Управление проектами как методология инновационного менеджмента Витер Анатолий

Управление проектами как методология инновационного менеджмента Витер Анатолий Степанович ГУ «Московский городской центр инноваций и высоких технологий

Основные черты новой экономики z глобализация рынков z динамичность рынков z развитие ИТ z диктат потребителя z вытеснение посредников z замена иерархических организаций на сетевые, распределенные z вертикальное распределение труда заменяется горизонтальным z сокращение периодов обновления продуктов z от продуктов к услугам

Мы находимся в процессе общемирового фундаментального сдвига в философии и практике менеджмента. Традиционная организация прошлого, ориентированная на ресурсы, стремительно уступает свои позиции нарождающейся организации, в основе которой лежат знания. П. Сенге , автор концепции «научающейся организации»

Пути инновационной деятельности

Принципиальные особенности инновационного проекта: ¦Конкретность целей ¦Многообразие требуемых ресурсов ¦Четкие рамочные условия ¦Новизна результатов

Виды инновационных продуктов Источник -FINRUS 9804

Краткосрочные и долгосрочные последствия Источник -FINRUS 9804

Почему необходимо управление проектом? z Эффективное управление проектом имеет огромную важность в условиях конкуренции y. Максимально эффективное использование ограниченных ресурсов y. Производство максимально высококачественного продукта y. Соответствие ожиданиям заказчика y. Укрепление репутации компании

Кто такой заказчик? z Заказчиком может быть кто угодно – это тот, для кого реализуется проект, и чьи потребности и ожидания определяют проект y. Внутренние заказчики (высшее руководство) y. Внешние заказчики z Заказчики необходимы для поддержания жизни организации – организация, у которой нет заказчиков, обречена на гибель z «Заказчик всегда прав!»

Процессы управления проектом Процессы запуска Процессы планирования Процессы контроля Процессы реализации Процессы завершения

Предпосылки запуска проекта z Рыночный спрос z Потребности бизнеса z Запрос заказчика z Технический прогресс z Требования законодательства

Кто может запустить проект? z Согласно этой методике любой, у кого есть идея (или решение для удовлетворения потребности) может попытаться запустить проект z Если идея целесообразна, она оправдывает затраты времени и других ресурсов на разработку детального плана проекта z Главное - представить идею (или решение проблемы) оптимальным образом, чтобы обосновать выделение дополнительных ресурсов z Представить идею помогает написание Предложения к Проекту

Предложение к Проекту z Предложение к Проекту— основной продукт, создаваемый на этапе запуска проекта z Создание проходит в два этапа: предварительный и окончательный z Предварительное Предложение к проекту разрабатывается лицом, которое видит необходимость проекта и старается получить его утверждение y. Подчеркивает потребности/задачи бизнеса, которые помогает решить проект y. Описывает продукт(ы)

Утвержденное Предложение к Проекту z официально подтверждает существование проекта z обеспечивает внутреннюю поддержку (кадры, финансирование, ресурсы), необходимые для перехода к следующему этапу: планированию проекта z Предложение к Проекту— комплексный документ, составляющие которого представлены на следующем слайде

Процессы управления проектом Процессы запуска Процессы планирования Процессы контроля Процессы реализации Процессы завершения

Подход к планированию проекта z Руководитель проекта играет ключевую роль в успешном планировании проекта – он должен участвовать в проекте от запуска до завершения z Успешное планирование проекта является итеративным процессом и должно выполняться в течение всего срока реализации проекта

О чем необходимо помнить • Планирование — непрерывный процесс • Не существует единственного «верного» решения; обычно есть много различных способов выполнения задания • Объем планирования, как правило, зависит от объема задания

Хороший план — меньше проблем! Плохое планирование Проблемы z График проблем: Хорошее планирование Время

Определение объема работ по проекту z Определение объема работ по проекту— первый этап планирования проекта z Процесс, позволяющий определить, какие работы следует выполнить для получения продукта z Результатом является описание объема работ по проекту

План управления проектом z План управления проектом входит в состав описания объема работ по проекту z В нем излагается, каким образом происходит управление объемом работ по проекту, а также как изменения объема работ интегрируются в проект y. Оценка ожидаемой стабильности проекта y. Четкие процессы определения и классификации изменений

