Управление процессами не продукция а процессы её создания

Скачать презентацию Управление процессами не продукция а процессы её создания

Процессный подход. Блок 1.ppt

Количество слайдов: 70

Управление процессами «…не продукция, а процессы её создания приносят компаниям долгосрочный успех» ( «Реинжиниринг корпораций» . М. Хаммер, Д. Чампи )

Что такое бизнес-процесс? «Специфичная последовательность работ, пересекающих время и пространство, которые имеют начало, конец и отчетливо установленные входы и выходы: структуру деятельности» (Давенпорт). n «Совокупность работ, которые имеют один или несколько входов и отчетливый выход, который создает ценность для потребителя» (Хаммер & Чампи). n « Поток работы, переходящий от одного чело века к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отдела к другому» (М. Робсон, Ф. Уллах). n «Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая «входы» в «выходы» (ISO 9000: 2008). n « Последовательность работ, изображенная в виде графической схемы (например, в IDEF 3)» . n « Любая деятельность или совокупность деятельности, которая использует ресурсы для преобразования «входов» в «выходы» , может рассматриваться как процесс» . n « Набор связанных процедур, направленных на достижение определенного результата» . n « Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях обеспечения способности превращать входящие элементы в выходящие» . n

Элементы процесса

Глоссарий Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая «входы» в «выходы» , представляющие ценность для потребителя. Владелец бизнес-процесса. должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес процессе, управляет ходом бизнес процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес процесса. Вход бизнес-процесса - ресурс, обеспечиваемый внешним поставщиком. Выход бизнес-процесса результат (продукт, услуга) выполнения бизнес процесса. Потребитель субъект, получающий результат бизнес процесса. а) внутренний - находится в организации и, в ходе своей деятельности, использует результаты (выходы) предыдущего бизнес процесса; б) внешний находится за пределами организации и использует результат (выход) бизнес процесса. Ресурсы информация, финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес процесса и находящиеся в распоряжении владельца бизнес процесса. Функция совокупность однородных операций, выполняемых структурным подразделением на постоянной основе. Регламент бизнес-процесса документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям. Формат описания бизнес-процесса (нотация) способ формирования графической модели бизнес процесса

Классификации процессов n n n По отношению к получению добавленной ценности: q Основной (добавляет ценность продукции) q Вспомогательный процесс (не добавляют ценности продукции, но увеличивает стоимость) По степени детальности рассмотрения: q ключевой процесс (макропроцесс, процесс верхнего уровня) q детальный процесс q субпроцесс q функция q работа (операция) По отношению к потребителю процесса: q Внешний q Внутренний

Основные и вспомогательные процессы Основной процесс — это процесс текущей деятельности организации, добавляющий ценность продукции. Вспомогательный процесс это процесс, увеличивающий стоимость продукции.

Классификация основных процессов (Международная бенчмаркинговая палата - МБП) 1. Маркетинг рынка и пожеланий заказчиков. 2. Разработка стратегии. 3. Разработка продукции (услуг). 4. Организация продаж. 5. Производство и поставка продукции. 6. Организация сервиса (для сервисно ориентированных организаций). 7. Обслуживание заказчика и выписка счета фактуры. 8. Управление человеческими ресурсами. 9. Управление информационными ресурсами. 10. Управление финансовыми и физическими ресурсами. 11. Управление экологией. 12. Управление внешними связями. 13. Управление улучшениями и изменениями.

Выделение основных процессов по этапам жизненного цикла

Пример выделения основных и вспомогательных процессов

Правила выявления основных процессов 1. 2. 3. 4. Процессы следует выявлять в зависимости от целей и особенностей конкретной организации. Количество Основных Процессов должно быть не более, чем 7± 2. Каждый Процесс должен иметь ТОЛЬКО ОДНОГО ВЛАДЕЛЬЦА. ВЛАДЕЛЬЦУ Процесса должны быть выделены все необходимые ресурсы и полномочия, установлены Показатели эффективности Процесса.

