Управление проектами дружеский тренинг для АВО Архитектура

Управление проектами дружеский тренинг для АВО!

Архитектура • Польза • Прочность • Красота Бизнес • Польза = Выгода • Прочность = Устойчивость • Красота = Логика

Что такое проект • • • Последовательность действий Выполняемая командой Для достижения запланированной цели В определённый срок С определёнными ресурсами

Почему проекты не удаются? 00: 03

Параметры проекта Результат Время Деньги

Стадии проекта Обоснование Планирование Завершение Инициация Исполнение

Давайте определим текущую стадию проекта [АКТИВАЦИЯ] 00: 05

Стадия 1: Обоснование Действия • Определить заказчика • Идентифицировать участников • Анализ участников • Составить описание проекта (business case) • Изучить осуществимость проекта • Наметить сроки • Прикинуть риски На выходе: • Анализ участников • Business case

Участники проекта 1(2) • Команда проекта: исполнители проекта • Лидер команды проекта: отвечает исполнение проекта – результат, сроки и бюджет и организацию работы команды • Участник команды проекта: вносит вклад в работу команды в соответствии со своей ролью и опытом • Заказчик: владелец проекта (business case), привязка проекта к контексту, определяет задачи, заинтересован в результате, помогает идентифицировать ресурсы, согласование с участниками, поддержка Лидеров проекта

Участники проекта 2(2) • Клиент: будет использовать результат • Сторонние участники: 1) активно задействованы в проекте; 2) чьи интересы могут быть затронуты проектом • Куратор / Независимый управляющий комитет: определяет идеологию и концепцию, следит за её соблюдением, вмешивается для решения спорных вопросов • Эксперты: дают информацию и поддержку

Давайте определим участников проекта [АКТИВАЦИЯ] 00: 10

Анализ участников • • • Список участников Опыт каждого участника Понимание участником проекта Положительный вклад Отрицательное воздействие Уникальная роль Как можно измерить влияние на проект Какие требования предъявляет участник к проекту Как будет учтена обратная связь от участника С какими другими участниками связан, дружит, не дружит

Давайте проведём анализ участников проекта [АКТИВАЦИЯ] 00: 10

Промежуточный продукт • Материальный результат, получаемый в ходе проекта и необходимый для его осуществления 1) документ; 2) договор; 3) отчёт; 4) …

Business case 1(4) • • Название проекта Одобряющие стороны Заказчик Дата начала и конца Краткое описание Обоснование Цели Промежуточные продукты Кто и для кого пишет Business case?

Business case 2(4) • • • Основные допущения Условия (зависимости) Риски. Предупреждение и управление Область(-и) Границы проекта (чем НЕ является проект) Поддерживающая информация

Business case 3(4) • Ресурсы - материальные затраты - нематериальные затраты - внешние ресурсы - внутренние ресурсы - операционные затраты - общая стоимость - оборудование - материалы - человеческие ресурсы

Business case 4(4) • Конкретная польза от проекта - название выгоды - кто получит выгоду - цена выгоды • Неконкретная выгода от проекта - название выгоды - кто получит выгоду

Давайте в группах набросаем business case проекта [АКТИВАЦИЯ] 00: 10

Стадия Обоснования: резюме • • Описание ролей Анализ участников Business case Ключевая роль Заказчика: привязка проекта к контексту, согласование с участниками, ясность целей, доступ к ресурсам, поддержка Лидеров проектов

Стадия 2: Инициация Действия • Определить Лидера проекта • Согласовать роли в командах • Нарисовать органиграмму • Написать План коммуникации • Начать План проекта • Провести Стартовое совещание На входе: • Анализ участников • Business case На выходе: • План проекта • Органиграмма • План коммуникации

Роль Лидера проекта на стадии Инициации • Собрать команду и заручиться её поддержкой • Разработать План проекта, включая - время - бюджет - участники Кто здесь • Обеспечить вовлечённость Заказчика Лидеры • Обеспечить вовлечённость участников проекта?

Команда: характеры Тип работника • Экспериментатор • Исполнитель • Лидер • Эксперт • Звезда • Перфекционист • Аналитик • Спасатель • Завершитель Плюсы: Быстрый Дисциплина Мотиватор Опыт Представительный Высокий стандарт Объективность Выручка Внимательный Минусы: Нетерпеливый Несамостоятельный Диктатор Заносчивость Манипулятор Медлительность Отстранённость Требовательность Нежелающий делегировать

Никто не идеален… …кроме команды!

