Унификация текстов 1 Унификация содержания 2 Формальная унификация

Унификация текстов 1. Унификация содержания 2. Формальная унификация

Унификация текстов позволяет: 1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций. 2. Уменьшать затраты на создание документов. Установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3 -5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность пропуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст, воспринимается почти на порядок интенсивнее , чем неунифицированный. 4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Ряд предпосылок, необходимых для унификации текстов документов: - большое количество однотипных и управленческих операций; - лексика управленческих документов зависит от законодательных и нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок; - официальные, служебные документы насыщены специальной терминологией; - нейтральность лексики; - тексты отдельных групп документов имеют однотипную структуру.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации.

В. Ф. Янковая выделяет следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов: 1) стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в ГОСТах; 2) разработка единых форм представления текстов документов; 3) формализация языковых средств (т. е. ограничение использования элементов естественного языка за счет употребления искусственных языковых средств: кодов, условных обозначений, графических элементов…); 4) рубрикация, т. е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объема, тематики, назначение текста рубрикация может усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются, арабскими цифрами.

Типы унифицированных текстов: - трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию; - анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам; - таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков;

- связный типовой текст ( типовой образец) – текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Применяется при составлении деловых писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов; - соединение форм представления унифицированных текстов – сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.