Структура поэтапной разбивки работ по проекту Представляет собой группирование ориентированных на результат элементов проекта Цель: организация работы и определение общего объема работ по проекту Прочно основана на функциональной и физической архитектуре, созданных в процессе построения графика работ

Как выглядит структура поэтапной разбивки работ по проекту? z Структуру поэтапной разбивки работ по проекту обычно называют «иерархическим древом» , в котором степень детализации увеличивается сверху вниз Авиация Самолет Планер Навигация Двигатель Радар Приемник Данные Обучение Средства Проектирование Антенна ПО для радара Авионика Передатчик Управление Хранение

Построение структуры поэтапной разбивки работ по проекту Осуществляется при помощи процесса, называемого «разбивкой» : z Разбивка подразумевает разделение крупных результатов проектных работ на более мелкие и легко координируемые компоненты y Разбивка продолжается до тех пор, пока эти результаты не будут определены с достаточной степенью детализации, обеспечивающей дальнейшие работы по проекту y Четыре этапа процесса x. Идентификация основных элементов проекта x. Разбивка x. Дальнейшая разбивка с целью дополнительной детализации x. Проверка

Определение работ z Основная информация, необходимая для определения работ, имеется в предыдущих материалах планирования y. Структура поэтапной разбивки работ по проекту y. Описание объема работ z Дополняется y. Исходной информацией сходных проектов y. Ограничениями y. Допущениями

Логическая схема выполнения проекта z Логическая схема представляет собой способ визуального отображения последовательности работ с использованием одного из нескольких методов y. Метод построения схем по принципу предшествования y. Метод построения стрелочных схем y. Методы построения условных схем, например, динамических моделей системы y. Сетевые шаблоны

Параметрическое моделирование z Параметрическое моделирование связано с использованием стандартной математической модели для прогнозирования проектной стоимости с учетом определенных параметров проекта z Пример: расчет стоимости строительства дома на основе стоимости квадратного метра жилой площади. Модель основана на параметре площади z Эта модель может быть простой или сложной z Осторожно! Точность результата зависит от тщательности разработки модели

Расчет «снизу вверх» Общая стоимость проекта z Методику расчета «снизу вверх» просто запомнить: z Чтобы определить стоимость проекта, необходимо определить стоимость каждого вида проектных работ и сложить полученные результаты Отдельные затраты z Рассчитать затраты, начиная с самого нижнего уровня ( «снизу» ), и сложить их, чтобы рассчитать общую стоимость проекта ( «вверх» ).

Компьютерные средства z Компьютерные программы значительно упрощают и ускоряют расчет стоимости z Примеры: «Microsoft Project» , «Prima. Vera» , «Microsoft Excel» z Позволяют одновременно рассчитывать несколько вариантов

Итоговый вариант расчетов стоимости и сметы • Так же, как в любом другом процессе проектного планирования, расчеты стоимости необходимо сгруппировать в едином документе z Руководитель проекта должен собрать все данные по расчетам стоимости, подтверждающие сведения и допущения в плане управления стоимостью

Что такое риск с точки зрения проекта? z Риск: «возможность понесения ущерба или убытка» z Кроме того, с точки зрения ПРОЕКТА риск - это: y. Использование возможностей (позитивные результаты) y. Снижение угрозы (негативные результаты) z УПРАВЛЕНИЕ риском - это… y. Определение y. Анализ y. Реагирование … на события, происходящие в ходе проекта

Определение риска Необходимо установить следующее: y. Какие факторы риска могут повлиять на проект, а также y. Какими характеристиками обладают эти факторы риска?

Методы анализа риска z Анализ риска помогает определить, насколько серьезным может оказаться возможный риск z Существует две категории анализа риска: • Количественный анализ • Качественный анализ z Полный анализ риска проекта включает в себя обе категории, обычно в форме «компромиссного сценария»

Качественный анализ рисков z. Методика: "Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования " Утверждено Госстрой России, Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ, Госкомпром России от 31 марта 1994 г. N 7 -12/47 z. См. пример в приложении.

Количественный анализ рисков z. Анализ чувствительности z. Анализ сценариев. z. Анализ Монте-Карло.

