Универсальные информационные технологии в документационном обеспечении управления Федоров Роман, консультант отдела внедрения информационных технологий Государственного комитета Чувашской Республики по связи и информатизации
Введение Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения электронных документов.
Введение Продуманное, эффективное использование современных информационных технологий (ИТ) позволяет повысить качество информационного обеспечения руководства и внутреннего управления в целом. По этой причине ИТ в совокупности с эффективной системой менеджмента являются важным фактором, определяющим успех деятельности любой организации. Использование электронных документов способно качественно преобразовать работу в самых различных сферах деятельности, включая государственное управление. Проблемы с внедрением новых ИТ заключаются не только в изменении психологии людей. Существует ряд проблем, без решения которых внедрение электронного документооборота будет затруднено:
Ряд проблем • Проблемы регулирования делопроизводства и документооборота (как на государственном уровне, так и на корпоративном) • Организационные аспекты, связанные с процессом внедрения и использования современных компьютерных систем документооборота • Сочетание традиционного (бумажного) и электронного документооборота • Совершенствование организации ДОУ
Литература • Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149 -ФЗ от 27. 07. 2006 • Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М. : Издательство МЭИ, 2004. • Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Справочник / РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» . – М. : Мысль, 2005. • ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов» . • ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело» • Саак А. Э. , Пахомов Е. В. , Тюшняков В. Н. Информационные технологии управления: Учебник для вузов. 2 -е изд. – СПБ. : Питер, 2008 • Ежемесячный журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» http: //www. delo-press. ru
Некоторые понятия, используемые в Федеральных законах «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , «Об электронной цифровой подписи» , ГОСТ Р 51141 -98 • • Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов; Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать; Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; Реквизит документа – обязательный элемент официального документа; Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; Электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Документационное обеспечение управления ГОСТ Р 51141 -98 определяет этот термин как синоним термина «делопроизводство» . Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В ходе наших занятий предлагаю использовать следующее определение данного понятия, учитывающее цели деятельности и стадии жизненного цикла документов: документационное обеспечение управления – это деятельность по созданию, обработке, хранению и использованию управленческих документов в целях принятия управленческих решений и контроля за их исполнением на основе использования информационных технологий.
Поддержка бумажного и электронного документооборота Бесспорные достоинства документов на бумажных носителях: - простота восприятия, удобство просмотра и утверждения; - длительная сохранность информации; - обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа только организационными мерами; - более низкая утомляемость при работе с документами. Делопроизводство, использующее электронные документы, имеет несколько явных преимуществ: - стоимость их распространения и хранения значительно ниже, чем у документов на бумажных носителях; - время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а минутами и секундами; - способность производить контекстный поиск по содержанию документа является принципиально новым качеством этой технологии; - взаимодействие как между сотрудниками, так и между учреждениями осуществляется на новом качественном уровне.
Госкомсвязьинформ Чувашии http: //info. cap. ru Госкомитет является органом исполнительной власти Чувашской Республики, осуществляющим государственную политику в сфере связи, телекоммуникаций и информатизации, находящейся в ведении Чувашской Республики Основными задачами Госкомитета являются: разработка и реализация государственной политики в области связи, телекоммуникаций и информатизации; развитие инфокоммуникационной инфраструктуры Чувашской Республики; удовлетворение потребностей органов государственной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления, хозяйствующих субъектов и населения в услугах связи и информатизации; создание, сопровождение и развитие Республиканской информационно-аналитической системы (РИАС), включая центры общественного доступа, обеспечивающей функционирование единого информационного пространства органов государственной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления.