Оценка и минимизация рисков Анализ рисков: 1. Идентифицировать риски для проекта 2. Оценить ущерб от реализации риска по шкале: высокий, умеренный, низкий 3. Оценить вероятность рисков: по шкале: высокий, умеренный, низкий 4. Разработать меры по минимизации главных рисков 5. Страховочный план – план В, как закончить проект в случае реализации риска Таблица из пунктов 1 -5 – План по управлению рисками

Давайте разработаем План по управлению рисками для проекта [АКТИВАЦИЯ] 00: 07

План проекта Полностью описывает проект Одобрение необходимо для старта проекта И знаменует начало работ Ключевой документ, обязателен для любого проекта Кто и для Включает ВСЮ ИЗВЕСТНУЮ ИНФОРМАЦИЮ о кого пишет проекте План • Может иметь приложения – бюджет, органиграмму, проекта? план коммуникации и т. п. • NB: Пригодится ещё раз при повторении или похожем проекте! • • •

Стадия Инициации: резюме • • План проекта Органиграмма План коммуникации Ключевая роль Лидера проекта: строит команду, пишет План проекта, обеспечивает вовлечённость заказчика и участников

Стадия 3: Планирование Действия • Разработать календарный план • Согласовать индивидуальные цели (SMART) • Работа в режиме плансделать-оценить • Рассчитать ресурсы (бюджет) • Вешки • Периодичность отчётности На входе: • План проекта • Органиграмма • План коммуникации На выходе: • Бюджет • Календарный план • Расчёт ресурсов

Разбивка работ • Распределение основных целей проекта и промежуточных продуктов в подпроекты • Представляется в виде диаграммы • К каждой подцели приписывается ответственный Конференция Место Программа Модератор Раздаточные материалы Кофе Проектор Участники Зал Перелёт, такси Отель Питание

Расчёт бюджета Сверху вниз: • На основании прошлого опыта и известных алгоритмов • Напр. : Мы должны уместиться со своей конференцией в 75 тыс. рублей Снизу вверх: • На основании детального анализа работ • Напр. : Стоимость конференции будет складываться из перелёта для 2 лекторов, проживания в отеле для 5 человек, ужина на 20 персон, оплаты зала на 40 человек и т. д.

Метод критического пути • Многозадачность • Наиболее длительная последовательность задач определяет срок всего проекта • Задачи на критическом пути приоритетны! Остальные можно делать параллельно или в любое свободное время 6 1 2 3 4 5 7 4 4 8 10 9 11

Схема проекта: диаграмма Ганта Отображение информации о работах в виде текста и линий на календарном графике Дек 11 Янв 12 Фев 12 Мар 12 Апр 12 Май 12 Июн 12 Июл 12 Макеты Закупка материалов Поиск спонсоров Сборка Покраска Сварочные работы Wi-Fi Уборка, ремонт

Резюме: Планирование • • План проекта с бюджетом Чёткий каледарный план Расчёт ресурсов КЛЮЧЕВАЯ СТАДИЯ ПРОЕКТА!

Стадия 4: Исполнение Действия • Работа в режиме плансделать-оценить • Регулярные отчёты • Передача дел • Документооборот • Оценка индивидуальных целей • Управление рисками • Управление изменениями На входе: • План проекта • Календарный план На выходе: • Промежуточные продукты • Отчёты

Стадия 5: Завершение Действия • Получение результата • Оценка персональных целей • Извлечённые уроки • Архивирование • Уничтожение ненужных материалов • Отмечание! На входе: • План проекта • Календарный план • Промежуточные продукты • Отчёты На выходе: • Финальный отчёт • Архив

Словарик* • • • Анализ участников = Stakeholder analysis Промежуточный продукт = Deliverable Управляющий комитет = Steering committee Заказчик (здесь) = Sponsor Обоснование = Justification Исследование осуществимости = Feasibility study Страховочный план = Contingency plan Минимизация рисков = Risk mitigation SMART = specific, measurable, aggressive, realistic, timebound * Общепринятого русского перевода не существует

Словарик* • • Анализ участников = Stakeholder analysis Промежуточный продукт = Deliverable Управляющий комитет = Steering committee Заказчик = Sponsor Обоснование = Justification Исследование осуществимости = Feasibility study Страховочный план = Contingency plan SMART = specific, measurable, aggressive, realistic, time-bound * Общепринятого русского перевода не существует