Управление капиталовложениями в сфере информатизации 1 вопросы

Управление капиталовложениями в сфере информатизации 1

вопросы капиталовложений на ИС… n ИС — неотъемлемая составная часть оснащения предприятия n расходы на ИС оправдывают себя только в рамках общей стратегии предприятия n стратегическая задача ИМ выбор между формами вложения капитала в ИС: n n n приобретение ИС аренда/лизинг разработка 2

вопросы капиталовложений на ИС… n ИС предприятия поглощают весьма значительные капиталовложения n ИС являются неотъемлемой частью технологического оснащения, входят в состав основных фондов или базового оборудования n ИС могут существенно повлиять на затраты предприятия по выпуску продукции, т. е. на цену продукции или услуг 3

Как определить эффективность использования ИР? n … не проще, чем любых других. n по аналогии с материалоемкостью, энергоемкостью и удельными затратами финансовых ресурсов , себестоимостью… …информационная емкость продукции =? ? ? n В то же время затраты информационных ресурсов на многие виды продукции и услуг становятся вполне ощутимыми. n предприятиям придется самим определить для себя такие критерии и методики определения эффективности ИР 4

оценка эксплуатационных расходов, связанных с непродуктивным использованием ИТ… n непродуктивная деятельность пользователей … n n отвлеченные занятия, непрямые дела и т. д. чтение Web страниц конкурентов имеет больше отношения к работе, чем просмотр биржевых сводок теми работниками, которым это не вменено в их обязанности. n Gartner Group: все случаи использования ИТ в личных интересах (компьютерные игры в рабочее время, составление расписания занятий ребенка или даже чрезмерное увлечение видом панели рабочего стола Windows, помощь коллегам, простой компьютеров, самостоятельное обучение и управление личной информацией). Один час в неделю за подобными занятиями. n American Airlines: отвлеченные занятия работника, и его занятия по изучению системы в рабочее время. Эти затраты составляют не менее 25% всей стоимости владения ПК. 5

…Отличить полезную деятельность от непродуктивной бывает сложно. n Поэтому требуется … 1. провести в организации работу по описанию и оценке различных дел, которые может выполнять работник за компьютером, 2. Довести этот перечень до уровня стандарта предприятия или другого подобного нормативного документа, на основании которого можно будет применять в отношении работника те или иные меры 6

… n Оценки эффективности информационных ресурсов в разных компаниях тоже могут существенно различаться. n Однако, при наличии хотя бы укрупненных оценок уже можно строить систему критериев эффективности и стратегии ее повышения, причем вначале это могут быть просто объемные показатели продуктивных затрат ресурсов в течение рабочего периода (смены, месяца, квартала, года). 7

АНАЛИЗ ЗАТРАТ В СФЕРЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ Калькуляция затрат в сфере обработки единовременные информации (в случае приобретения) n затраты на приобретение средств долями (в случаях информатизации аренды или лизинга) n Но цена приобретения никогда не исчерпывает всех затрат, связанных с использованием ИР, … n поэтому необходимо использовать полную стоимость, или цену владения (ТСО Total Cost of Ownership). 8

Структура затрат ТСО Какие затраты относятся к постоянным и переменным? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. заработная плата персонала сферы информатизации; начисления на заработную плату; амортизация основных средств; материалы, детали, узлы и комплектующие; производственные услуги сторонних организаций; производственные командировки; технологическая энергия; прочие прямые расходы (специальная литература и переменные, производимые каждый раз при выработке единицы продукции т. п. ); и явно переносимые на ее стоимость накладные расходы. условно постоянные (не зависящие от объема выработанной продукции ) 9

в сфере информационных технологий производственные услуги сторонних организаций - … n это услуги телекоммуникационных компаний n n (телефон, Интернет, передача данных, спутниковая, сотовая и пейджинговая связь), сопровождение, поддержка, консультации специалистов по ИТ, обоснование производственных и технологических нормативов, выполнение ремонтных работ и модернизации и многое другое, без чего реально ИС не только не будет эффективной, но просто не может функционировать 10

n В расчете затрат на ИС определяющую роль играет понятие … nжизненного цикла ИС. Жизненный цикл ИС описывает ее эволюцию в течение времени внедрения, использования и вывода из эксплуатации. 11

