Управление библиотечным фондом. Управление фондом – регулирование комплектовании и организации БФ в целях организации его состава, величины и использования в соответствии с задачами библиотеки, потребностями и запросами пользователей (Библиотечное дело: Терминологический словарь. -М. , 1997)
Объект УБФ – поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда. Субъект УБФ – лицо, призванное управлять либо людьми, занятыми ФБФ либо непосредственно самим формированием фонда.
Выделяются две подсистемы УБФ социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки (субъект – субъектные отношения). Социальное управление ФБФ (руководство ФБФ) – воздействие на организационные, экономические, моральнопсихологические отношения между людьми, формирующими БФ управление технологическими процессами ФБФ (субъектобъектные отношения).
Выделяются высший уровень (руководители библиотечного дела страны, региона, ЦБС, библиотеки) – определяется политика комплектования; средний (заведующие отделами и секторами комплектования) – поддерживают БФ в состоянии динамического равновесия, его организационную устойчивость к возмущающему воздействию внешней и внутренней среды; низший уровень – конечный объект руководства и конечный субъект управления ФБФ (прием документов, обработка, расстановка и др. ).
Связи в системе УБФ: БФ как объект управления: • получает информацию от внешней среды – о цели ФБФ, задачах библиотеки, характере и тенденции развития информационных потребностей пользователей; о профиле фондов библиотек, входящих в систему координации; • получает управляющие воздействия от субъекта управления; • фонд передает библиотечному персоналу информацию о своем состоянии; • на выходе – связь со средой (в виде результатов использования).
Информационное обеспечение УФБФ Фонд предназначен для пользователей, поэтому необходимо иметь представление об их составе и информационных потребностях. Знание количества пользователей позволяет определить необходимый объем БФ. Социальнодемографические характеристики пользователей (пол, возраст, профессия, уровень образования, специальность, род занятий и др. ) являются основным определяющим профиль БФ фактором. Анализ социальнодемографического состава пользователей указывает на целевое и читательское назначение необходимых документов, типы, виды, языки и другие признаки, которыми определяются запросы. Таким образом, специалист по ФБФ должен располагать собирательным портретом пользователя данной библиотеки.
Изучение пользователей и их потребностей осуществляется в интересах комплектования, размещения, организации каталогов, обслуживания. Информационные потребности пользователей выражаются в их запросах на документы, с которыми они обращаются к библиотекарю. Запрос – требование пользователя о выдаче ему конкретного документа. По результату исполнения запрос может быть удовлетворенный и неудовлетворенный. Удовлетворенный запрос фиксируется в величине документовыдачи, судя по ней о качестве сформированного фонда. Неудовлетворенный запрос – это отказ, т. е. невыдача затребованных документов (по любым причинам).
Функции УБФ. • Прогнозирование. Предметом прогнозирования является НБФ в целом, а также, на низовом уровне, профиль фонда конкретной библиотеки, объем исключения документов из фонда, финансовые затраты, тенденции обновления средств обработки и хранения БФ, площади фондохранения и др. • Прогнозирование 1. дальнесрочное (более 50 лет); 2. долгосрочное (15 -20 лет); 3. среднесрочное (10 -15 лет); 4. краткосрочное (5 -10 лет) Для предопределения данных на 5 -летний срок необходимо изучить динамику развития фонда за предыдущие 15 лет.
• Планирование Планы имеют директивный характер и обязательны для исполнения. Напр. , модель фонда имеет силу плана. Составляются перспективные и текущие планы работы библиотеки, отдела, сектора, отдельного сотрудника. Норма – показатель расхода трудовых, материальных, финансовых или временных ресурсов на планируемый параметр. Используются Типовые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997 г. ).
• Организация – совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое. В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейший признак. Фонд постоянно приводится в соответствие с меняющимися к нему требованиями. • Регулирование – измерение выходных параметров функционирования БФ, сравнение результатов с эталоном (моделью фонда) и последующее управляющее воздействие с целью корректировки. Эту функцию выполняют процессы первичного и вторичного отбора, перемещение и перестановка БФ, перевод документов на другой уровень хранения. Эти процессы сопровождаются рекомплектованием, переучетом фонда, реорганизацией, уточнением модели фонда.
Регулирование состоит в определении дальнейшей участи документов БФ: 1. технологически статичные меры – статус-кво – все остается без изменений; 2. технологически поступательные меры – уточнение модели фонда, внесение корректив в первичный отбор, уменьшение экземплярности, сокращение или прекращение комплектования по неактуальным темам; 3. технологически возвратно-поступательные меры – износившиеся и другие документы направляют в ремонт, переплет, реставрацию, затем возвращают на место; 4. технологически возвратные меры – реформирование БФ. Непрофильные, излишне дублетные и другие документы переводят на пассивный уровень хранения, в ОРФ, депозитарий. Исключаются ветхие и устаревшие документы.
• Учет – отражение количественных и качественных результатов труда на всех производственных участках ФБФ. • Контроль – сопоставление полученных результатов с намеченными целями. Примеры: статистика документовыдачи и отказов, контроль за работой сотрудников, правильностью пользования библиотечными документами. • Анализ информации, поступающей от всех структурных звеньев системы УБФ. Анализ объекта УБФ – изучение задач библиотеки, состава и интересов ее пользователей, состояния и использования БФ. Анализ действий субъектов УБФ позволяет выявить слабые места в УБФ.
Ежедневного наблюдения за фондом недостаточно для управления его формированием. Нужен целый комплекс специальных методов изучения фонда: статистические, библиографические, социологические методы, математическое моделирование, графические методы, корреляционный и факторный анализы и т. д
Скачать презентацию Управление библиотечным фондом Управление фондом регулирование комплектовании
Управление БФ.pptx