Структура Госкомсвязьинформ Чувашии Председатель – Захаров Сергей Александрович Заместитель председателя Сидоренко Александр Николаевич • Отдел администрирования – – • – начальник отдела Григорьев Александр Валентинович (8352) 62 -09 -16 info 5@cap. ru Новиков Алексей Александрович – консультант ( info 14@cap. ru) тел. 62 -09 -16 Яковлев Игорь Николаевич - главный специалист-эксперт ( info 3@cap. ru) тел. 62 -09 -16 вакансия - ведущий специалист-эксперт Отдел связи и информационной безопасности – – начальник отдела Гаврилов Владимир Алексеевич info 13@cap. ru Гладкова Ирина Васильевна - главный специалист-эксперт ( info 16@cap. ru) тел. 62 -61 -33 Ишалев Алексей Иванович - заведующий сектором ЭЦП и информационной безопасности (info 4@cap. ru) тел. 62 -46 -84 Ларионова Гульнара Мухамедшевна - ведущий специалист-эксперт - юрист (info 8@cap. ru) тел. 62 -61 -33 • Отдел внедрения информационных технологий • Сектор экономики и бухгалтерского учета • – – начальник отдела Озеров Николай Витальевич ( info 7@cap. ru) тел. 62 -41 -69 Федоров Роман Геннадьевич - консультант (info 12@cap. ru) тел. 62 -41 -69 Бочкарев Георгий Павлович - консультант ( info 15@cap. ru) тел. 62 -41 -69 Матулене Елена Михайловна - главный специалист-эксперт ( info 2@cap. ru) тел. 62 -41 -69 заведующий сектором - главный бухгалтер Рябкина Татьяна Валерьевна (info_buh@cap. ru) тел. 62 -11 -13
Д. МЕДВЕДЕВ: «Работы хватит на всех» 12 февраля 2009 года, Москва, Кремль. Первое заседание Совета по развитию информационного общества. В своем выступлении глава государства подчеркнул: «Очевидно, что сегодня никакой прогресс и модернизация невозможны без информационных технологий, это касается и научнотехнической сферы, и не только научно-технической сферы, но и собственно вопросов управления и даже вопросов укрепления демократии в стране. … Вот по индексу развития так называемого электронного правительства мы были в 2005 году на 56 -м месте, а в 2007 году достигли 92 -го. О чём это говорит? Это говорит о том, что у нас никакого электронного правительства нет, всё это - химера. В рейтинге готовности стран к сетевому миру (есть такой рейтинг) мы тоже на «почётном» 72 -м месте. По поводу электронного правительства. Сегодня практически все федеральные структуры обеспечены современными компьютерами, подключены к сети интернет. Практически во всех государственных органах сформированы базы данных, но и только. У нас внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге. А компьютеры в основном используются, сами знаете, для чего: по сути, это пишущие машинки, просто более удобные, потому что не нужно каждый раз одно и то же перепечатывать. Мы уже пятый год переводим нашу работу на электронный вид. То есть уже пять лет мы все занимаемся электронным документооборотом. На самом деле, даже больше, потому что я, работая в Администрации Президента лет шесть или семь даже назад, пытался это делать в Администрации - безуспешно. Потом мы этим занимались в Правительстве. К сожалению, в этом смысле похвастаться нечем. »
Электронный документооборот должен стать реальностью - Медведев ПЕТРОЗАВОДСК, 17/07/2008 - РИА Новости. Президент РФ Дмитрий Медведев предложил в обязательном порядке проверять госслужащих на компьютерную грамотность при их аттестации и заявил, что электронный документооборот между органами власти должен стать реальностью уже к 2010 году. Выступая в четверг на президиуме Госсовета в Петрозаводске, он отметил, что хотя Россия пока не входит в число стран-лидеров технологического развития информационно-коммуникационной технологии, у нее есть все предпосылки, чтобы осуществить прорыв в этой сфере. "Уже значительное количество лет мы говорим об "электронном правительстве". Никто не спорит с тем, что идеи информационных технологий повышают прозрачность услуг, снижают уровень коррупции", сказал президент. По его мнению, нет реальных подвижек ни во внедрении межведомственного электронного документооборота, ни в формировании в режиме он-лайн госзакупок, до сих пор нет единой системы учета результатов НИОКР, выполняемых за счет госбюджета. "Одна из причин такого положения дела в низком уровне компьютерной грамотности самих государственных и муниципальных служащих. Самое сложное для них - это ментальность. Между тем, именно они должны задавать здесь тон. А преимущественно электронный документооборот должен стать реальностью уже к 2010 году", - отметил Медведев. "Я вообще считаю, что чиновники, не владеющие элементарными компьютерными навыками не могут эффективно работать. Они должны либо учиться или "до свидания". Мы же не принимаем на работу людей, которые не умеют читать или писать. Надо не только организовать непрерывное обучение госслужащих, но и ввести этот критерий в результаты периодической аттестации, предусмотренной законом", - заявил глава государства. По его словам, электронные государственные услуги должны быть широко доступны людям. "Было бы желательно унифицировать страницы госучреждений в интернете", - полагает президент.
Заключение • • • В настоящее время наличие успешно действующей системы электронного документооборота (СЭД) говорит о благополучии организации и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. СЭД представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участниками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение СЭД обеспечит удобство в работе, рациональную организацию труда и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т. к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность персонала организации, т. к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Универсальные информационные технологии в документационном обеспечении управления Федоров Роман, консультант отдела внедрения информационных технологий Государственного комитета Чувашской Республики по связи и информатизации
Скачать презентацию Универсальные информационные технологии в документационном обеспечении управления Федоров
3ac5a451acdbcb88057b36cde721976d.ppt