Управление информационными ресурсами Понятие информации

Управление информационными ресурсами ¡ ¡ ¡ Понятие информации. Варианты классификации управленческой информации. Экономическая информация Информационно-коммуникативные аспекты менеджмента Критерии качества информационных ресурсов …. . 1

2

информация "информация" (латин. ) «informatio» - сведения, разъяснения, изложение. Информация это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ) 3

Информация Сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах, закономерностях), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т. д. ) (ГОСТ РВ 51987 -2002) 4

Данные, информация, сообщение, знания Данные — это фиксированные сведения о событиях и явлениях, которые хранится произвольное время в неизменном виде. Информация — это обработанные данные, представленные в виде, пригодном для принятия решений получателем. Сообщение — это форма представления информации в виде речи, текстов, жестов, взглядов, изображений, цифровых данных, графиков, таблиц и т. п. Знания — это обработанная информация, использованная и используемая для принятия решений и решения задач, а также сведения о способах обработки информации для приведения ее к виду, пригодному для принятия решений. 5

Требования, предъявляемые к информации Ка че ¡ точность ин ств ¡ достоверность фо ен рм н ¡ актуальность/своевременность а ац я ¡ доступность по запросу ия ¡ ¡ ¡ удобство формы представления полнота; полезность; соответствие информации компетентности, полномочиям субъекта управления; лаконичность и логичность 6

Информация используется для: l l l поддержки бизнес процессов принятия управленчески х решений на всех уровнях создания и удержания конкурентного преимущества ¡ ¡ Информация извлекается из сообщения и зависит от объекта, воспринимающего (обрабатывающего) это сообщение. Результат зависит от свойств этого объекта. Информация может быть передана устно и письменно, с помощью электрических сигналов и электромагнитных волн и др. После обработки, преобразования, систематизации может быть получена новая информация, новые знания. 7

Данные, информация, знания являются такими же ресурсами, как любые материальные активы (машины, оборудование, здания и сооружения) Они характеризуются объемами, возрастом, надежностью, стоимостью и т. д. 8

Классификация информации 1. По функциям 2. По происхождению 3. По времени получения По материалам носителя По источникам поступления по формам носителя По сферам общ. жизни 1. 4. 5. 6. 7. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Аналитическая, прогнозная, организационная, контрольная Официальная, неофициальная Постоянная, дискретная Печатная, электронная, телефонная Внутренняя, внешняя Устная СМИ, письменная, несистематизированная Экономическая, социальная, политическая, 9

Экономическая информация ? ? ? Информация об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ - - http: //www. glossary. ru) 10

Свойства экономической информации: ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ отражает разностороннюю деятельность предприятий через систему натуральных, стоимостных и др. показателей; характеризуется большой массовостью и объемностью; требует группировки, арифметической или логической обработки и сжатия информации при передаче из одного управленческого звена в другой; характеризуется длительностью хранения (архивы); характеризуется повторяемостью циклов возникновения обработки в установленных временных интервалах; для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы; преобладание логических операций (выборка, упорядочивание, корректировка) над арифметическими; табличная форма исходных и результирующих данных; многообразие источников информации и ее потребителей. 11

Управленческая информация ¡ ¡ Управленческая информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организации. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого характера. При этом сведения экономического характера являются важной составляющей управленческой информации. 12

Информация ¡ В любой области экономической и социальной деятельности, ¡ На любом предприятии, занимающемся производством и распределением продукции, • создается и используется информация 13

Уровни информации для управления стратегический тактический оперативный 14

информация - важнейший ресурс менеджмента ¡ ¡ ¡ при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, при этом в принимающей системе оно увеличивается; в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) информация является единственным видом ресурсов, который не только не истощается, а постоянно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые. По мере роста объема информации увеличиваются возможности совершенствования менеджмента организации, но постоянное увеличение потока информации по мере развития системы управления создает трудности в управлении ею, так как требуется переработка всевозрастающего объема информации. 15

