Управление корпоративным контентом с помощью решения Extended ECM

Управление корпоративным контентом с помощью решения Extended ECM от Open Text Павел Завгородний менеджер по продаже решений SAP Slide 1 Rev 1. 1 02092009 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.

Рост доли компании SAP на рынке ECM претенденты лидеры способность к реализации IBM EMC Open Text Oracle Microsoft Open Text 19% нишевые игроки новаторы полнота концепции «Магический квадрант» систем управления корпоративным контентом (EMC), 23 сентября 2008 года. Карен Шегда (Karen Shegda), Тоби Белл (Toby Bell), Кеннет Чин (Kenneth Chin), Марк Р. Гилберт (Mark R. Gilbert) и Мик Маккомашайг (Mick Mac. Comascaigh), Gartner, Inc. Другие 56% IBM 25% Структура мирового рынка решений для управления корпоративным контентом в 2007 году. Том Эйд (Tom Eid) и Бьянка Гранетто (Bianca Granetto), 28 мая 2008 г. Gartner Inc.

Ценность ECM-решения становятся неотъемлемой частью ключевых бизнес-процессов n n n Повышение эффективности Сокращение издержек Сокращение рисков несоблюдения нормативных требований Узкоотраслевое решение (специализированные компоненты) Комплекс решений ECM (интегрированное решение) Решения ECM, ориентированные на бизнес-процессы (контент интегрируется в бизнес-процессы) Этап зрелости

Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов n Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Ориентация на контент n Требуются структурированные данные и неструктурированный контент n Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа n Подробности ожидаются n Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно n Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление качеством Управление проектами и околопроектное управление Эксплуатация и обслуживание основных средств Обслуживание клиентов Управление поставщиками и снабжение Управление записями Управление строительством ТОРО Управление талантами Управление перепиской

Отсутствие связи между людьми, процессами и приложениями Продолжается рост структури-рованного и неструктурированного контента Отсутствует системный подход к управлению записями Контент хранится в разрозненных приложениях Множество подразделений, пользователей и приложений Контент разбросан по приложениям Усложняется совместная работа

Бизнес-процессы с поддержкой контента Управление ростом контента и сокращение административных затрат Управление записями интегрируется в бизнес-процессы Интегрированные приложения ускоряют консолидацию ИТландшафта Пространство для совместной работы Согласованное, беспрепятственное и эффективное движение контента в рамках предприятия Контент в бизнес-контексте

Решения ECM, ориентированные на бизнес-процессы Open Text Extended ECM для решений SAP Бизнес-процессы с поддержкой контента Транзакции Роли SAP Business Object Данные События Контент

Решение Open Text Extended ECM для SAP Встроенные надежные средства доступа для пользователей решений SAP и сторонних разработчиков Комплексная обработка документов и интеграция с Office Автоматизация архивирования и индексирования SAP Business Process Platform Обеспечение эффективной совместной работы внутренних и внешних пользователей из одной группы Системность, четкость и оперативность принятия решений Консолидация управления репозиториями и системами хранения Контроль за ростом контента и сокращение затрат на соблюдение нормативными требованиями Использование платформы SAP для управления бизнес-процессами в целях управления корпоративным контентом

Управление документами Комплексная обработка документов и интеграция с Office Полезные функции n Управление версиями n Сокращение времени на n Вход/выход n Систематизация метаданных n Составные документы корпоративного контента n Минимизация затрат на файл- n Доступ пользователей серверы и устаревшие приложения для управления документами или групп (SAP BPP) поиск документа – источника единой версии достоверной информации n Сокращение затрат на поиск n Журнал аудита Платформа SAP для управления бизнеспроцессами Механизмы повышения ценности n Независимость от типа контента n Снижение затрат на печать n Расширенный поиск и копирование Бизнес-процессы n Управление изменениями n Управление контрактами n Особо важные документы n Управление качеством n Ваш сценарий. . .

Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов n Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Ориентация на контент n Требуются структурированные данные и неструктурированный контент n Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа n Подробности ожидаются n Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно n Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление поставщиками и снабжение Управление проектами и околопроектное управление Управление качеством Управление записями Управление строительством ТОРО Обслуживание клиентов Эксплуатация и обслуживание основных средств Управление талантами Управление перепиской

Extended ECM для решения SAP по управлению закупками Проблемы бизнеса n Информация о поставщиках фрагментирована по приложениям n Недостаточная прозрачность данных о документах и контрактах, относящихся к одному поставщику n Нет связи между данными SAP и средствами управления информацией о поставщике n Непрозрачность и запутанность всего процесса закупок Потребность Объединить процессы, относящиеся к транзакциям, совместной работе и контенту Ключевые особенности n Папка поставщика: полная прозрачность информации о поставщике для всех пользователей n Полный контроль над созданием и распространением контента: создание версий и отслеживание изменений n Индивидуальное, а не совместное управление перепиской с поставщиком Преимущества решения n Сочетание структурированного и неструктурированного контента n Рабочее пространство для совместного управления поставщиками n Показ контента на основе ролей n Полнотекстовый поиск документов n Управление записями о n Интеграция с MS Office n Интеграция с приложениями Office n Управление неструктурированным контентом с помощью основополагающих документах и электронной почтой корпоративной программы управления записями

