Università degli Studi di Padova Archivio Generale di

Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il sistema archivistico di Ateneo Padova, 20 aprile 2005 Gianni Penzo Doria

I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995) v v v Eliminazione dell’organizzazione a silos Accensione dei fari sugli archivi Idee e realizzazioni, non slogan Strategie, non tattiche Rapporto con gli informatici paritario Revisione sistematica senza barriere ideologiche Gianni Penzo Doria

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L’idea principale: l’archivio è unico Un differenziamento degli archivi in storici e non storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura Antonio Panella, 1938 Gianni Penzo Doria

Unicità dell’archivio Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio. Giorgio Cencetti, 1939 Gianni Penzo Doria

L’archivio è unico T. A. R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653 La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica. Soc. Sip c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro T. A. R. 1997, I, 4017 Gianni Penzo Doria

Gestione dei flussi documentali Le tre età dei documenti Protocollo e Archivio corrente Affari in corso di trattazione Archivio di deposito Affari esauriti entro i 40 anni Archivio storico Affari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezione N. B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus Gianni Penzo Doria

Tre massime da tenere in tasca 1 Punta a conquistare la luna. Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato tra le stelle 1 Non prenderti mai troppo sul serio 1 Divisi cadiamo Gianni Penzo Doria

… un problema di metodo 1 Bisogna normalizzare e coinvolgere enti produttori simili 1 Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la fa solo quando l’archivio non gode di una direzione archivistica e gli standard non vengono applicati Confrontarsi con gli standard impone: 1 Capacità di confronto 1 Fatica e critiche Gianni Penzo Doria

… un’ultima attività: inseguire, anzi precedere il … Gianni Penzo Doria

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Il formaggio Nasofino Tentenna Trottolino Ridolino Gianni Penzo Doria

Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi” v Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo v 4 Conferenze organizzative e 3 seminari v Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di indice) v Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi v La linea dell’arco v Linee guida per l’anagrafica v. Massimario e prontuario di selezione v Profili archivistici del protocollo informatico v Contributo alla teoria archivistica v Allegati v Protocollo differito v Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca v Docflow prima di 3 Dinformatica - e Arianna v Studio del linguaggio degli informatici Gianni Penzo Doria

L’equazione per dialogare meglio bit : byte = documento : fascicolo L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico: focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni! Gianni Penzo Doria

I progetti archivistici Titulus Organi Titulus Caronte PROGETTO ARCHIVI Titulus Thesis 99 97 Manuale di gestione Siciliarchivi Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari Veneziarchivi 2 - IUAV Giuliarchivi e. Xtra Pugliarchivi Euro. Titulus Ad Personam Universitas Rerum In Itinere Cartesio Gianni Penzo Doria

Al progetto Titulus 97 hanno aderito 54 Atenei italiani

Le due definizioni di Titulus 97 (standard) Standard archivistico universitario adottato da una rete estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di classificazione normalizzato, nonché mediante la condivisione di una filosofia e di una metodologia di gestione di un archivio universitario. Titulus 97 (software) Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione informatica dei documenti, realizzato dalla software house 3 D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli atenei aderenti allo standard archivistico. Gianni Penzo Doria

Cosa manca al sistema archivistico universitario nazionale? v Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa v Revisione (e semplificazione) delle voci di indice v Redazione di un Thesaurus delle voci di indice v Individuazione della normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria v Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e degli affari / attività v Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli v Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione Gianni Penzo Doria

Il progetto 2005 Revisione e semplificazione delle voci di indice Adeguamento del Regolamento del 1997 D. lgvo 490/1999 e DPR 445/2000 Normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria Testo unico sulla documentazione amministrativa universitaria Redazione del Massimario e prontuario di selezione delle unità archivistiche Thesaurus delle voci di indice Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli Revisione Tabella dei procedimenti e degli affari/attività)

Verso Titulus 97 (ver. 3. 0) v v XML Interoperabilità Gestione dei fascicoli degli studenti Gestione degli oggetti Ø Controllo ortografico Ø Visualizzazione oggetti più frequenti v Gestione dell’archivio di deposito Ø Selezione dei documenti Ø Gestione camicia Gianni Penzo Doria

Università degli Studi di Padova Università degli Studi di Pavia Università Iuav di Venezia Alma Mater Studiorum Università di Bologna Il Manuale di gestione del protocollo informatico versione 2. 0 Venezia IUAV, 19 aprile 2005

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Titulus Caronte (ex Medium) v Gestione dell’archivio di deposito Ø Selezione dei documenti Ø Elenchi di trasferimento e versamento v Georeferenziazione v Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con il sistema di gestione dell’Archivio corrente v Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema v Proiezione sull’Archivio storico v Costruzione di un Archivio di deposito Gianni Penzo Doria

Da così. . . Gianni Penzo Doria

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Icona I. nformatizzazione delle CO. llezioni di immagi. N. i di A. teneo Gianni Penzo Doria

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Il concetto di “squadra” Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza, persone assolutamente normali raggiungono risultati straordinari. (Kenneth Blanchard) Non Superman, ma. . . È lo stravolgimento del project management! Gianni Penzo Doria

Lavorare sempre insieme, per obiettivi concreti e misurabili con persone capaci. . . Gianni Penzo Doria

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