекта, так и на управление проектом, т. е. на совершенствование самого процесса. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 32
Обеспечение и контроль качества в ИТпроектах Качество в ИТ-проектах обеспечивается прежде всего правильной организацией процессов проектирования, разработки и тестирования. Проектирование должно предусматривать разбиение решения на отдельные модули и компоненты, изменения которых не влечет изменений в других. Разработка должна вестись в строгом соответствии с техническим решением, необходимо осуществлять контроль версий создаваемых модулей, компонент, сборок, документировать выполняемые действия и реализации. Тестирование должно проводиться в соответствии с планом, результаты тестирования, обнаруженные ошибки и их исправления должны документироваться и контролироваться. Контроль качества в ИТ-проектах осуществляется путем проверки качества создаваемого результата и проверки соблюдения рабочих процессов. Помимо количества ошибок внутренними критериями качества являются возможность внесения изменений в предыдущие версии, простота создания сборок, документированность разработки. Соблюдение рабочие процессов проверяется путем постоянного мониторинга выполняемых действий. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 33
Использование средств автоматизации разработки в ИТ-проектах Средства автоматизации проектирования способствуют созданию модульной архитектуры ИТ-систем, формированию отдельных компонент, их связыванию в единую систему. Средства автоматизации разработки способствуют созданию кода программных компонент, обеспечивают его хранение, внесение изменений, контроль версий, поддерживают документирование кода. Средства автоматизации сборок обеспечивают полноту подготавливаемых модулей и системы в целом, наличие всех необходимых элементов. Средства автоматизации тестирования обеспечивают полноту тестового покрытия функций модулей, регистрацию и отслеживание статуса и контроль исправления ошибок. Средства автоматизации установки обеспечивают контроль параметров рабочего окружения и устанавливаемой системы. Средства автоматизации документирования обеспечивают полноту и единство технорабочей и пользовательской документации. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 34
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление человеческими ресурсами проекта Определение потребности в человеческих ресурсах, набор команды проекта Контроль выполнения работ, учет трудозатрат по проекту Управление командой проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 35
Определение потребности в человеческих ресурсах, набор команды проекта Человеческие ресурсы проекта – это квалифицированный персонал, участвующий в выполнении проекта. Потребности в персонале определяются через требования к их квалификации, количественном составе персонала, степени их участия в проекте. Эти параметры прописаны в Плане проекта и Расписании работ проекта. Набор команды проекта – это обеспечение доступности требуемого персонала, с учетом их фактических компетенций, режима работы, контрактных условий, занятости в других проектах, и других факторов. В процессе набора команды проекта необходимо учитывать следующее: • квалифицированные специалисты востребованы в разных проектах, поэтому их привлечение происходит путем переговоров • отсутствие необходимого персонала значительно влияет на сроки, бюджет, качество и риски проекта, вплоть до его отмены • нередко возможно привлечение персонала более низкой квалификации, однако необходимо оценивать увеличившиеся риски Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 36
Контроль выполнения работ, учет трудозатрат по проекту Контроль выполнения работ – это сравнение фактического результата выполняемой работ с требуемым. Контроль может осуществляться как в конце, так и в течение выполнения работы. Основная цель контроля – это раннее обнаружение отклонений создаваемого результата от требований и его корректировка. Наиболее частые причины появления отклонений результата работ – это неточная постановка задачи, неучет фактической квалификации специалиста, его профессиональных и личностных особенностей. Учет трудозатрат по проекту – это регистрация фактического времени, потраченного специалистами на выполнение работ. Учет трудозатрат осуществляется путем заполнения (как правило, еженедельного) специалистами таблиц (time sheets), в которых указывается выполняемая работа, дата, количество потраченных часов. Для ИТ-проектов превышение фактических трудозатрат плановые – это наиболее частая причина превышения бюджета и сроков проекта, ухудшения качества результата. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 37
Управление командой проекта включает в себя контроль деятельности команды, обеспечение обратной связи, решение конфликтов и проблем, повышение эффективности выполнения работ. Управление командой предполагает наличие таких навыков, как: общение, ведение переговоров, разрешение конфликтов, постановка задач, поиск компромиссных решений. Наиболее частыми причинами неэффективного управления являются: • отсутствие у руководителя или команды управления проектом профессиональных компетенций, навыков управления • стремление руководителя лично решать все возникающие проектные вопросы • недостаточное внимание личностным и психологическим особенностям специалистов • чрезмерное влияние внешних условий проекта (давление руководства, ограниченный бюджет, сжатые сроки и пр. ) РП должен быть готовым и уметь эффективно действовать даже в неблагоприятных проектных условиях. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 38