Решение SAP для управления закупками 1 2 Оценка поставщика ■ Совместная работа с документами по оценке поставщиков (анкета) ■ Обработка ответов 3 Обсуждение поставщика ■ Совместная под- готовка заявочных материалов (и их окончательное утверждение) ■ Совместная оценка предложений 4 Управление заявками и заказами 5 Поступления и финансовые расчеты ■ Управление ■ Получение ■ Запрос товара ■ Дебиторская заявками ■ Создание заказа ■ Управление документацией по заказу товара Сотрудничество с поставщиками ■ Создание и хранение документов задолженность ■ Качество: обработка рекламаций ■ Документировани е решений ■ Создание контрактной документации Направление деятельности Покупатель

Решение SAP для управления закупками 1 Оценка поставщика Управление конкурсными процедурами ■ Создание запросов на предоставление предложений ■ Создание рабочей области проекта ■ Создание записи о новых поставщиках и метаданных ■ Создание связи между ответами на запросы о предоставлении предложений и поставщиками ■ Хранение переписки с поставщиком 2 Обсуждение поставщика … 3 4 Управление заявками и заказами Создание контракта ■ Поддержка доку-ментоориентированного создания контрактов ■ Сопоставление утвержденных контрактов с основными данными о поставщике ■ Обеспечение постоянной доступности контракта … 5 Поступления и финансовые расчеты Сотрудничество с поставщиками ■ Создание среды для совместной работы над проектом в реальном времени ■ Связь всей документации с заказом ■ Создание рабочей среды для постоянной связи с поставщиком ■ Поддержка документооборота Сотрудничество поставщиками

Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления закупками Ext. ECM SAP ERP Управление конкурсными процедурами … Создание контракта … Сотрудничество с поставщиками Назначение поставщика ■ Создание заказа на поставку Начало процесса закупок ■ Создание заявок на закупку Создание рабочей области для проекта закупок ■ Рабочая область проекта с заранее заданной структурой папок создается по стандартному шаблону ■ Использование шаблонов и получение Рабочая область метаданных проекта содержит шаблоны документов, используемых в процессе закупок ■ Рассылка запросов о предоставлении предложений Управление перепиской споставщиком осуществляется с использованием встроенных средств Office Управление записями ■ Ответы на запросы о предоставлении предложений хранятся в рабочей области проекта закупок

Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления закупками Управление конкурсными процедурами Создание контракта … … Сопоставление контракта с основными данными ■ Окончательная версия контракта сопоставляется с основными данными SAP ERP Ext. ECM Сотрудничество с поставщиками Создание рабочей области контракта в проекте закупок ■ Рабочая область контракта с заранее заданной структурой папок по стандартному шаблону Совместное создание контракта ■ Управление версиями ■ Соавторство Управление перепиской ■ Управление перепиской по контракту документов ■ Утверждение руководством окончательной версии контракта Управление записями

Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления закупками Управление конкурсными процедурами … Сотрудничество с поставщиками Связь папки поставщика с основными данными папке WS) ■ Доступ к (ECM поставщика из его основной записи в ERP-системе SAP ERP Ext. ECM Создание контракта … Создание папки поставщика ■ Папка поставщика как рабочая область с заранее заданной структурой папок создается по стандартному шаблону Создание проектов ■ Создание совместного проекта, связанного с папкой поставщика по шаблону ■ Совместная Совместное работа над проектами ведение проектов Выбор участников ■ Совместное испольв группе проектной группы зование, управление версиями и соавторство документов ■ Управление перепиской и выходными документами Управление записями Общение с поставщиком ■ Управление перепиской

В чем ценность для клиентов? n Сокращение цикла закупок n Повышение эффективности коммуникаций с поставщиками n Предоставление сотрудникам доступа в реальном времени к документации n Минимизация отрицательного влияния от внедрения нового решения на сотрудников n Минимизация рисков, связанных с юридическими вопросами и соблюдением нормативных требований Extended ECM для решения SAP по управлению закупками

Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов n Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Ориентация на контент n Требуются структурированные данные и неструктурированный контент n Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа n Подробности ожидаются n Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно n Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление поставщиками и снабжение Управление проектами и околопроектное управление Управление качеством Управление записями Управление строительством ТОРО Обслуживание клиентов Эксплуатация и обслуживание основных средств Управление талантами Управление перепиской