Управление рисками - процесс идентификации, анализа и принятия решений по минимизации отрицательных последствий наступления рисковых событий. Составляющие процесса: Планирование управления рисками Идентификация рисков Качественная оценка рисков Мониторинг Планирование действий по минимизации угроз Количественная оценка рисков

План реагирования на риск z После того, как проведено: y. Определение риска и y. Анализ вероятности риска, z Заключительным шагом является разработка вариантов и действий по снижению к минимуму факторов риска проекта z Этот заключительный шаг представляет собой разработку плана реагирования на риск

Как составить план реагирования на риск z Существует два этапа создания плана реагирования на вероятные факторы риска проекта: z Составить перечень всех рисков и возможных последствий z Применить стратегию реагирования, эффективность которой наиболее вероятна относительно каждого выявленного фактора риска

Качество проекта z Что такое качество? y «совокупность характеристик объекта, влияющих на его способность удовлетворять изложенные или подразумеваемые потребности» …другими словами. . . y. Обеспечение того, что проект будет удовлетворять потребностям, ради которых он начат y. Эти потребности согласуются между всеми членами проектной группы, включая заказчика

Планирование качества проекта z Что такое планирование качества? - Выявление существующих стандартов и определение методов их соблюдения z Устанавливает ряд запланированных действий, закладывающих основу для качественного продукта z не то же самое, что проверка качества y. Планирование — это процесс определения качества y. Проверка — это процесс оценки качества

Исходные данные организационного планирования z Руководитель проекта должен внимательно изучить два аспекта при планировании организации проекта: z Кадровые потребности: какая квалификация необходима для выполнения проекта? z Ограничения: исходя из организации, существуют ли ограничения того, каким образом проект может быть организован?

Традиционная организация

Современные способы построения организаций z. Проектная структура: y А) Менеджеры проектов совместно с руководителями функциональных отделов составляют штабной персонал Генерального менеджера; менеджеры проектов не имеют подчиненного штатного персонала, выполняют мониторинг, управление осуществляют путем влияния и убеждения. y В) Менеджеры проектов осуществляют управление через подчиненный штабной и линейный персонал. z. Матричная структура y Проектная организация плюс функциональная организация.

Основные рычаги контроля

Современные способы построения организаций z. Сетевая структура y Сотрудничающие многофункциональные команды в рамках одной организации; архитектура модульная, взаимодействие клиент-сервер. z. Виртуальная организация y Временная сеть компаний, которые объединяются для использования быстроменяющихся возможностей рынка z. Горизонтальная организация y Построение вокруг процесса, а не задания, иерархия двухуровневая, командный принцип управления, распределения ответственности и доходов.

Пути инновационного бизнеса

Пять элементов эффективной организации Стратегический уровень Вспомогательный персонал Техноструктура Средний уровень (менеджеры проектов, продуктов, продаж и т. п. ) Операционный уровень

Подбор кадров z Требуемые кадры (члены группы) должны быть выделены для проекта и приступить к работе z «Лучших» может не оказаться yиногда члены группы распределяются заранее, с учетом получения предложения или работ yнередко приходится вести переговоры с руководителями других проектов

Планирование снабжения z Представляет собой процесс определения потребностей проекта, которые можно оптимальным образом удовлетворить за счет привлечения продуктов или услуг за пределами организации, занимающейся проектом z При этом задаются следующие вопросы: yтребуется ли привлечение помощи со стороны yкак yчто yсколько yкогда z К этому процессу необходимо привлекать сотрудников, не входящих в состав проектной группы, например, бухгалтеров или юристов

Зачем составлять план проекта? z Преимущества наличия плана проекта : y. Создание единого источника указаний для всех участников проекта (помогает избежать путаницы относительно графика, объема работ и сметы проекта) y. Создание единого начала координат для исполнителей, руководства организации и заказчика y. Создание обстановки взаимопонимания до начала проекта

Процессы управления проектом Процессы запуска Процессы планирования Процессы реализации Процессы контроля Процессы завершения

Реализация проекта z Реализация проекта – это основной процесс выполнения плана проекта • Львиная доля сметы проекта будет израсходована в этом процессе • Координация ключевых мероприятий технического и организационного взаимодействия • Продукт создается фактически на этом этапе