Каковы источники формирования информационных ресурсов организации? ¡ ¡ ¡ Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта организация порождает свою внутреннюю среду. В зависимости от источника возникновения в рамках организации имеется внутренняя и внешняя информация, составляющая ее информационные ресурсы. 16

Информационные ресурсы ¡ ¡ Информационные ресурсы это организационно оформленные и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой. Информационные ресурсы можно рассматривать как весь имеющийся объем информации в компании. 17

Управление информационными ресурсами компании означает: ¡ оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления. ¡ Изучение документооборота организации, его рационализация, стандартизация типов и форм документов, типизация информации и данных. ¡ Преодоление проблем несовместимости типов данных, создание системы управления данными. 18

Информационные потоки организации ¡ ¡ ¡ ¡ Поток информации - целенаправленное движение информации от источников до потребителя. адресность режим (регламент) передачи от источника до потребителя объем передаваемой информации. Потоки информации => единую коммуникационную сеть каждый сотрудник организации => узел этой сети, Рационализация потоков информации => исключить дублирование информации, ¡ минимизировать маршруты ее прохождения обеспечить рациональный обмен информацией в организации. ¡ ¡ 19

Формальные коммуникативные потоки Ш ¡ вертикальные ¡ восходящие нисходящие цель — предоставление информации о том, что, как; где, когда должны делать сотрудники организации. приказы, распоряжения, инструкции, правила и процедуры Ш горизонтальные информацион ная роль— знать положение дел на местах статистические и аналитические отчеты, справки… Проблема - искажение информации. Обратная связь = диалог, ящик для предложений, и т. д. 20

Формальные коммуникативные потоки ¡ вертикальные ¡ горизонтальные эффективность достигает 90% Соединяет сотрудников на одних и тех же уровнях иерархии организации Проблема - могут конкурировать за организационные ресурсы, внимание и расположение рядовых сотрудников средство развития компетенции сотрудников, усиления их мотивации за счет межфункционального взаимообогащения, возможность посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширение социальных контактов в организации 21

Неформальные коммуникативные потоки ¡ ¡ ¡ ¡ связанны с неформальной структурой организации. Особенность - пренебрегает организационной структурой и пронизывает все иерархические уровни хаотически. 90% неформального информационного обмена касается организационных вопросов метод - передача устных сообщений от одного участника информационной цепи к другому относительно высокая скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения ( «испорченный телефон) действенным способом борьбы со слухами является их немедленное опровержение конкретными фактами либо сконцентрировать внимание сотрудников на других аспектах проблемы Руководитель имеет возможность влиять на формальную структуру организации, следовательно, на формальный поток, в котором «слабое» место занимает обратная связь 22

Коммуникации в управлении ¡ Координация ¡ Коммуникация ¡ ¡ достижение согласованности в работе всех звеньев организации передача информации для обеспечения взаимопонимания Для эффективной координации действий внутри организации необходима …. эффективная коммуникация 23

Типы и методы коммуникаций Тип ¡ устная ¡ письменная ¡ невербальная Методы ¡ ¡ ¡ Конференции, совещания, доклады, презентации… Письма, отчеты, доклады, записки, правила, приказы, эл. почта… Поведение человека: взгляд, интонация, тембр голоса, выражение лица… 24

Роль информационно-коммуникативных аспектов менеджмента ¡ ¡ ¡ управление процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Управленческий цикл начинается и заканчивается работой с информацией. Информация воздействует на реализацию всех функций управления. ¡ Коммуникации пронизывают все пространство организации, благодаря которому система может существовать. ¡ 48 минут каждого часа - ¡ уходит на коммуникацию насколько эффективна коммуникация зависит эффективность работы всей организации. общение с подчиненными, коллегами, начальством, т. е. 80% всего времени 25

¡ руководителю нужна не «полная информация по предприятию» — ему нужна совокупная, достоверная, взвешенная информация (собранные и обработанные данные), распределенная по основным направлениям финансово-экономической и производственной деятельности компании, пригодная для всестороннего анализа и достаточная для принятия решения. 26

«Хорошо управлять бизнесом значит, управлять его будущим; управлять его будущим - значит управлять информацией» Мэрион Хаар 27