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление человеческими ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта Управление коммуникациями, заинтересованные стороны Выбор способа коммуникации и их общие правила Управление ожиданиями заинтересованных сторон Отчеты об исполнении проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 39
Управление коммуникациями, заинтересованные стороны Наиболее частой причиной неверных решений, проблем, конфликтов в проекте является недостаток или неэффективность коммуникаций. Управление коммуникациями – это определение такого порядка взаимодействия как внутри проектной команды, так вовне ее, который обеспечивал бы максимальную эффективность передачи необходимой информации, ее своевременность и достоверность. Заинтересованные стороны (Stakeholders) – это все люди или организации, на которых оказывает влияние проект, или которые могут оказать влияние на проект. Заинтересованные стороны могут влиять на проект как положительно, так и отрицательно. Их влияние на проект зависит от их интересов, отношения к проекту, вовлеченности, степени влияния. Недостаточное внимание вопросам коммуникации и управлению ожиданиями заинтересованных сторон может привести к неуспеху проекта даже при условия его выполнения были объективно благоприятными. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 40
Выбор способа коммуникации и их общие правила Виды коммуникаций: • внутри проекта, внутри организации, внешние (с заказчиком, подрядчиком и пр. ) • формальные (документы, отчеты), неформальные (обсуждения) и смешанные (эл. письма, презентации, переговоры) • вертикальные и горизонтальные • устные и письменные Способ коммуникации выбирается в конкретной ситуации в зависимости от отношениями между сторонами, сообщаемой информации, решаемой задачи, устоявшихся правил, корпоративных или национальных особенностей, правил деловой этики. Общие правила коммуникации: • сторона несет ответственность за содержание и форму сообщения • сообщение должно содержать минимум необходимой информации • из сообщения должно быть понятно, кому, что, от кого и почему нужно • любое сообщения составляется так, как если бы оно стало известно третьей стороне Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 41
Управление ожиданиями заинтересованных сторон – это регулярная коммуникация с заинтересованными сторонами с целью формирования у них положительного отношения к проекту и повышения вероятности его успеха. Управление ожиданиями включает в себя: • информирование о назначении, целях и перспективах проекта • выявление интересов стороны и ее отношения к проекту • выявление степени фактического влияния стороны на проект • разъяснение преимуществ проекта для стороны • выявление способа участия стороны в проекте и содействия его успеху • информирование о текущем статусе исполнения проекта • обсуждение возникших сложностей проекта, способов его решения и дальнейших шагов Своевременное, квалифицированное и конструктивное обсуждение сложностей, неизбежно возникающих в любом проекте, позволяет не только решить их, но и усилить положительное отношение к проекту. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 42
Отчеты об исполнении проекта Отчеты об исполнении (о статусе) проекта проводятся с целью регулярного информирования вышестоящих заинтересованных сторон (как своей организации, так и заказчика) о ходе выполнения проекта. Отчет об исполнении проекта включает в себя следующие сведения: • текущий этап и выполняемые работы • соответствие фактических показателей за выполненные работы плановым • анализ отклонений показателей и действия по их корректировке • возникшие сложности, проблемы и риски, способы их решения • последующие работы и действия по управлению проектом Основное назначение отчета об исполнении проекта – это информирование руководства о вероятности успеха проекта, достижении поставленных целей и задач. Отчет об исполнении проекта является средством привлечь руководство для решения проектных вопросов, скорректировать проектные решения с учетом интересов организации, заручиться поддержкой руководства в коммуникации с внешними организациями. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 43
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление человеческими ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта Риски, управление рисками, идентификация рисков, реестр рисков Качественный и количественный анализ рисков Реагирование и мониторинг рисков 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 44
Риски, управление рисками, идентификация рисков, реестр рисков Риск (Risk) – это событие или условие, наступление которого отрицательно скажется на проекте. Причина возникновения рисков – это неопределенность, которая присутствует в всех проектах. Возникновение любого из рисков возможно с некоторой вероятностью. Риск с вероятностью 100% – это свойство данного проекта. Управление рисками – это снижение вероятности возникновения и уменьшение воздействия неблагоприятных для проекта событий в ходе его реализации. Управление имеет дело лишь с известными рисками. Управление рисками включает в себя следующие мероприятия: • идентификация рисков • качественный и количественный анализ рисков • разработка вариантов реагирования на риски Идентификация рисков – это итеративный процесс по выявлению и документированию рисков. Реестр рисков – это документ, в котором фиксируются идентифицированные риски, результаты их анализа и планируемые воздействия. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 45