Построение схем z Будучи изначально важнейшим элементом планирования проекта, построение схем продолжается в течение всего периода реализации проекта z Построение схем является итеративным процессом y. По природе является круговым – по мере накопления информации все этапы работы взаимно обогащают друга y. Любое рабочее решение может отразиться на других технических аспектах проекта

Обеспечение качества z Обеспечение качества представляет собой всю полноту мероприятий по обеспечению уверенности в том, что проект будет отвечать требуемому уровню качества z Обеспечение качества – широкое понятие, включающее целый ряд процессов и мероприятий, в том числе и контроль качества

Развитие группы z Развитие группы – это выполнение любых действий в целях улучшения работы в группе y. Повышение возможностей членов группы вносить свой индивидуальный вклад в проект y. Повышение возможностей для членов группы работать вместе как настоящий коллектив

Процессы управления проектом Процессы запуска Процессы планирования Процессы управления Процессы реализации Процессы закрытия

Когда меняется объем работ по проекту? z Объем работ по проекту может меняться в ряде случаев: y. По просьбе заказчика y. По запросу руководителя проекта y. По запросу высшего руководства

Контроль графика z По ряду причин проектная группа должна уделять существенное внимание контролю графика: y Большинство проектов ограничены установленной датой завершения y Выполнение графика напрямую отражается на других аспектах работы, например, на стоимости y Выполнение работы по графику - очень видимая часть работы

Контроль качества z Контроль качества – это процесс наблюдения за конкретными результатами проекта, сопоставление их с установленными требованиями и выполнение действий по устранению причин несоответствия. z Источники процесса: y. Работа по планированию качества y. Инспекции, испытания и отчеты о работе y. Контрольные таблицы выполнения работ

Контроль риска z Возможно ли контролировать случающиеся с проектом рискованные ситуации? Не всегда z Можно ли увидеть приближение рискованной ситуации до ее развития? Да Контроль риска в проекте – это постоянно быть настороже в течение всего жизненного цикла проекта

Процессы управления проектом Процессы запуска Процессы планирования Процессы контроля Процессы реализации Процессы завершения

Завершение проекта z Для успешного завершения проекта особую важность имеет документация по работам, выполненным на всех этапах проекта: y. Административное оформление x. Вся документация, подтверждающая результаты количественной оценки эффективности работы x. Все спецификации и другие описания результатов работы y. Окончательное оформление договора x. Вся договорная документация

Приемка проекта заказчиком z В большинстве случаев именно заказчик решает, когда проект закончен z Проектная группа демонстрирует соответствие результатов ожиданиям заказчика

Административное оформление Средства и методики z Комплекс представленных ранее методик анализа эффективности работ позволяет проектной группе оценить итоговые результаты проекта до итоговой приемки заказчиком y. Анализ эффективности y. Анализ отклонений y. Анализ тенденций y. Анализ реализованного полезного эффекта

Прочие завершающие мероприятия Празднуем! z После успешного окончания проекта усилия проектной группы надо как-то отметить

Список литературы z Лютенс Ф. Организационное поведение: Пер. с англ 7 -го изд. М. : ИНФРА-М, 1999. -692 с. z Peter M. Senge, “Transforming the Practice of Management”, Human Resource Development Quarterly, Spring 1993. z Варнеке Х. -Ю. Революция в предпринимательской культуре. Фрактальное предприятие: Пер. с нем. яз. -М. : МАИК «Наука/Интерпериодика» , 1999. -280 с. z Серия «Инновационное развитие территорий в России и ЕС: опыт, проблемы, перспективы» , из 7 книг, подготовлена под руководством Питера Линдхольма при участии Э. Армстронга, С. Клесовой, В. Иванова, К. Плетнева; проект Tacis Fin. Rus 9804, -М. : Сканрус 2001. z Drucker, P. F. : So funktioniert die Fabrik von morgen. In: Harvard Manager (1991) 1. z Michael Hammer and James Champy, Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution, Harper. Collins, New York, 1993

Источники z. Сайты: www. bizness-plan. ru, www. osp. ru, www. cfin. ru, stra. teg. ru, projectm. narod. ru, "Технологический бизнес в России”, www. e-xecutive. ru