Управление Арендными Отношениями Лектор Михайлова Татьяна CPM 1

Управление Арендными Отношениями Лектор: Михайлова Татьяна, CPM® 1

Специфика бизнеса управляющих компаний – «эффект масштаба» Аренда – сфера услуг Значение бизнес-процессов, которыми владеют сотрудники коммерческого отдела Минимизация рисков – основной показатель эффективности управления 2

Управление Арендой Учет арендуемых площадей Объекты аренды, назначение, статус Формирование условий арендных отношений Услуги и платежи по договору аренды Документарное оформление условий сделки Договор, приложения, акты приема-передачи Планирование поступлений ДС График платежей, платежные каникулы Анализ результативности управления арендой Анализ выполнения бюджета Анализ простоя Анализ издержек управления арендой 3

Процесс управления недвижимостью • По сравнению с управлением другими активами, управление недвижимостью имеет ряд особенностей, характерных для данного вида деятельности, и соответствующие специфические функции управления. Управляющая компания должна определить риски, присущие выполнению отдельных показателей, и определить способы их минимизации. • 1. Экспертиза (оценка потенциала) объекта - подготовка программы управления. • Целью экспертизы является оценка потенциала объекта, а целью программы управления – описание способов достижения и удержания данного потенциала. На этом этапе существует риск неверно оценить потенциал объекта недвижимости, то есть его завысить или занизить. Результатом в любом случае будет неэффективное использование актива и недополучение прибыли.

• 2. Разработка бюджета управления. • Цель разработки – запланировать выполняемые показатели расходов и доходов на долгосрочный период. Риском будет являться отклонение фактических показателей от запланированных. Способом минимизации риска в данном случае станет контроль и учет всех изменений. • 3. Привлечение арендаторов и работа с ними. • Цель данной функции – борьба с простоем арендных площадей. Прежде всего, эффективно построить работу с арендаторами, что позволит обеспечить своевременность поступления денежных средств.

• 4. Организация технического обслуживания и клининга. • Цель технического обслуживания – обеспечение жизнедеятельности объекта недвижимости, минимизируя нарушения его жизнедеятельности. Управление заключается в эффективном подборе исполнителей, формулировке и четкой постановке задач. • 5. Организация безопасности объекта. • Безопасность – важная задача управления недвижимостью. И охранник в холле — это не полное решение задачи. Безопасность стоит рассматривать глубже – в эту функцию обязательно должно входить страхование, как самого объекта, имущества, так и страхование ответственности перед третьими лицами.

• 6. Анализ и мониторинг рынка. • Цель анализа и мониторинга состоит в получении информации, которая позволит определить собственное место на рынке. Как известно, кто владеет информацией – владеет миром, поэтому можно сделать вывод: кто ее анализирует и применяет – тот им управляет. Поэтому необходимо проведение не разового, а регулярного, постоянного анализа ситуации на рынке. Возникновение практически любого изменения можно предугадать, владея достаточной и актуальной информацией. • 7. Реклама и продвижение объекта недвижимости. • Цель рекламы и продвижения – привлечение клиентов, создание имиджа объекта недвижимости, узнаваемости и его позиционирования на рынке, кроме того – обеспечение плановых продаж в рамках определенного бюджета.

• 8. Финансовый менеджмент и отчетность. • Цель финансового менеджмента - обеспечить собственника полнотой информации о наличии и движении денежных средств. Чтобы финансовое планирование стало эффективным нужно определить систему целевых показателей и обеспечить автоматизацию процессов сбора информации, ее обработки и анализа.

Резюме — что же такое профессионализм? Каждая функция управления объектом недвижимости несет вместе с собой и риски. Минимизация рисков – основной показатель эффективности управления, достигаемый за счет комплексного подхода к управлению недвижимостью. С 2008 года выжили те УК, которые способны обеспечить профессиональный менеджмент на объекте, то есть разработали и уточнили его концепцию, анализируют и оптимизируем арендную политику, организуют брокеридж, контролируют работу всех специалистов, обслуживающих процесс.

Результативность Аренды – главный Критерий Управления недвижимостью • • Коэффициент загрузки объекта аренды Задолженность по арендной плате • Время простоя свободных площадей • Арендная доходность за период • Рост рыночной стоимости (капитализация объекта) • Оптимизация издержек управления арендой 10

Документарное Представление Арендных Отношений • Договор аренды • Приложения к договору аренды • Перечень услуг с разделением на базовые и дополнительные Перечень платежей по договору аренды Дополнительные соглашения об изменении договорных условий и обязательств • Графики плановых платежей 11

Структура Договора Предмет договора и оформление платежей Стороны, участвующие в договоре Предмет - площадь и место помещений Цена договора Обязательные условия, которые необходимо указать Страховой депозит – обеспечительный взнос Фиксированная часть арендной платы, НДС и ставка операционных расходов Сроки начала поступления регулярных платежей

Структура Договора Правила передачи помещения и регламенты взаимодействия Правила инсталляции и освобождения помещения арендатором Акты приема и сдачи помещения Правила «проживания» . Регламент взаимодействия с администрацией Бизнес Центра Разъяснения правил технического обслуживания внутри периметра арендованного помещения, оказание дополнительных услуг 13

Привлечение Новых Клиентов • Работа с потенциальным клиентом • Интеграция Брокера с Базой учета • Что надо сделать, чтобы получить мотивацию 14

Мотивация Премия / штраф За что, сколько и когда (в табличной форме) Развитие карьеры 15

Мотивация • Базовая ставка премии за сбор платежей – сумма переменной части мотивации, выплачиваемая менеджеру по аренде за сбор 100% от суммы ежемесячных платежей и дебиторской задолженности на дату исполнения обязательств по закрепленным за ним договорам. • Поступления за месяц – сумма денежных средств по утвержденным платежным документам, поступившая от контрагентов до конца отчетного месяца и относящаяся к оплате обязательств контрагента: за соответствующий отчетный месяц; за предшествующие периоды, если дата исполнения обязательств за соответствующий период относится к отчетному месяцу (договора с «постоплатой» ). 16

Штрафы/Премии За что Сумма Работа в закрытом периоде 400 руб. Несвоевременное проведение документов в БОУ: закрытие/открытие договора, АПП. Хранение бумажных документов на рабочих столах без присмотра (в выходные и ночное время) Не выключение оргтехники в ночное время и выходные дни За что Сумма За индексацию ставок 10% от прироста МАП и 10% от прироста ОВ За увеличение площадей 10% от прироста МАП и 10% от прироста ОВ За сбор 100% платежей и ДЗ на дату обязательств 100% плановой суммы мотивации За сбор 100% платежей и ДЗ –до 20 дней на дату обязательств 50% плановой суммы мотивации За сбор менее 100% платежей и ДЗ через 20 дней 0% плановой суммы мотивации 400 руб. 5 000 руб. 17

Управление Арендными Отношениями Лектор: Михайлова Татьяна, CPM®