Качественный и количественный анализ рисков Качественный анализ рисков – это оценивание вероятности возникновения событий, степень их влияния на проект, критичность по времени связанных с рисками действий. Результаты качественного анализа рисков влияют на расстановку приоритетов между рисками для последующего воздействия на них. Качественный анализ рисков позволяет также определить возможные воздействия по их уменьшению. Количественный анализ рисков – это численный анализ воздействия рисков на проект. Количественный анализ чаще всего проводят в денежном выражении. Для риска проводится оценка дополнительных средств, которые будут необходимы для устранения негативного влияния события в случае его наступления. Получившаяся сумму умножается на вероятность наступления этого события, и в итоге получается стоимость риска. Результаты качественного и количественного анализа рисков фиксируются в реестре рисков. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 46
Реагирование и мониторинг рисков Реагирование на риск – это воздействие с целью уменьшения вероятности возникновения неблагоприятного события или снижения его воздействия на проект. Реагирование на риск также имеет определенную стоимость. Выбираемые реагирования на риски должны соответствовать серьезности рисков, быть экономически эффективными в решении проблемы, реалистичными в контексте проекта, согласованными со всеми вовлеченными сторонами. В самом начале проекта проводится идентификация и анализ основных проектных рисков. Суммарная стоимость рисков а также стоимость реагирования на них закладывается в бюджет проекта. Мониторинг рисков – это процесс регулярного анализа и переоценивания выявленных рисков, реагирования на них, идентификации новых рисков. Все методы идентификации и анализа рисков так или иначе сводятся к экспертному оцениванию проекта командой или другими заинтересованными сторонами. Значительную роль в этом играет тонкое понимание внешних и внутренних условий проекта и воздействий на него. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 47
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление человеческими ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта Управление закупками Управление контрактами 3. 11. Завершение проекта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 48
Управление закупками – это покупка или приобретение необходимых для осуществления проекта продуктов, услуг или результатов, управление взаимоотношениями с поставщиками, контроль исполнения закупочных контрактов. Осуществление закупок представляет собой размещение заявок и сбор предложений от поставщиков, выбор подходящего поставщика и заключение контракта. Процесс может проходить в несколько итераций с целью получения наиболее выгодного предложения по соотношению цена/качество. Контроль закупок – это процесс контроля выполнения поставок в соответствии с обязательствами, а также осуществление требуемых платежей. Управление собственно закупками направлено на своевременное получение продуктов, услуг или результатов требуемого качества. Управление платежами направлено на максимально возможное уменьшение дебиторской и увеличение кредиторской задолженности. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 49
Управление контрактами – это контроль соблюдения контрактных обязательств между организацией и контрагентами (заказчиками, подрядчиками, поставщиками, партнерами). Любые контракты включают двусторонние обязательства, поэтому необходимо четко отслеживать любые их нарушения. Нарушение одной стороной контрактных обязательств является очень веским аргументом для другой стороны, и позволяет добиваться ей дополнительных уступок. «Сквозные» (back-to-back) договоры – это последовательность связанных договоров, когда для исполнения обязательств перед заказчиком исполнитель заключает договор(ы) с субподрядчиком(ами). При заключении сквозного договора с субподрядчиком необходимо стремиться к тому, чтобы (в соответствующей части обязательств) его условия были не хуже условий перед заказчиком. Заключение сквозного договора позволяет перенести риски по выполнению обязательств на субподрядчика. Однако это снижает собственный оборот от проекта, а также несет дополнительный проектный риск по организации таких работ и бизнес-риск прямого выхода субподрядчика на заказчика. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 50
Раздел 3. Процессы управления проектом 3. 1. Инициация проекта 3. 2. Планирование проекта 3. 3. Управление содержанием проекта 3. 4. Управление сроками проекта 3. 5. Управление стоимостью проекта 3. 6. Управление качеством проекта 3. 7. Управление человеческими ресурсами проекта 3. 8. Управление коммуникациями проекта 3. 9. Управление рисками проекта 3. 10. Управление закупками и контрактами проекта 3. 11. Завершение проекта Анализ и подведение итогов, фиксация проектного опыта Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 51
Анализ и подведение итогов, фиксация проектного опыта Промежуточные анализ и подведение итогов рекомендуется проводить по завершении каждого этапа проекта. Анализ проекта – это переосмысление содержания проекта, условий его выполнения и особенностей, принятых проектных решений, действий команды, реакции на внутренние и внешние события. Подведение итогов проекта – это фиксация конечных показателей проекта, определение степени его успешности, оценивание работы команды проекта. Фиксация проектного опыта – это сохранение его истории, выраженной в документах и результатах, подготовка отчета, содержащего результаты анализа проекта и его итогов. Весь опыт проектной команды, как положительный, так и отрицательный, полученный в ходе выполнения проекта, имеет огромную ценность для организации, и должен использоваться для последующего улучшения процессов выполнения проектов. Курс лекций 04. 02. 2012 Версия 1. 0 Доцент каф. ИС, к. т. н. 52
Скачать презентацию Управление проектами Курс лекций для специальности Бизнес-информатика раздел
Презентация по УП(р.3)_v1.0.ppt