Жизненный цикл ИС состоит из нескольких фаз: 1. 2. 3. 4. 5. 6. начальная фаза — устанавливается область применения систе мы и определяются граничные условия, формируется проектная команда и инфраструктура проекта — руководящие орга ны, устав, стандарты и т. д. ; фаза уточнения — работы по планированию проекта внедрения новой ИС и разработке технического проекта последней (в ряде методик он может называться концептуальным проек том), завершается утверждением технического проекта; фаза конструирования — разработка и тестирование новой системы, заканчивается утверждением протокола инте грального тестирования последней; фаза развертывания — работы по тиражированию системы, подготовке документации для пользователей и службы сопровождения, обучению конечных пользователей, завершается подписанием протокола о приемке системы в эксплуатацию; фаза эксплуатации — работа конечных пользователей в системе и работы персонала службы ИС по сопровождению, администрированию и регламентным работам в системе, возможна разного рода модернизация системы, завершается принятием решения о выводе системы из эксплуатации; фаза вывода из эксплуатации — действия по переносу данных в новую систему, которая заменит существующую. Работы этой фазы обычно являются частью проекта внедрения новой сис темы. 12

современный подход к анализу затрат на ИС n привязка затрат к жизненному циклу информационной системы. При этом затраты на ИС делятся 1. первоначальные 2. эксплуатационные. 13

Затраты на ИС = ∑ пз, эз Первоначальные затраты: Эксплуатационные затраты n затраты на начальной n затраты в фазе, эксплуатации системы n в фазах уточнения n Конструирования n развертывания системы Затраты на ИС приводятся к определенному периоду времени — году, кварталу, месяцу. n равномерно распределяются по периодам n рассчитываются в среднем для избранного периода 14

проблемы управленческого учета затрат на ИС Роль n …отсутствие управленческого учета состоит в том, данных по трем важным чтобы вскрыть зависимость группам затрат. на рабочую силу части затрат от параметров ИС организации и уровня работы службы ИС. n потери от простоев пользователей, n потери от самоподдержки пользователей, относятся к n потери от взаимоподдержки пользователей. эксплуатационны м Невидимые затраты не означает, что эти затраты не входят в общую сумму затрат организации 15

составляют в среднем 16% общей величины затрат на ИС Потери от простоев пользователей n потери для организации, связанные с простоем измеряется в единицах пользователя вследствие перерыва того или иного рабочего времени, сервиса ИТ. потерянного пользователями, например в n Простой может быть плановым, т. е. связанным с часах регламентными работами по обновлению оборудования и версии ПО, переносу данных и т. д. n Простой может быть внеплановым в связи с каким либо инцидентом, т. е. внеплановым нарушением сервиса. n В обоих случаях потери возникают вследствие неспособности сотрудника выполнять свои обязанности в период отсутствия некоторого сервиса ИТ 16

Простои … Приведите примеры… Простои могут очень различаться как по времени, так и по значимости для организации. 1. n 2. 3. Н р, простой, связанный с отсутствием тонера в принтере, обычно непродолжителен. простои, связанные с потерей данных пользователя, обычно весьма длительны. Н р, простой бухгалтерской системы в обычном режиме работы бухгалтерии несопоставим по своим последствиям с простоем той же самой бухгалтерской системы в период подготовки баланса организации. Другой пример: 30 простоев веб сайта в пределах 1— 2 минут в течение одного месяца едва ли будет замечены пользователями, тогда как однократный простой того же самого сайта в течение месяца длительностью 1 час является се рьезным инцидентом. 17

Простои … n «цена» одного и того же времени простоя различается в зависимости как от длительности простоя, так и от других факторов. n Для того чтобы зафиксировать эту неравнозначность в управленческом учете, вводятся категории простоев, различающиеся по значимости простоя. 18

Потери от самоподдержки n Самоподдержка означает, что пользователь самостоятельно разрешает инциденты с ИС на своем рабочем месте, не прибегая к помощи службы ИС. n При этом пользователь не выполняет своих непосредственных обязанностей, т. е. с точки зрения бизнес процесса простаивает. 19