Иерархия бизнес - процессов организации

Декомпозиция процесса верхнего уровня

Внешние и внутренние потребитель процесса

Концептуальная схема управления процессом

Определить бизнес-процесс, как объект для управления означает: n n n Назначить владельца процесса (руководителя, имеющего в своем распоряжении ресурсы, управляющего ходом процесса и отвечающего за его результативность и эффективность) Определить поставщиков и входы процесса Определить клиентов и выходы (результаты) процесса Выделить владельцу процесса ресурсы, необходимые для выполнения процесса и управления процессом (инфраструктура, оборудование, персонал, информация и т. д. ) Разработать регламенты выполнения процесса Разработать систему управления процессом (цели управления, показателям процесса, система отчетности и прочее)

Традиционный вид организации

Кросс – функциональная структура

Проблемы функционального управления n n n Функциональная иерархия искажает и замедляет ход бизнес процесса Ориентация руководителей на увеличение численности персонала и усложнение организационной структуры (иерархия) Узкая специализация отдельных сотрудников и подразделений (проблемы на стыках) Слабое делегирование полномочий и ответственности, усложнение системы согласований (бюрократизм) Снижение эффективности ориентации деятельности подразделений на конечный результат Узкий взгляд и отсутствие интереса к тому, что прямо не касается своего подразделения. Конкуренция между функциональными подразделениями сильнее, чем борьба с внешними конкурентами. Обмен информацией тормозится из за приверженности бюрократическим привычкам.

Поток документов

Выделение кросс - функционального процесса

Сеть процессов

Для внедрения процессного подхода (п. 4. 1 МС ISO 9001: 2008) Организация должна: a) выявить процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение внутри организации, b) определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь, c) определить критерии и методы, необходимые для обеспечения уверенности в том, что как сами эти процессы, так и управление ими результативны, d) обеспечить уверенность в наличии ресурсов и информации, необходимых для поддержки хода реализации этих процессов и их мониторинга, e) наблюдать, измерять и осуществлять анализ этих процессов, а также f) реализовывать мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

Для внедрения процессного подхода руководители должны: § § § § § Сформировать стратегические цели и показатели деятельности компании. Выявить и проанализировать цепочку создания ценности для каждого продукта или каждой услуги, поставляемых компанией внешним потребителям. Определить перечень процессов компании и связи между ними. Идентифицировать каждый процесс. Оценить степень документированности и управляемости каждого из процессов. Установить приоритеты процессов с учетом их влияния на стратегические цели и показатели текущей операционной деятельности компании. Проанализировать приоритетные процессы и определить наиболее эффективные технологии их выполнения. Внести необходимые изменения в нормативные документы, регламентирующие выполнение процессов, а также в распределение функций и полномочий. Установить показатели для оценки эффективности процессов и подразделений в них участвующих. На регулярной основе проводить анализ (аудит) процессов и вносить необходимые изменения как в технологии выполнения процессов, так и в нормативные и организационно распорядительные документы компании.

Определение процессного подхода

Ошибка: акцент на создание моделей, а не на разработку процессной системы управления

Блок 2. Методы выявления бизнес – процессов n n Цели выявления бизнес – процессов. «Ускоренный» метод выявления бизнес процессов (В. В. Репин, В. Г. Елиферов). «Полный» метод выявления бизнес процессов (В. В. Репин, В. Г. Елиферов). Области использования «ускоренного» и «полного» методов выявления бизнес процессов

Цели выявления бизнес – процессов n n n n Анализ и реорганизация деятельности организации. Постоянное улучшение бизнес процессов организации. Создание регламентированной документации по процессам. Разработка системы документооборота. Создание систем менеджмента качества. Реализация процессного подхода к управлению организацией. Разработка и внедрение информационной системы поддержки деятельности организации.

Критические факторы успеха проекта n n n участие руководителя верхнего уровня; наличие четких целей проекта; наличие утвержденной методологии ведения проекта, включая методологию создания моделей процессов; профессиональный руководитель проекта; рабочая команда, соответствующая задачам проекта; эффективное использование инструментальных средств моделирования бизнес процессов.