Решение Extended ECM для проектов Например, поддержка околопроектных работ в сфере профессиональных услуг Проблемы бизнеса n Фрагментированность проектной документации n Противоречивая структура документов и папок n Сложность поиска нужных документов и информации об аналогичных проектах n Невозможность обмена контентом между участниками проектов n Отсутствие связи между проектными данными SAP и относящимся к проекту контентом n Безопасное и долгосрочное хранение проектных документов Потребность Полный контроль над проектами путем интеграции структурированного и неструктурированного контента Преимущества решения n Информационная панель исполнителя и руководителя обеспечивает согласованное ведение проекта n Интеграция структурированных и неструктурированных данных обеспечивает прослеживаемость и прозрачность проектной документации n Простые в использовании средства хранения и поиска проектной документации n Тесная интеграция между приложениями MS Office и модулями PS, SD решений SAP n Использование информации и документов предыдущих проектов Ключевые особенности n Полная прозрачность информации о проекте n Область совместной работы для участника проекта и клиента n Полная интеграция с приложениями Office и электронной почтой n Управление неструктурированным контентом с помощью корпоративной программы управления записями

Управление проектами и околопроектными услугами 1 Управление конкурсными процедурами и предложениями ■ Оценка возможности ■ Создание коммерческих предложений ■ Расчет стоимости ■ Создание контракта ■ Подписание контракта 2 Создание, планирование, поддержка ■ Создание нового проекта ■ Управление проектной документацией с помощью шаблонов ■ Управление перепиской с клиентами ■ Создание отчетов по проекту ■ Управление ресурсами ■ Отслеживание сроков и расходов 3 Реализация проекта ■ Анализ требований ■ Рабочий проект и рабочая документация ■ Установка ПО 4 Контроль сроков и расходов ■ Отслеживание сроков ■ Отслеживание ■ расходов ■ Отчеты о расходах 5 Фактурирование ■ Сбор данных ■ Составление счетов-фактур ■ Рассылка счетов-фактур ■ Программирование ■ Тестирование + отчеты о тестировании ■ Управление изменениями ■ … Околопроектный менеджер Руководитель проекта Консультант Околопроектный менеджер

Как Extended ECM облегчает процесс оказания проектных услуг (пример) 1 2 Ext. ECM SAP ERP Управление конкурсными процедурами и предложениями Создание основных данных проекта ■ РП открывает SAP PS ■ Создает новый проект ■ Вводит метаданные 3 Создание, планирование, поддержка 4 5 Контроль сроков и расходов Реализация проекта Управление ресурсами ■ РП планирует ресурсы в SAP PS Создание рабочей области проекта ■ Структура папок создается автоматически Фактурирование Отслеживание сроков и ■ РПрасходов отслеживает сроки и расходы в SAP PS ■ Данные передаются в Ext. ECM Управление проектной ■ Рабочая область документацией проекта с заранее заданной структурой папок для управления документами создается автоматически Ведение непротиворечивой ■ Шаблоны для документации различных документов предоставляются автоматически Управление перепиской ■ РП добавляет письма клиента в рабочую область проекта и ■ сохраняет в ней вложения Управление записями Создание отчетов о статусе проекта ■ Информационная панель РП обеспечивает обзор проекта и создание отчетов

Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов n Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Ориентация на контент n Требуются структурированные данные и неструктурированный контент n Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа n Подробности ожидаются n Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно n Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление поставщиками и снабжение Управление проектами и околопроектное управление Управление качеством Управление записями Управление строительством ТОРО Обслуживание клиентов Эксплуатация и обслуживание основных средств Управление талантами Управление перепиской

Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления качеством 1 Ext. ECM SAP ERP Создание основных данных по продукту Подготовка к проверке ■ Инженер открывает решение SAP «Управление материальными потоками» ■ Создает новый наряд на проверку ■ Вводит метаданные 2 3 Проверка продукта Создание уведомления ■ Решение SAP создает объект уведомления ■ Данные передаются в Ext. ECM Добавление рабочей области проверок ■ Рабочая область проверки с заранее заданной структурой папок создается автоматически 4 Повышение качества продукта Решение проблем Выполнение проверки ■ Техник выполняет ■ задание по проверке и документирует результат ■ Сохраняет документы с результатами Создание документов проверки ■ Техник создает документы проверки по шаблонам Управление записями Отслеживание процесса решения проблем Инженер отслеживает статус решения проблем в решении SAP «Управление материальными потоками» Сохранение результатов в рабочей области ■ Техник добавляет в рабочую область проверки документы с результатами

Open Text – наш премьер-партнер в области ECM, который привносит ключевые продукты в технологический ландшафт SAP ECM Решения Business Suite Корпоративные приложения, например ERP CRM (потребитель услуг ECM) Управление следственными мероприятиями PLM (потребитель услуг ECM) Госзакупки (потребитель услуг ECM) SAP Net. Weaver (Portal, CE и т. д. ) Уровень сервисов SAP Net. Weaver ECM Платформы ECM сторонних поставщиков Комплекс решений Extended ECM от Open Text Базовая ECM компании SAP DMS Управление записями SAP Хранилище контента SAP Netweaver Enterprise Search Extended ECM от OT • Управление документами • Управление записями Управление счетамифактурами от ОТ Оптическое распознавани е символов для IM от OT Доступ к документам/архивирование от ОТ