Управление оперативным Хранением документов

Управление оперативным Хранением документов

Управление оперативным хранением документов Включает: u Составление и утверждение номенклатуры дел; u Формирование и ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; u Выдачу документов во временное пользование и их обратный прием; u Создание и поддержание оптимальных условий оперативного хранения документов;

Управление оперативным хранением документов u Рациональное размещение документов в процессе оперативного хранения; u Контроль за наличием и состоянием документов, состоящих на оперативном хранении; u По истечении сроков оперативного хранения – подготовку соответствующих документов к передаче в архив или к уничтожению.

Номенклатура дел u Начальным этапом оперативного хранения документов предприятия является составление номенклатуры дел u Функциональное назначение номенклатуры дел заключается: – В создании условий для формирования, ведения и учета дел; – Создании условий для u обоснованного распределения документов между делами, u обеспечения их оперативного и безошибочного поиска в процессе повседневной работы

Основные функции номенклатуры дел Номенклатура дел предприятия Обоснованное Формирование, ведение функции распределение и учет дел документов между делами Построение информационно- поисковой системы документов

Номенклатура дел u. В соответствии с существующей классификацией различают три вида номенклатур дел: – Типовая; – Примерная; – Индивидуальная.

Номенклатура дел u Составлению номенклатуры дел предприятия предшествует – Составление номенклатуры дел структурных подразделений (локальных номенклатур) – Проекты локальных номенклатур составляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. – Согласовываются с архивом и службой ДОУ предприятия – Подписываются руководителями подразделений – Представляются в службу ДОУ предприятия. – Проект номенклатуры представляется в службу ДОУ в течение месяца с момента издания соответствующего распоряжения руководства.

Номенклатура дел u В проекте номенклатуры дел предприятия включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки его работы, в том числе: – Справочные и контрольные картотеки; – Личные дела; – Номенклатуры дел структурных подразделений; – Документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

Номенклатура дел u При определении сроков хранения документов, следует руководствоваться – типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения соответствующих документов. u Для составления номенклатуры дел указываются заголовки дел, которые включают: – Название вида дела (переписка, книга, журнал) или наименование вида документа (приказы, протоколы); – Наименование структурного подразделения – автора документов, включенных в состав дела; – Дата (период времени), к которой )которому) относятся документы, включенные в состав дела.

Номенклатура дел u Например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения» «Годовые отчеты ЗАО «Время» о работе автотранспорта»

Формирование дел При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: u в дело помещаются документы, работа по которым проведена, правильно оформленные в соответствии с требованиями; u документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; u документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; u контракты предприятия разделять на коммерческие между предприятиями и трудовые контракты (договора) с работниками, формируя в разные дела;

Формирование дел u документы по личному составу (личные дела. личные карточки) формировать по алфавиту фамилий сотрудников; u документы ограниченного доступа формировать отдельно от других документов предприятия; u учитывать при формировании дел по переписке предприятия ее объем, при необходимости формировать в отдельные дела входящие, исходящие и далее разделять переписку на отдельные дела по видам документов: письма, факсы, «письма-ответы» , «письма-запросы» ;

Формирование дел u Планы и отчеты хранить в делах того года, к которому они относятся; u Бизнес-планы хранить в делах того года, с которого они действуют.

Формирование дел При помещении в дела отдельных видов документов необходимо учитывать следующие особенности: u Приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по персоналу; u Протоколы формируются в дела отдельно от прочих документов протокольных мероприятий и располагаются в хронологическом порядке по номерам; u Положения, инструкции, утвержденные организационно- распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами; u Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих же документов.

Формирование дел u Количество листов в деле не должно превышать 250, а толщина тома – 4 см. u Контроль за формированием дел осуществляет службы ДОУ предприятия.

Формирование дел При закрытии дела (тома) выполняются: u Проверка соответствия содержания документов, включенных в дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре; u Проверка правильности оформления и полноты (комплектности) включенных в дело документов; u Перегруппировка документов в прямом хронологическом порядке; u Проверка (присвоение, переоформление) нумерации листов в деле; u Составление внутренней описи документов в составе дела (с учетом перенумерации); u Оформление заверительной надписи дела; u Дооформление обложки дела (с учетом даты закрытия)

Формирование дел u Нумерации подлежат все листы документов в составе дела, за исключением листа- заверителя и внутренней описи дела; u Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно в пределах каждого тома или части дела; u Нумерация производится в правом верхнем углу простым карандашом. u Составление внутренней описи документов в составе дела производится с учетом произведенных изменений в нумерации в составе данного дела;

Формирование дел По форме: – номер по порядку, – индекс документа, – дата документа, – заголовок документа, – номер листов дела, присвоенных документу. u Оформление заверительной надписи производится в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. u В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в деле, особенности состава и состояния отдельных документов (чертежи, рисунки и т. п. ) u Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Образец внутренней описи ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 19. 06. 2005 Документов дела № _______ № Индекс Дата Заголовок Номера Примечание п докумен листов / та дела п 1 2 3 4 5 6 Итого ________________________ документов цифрами и прописью Количество листов внутренней описи __________________ цифрами и прописью Должность подпись И. О. Фамилия

Выдача дел во временное пользование u Выдача дел во временное пользование другим организациям может производится в разрешения руководителя организации при наличии соответствующих оснований, по письменному запросу и только на время, необходимое для работы с данным делом. u Факт выдачи во временное пользование фиксируется в акте. u Выдача дел работникам предприятия может производится с разрешения начальника службы ДОУ предприятия.

Выдача дел во временное пользование u На выданное дело заводится карта – заместитель дела, в которой в дальнейшем производятся записи о каждом факте выдачи дела. u Выдача дел производится в соответствии со списком работников, которым может выдаваться дело, под личную подпись в карте- заместителе и только на период до окончания рабочего дня. u Изъятие отдельных документов из дел постоянных сроков хранения допускается только с разрешения руководителя организации. u При этом оставляются заверенная копия документа и акта об изъятии подлинника.