Управление коммуникациями в проекте Подготовил студент 3 курса

Управление коммуникациями в проекте Подготовил студент 3 курса заочного отделения Казаков П. С. 17. 06. 2017

ВВЕДЕНИЕ В настоящее время самым прогрессивным подходом для ведения маркетинга является управление проектом. Проект - это совместная работа людей по достижению определенной цели, ограниченная по времени и средствам. За любой проект отвечает человек, на которого ложиться вся ответственность по ведению его до конечной цели - это менеджер по проекту. Он должен следить за такими понятиями как - управление коммуникациями проекта, комбинирование всех действий сотрудников, задействованных в проекте, осуществление заинтересованности в проекте, а так же точное совпадение по срокам.

Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы - это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ Управление коммуникациями проекта - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: v 1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д. ). v 2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения). v 3. Письменные и устные. v 4. Вертикальные и горизонтальные. Прохождение информации в проекте может осуществляться через информационный центр проекта, участвующих руководителей, а также членов команд.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают: v 1. Проект - менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту. v 2. Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта v 3. Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п. , необходимых для выполнения работ. v 4. Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию. v 5. Непосредственные исполнители работ на местах.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы: v 1. Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки). v 2. Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта. v 3. Отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование. v 4. Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

ПЛАНИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ КОМ МУНИКАЦИЙ План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: v 1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения. v 2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки. v 3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения. v 4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций. v 5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ v Проект - это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный (неповторяющийся) характер. v Проекты любого рода зависят от существующих в них коммуникаций. Для успеха в управлении проектом особенно важна межличностная коммуникация, которая осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений, или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жестом, интонацией и т. п. ). v Богатство информации определяется не только содержанием данных, но и средствами передачи этой информации. При нехватке информации и недостаточном стимулировании стремления обмениваться ею проекты едва ли могут быть реализованы. v Обмен информацией в рамках проекта служит укреплением солидарности в команде, ее духа и стимулирует работу в целом.