Потери от взаимоподдержки n В этом случае инцидент, возникший у одного пользователя, разрешается не сотрудником службы ИС, а другим пользователем. n Эта ситуация близка к самоподдержке, но в этом случае теряется рабочее время двух пользователей одновременно: один пользователь простаивает, второй вместо исполнения своих непосредственных обязанностей разрешает инцидент, возникший у первого. n Общие затраты складываются из потерь от простоя двух пользователей и риска возможных дополнительных затрат службы сопровождения. 20

Затраты на сопровождение… n все виды затрат, связанные с решением проблем пользователей и выполнением регламентных работ на клиентских рабочих местах n расходные материалы и запчасти n оплата труда работников службы сопровождения (как зар. плата сотрудников службы ИС организации, так и услуги аутсорсинга) n согласно методике фирмы Dell они составляют в среднем 32%. 21

Администрирование… вся совокупность работ по администрированию систем коллективного пользования — n— серверов, сетевого оборудования и оборудования каналов связи, распределенных операционных систем, локальных сетей, глобальных сетей, СУБД, прикладных программ. n Согласно методике фирмы Dell затраты этой категории составляют в среднем 12% общей величины затрат на ИС. 22

Затраты на модернизацию оборудования и ПО… n включают затраты на дополнительное оборудование, лицензии на новые версии установленного в организации ПО, консалтинг, необходимый для ряда работ по модернизации, и т. д. n Согласно методике фирмы Dell затраты на модернизацию составляют в среднем 9% общей величины затрат на ИС. 23

Затраты на повышение квалификации пользователей… n - включают оплату оборудованных учебных классов, зарплату лекторам и затраты времени сотрудников. n Учитываются в составе общих затрат на службу ИС. Однако затраты на первоначальное обучение сотрудников новой системе обычно учитываются в составе затрат на проект внедрения. n Затраты на повышение квалификации составляют в среднем около 1% общей величины затрат на ИС. 24

Соотношение всех видов затрат на ИС невидимые и неконтролируемые 70% 25

Соотношение всех видов затрат на ИС n 16% затрат относятся к невидимым n Простои, самоподдержка, взаимоподдержка n Сопровождение, n 54% — к неконтролируемым администрирование, модернизация, повышение квалификации ползователей n Оборудование, ПО, обучение n и только 30% — к пользователей ИС явным затратам. 26

почему руководство службы ИС оказывается неосведомленным о реальной цене принимаемых им решений для организации ? n Невидимые и неконтролируемые затраты являются причиной и следствием неверного решения руководства службы ИС (затраты на сопровождение ИС) n В результате руководство службы ИС принимает решения, основываясь на данных о первоначальных затратах, а не обо всей сумме затрат на протяжении жизненного цикла ИС К явным затратам относятся первоначальные затраты, тогда как к скрытым — затраты эксплуатационные. 27

Пример расчета затрат на создание АИС Каис = Зпр + Зтс + Злс + Зпо + Зио + Зоб + Зво + Зпл + Зоэ n Зпр — затраты на проектирование АИС n Зтс — затраты на технические средства для эксплуатации n n n n системы; Злс — затраты на создание линий связи для системы; Зпо — затраты на ПО; Зио — затраты на создание информ го обеспечения (базы данных) для системы; Зоб — затраты на обучение персонала; Зво — затраты на вспомогательное оборудование; Зпл — затраты на производственные площади; 28 Зоэ — затраты на опытную эксплуатацию;

Пример расчета затрат на создание АИС Каис = Зпр + Зтс + Злс + Зпо + Зио + Зоб + Зво + Зпл + Зоэ приобретение СВТ для эксплуатации системы, аренда СВТ затраты на системы охранной сигнализации, системы пожарной сигнализации и пожаротушения, стабилизаторов системы электропитания, вспомогательное офисное оборудование и др учитывается как стоимость труда обучающих, так и оплата времени обучаемых сотрудников в рабочее время строительство, ремонт, переоборудование помещений эксплуатационные расходы, когда система еще не приносит прибыли затраты на системное, прикладное и инструментальное ПО, приобретаемое для системы затраты на строительные работы, связанные с прокладкой кабелей, установкой коммуникационного оборудования и др. затраты на создание условно постоянной базы системы (затраты машинного времени, оплата труда 29 работников, стоимость технических носителей, накладные расходы).

Спасибо! 30