Требования к руководителю проекта n n n опыт работы в организации не менее трех лет; знание методик и практический опыт управления проектами не менее двух лет; знание и понимание принципов процессного управления и методов менеджмента качества; знание и понимание методологий моделирования бизнес процессов (знание нотаций); владение методологией ведения проекта по описанию процессов; знание инструментальных средств моделирования бизнес процессов.

Структурирование целей проекта

«Ускоренный» метод выявления бизнеспроцессов

Недостатки «Ускоренного» метод выявления бизнес-процессов 1. Субъективность определения перечня процессов верхнего уровня и привязки к ним внешних входов/выходов 2. Сложность и субъективность определения внутренних входов/выходов для основных и вспомогательных процессов; 3. Субъективность определения вспомогательных процессов 4. Сложность и субъективность отнесения функций организации к тем или иным процессам; 5. При детальном описании границы процессов подвержены сильным изменениям 6. Субъективность при детальном описания процессов в части набора включаемых в процесс функций и взаимодействия между ними 7. При создании сети процессов часть функций подразделений оказывается не привязанной с определенному процессу

«Полный» метод выявления бизнеспроцессов

Блок 3. Выбор методологии моделирования бизнес-процессов n n n Методологии и инструментарии моделирования бизнес процессов Описание бизнес процесса при помощи карты и блок схемы процесса Обзор методологий IDEF 0, IDEF 3, DFD и инструментария их поддержки BPwin Обзор методологии ARIS инструментария его поддержки ARIS Toolset Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF Использование UML

История появления методик и программных средств моделирования бизнеса 60 70 е года. Появление компьютеров. Попытки использования компьютеров для задач планирования и обеспечения производства. n Разработка требований к системам автоматизации: MRP, ERP. n Разработка SADT. n Разработка стандартов (нотаций) IDEF, DFD. n Появление персональных компьютеров. Создание инструментальных средств для моделирования бизнес процессов (Design/IDEF, BPWin и др. ) n Появление UML. n Появление ARIS. n

Проблемы выбора методологии и инструментария моделирования бизнес-процессов n n n Проблема выбора стандартной методики. Компании продают проекты и системы, а не методики; обучают системам, а не методикам. Соответствие методик задачам проекта. Трудно определить заранее, насколько выбранная методика подходит для конкретного проекта. Сложность регламентации использования инструментальных средств (много возможностей, чем гибче и мощнее система, тем труднее ее корректно использовать) Отсутствие стандартов и стандартной терминологии Отсутствие информации, возможностей для реального обмена опытом ведения проектов

Состав методики моделирования бизнес-процессов

Блок-схема процесса

Карта бизнес-процесса

Методология IDEF 0 – «SA блок»

Контекстная диаграмма

IDEF 0 - построение диаграммы декомпозиции

Диаграмма декомпозиции

Декомпозиция функции «Провести занятие»

Диаграмма декомпозиции

Диаграмма дерева узлов

Преимущества и недостатки IDEF 0 n. Преимущества: " полнота описания бизнес процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи); q " комплексность при декомпозиции (мигрирование и туннелирование стрелок); возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние стрелок); q " наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида; q " простота документирования процессов; соответствие подхода к описанию процессов в IDEF 0 стандартам ISO 9000: 2000 q n. Недостатки: " сложность восприятия (большое количество стрелок); q " большое количество уровней декомпозиции; q " трудность увязки нескольких процессов, представленных в q различных моделях одной и той же организации. q

Методология IDEF 3 Нотация IDEF 3 (Work Flow) используется для описании рабочих процессов, для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур

Пример схемы процесса в IDEF 3 Нотация IDEF 3 (Work Flow) используется для описании рабочих процессов, для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур

Пример диаграммы потока данных – DFD (Data Flow Diagramming)

Методология ARIS – архитектура интегрированных информационных систем

Уровни представления информационной системы

Модель «Дерево целей»

Модель дерево целей

Модель «Дерево функций»

Организационная модель

Модель Information Flow

Модель мета-бизнес-процесса

Модель e. EPC

PCD - модель

Позиционирование ARIS и BPWin по отношению к решению задачи моделирования бизнес-процессов

Диаграмма классов

Диаграмма состояний

Структура документации бизнес-процесса